इस प्रकार आप मेल खाते के लिए कई हस्ताक्षर बनाते हैं और तय करते हैं कि मेल में कौन सा हस्ताक्षर डाला जाना चाहिए।
यदि आप मेल खाते के लिए दो या अधिक हस्ताक्षर सेट करते हैं और मेल के अंत में इनमें से किसी एक हस्ताक्षर को जोड़ना चाहते हैं, तो आपके पास कई विकल्प हैं:
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यदि आप अधिकांश ईमेल में एक हस्ताक्षर का उपयोग करते हैं और केवल कभी-कभी एक या दो अन्य हस्ताक्षरों की आवश्यकता होती है, तो निम्नानुसार आगे बढ़ें: एक हस्ताक्षर को परिभाषित करें जो "टूल्स, विकल्प, ईमेल- प्रारूप, हस्ताक्षर" के माध्यम से अधिक बार उपयोग किया जाता है। ताकि यह स्वचालित रूप से इस खाते के लिए प्रत्येक ईमेल के अंत में जुड़ जाए (इस पर इस टिप में अधिक)। आप दूसरे हस्ताक्षर (जैसा कि नीचे वर्णित है) को ऑटोटेक्स्ट मॉड्यूल के रूप में परिभाषित करते हैं - जैसे ही आप इस हस्ताक्षर का उपयोग करना चाहते हैं, स्वचालित रूप से सम्मिलित एक को हटा दें और फिर हस्ताक्षर टेक्स्ट मॉड्यूल डालें।
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यदि आप व्यावहारिक रूप से दोनों हस्ताक्षरों का वैकल्पिक रूप से उपयोग करते हैं, तो आप प्रत्येक हस्ताक्षर के लिए एक अलग टेक्स्ट मॉड्यूल परिभाषित करते हैं और मेल के अंत में उपयुक्त एक सम्मिलित करते हैं; फिर आप अपने आप को "अतिरिक्त, विकल्प, ई-मेल प्रारूप, हस्ताक्षर" के माध्यम से एक हस्ताक्षर बनाने की आवश्यकता को बचा सकते हैं।
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एक तिहाई, लेकिन त्रुटि-प्रवण, संभावना: आप हस्ताक्षर 1 और हस्ताक्षर 2 के ग्रंथों को दर्ज करते हैं: एक हस्ताक्षर। आउटलुक तब प्रत्येक ईमेल में दोनों पाठ सम्मिलित करता है और भेजने से पहले आपको अनुपयुक्त हस्ताक्षर पाठ को हटाना होगा (अन्यथा प्राप्तकर्ता आश्चर्यचकित होंगे कि आपका पता ईमेल के अंत में दो बार क्यों दिखाई देता है)।
टेक्स्ट मॉड्यूल के रूप में हस्ताक्षर को कैसे परिभाषित करें (यह केवल तभी संभव है जब Word को Outlook में मेल संपादक के रूप में सेट किया गया हो):
1. आउटलुक या वर्ड डॉक्यूमेंट में एक संदेश विंडो में, वह टेक्स्ट टाइप करें जिसे आप सिग्नेचर टेक्स्ट मॉड्यूल के रूप में सहेजना चाहते हैं और इसे फॉर्मेट करें; टेक्स्ट में कई पैराग्राफ और यहां तक कि ग्राफिक्स भी हो सकते हैं।
2. कहानी को हाइलाइट करें और ALT + F3 दबाएं।
3. ऑटोटेक्स्ट फ़ंक्शन अब एक डायलॉग दिखाता है जिसमें आप टेक्स्ट मॉड्यूल के लिए संक्षिप्त नाम दर्ज करते हैं (पाठ की शुरुआत का सुझाव दिया गया है); "ओके" के साथ प्रविष्टि को पूरा करें।
कृपया ध्यान दें: ऑटोटेक्स्ट फ़ंक्शन अपर और लोअर केस के बीच अंतर करता है: यदि आप एक संक्षिप्त नाम के रूप में "टेस्ट" दर्ज करते हैं, उदाहरण के लिए, आपको टेक्स्ट मॉड्यूल को कॉल करने के लिए "टेस्ट" (और "टेस्ट" नहीं) दर्ज करना होगा।
यदि आप भविष्य में किसी ईमेल में हस्ताक्षर के लिए संक्षिप्त नाम टाइप करते हैं, तो एक टूलटिप दिखाई देगी जिसमें टेक्स्ट मॉड्यूल की शुरुआत देखी जा सकती है। फिर संक्षिप्त नाम के बजाय मेल में पूरा हस्ताक्षर शामिल करने के लिए एंटर दबाएं।
