आप केवल उन कार्यों को प्रदर्शित करने के लिए फ़िल्टर फ़ंक्शन का उपयोग कर सकते हैं जो कुछ मानदंडों को पूरा करते हैं।
आउटलुक में कार्यों के लिए एक फिल्टर फ़ंक्शन है। यह आपको उन कार्यों को फ़िल्टर करने की अनुमति देता है जो आपके द्वारा परिभाषित किए गए कार्यों की भीड़ से कुछ मानदंडों को पूरा करते हैं। उदाहरण के लिए, आप उन सभी कार्यों को प्रदर्शित कर सकते हैं जिन्हें आपने किसी विशिष्ट कर्मचारी को सौंपा है, जिनकी एक विशिष्ट नियत तिथि है या जिनके पास एक विशिष्ट विषय है।
फ़िल्टर करने के लिए निम्नानुसार आगे बढ़ें:
1. कमांड को कॉल करें "देखें, वर्तमान दृश्य, वर्तमान दृश्य को अनुकूलित करें" या आउटलुक 2003 में "देखें, व्यवस्थित करें, वर्तमान दृश्य, वर्तमान दृश्य को अनुकूलित करें"।
2. "फ़िल्टर" बटन पर क्लिक करें।
3. आपको "कार्य" टैब पर सभी महत्वपूर्ण फ़िल्टर मानदंड मिलेंगे। उदाहरण के लिए, यदि आप विषय में, नोट्स में या कार्यों में अक्सर उपयोग किए जाने वाले टेक्स्ट फ़ील्ड में किसी शब्द के लिए फ़िल्टर करना चाहते हैं, तो "खोजें" फ़ील्ड में शब्द दर्ज करें और चुनें कि आप "इन" फ़ील्ड में कहां खोजना चाहते हैं .
4. यदि आप कार्यों की स्थिति खोजना चाहते हैं, तो इसे "स्थिति" फ़ील्ड में चुनें।
5. यदि आप नियत तिथि या किसी अन्य समय तक फ़िल्टर करना चाहते हैं, तो उदाहरण के लिए, "समय" फ़ील्ड में "देय" (या उपयुक्त समय) और उसके आगे के क्षेत्र में अवधि या समय चुनें।
6. यदि आपने ई-मेल के माध्यम से किसी को कार्य सौंपा है, तो "भेजे गए" फ़ील्ड में प्राप्तकर्ता का चयन करें।
7. इसके विपरीत, आप "प्रेषक" फ़ील्ड का उपयोग करके ई-मेल द्वारा आपको असाइन किए गए कार्यों को फ़िल्टर कर सकते हैं।
8. यदि आप चाहें, तो आप निश्चित रूप से कई मानदंडों को जोड़ सकते हैं।
9. अधिक विस्तृत फ़िल्टर फ़ंक्शन "उन्नत" टैब पर पाए जा सकते हैं। यहां आप, उदाहरण के लिए, श्रेणियों के आधार पर, प्राथमिकता के आधार पर या "% हो गया" निर्दिष्ट करके फ़िल्टर कर सकते हैं। ऐसा करने के लिए, "फ़ील्ड" बटन का उपयोग करके चुनें कि किस फ़ील्ड को फ़िल्टर किया जाना चाहिए और फिर प्रासंगिक मानदंड दर्ज करें।
10. "ओके" के साथ संवाद बंद करें।
अब केवल वे कार्य जो दर्ज किए गए मानदंडों को पूरा करते हैं, कार्य सूची में प्रदर्शित होते हैं।
यदि आप फ़िल्टर को फिर से हटाना चाहते हैं, तो "देखें, (इसके अनुसार व्यवस्थित करें) वर्तमान दृश्य, वर्तमान दृश्य को अनुकूलित करें" कमांड को कॉल करें और "फ़िल्टर" पर क्लिक करें, फिर "सभी हटाएं" पर क्लिक करें (इसका अर्थ है: "फ़िल्टर सेटिंग्स हटाएं" ) , "सभी डेटा हटाएं" नहीं।
एक और नोट: यदि आपके आउटलुक के डायलॉग में "क्वेरी जेनरेटर" टैब नहीं है, तो आप इन निर्देशों में बताए अनुसार इस टैब को अपग्रेड कर सकते हैं।
