आउटलुक कैलेंडर: अपॉइंटमेंट आयोजित करने के लिए टिप्स

आउटलुक का कैलेंडर फंक्शन एक नजर में

वीडियो ट्यूटोरियल - अपने आउटलुक कैलेंडर का अधिकतम लाभ उठाएं

हर दिन में अलग-अलग तिथियां और कार्य होते हैं। पेशेवर और निजी दोनों दैनिक जीवन में सुविचारित समय प्रबंधन महत्वपूर्ण है। Microsoft आउटलुक में कैलेंडर उपयोगकर्ताओं को उनके प्रयासों में कुशलता से सहायता कर सकता है:

• पेशेवर रूप से अपने कार्यों की योजना बनाएं।
• कैलेंडर में सभी नियुक्तियों को स्पष्ट रूप से प्रदर्शित करें।
• नियुक्तियों के प्राप्तकर्ताओं को स्पष्ट रूप से सूचित करें।
• कार्य सूचियों और अनुस्मारकों का उपयोग करके हर दिन कुशलतापूर्वक व्यवस्थित करें।

नेविगेशन क्षेत्र में कैलेंडर बटन या कैलेंडर आइकन पर क्लिक करके आउटलुक कैलेंडर और उसके कार्यों पर नेविगेट करें।

आउटलुक के कैलेंडर अनुभाग के बारे में मुख्य तथ्य

आउटलुक कैलेंडर अपने उपयोगकर्ता के अनुकूल मेनू नेविगेशन और कई नवाचारों से प्रभावित करता है जो अन्य मुफ्त डिजिटल या एनालॉग कैलेंडर में नहीं मिल सकते हैं। यह सक्षमता के साथ अपने समय प्रबंधन के निर्माण में उपयोगकर्ताओं का समर्थन करता है और अन्य Microsoft प्रोग्राम जैसे Skype या OneNote के साथ अपने नेटवर्किंग से प्रभावित करता है।

इसके अतिरिक्त, उपयोगकर्ताओं के पास Microsoft Exchange या कैलेंडर साझाकरण के माध्यम से अन्य लोगों के साथ संचार करने का विकल्प होता है। अधिक कुशलता से कार्य करने के लिए आप फंक्शन ई-मेल, टास्क लिस्ट और एड्रेस बुक के संयोजन का भी उपयोग कर सकते हैं।

आउटलुक मूल रूप से दो प्रकार की नियुक्तियों के बीच अंतर करता है:

• नियमित अपॉइंटमेंट जिनमें स्पष्ट रूप से परिभाषित प्रारंभ और समाप्ति समय होता है। इस तरह की नियुक्तियों की योजना पूरे दिनों में बनाई जा सकती है या इसमें कम समय लग सकता है।

• पूरे दिन के ईवेंट जिनके लिए कोई प्रारंभ और समाप्ति समय दर्ज नहीं किया गया है।

Microsoft आउटलुक में मानक दृश्य में आप कैलेंडर में निम्नलिखित विवरण देखेंगे:

नेविगेशन क्षेत्र के बाईं ओर, वर्तमान माह और अगले महीने के लिए कैलेंडर दृश्य दोनों प्रदर्शित होते हैं। यह दृश्य अत्यंत उपयोगी है, उदाहरण के लिए, यदि आपको फ़ोन कॉल के दौरान अगले कुछ दिनों का एक सरल अवलोकन चाहिए। यदि आप एक सप्ताह या एक महीने से अधिक की अवधि प्रदर्शित करना चाहते हैं, तो आप माउस के एक क्लिक से कैलेंडर दृश्य में दिनों या सप्ताहों को चिह्नित कर सकते हैं। यदि आप कैलेंडर पूर्वावलोकन में और दिन देखना चाहते हैं, तो आपके पास एक और सेटिंग विकल्प है। Windows रजिस्ट्री में समायोजन के कारण, कैलेंडर पूर्वावलोकन में डिफ़ॉल्ट रूप से अधिक दिन दिखाए जाते हैं।

