Word दस्तावेज़ों की सुरक्षा के 4 तरीके

केवल-पढ़ने के लिए दस्तावेज़ कैसे सेट करें

बार-बार, प्रोजेक्ट टीम के कई अलग-अलग लेखक वर्ड दस्तावेज़ पर एक साथ काम करते हैं। Word दस्तावेज़ों की सुरक्षा के लिए विभिन्न विकल्प हैं ताकि केवल वे परिवर्तन और संपादन किए जा सकें जिन पर संयुक्त रूप से सहमति हुई हो। आप विशिष्ट बैकअप कदम उठाकर ऑपरेटिंग त्रुटियों या हार्डवेयर समस्याओं के कारण वर्ड फाइलों के नुकसान को भी रोक सकते हैं।

Word दस्तावेज़ों को सहेजना और उनकी सुरक्षा करना: यह इतना महत्वपूर्ण क्यों है

माइक्रोसॉफ्ट वर्ड प्रोसेसिंग प्रोग्राम के साथ काम करना वर्ड पेशेवर और निजी दोनों दैनिक जीवन का एक अभिन्न अंग बन गया है। Word उन प्रोग्रामों के सूट में से एक है जो सामान्य कार्यालय कार्यों में उत्पन्न हुआ था और इसे पहले Microsoft Office नाम से प्रकाशित किया गया था।

Microsoft नियमित रूप से उपयोगी नए कार्यों के साथ Office प्रोग्रामों के संस्करणों को अद्यतन करता है। वर्ड हैंडलिंग की सही पृष्ठभूमि के ज्ञान के साथ, वर्ड को एक तरफ वैयक्तिकृत किया जा सकता है और दूसरी तरफ वर्ड ऐड-इन्स के साथ विस्तारित किया जा सकता है। आपके पास विशेष रूप से Word संस्करणों की संगतता स्थापित करने और अपनी टेक्स्ट फ़ाइलों की सुरक्षा करने का विकल्प भी है।

शब्द दस्तावेज़ों को संरक्षित करने की आवश्यकता है, विशेष रूप से महत्वपूर्ण मामलों में। न केवल सहेजना भूल जाने के कारण होने वाली अप्रत्याशित हानि, बल्कि अनधिकृत तृतीय पक्षों द्वारा प्रसंस्करण भी परिहार्य असुविधा का कारण बनता है। इसके अलावा, हार्डवेयर समस्याओं के कारण वर्ड दस्तावेज़ों की क्षति या हानि से भी उचित देखभाल और दूरदर्शिता से बचा जा सकता है।

सहेजना हुआ आसान: 4 तरकीबों के साथ फिर कभी Word फ़ाइलें न खोएं

Word कार्य क्षेत्र में - संस्करण के आधार पर - Word दस्तावेज़ों के बैकअप के लिए अलग-अलग लेकिन समान रूप से प्रभावी विकल्प हैं।

कुंजी संयोजन "CTRL + S" या "फ़ाइल" और "इस रूप में सहेजें" टैब के तहत क्लासिक बचत प्रक्रिया के अलावा, Word दस्तावेज़ की सुरक्षा के लिए अन्य सुरुचिपूर्ण विकल्प प्रदान करता है।

1. माउस के एक क्लिक से सभी दस्तावेज़ आसानी से सहेजें

उपयोग किए गए वर्ड संस्करण के आधार पर, एक निश्चित समय पर खुले सभी दस्तावेज़ एक ही बार में सहेजे जा सकते हैं। अब आप गलती से किसी टेक्स्ट फ़ाइल को भूल जाने और अपने संपादन खोने का जोखिम नहीं उठाते हैं।

जबकि वर्ड 2003 और पुराने संस्करण कीबोर्ड शॉर्टकट का उपयोग करके इस तरह के कमांड को निष्पादित करते हैं, नए संस्करणों में सभी दस्तावेज़ों को सहेजने के लिए बटन सेटिंग को जोड़ने की आवश्यकता होती है।

