आउटलुक संपर्क समूह - एक समूह में प्रभावी संचार

वितरण सूचियां कैसे बनाएं

हर दिन, पेशेवर या निजी वातावरण में, विभिन्न प्रकार के लोगों या लोगों के समूहों को ई-मेल भेजने की आवश्यकता होती है। कई मामलों में एक संदेश की सामग्री को अलग-अलग प्राप्तकर्ताओं तक पहुंचना पड़ता है। अनुभवहीन आउटलुक उपयोगकर्ता ऐसे कार्य के लिए "कॉपी और पेस्ट" के साथ काम कर सकते हैं और इस तरह से विभिन्न संपर्कों को संदेश की सामग्री भेज सकते हैं।

"कॉपी और पेस्ट" के साथ कई प्राप्तकर्ताओं को संदेश भेजना दूसरा सबसे अच्छा समाधान है। इस तथ्य के अलावा कि पाठों को कॉपी और पेस्ट करने में त्रुटियों की संभावना होती है, समय कारक को भी ध्यान में रखा जाना चाहिए। आउटलुक में संपर्क समूह या वितरण सूची बनाना बेहतर विकल्प है। वितरण सूची और संपर्क समूह की शर्तों का एक समान अर्थ है। आउटलुक 2007 के संस्करण तक "वितरण सूची" शब्द का इस्तेमाल किया गया था। Microsoft Outlook 2010 के अनुसार, वितरण सूची को "संपर्क समूह" शब्द से बदल दिया गया है, जिसका उपयोग Office Outlook 365 के वर्तमान संस्करण में भी किया जाता है। Microsoft Outlook में वितरण सूची का उपयोग करके, आप एक क्लिक के साथ संदेश में प्राप्तकर्ताओं के समूह को जोड़ सकते हैं। आउटलुक में संपर्क समूह और वितरण सूची बनाना मुश्किल नहीं है और पेशेवर ई-मेल संचार में बहुत समय बचाता है।

आउटलुक संपर्क समूह बनाना - फिर से काम करने के लिए व्यावहारिक सुझाव

Microsoft आउटलुक में एक नया संपर्क समूह बनाने के लिए, पहले "प्रारंभ" टैब पर स्विच करें। फिर "नए आइटम" बटन का उपयोग करके एक नई वितरण सूची बनाई जा सकती है। आउटलुक के वर्तमान संस्करण में, "संपर्क समूह" मेनू आइटम को पुराने आउटलुक संस्करणों की तुलना में मेनू बार में अधिक गहराई से शामिल किया गया है। आप नीचे दिए गए बटन को ढूंढ सकते हैं: "अतिरिक्त तत्व> संपर्क समूह।"

"संपर्क समूह" बटन पर क्लिक करने के बाद, एक चयन विंडो खुलती है जिसमें आप नई वितरण सूची के लिए अपनी व्यक्तिगत सेटिंग्स बना सकते हैं। कीबोर्ड शॉर्टकट Ctrl + Shift + L को चुनने के लिए कीबोर्ड का उपयोग करें।

आपके पास निम्नलिखित विकल्प और विकल्प हैं:

बटन

अभिव्यक्ति

सहेजे बंद करें

एक नया संपर्क समूह बनाने के अंत में मेनू आइटम "सहेजें और बंद करें" आवश्यक है। आप नए सदस्यों और प्राप्तकर्ताओं के बारे में सभी जानकारी सहेजने के लिए बटन का उपयोग कर सकते हैं। परिणामस्वरूप, पारंपरिक ई-मेल भेजते समय संपर्क समूह आपके लिए हर समय उपलब्ध रहता है। जरूरी: इससे पहले कि आप Outlook में वितरण सूची में संदेश भेज सकें, संपर्क समूह को सहेजा जाना चाहिए। यह एक अद्वितीय नाम निर्दिष्ट करके और "सहेजें और बंद करें" बटन पर क्लिक करके इसकी पुष्टि करके किया जाता है।

समूह हटाएं	वितरण सूची को हटाता है।
फॉरवर्ड ग्रुप	Microsoft Outlook में आपके द्वारा बनाई गई वितरण सूची को अन्य लोगों को अग्रेषित किया जा सकता है। फ़ाइलों में vCard के रूप में या वैकल्पिक रूप से Outlook संपर्क के रूप में इंटरनेट प्रारूप में वितरण सूची भेजना संभव है।