आउटलुक कैलेंडर में वर्तमान तिथि को आमतौर पर बोल्ड में दिखाया जाता है। स्पष्टता के कारणों के लिए वर्तमान सप्ताह को रंग में हाइलाइट किया गया है। कैलेंडर में निहित अपॉइंटमेंट वाले सभी दिनों को छोटे कैलेंडर में बाईं ओर ओवरव्यू मेनू में बोल्ड में चिह्नित किया गया है। बाएँ या दाएँ तीरों के साथ आप कैलेंडर को महीनों के साथ-साथ वर्ष के संबंध में स्थानांतरित करने की संभावना रखते हैं।

कौन से भिन्न कैलेंडर दृश्य चुने जा सकते हैं

एक आवश्यक और अभ्यास-प्रासंगिक कार्य विभिन्न कैलेंडर दृश्यों को प्रदर्शित करने की क्षमता है।

दिन का दृश्य	दिन के दृश्य में आप दिन की योजना को स्पष्ट रूप से प्रदर्शित कर सकते हैं। आपके पास नई नियुक्तियों को दर्ज करने या लंबी विषय पंक्ति के साथ नियुक्तियों को प्रदर्शित करने के लिए पर्याप्त स्थान है।
कामकाजी हफ्ता	यदि आप केवल कार्य सप्ताह के लिए अपॉइंटमेंट देखना चाहते हैं, तो कार्य सप्ताह कैलेंडर दृश्य चुनें। सप्ताहांत छिपा हुआ है। पेशेवर क्षेत्र में यह कैलेंडर दृश्य विशेष रूप से महत्वपूर्ण है।
सप्ताह	सोमवार से रविवार तक का एक पूरा सप्ताह "सप्ताह" कैलेंडर दृश्य में प्रदर्शित होता है। विशेष रूप से जब कई नियुक्तियाँ होती हैं, तो व्यक्तिगत नियुक्तियाँ छोटी दिखाई देती हैं, लेकिन एक ही समय में स्पष्ट रूप से व्यवस्थित होती हैं।
महीना	जब पूरे दिन की योजना बनानी हो तो एक महीने का दृश्य आवश्यक है। महीने के दृश्य में, उपयोगकर्ता एक नज़र में देख सकते हैं कि कौन से दिन अभी भी खाली हैं। साथ ही, अलग-अलग दिनों में नियुक्तियों को इस दृश्य में एक क्लिक से स्थानांतरित किया जा सकता है।
योजना दृश्य	नियोजन दृश्य में आप अलग-अलग चेकबॉक्स में स्पष्ट रूप से व्यवस्थित एक दिन के लिए नियुक्तियों को देख सकते हैं।

आउटलुक कैलेंडर में दृश्य को अनुकूलित करने का एक अन्य विकल्प मेनू आइटम "व्यू" में पाया जा सकता है।

"देखें" मेनू में, अन्य बातों के अलावा:

• विभिन्न कैलेंडर दृश्य सेट,

• रंगीन दृश्य सेटिंग बनाई गई,

• कैलेंडर का रंग भी बदल गया

• समय के पैमाने को समायोजित किया जा सकता है।

• रंगों के लिए कीबोर्ड शॉर्टकट को परिभाषित करना भी संभव है।

इस तरह, नियुक्तियों को विशिष्ट रंग दिए जा सकते हैं और बिना समय बर्बाद किए वर्गीकृत किया जा सकता है। आउटलुक के एड्रेस बुक फ़ंक्शन के समान, विशिष्ट कैलेंडर दृश्य बनाना संभव है जो उपयोगकर्ता की व्यक्तिगत आवश्यकताओं के अनुरूप हैं। Microsoft आउटलुक में कैलेंडर के दृश्य को पेशेवर बनाने के लिए दो और सुझाव बढ़े हुए पठन क्षेत्र और दिनांक नेविगेटर के प्रदर्शन से संबंधित हैं। अपॉइंटमेंट के बारे में आवश्यक जानकारी देखने में सक्षम होने के लिए पढ़ने के क्षेत्र पर स्विच करना व्यवहार में विशेष रूप से प्रासंगिक है।