2. स्थानीय बैकअप प्रतिलिपि के साथ स्वचालित रूप से बैक अप लें

बैकअप प्रतियों के साथ काम करने का विकल्प भी है। एक बार फिर, यह प्रयुक्त Word के संस्करण पर निर्भर करता है। हालांकि, हमेशा "स्वचालित बैकअप" सेट करने का विकल्प होता है। यह दस्तावेज़ की बैकअप प्रति या स्वचालित पुनर्प्राप्ति के साथ काम करता है।

पहले संस्करण में, डब्लूबीके एक्सटेंशन के साथ एक बार सहेजी गई वर्ड फ़ाइल की एक प्रति कंप्यूटर पर मूल दस्तावेज़ के संसाधित होते ही बन जाती है। यदि प्रसंस्करण के दौरान मूल दस्तावेज़ क्षतिग्रस्त या खो गया है, तो प्रतिलिपि का उपयोग किया जा सकता है।

इस सुविधा को पृष्ठभूमि में स्थापित करने के लिए कम माउस क्लिक की आवश्यकता होती है और Word 2007 या नए और पुराने संस्करणों के बीच थोड़ा भिन्न होता है। कुछ क्लिकों के बाद, Word स्थायी स्वचालित बैकअप प्रतियाँ बनाएगा और आपको डेटा हानि से बचाएगा।

3. Word स्वचालित पुनर्प्राप्ति के साथ फ़ाइल बैकअप का ध्यान रखेगा

स्वचालित पुनर्प्राप्ति भी एक वर्ड फ़ंक्शन है जो आपकी टेक्स्ट फ़ाइलों को सुरक्षित रखने में मदद करता है। जबकि 2007 और बाद के लिए संबंधित बैकअप फ़ाइलें "अतिरिक्त" या "शब्द विकल्प" के तहत ऑटो पुनर्स्थापना फ़ंक्शन का उपयोग करके मैन्युअल रूप से सेट की जाती हैं, हाल के संस्करणों में बटन पर एक विशिष्ट बटन होता है।

फ़ंक्शन को एक बार सक्रिय करने के बाद, आगे की कार्रवाई के बिना निम्नलिखित में बनाए गए प्रत्येक Word दस्तावेज़ के लिए बैकअप फ़ाइलें बनाई जाती हैं। अधिक हाल के वर्ड संस्करणों के उपयोगकर्ता टास्कबार के ऊपरी बाएँ क्षेत्र में सीधे "प्रारंभ" के तहत "स्वचालित बचत" नियंत्रण पाएंगे। नियंत्रक को दाईं ओर ले जाकर स्वचालित सुरक्षा सक्रिय होती है। हालाँकि, कुछ चरणों में आप अभी भी उस अंतराल को अनुकूलित कर सकते हैं जिस पर एक प्रति अपलोड की जाती है:

1. "फ़ाइल" चुनें और "विकल्प" पर क्लिक करें।

   

2. विंडो के बाईं ओर "सहेजें" पर क्लिक करें।

   

3. और वांछित समय "हर XY मिनट में स्वतः पुनर्प्राप्ति जानकारी" के अंतर्गत सेट करें।

   

4. जांचें कि क्या आपने टेक्स्ट लाइन के सामने बाईं ओर दो टिक टिक किए हैं और "ओके" पर क्लिक करके अपनी प्रविष्टि की पुष्टि करें।

आप जो भी तरीका चुनें - Word सभी दस्तावेज़ों की सुरक्षा में मज़बूती से आपकी सहायता करता है।

