एक्सेल का एक महत्वपूर्ण कार्य स्प्रैडशीट्स की सामग्री को व्यक्तिगत रूप से क्रमबद्ध करने की संभावना से संबंधित है और इस प्रकार एक बेहतर अवलोकन प्रदान करता है।
हमारे नमूना स्प्रैडशीट में, एक कंपनी ने एक दिन के लिए अपने फील्ड कर्मचारियों की बिक्री को ट्रैक किया। सूची को कॉलम बी में दिखाए गए आदेशों की प्राप्ति के अनुसार क्रमबद्ध किया गया है।
एक्सेल में स्प्रेडशीट को अलग-अलग कैसे सॉर्ट करें?
नमूना टेबल को यूजर-डिफ़ाइंड तरीके से सॉर्ट करने के लिए, पहले हेडिंग सहित और कॉलम D14 और F14 में योग के बिना पूरी टेबल चुनें।फिर डेटा टैब पर स्विच करें और बीच में "सॉर्ट" फ़ंक्शन देखें।
एक डायलॉग विंडो खुलती है जिसमें आप सॉर्टिंग मानदंड निर्दिष्ट कर सकते हैं जिसके अनुसार चिह्नित डेटा को सॉर्ट किया जाना चाहिए।
यदि आप विभिन्न मानदंडों के आधार पर छाँटना चाहते हैं, तो "स्तर जोड़ें" प्रविष्टि पर क्लिक करें और दूसरा छँटाई मानदंड चुनें। इस प्रविष्टि को तब तक दोहराएं जब तक आप सभी मानदंड परिभाषित नहीं कर लेते।
हमारे उदाहरण में, हम बिक्री प्रतिनिधियों द्वारा और फिर प्राप्त कुल कीमत के अनुसार तालिका को क्रमबद्ध करना चाहते हैं।
ओके के साथ सेटिंग्स की पुष्टि करें ताकि तालिका तदनुसार क्रमबद्ध हो।
तालिका सेट के रूप में क्रमबद्ध है और अपने आप में स्पष्ट है।दर्शक एक नज़र में देख सकते हैं कि किस बिक्री प्रतिनिधि ने कौन से उत्पाद बेचे हैं, शीर्ष पर प्रति विक्रेता उच्चतम बिक्री राजस्व के साथ। वैकल्पिक रूप से, तालिका को कुल मूल्य या उच्चतम बिक्री मात्रा द्वारा भी क्रमबद्ध किया जा सकता था।
सारांश में, सॉर्टिंग सूचियां आपके डेटा पर विभिन्न दृष्टिकोण प्रदान करती हैं। सॉर्टिंग आपके डेटा को आरोही या अवरोही क्रम में व्यवस्थित करता है। छँटाई क्रम डेटा के प्रकार पर निर्भर करता है।
Excel में फ़िल्टर फ़ंक्शन का उपयोग कैसे करें?
Excel में फ़िल्टर फ़ंक्शन डेटा टैब में सीधे सॉर्ट फ़ंक्शन के दाईं ओर पाया जा सकता है।
Excel में फ़िल्टर करना एक तरह की छलनी की तरह काम करता है जो विशेष रूप से आपके डेटा के दृश्य को प्रतिबंधित करता है। फ़िल्टर फ़ंक्शन का उपयोग स्प्रेडशीट में डुप्लिकेट खोजने या विशिष्ट क्षेत्रों को चिह्नित करने के लिए भी किया जा सकता है।
Excel में फ़िल्टर फ़ंक्शन का उपयोग करने के लिए, सॉर्ट करते समय डेटा तालिका में उपलब्ध होना चाहिए। नतीजतन, आप फ़िल्टर फ़ंक्शन का उपयोग यह निर्धारित करने के लिए कर सकते हैं कि फ़िल्टरिंग के लिए कौन से मापदंड का उपयोग किया जाना चाहिए। ऐसा करने के लिए, कॉलम के बगल में तीर पर क्लिक करना और यह निर्दिष्ट करना पर्याप्त है कि किस डेटा को फ़िल्टर किया जाना है। बड़ी तालिकाओं में, खोज फ़ंक्शन, जिसे आप "आवर्धक लेंस" आइकन द्वारा पहचान सकते हैं, विशिष्ट डेटा की खोज करने में मदद करता है जिसे फ़िल्टरिंग के लिए मानदंड के रूप में उपयोग किया जाना है।
अगर आप किसी तालिका में डेटा फ़िल्टर करते हैं, तो आप उसका विश्लेषण और आसानी से कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, त्रुटियों का पता लगाया जा सकता है और अधिक तेज़ी से ठीक किया जा सकता है। साथ ही, कुछ जानकारी अधिक आसानी से प्राप्त की जा सकती है।
बड़ी मात्रा में डेटा के साथ काम करते समय एक्सेल में फ़िल्टर फ़ंक्शन बहुत उपयोगी होता है। यदि आप अलग-अलग डेटा या श्रेणियों को फ़िल्टर करना चाहते हैं तो वे छोटी तालिकाओं के लिए भी उपयोगी हो सकते हैं।फ़िल्टर फ़ंक्शन Excel के साथ कार्य करना आसान बनाते हैं और डेटा विश्लेषण को आसान बनाते हैं.