सदस्य और नोट्स

आप "डिस्प्ले" टैब में विंडो व्यू का चयन कर सकते हैं। "सदस्य" बटन के साथ आप समूह के सभी सदस्यों की जानकारी देख सकते हैं। आप नोट्स के अंतर्गत वितरण सूची पर टिप्पणियाँ दर्ज कर सकते हैं।

सदस्यों को जोड़ें

"सदस्य जोड़ें" बटन को माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक में संपर्क समूह के दिल के रूप में समझा जा सकता है। आप सदस्यों को इससे समूहित कर सकते हैं: आउटलुक संपर्क, सॉफ़्टवेयर में एकीकृत पता पुस्तिका या एक नया ईमेल संपर्क वितरण सूची में जोड़ें।

सदस्य हटाएं	वितरण सूची से समूह के सदस्य को हटाने के लिए, प्रविष्टि का चयन करें और "सदस्य निकालें" बटन पर क्लिक करें। प्रविष्टि हटा दी गई है।
अभी अद्यतन करें	विंडो में दृश्य को अपडेट करने के लिए "अभी अपडेट करें" बटन पर क्लिक करें। सभी प्रविष्टियां अद्यतित की जाती हैं।
टैब "संवाद"	"संचार" टैब में, आपके पास वितरण सूची से संपर्क चुनने और इस व्यक्ति को एक व्यक्तिगत ईमेल लिखने का विकल्प होता है। किसी विशिष्ट संपर्क के लिए मीटिंग अनुरोध बनाना भी संभव है।
टैब "श्रेणियाँ"	आउटलुक कैलेंडर की तरह, आपके पास वितरण सूचियों के लिए एक श्रेणी के लिए तत्व निर्दिष्ट करने का विकल्प भी है। इसके अलावा, आप अनुवर्ती कार्रवाई को बाद में संपर्क समूह की याद दिलाने के लिए सेट कर सकते हैं। आप वितरण सूची को "निजी" के रूप में भी चिह्नित कर सकते हैं।

संक्षेप में, आपके पास एक संपर्क समूह को अलग-अलग सेट करने और उसे अपनी ज़रूरतों के अनुसार अनुकूलित करने के लिए अलग-अलग विकल्प और सेटिंग विकल्प हैं। यदि आप बाद के समय में बनाए गए संपर्क समूह को अनुकूलित करना चाहते हैं और, उदाहरण के लिए, पता पुस्तिका से नए सदस्य जोड़ना चाहते हैं, तो यह किसी भी समय "प्रारंभ> पता पुस्तिका" बटन का उपयोग करके किया जा सकता है।

सही पता पुस्तिका का चयन करने के बाद, आप वितरण सूची को उस आइकन से पहचान सकते हैं जो दो शैलीबद्ध शीर्ष दिखाता है। आप "गुण" बटन पर क्लिक करके वितरण सूची के विनिर्देशों को बदल सकते हैं। सभी अनुकूलन की पुष्टि "ओके" के साथ की जानी चाहिए। वैकल्पिक रूप से, आप Microsoft Outlook में "संपर्क" टैब में मेनू बार में सभी व्यक्तिगत वितरण सूचियाँ पा सकते हैं।

संपर्क समूह को चार चरणों में ईमेल भेजें

एक नया संपर्क समूह बनाने के बाद, आप Outlook के साथ एक चरण में कई प्राप्तकर्ताओं को लिखने के लिए बनाए गए वितरण समूह का उपयोग कर सकते हैं। 4 सरल चरणों के साथ आप वितरण समूह को एक नया मेल भेज सकते हैं:

1. "प्रारंभ> नया ईमेल" पर क्लिक करके एक नया ईमेल खोलें।

   

2. परिचित ई-मेल इनपुट विंडो खुलती है, जिसके साथ आप एक नया ई-मेल डिज़ाइन और भेज सकते हैं।

   