4. डेटा हानि से बचें: आसानी से न सहेजे गए वर्ड टेक्स्ट को फिर से ढूंढें

ऐसा भी हो सकता है कि आपने किसी Word दस्तावेज़ को लंबे समय तक संपादित करने के बाद उसे इस बीच सहेजे बिना गलती से बंद कर दिया हो। आपने "इस रूप में सहेजें" फ़ंक्शन के साथ किए गए किसी भी परिवर्तन को विशेष रूप से सहेजा नहीं है। यह काफी हद तक समस्यारहित है, क्योंकि Word 2010 और बाद के संस्करण ऐसे दस्तावेज़ों को संग्रहीत करते हैं जिन्हें कई दिनों तक पृष्ठभूमि में खो जाने के बारे में सोचा गया था।

आपको Word दस्तावेज़ "फ़ाइल", "संस्करण प्रबंधित करें" और "बिना सहेजे गए दस्तावेज़ों को पुनर्स्थापित करें" के अंतर्गत मिलेगा। यहां आपको बिना सहेजे गए दस्तावेज़ों को पुनर्स्थापित करने के तरीके के बारे में जानकारी मिलेगी। उत्पन्न ग्रंथ आमतौर पर अपनी अंतिम स्थिति में नहीं होते हैं, लेकिन आप आमतौर पर पूर्ण नए उत्पादन के कई कार्य चरणों से बचे रहते हैं। स्वरूपण जैसी बुनियादी चीजें आमतौर पर संरक्षित होती हैं।

दस्तावेज़ों और अनुभागों के लिए सुरक्षा लिखें: Word में पासवर्ड सेट करें

विशेष रूप से प्रोजेक्ट टीमों में काम करते समय, जटिल और कभी-कभी बहु-भाग दस्तावेज़ उत्पन्न होते हैं। इन Word दस्तावेज़ों को अनधिकृत पहुँच और अनधिकृत परिवर्तनों से बचाने के लिए पासवर्ड सेट किए जा सकते हैं। केवल वे लोग जिनके पास सही और वर्तमान पासवर्ड है, वे टेक्स्ट दस्तावेज़ को संपादित करने के हकदार हैं। किसी दस्तावेज़ को केवल-पढ़ने के लिए मोड में कैसे सहेजना है, इसे Word 2010 के बाद के सभी संस्करणों के लिए नीचे समझाया गया है।

1. "फाइल" के तहत "सूचना" पर जाएं।

   

2. "प्रोटेक्ट डॉक्यूमेंट" पर क्लिक करें और ड्रॉप-डाउन मेनू से "पासवर्ड से एन्क्रिप्ट करें" चुनें।

   

3. दिए गए क्षेत्र में वांछित पासवर्ड दर्ज करें और अपनी प्रविष्टि की पुष्टि करें।

   

एक महत्वपूर्ण टिप पासवर्ड को सुरक्षित स्थान पर लिखना है। क्योंकि यदि आपके पास पासवर्ड नहीं है, तो आपको मूल दस्तावेज़ को संपादित करने की भी मनाही है। उसके बाद ही राइट-प्रोटेक्टेड वर्जन खुलता है।

व्यक्तिगत दस्तावेज़ क्षेत्र भी पासवर्ड से सुरक्षित हो सकते हैं। यदि आप किसी कार्य समूह में केवल कुछ अंश बदलते हैं, लेकिन अन्य पहले से ही अपने अंतिम संस्करण में हैं, तो यह बहुत उपयोगी हो सकता है।

युक्ति: वैसे, आप ऊपर दिए गए चरणों को दोहराकर और केवल पासवर्ड फ़ील्ड को खाली छोड़ कर दस्तावेज़ सुरक्षा को हटा सकते हैं। दस्तावेज़ को एन्क्रिप्ट करने के बजाय, आप उसे डिक्रिप्ट करते हैं - लेकिन प्रक्रिया वही रहती है। फिर इसे विशेष पहुंच प्राधिकरण के बिना फिर से खोला जा सकता है।

Word दस्तावेज़ों को सुरक्षित रखें: Microsoft Word में संपादन और पहुँच को प्रतिबंधित करें