दिनांक नेविगेटर में मानक सेटिंग्स में, Microsoft आउटलुक उन सभी दिनों को बोल्ड में हाइलाइट करता है जिनके लिए न्यूनतम के रूप में एक अपॉइंटमेंट दर्ज किया गया है। जो उपयोगकर्ता पहले से ही प्रतिदिन एक या अधिक अपॉइंटमेंट में भाग लेते हैं, वे "सेटिंग देखें" मेनू में बोल्ड प्रकार के अपॉइंटमेंट बंद कर सकते हैं। यह उपाय एक बेहतर अवलोकन में योगदान देता है। यही बात आउटलुक 2007 कैलेंडर में महीने के दृश्य पर भी लागू होती है। इसे शीर्षकों से बोल्ड टेक्स्ट को हटाकर सेटिंग्स में भी समायोजित किया जा सकता है।

आउटलुक 2007 उपयोगकर्ता अपने स्तर के विवरण के लिए डिफ़ॉल्ट सेटिंग्स के आधार पर, माह दृश्य में प्रदर्शित नियुक्तियों की एक अलग संख्या देखेंगे। छोटे फ़ॉन्ट आकार का उपयोग करके या स्क्रीन के रिज़ॉल्यूशन को अनुकूलित करके, दृश्य को समायोजित करके इसे आसानी से बदला जा सकता है। आप मुद्रण से पहले कैलेंडर मुद्रण सहायक के साथ Outlook 2007 में कैलेंडर सप्ताह सही ढंग से सेट कर सकते हैं। आप कैलेंडर प्रिंटिंग सहायक को आसानी से डाउनलोड कर सकते हैं।

युक्ति: आप किसी भी समय कैलेंडर शीट का प्रिंट आउट ले सकते हैं। यह अपॉइंटमेंट के लिए विशेष रूप से महत्वपूर्ण है जब आपके पास इलेक्ट्रॉनिक, मोबाइल उपकरणों तक पहुंच नहीं है। आप हमेशा मेनू आइटम का उपयोग करके कैलेंडर प्रिंट कर सकते हैं " फ़ाइल / प्रिंट". इसके अतिरिक्त, Microsoft एक निःशुल्क टूल प्रदान करता है जिसका उपयोग आप अपने कैलेंडर को पेशेवर रूप से प्रिंट करने के लिए कर सकते हैं। टूल के अलावा, आप किसी भी समय माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक में प्रिंट फ़ंक्शन का उपयोग किसी हस्ताक्षर के साथ अपॉइंटमेंट, संपर्क या ई-मेल प्रिंट करने के लिए कर सकते हैं। एक खाली कैलेंडर शीट का प्रिंट आउट लेना भी संभव है जिसमें आप हाथ से प्रविष्टियां कर सकते हैं।

उपयोगकर्ता प्रश्न जिनका उत्तर विस्तार से देने की आवश्यकता है:

1. मैं आउटलुक 2016 में कैलेंडर को आउटलुक 2010 की तरह कैसे बना सकता हूं?

जिन उपयोगकर्ताओं ने आउटलुक 2010 के साथ कई वर्षों तक काम किया है और आउटलुक 2016 में नए रूप से भ्रमित हैं, वे परिचित दृश्य को वापस चाहते हैं। Microsoft Office या Outlook में ऐसा कोई बटन नहीं है जो स्वचालित रूप से सभी प्राथमिकताओं को 2010 संस्करण में रीसेट कर देता है। इस कारण से, उपयोगकर्ताओं को अलग-अलग सेटिंग करनी होगी:

विषय को काला करें	पर क्लिक करें: देखें / देखें सेटिंग्स / बटन के सशर्त स्वरूपण / अपठित संदेश / बटन का फ़ॉन्ट। नतीजतन, आप विषय में रंग को नीले से सामान्य काले रंग में बदल सकते हैं।
प्रेषक का नाम विषय के समान आकार में प्रदर्शित करें	समायोजित करने के लिए, मेनू क्षेत्र पर स्विच करें "सशर्त फॉर्मेटिंग"और व्यक्तिगत रूप से आकार समायोजित करें। नाम और फ़ॉन्ट के तहत, "छोटा" चुनें, क्योंकि फ़ॉन्ट आकार को समायोजित करना संभव नहीं है।
संदेश की पहली पंक्ति छुपाएं	पर स्विच करें"राय"और" संदेश पूर्वावलोकन "मेनू में क्लिक करें। संदेश की पहली पंक्ति को छिपाने के लिए चयन मेनू में" बंद "चुनें।
नेविगेशन बार को नेविगेशन क्षेत्र में रखें	प्रदर्शन बदलने के लिए, चुनें: देखें / फ़ोल्डर विंडो / विकल्प / कॉम्पैक्ट नेविगेशन

2. आउटलुक कैलेंडर में "फ्री" का क्या मतलब है?

यदि आप आउटलुक में एक नया अपॉइंटमेंट बनाते हैं, तो आप इसे विभिन्न तरीकों से वर्गीकृत कर सकते हैं। आउटलुक में, "मुक्त" का अर्थ है कि आप वर्तमान में निर्धारित नहीं हैं। यह जानकारी विशेष रूप से महत्वपूर्ण है यदि आप टीम में कई लोगों के साथ कैलेंडर का उपयोग करते हैं।

3. मैं आउटलुक में सार्वजनिक अवकाश कैसे प्रदर्शित कर सकता हूं?

आप जर्मनी में और वैकल्पिक रूप से, आउटलुक कैलेंडर में अन्य देशों से सार्वजनिक छुट्टियों को आसानी से प्रदर्शित कर सकते हैं। ऐसा करने के लिए, "फ़ाइल" मेनू आइटम पर नेविगेट करें और विकल्प के तहत "कैलेंडर" टैब चुनें। एक चयन मेनू खुलता है जिसमें आप कैलेंडर के लिए वैश्विक सेटिंग्स शामिल कर सकते हैं।

"छुट्टियाँ जोड़ें" बटन पर क्लिक करें और उस देश का चयन करें जिसके लिए आप कैलेंडर में छुट्टियां दिखाना चाहते हैं। "ओके" पर दो क्लिक के साथ कैलेंडर में सभी प्रासंगिक अवकाश प्रदर्शित होते हैं।

आप पहले "व्यू" मेनू में एक सूची को आउटपुट करके कैलेंडर से अलग-अलग छुट्टियों को हटा सकते हैं। फिर आप अलग-अलग प्रविष्टियों को हटा सकते हैं, उदाहरण के लिए छुट्टियां जो आपके राज्य में प्रासंगिक नहीं हैं। आप Microsoft सहायता पृष्ठों पर Outlook में सार्वजनिक अवकाश दिखाने के बारे में अधिक जानकारी भी प्राप्त कर सकते हैं। आउटलुक में छुट्टियां दिखाना या अलग-अलग देशों को चुनना मुश्किल नहीं है, जिनके लिए छुट्टियां दिखाई जाती हैं।

जानकारी: सार्वजनिक छुट्टियों के समान, आप अपने राज्य के स्कूल की छुट्टियों या चंद्र चरणों के साथ चंद्र कैलेंडर को आउटलुक में भी आयात कर सकते हैं।

4. क्या मैं अपॉइंटमेंट और मीटिंग अनुरोधों को स्वचालित रूप से अस्वीकार कर सकता हूं?