3. प्राप्तकर्ता का ई-मेल पता मैन्युअल रूप से दर्ज करने के बजाय, "टू" बटन पर क्लिक करें और पता पुस्तिका में इच्छित संपर्क समूह खोजें। यदि आपने वितरण समूह को एक बार एक नया संदेश भेजा है, तो "टू" बटन के इनपुट फ़ील्ड में वितरण सूची के नाम के पहले अक्षर दर्ज करना पर्याप्त है। कुछ कीस्ट्रोक्स के बाद, संपर्क समूह एक सुझाव के रूप में प्रदर्शित होता है और इसे चुना जा सकता है।

   पारंपरिक ई-मेल संदेशों की तरह, किसी संपर्क समूह को संदेश भेजते समय, आप यह भी तय कर सकते हैं कि क्या वे:

   • "टू" फ़ील्ड में, इसे संपर्क समूह के सभी प्राप्तकर्ताओं को सादे पाठ में भेजा जाता है। इस मामले में, वितरण समूह के सभी सदस्यों के ईमेल पते सभी को दिखाई देते हैं।
   • संपर्क समूह के सभी प्राप्तकर्ताओं को "प्रतिलिपि" फ़ील्ड में एक प्रति भेजी जानी चाहिए।
   • अदृश्य रूप से "गुप्त प्रति" फ़ील्ड में प्रेषित किया जाना चाहिए। यदि संदेश "गुप्त प्रति" के माध्यम से वितरण सूची में भेजा जाता है, तो कोई ई-मेल पता अग्रेषित नहीं किया जाएगा।
   

4. "ओके" बटन पर क्लिक करके संदेश भेजें। यह आपके विनिर्देशों के अनुसार समूह के सभी सदस्यों को भेजा जाएगा।

आउटलुक में वितरण सूची के माध्यम से संदेश भेजना विभिन्न प्राप्तकर्ताओं को ई-मेल भेजने की कोशिश और परीक्षण के समान है। प्राप्तकर्ताओं को एक वितरण समूह में संयोजित करके, एक संदेश एक चरण में कई अभिभाषकों तक पहुँच सकता है। यह प्रक्रिया विशेष रूप से तब प्रभावी होती है जब संदेशों को एक ही समूह के लोगों को निरंतर अंतराल पर भेजना होता है। उदाहरण के लिए, किसी विभाग के सभी कर्मचारियों या किसी व्यावसायिक इकाई के सभी क्षेत्रीय कर्मचारियों को एक संपर्क समूह में एक साथ समूहीकृत किया जा सकता है। फिर समान सामग्री वाले संदेशों को वितरण सूची में भेजा जा सकता है।

सारांश और निष्कर्ष: आउटलुक में वितरण सूचियों के साथ काम करना प्रभावी और सरल है

Microsoft आउटलुक में संपर्क समूह बनाने के लिए यह समझ में आता है यदि लोगों का एक निश्चित समूह समान सामग्री के साथ लगातार ई-मेल प्राप्त करता है। पेशेवर माहौल में, कंपनी के सभी कर्मचारियों के लिए प्रत्येक विभाग या वितरण समूह के लिए एक वितरण सूची स्थापित करना समीचीन है। यही बात क्लबों या निजी क्षेत्र पर लागू होती है। वितरण सूची आउटलुक में "नए आइटम" बटन का उपयोग करके "प्रारंभ" टैब पर बनाई गई है।

पुराने आउटलुक संस्करणों में, बटनों के नाम और मेनू संरचना भिन्न होती है। पता पुस्तिका में ज्ञात और सहेजे गए दोनों के साथ-साथ नए ई-मेल पते वितरण समूह में जोड़े जा सकते हैं।

एक मौजूदा संपर्क समूह को अनुकूलित किया जा सकता है, अन्य प्राप्तकर्ताओं को प्रेषित किया जा सकता है या कुछ ही क्लिक के साथ हटाया जा सकता है। Microsoft आउटलुक उपयोगकर्ता जो संपर्क समूहों के साथ या पुराने संस्करणों में वितरण सूचियों के साथ अपने संचार को पेशेवर बनाते हैं, बहुमूल्य समय बचाते हैं और ईमेल को कॉपी और पेस्ट करते समय त्रुटियों की संभावना को कम करते हैं।