"फ़ाइल" और "सूचना" के अंतर्गत आपको दस्तावेज़ की सुरक्षा के अन्य तरीके भी मिलेंगे। उदाहरण के लिए, आपके पास संपादन या पहुंच को प्रतिबंधित करने का विकल्प है।

यदि आप संपादन को प्रतिबंधित करते हैं, तो अनुमेय और अनुमेय परिवर्तनों का चयन निर्धारित किया जा सकता है:

• क्या टिप्पणियों को लिखा जा सकता है, उनका उत्तर दिया जा सकता है या उनका ध्यान रखा जा सकता है?
• क्या कुछ शैलियों का उपयोग किया जा सकता है और अन्य का नहीं?
• कौन-सा स्वरूपण शीर्षक दिया जाना चाहिए, जो निरंतर पाठ के साथ जाना चाहिए?

आप तय करते हैं कि आपके टेक्स्ट दस्तावेज़ में किन तत्वों और पहलुओं को किस तरह से संशोधित किया जा सकता है।

हालाँकि, यदि किसी प्रोजेक्ट टीम के कर्मचारियों से एक्सेस अधिकार वापस ले लिए जाते हैं, तो कुछ को छोड़कर, एक्सेस अधिकारों को भी व्यक्तिगत किया जा सकता है। आपको बस इतना करना है कि "दस्तावेज़ सुरक्षित करें" क्षेत्र में संगठन संबद्धता या संबंधित अधिकृत व्यक्तियों के नाम दर्ज करें। शेष सहयोगियों को इस बिंदु से किसी Word दस्तावेज़ को संपादित करने से बाहर रखा गया है। यह डेटा सुरक्षा से संबंधित पहलुओं के लिए विशेष रूप से उपयोगी है।

निष्कर्ष: Word दस्तावेज़ों की सुरक्षा करना - उपयुक्त ट्रिक्स के लिए बहुत आसान धन्यवाद

शब्द दस्तावेज़ों को विभिन्न स्तरों पर संरक्षित किया जा सकता है - पूरा होने से पहले, दौरान और बहुत दूर। खोए हुए माने जाने वाले दस्तावेज़ों को पुनर्स्थापित करने और स्वचालित रूप से बैकअप प्रतियां बनाने के विकल्प हैं।

इसके अलावा, केवल-पढ़ने के लिए दस्तावेज़ बनाए जा सकते हैं और प्रसंस्करण के प्रकार की अनुमति या एक्सेस के लिए प्राधिकरण जैसे पहलुओं को परिभाषित किया जा सकता है। उपयुक्त तरकीबों के साथ, आप अब Word दस्तावेज़ नहीं खोएंगे - चाहे वह निजी या व्यावसायिक संदर्भ में हो।

सामान्य प्रश्न

Word दस्तावेज़ों की सुरक्षा के लिए क्या विकल्प हैं?

एक ओर, आपके पास माउस के एक क्लिक से सभी दस्तावेज़ों को सहेजने, स्वचालित बैकअप प्रतियाँ बनाने और पिछले संस्करणों और Word फ़ाइलों को स्वचालित रूप से पुनर्स्थापित करने का विकल्प होता है जिन्हें खो जाने के बारे में सोचा गया था। दूसरी ओर, केवल-पढ़ने के लिए दस्तावेज़ शुरू से ही बनाए जा सकते हैं और संपादन और पहुंच को भी प्रतिबंधित किया जा सकता है।

आप पासवर्ड से दस्तावेज़ों की सुरक्षा कैसे करते हैं?

किसी दस्तावेज़ को पासवर्ड असाइन करने के लिए, निम्नानुसार आगे बढ़ें:

1. प्रारंभ बटन पर, "फ़ाइल" पर क्लिक करें और फिर "सूचना" पर क्लिक करें।
2. "प्रोटेक्ट डॉक्यूमेंट" पर जाएं और ड्रॉप-डाउन मेनू से "पासवर्ड से एन्क्रिप्ट करें" चुनें।
3. पासवर्ड दर्ज करें और इसकी पुष्टि करें।