कई मामलों में, विशेष रूप से रोजमर्रा के काम में, नियुक्ति अनुरोधों की बाढ़ आ जाती है। आउटलुक में सावधानीपूर्वक पूर्ण किए गए कैलेंडर तत्वों के साथ एक पेशेवर रूप से प्रबंधित कैलेंडर आपको उन नियुक्तियों को स्वचालित रूप से रद्द करने में मदद कर सकता है जो वादा किए गए नियुक्तियों के साथ ओवरलैप होती हैं। यह उपयोगी फ़ंक्शन समय बचाता है और इसे कैलेंडर विकल्पों में चालू या बंद किया जा सकता है। आप आउटलुक सेटिंग्स में ई-मेल खाते का उपयोग यह निर्धारित करने के लिए भी कर सकते हैं कि किस कैलेंडर में एक नया अपॉइंटमेंट दर्ज किया जाना चाहिए।

5. मैं श्रृंखला अपॉइंटमेंट के लिए व्यक्तिगत अपॉइंटमेंट कैसे बदल सकता हूँ?

दैनिक अभ्यास में ऐसा होता है कि श्रृंखला नियुक्तियों, उदाहरण के लिए बैठकों, को एक बार बदलना पड़ता है। इस स्थिति में, Outlook के नवीनतम संस्करण में, संपूर्ण पुनरावर्ती अपॉइंटमेंट को हटाना और पुनरारंभ करना आवश्यक नहीं है। अन्य प्रतिभागियों को ईमेल द्वारा सूचित करना भी आवश्यक नहीं है। आवर्ती नियुक्तियों के लिए, आउटलुक आपको एक नियुक्ति या नियुक्तियों की पूरी श्रृंखला को बदलने का विकल्प प्रदान करता है।

आउटलुक के पुराने संस्करणों में आपको नियुक्तियों की श्रृंखला को हटाना पड़ा था, क्योंकि पिछली नियुक्तियों सहित सभी नियुक्तियां आपके द्वारा उन्हें बदलने पर बदल गई थीं। नियुक्तियों की इस अराजकता को रोकने का एक तरीका है नियुक्तियों की एक श्रृंखला को दो श्रृंखला घटनाओं में विभाजित करना। यह पुरानी सीरीज को खत्म करके नई सीरीज बनाकर काम करता है। यदि आप Outlook 2007 की शुरुआत में नियुक्तियों की एक श्रृंखला को बंद करना चाहते हैं और साथ ही अपवादों को रखना चाहते हैं, तो आप अपवाद के विषय क्षेत्र को बदलकर ऐसा कर सकते हैं।

अतिरिक्त डाउनलोड: पुराने आउटलुक संस्करणों में सीरीज़ अपॉइंटमेंट फ़ंक्शन के साथ, केवल महीने के पहले, चौथे और अंतिम कार्य दिवसों पर अपॉइंटमेंट सेट करना संभव है। यदि आप अधिक लचीला होना चाहते हैं और अन्य कार्य दिवसों के लिए आवर्ती नियुक्तियों को परिभाषित करना चाहते हैं, तो यह माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक और माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल के कार्यों को मिलाकर संभव है। आप लाभप्रद रूप से आउटलुक और एक्सेल के संयोजन का उपयोग कैसे कर सकते हैं, मुफ्त डाउनलोड "महीने के हर पंद्रहवें कार्य दिवस पर श्रृंखला नियुक्ति" आपको करीब लाता है।

नए आउटलुक संस्करणों में आपके पास श्रृंखला के दिनों को और अधिक मजबूती से अलग करने का विकल्प होता है। श्रृंखला अपॉइंटमेंट निश्चित दिनों पर और महीने के पंद्रहवें कार्य दिवस पर भी सेट किए जा सकते हैं।

हायरिंग टिप: जो उपयोगकर्ता एक ही समय में एक ही चरण में अपॉइंटमेंट की कई श्रृंखलाओं को हटाना चाहते हैं, उन्हें संपूर्ण कैलेंडर को मैन्युअल रूप से संपादित करने और नियुक्तियों की प्रत्येक श्रृंखला को अलग-अलग हटाने की आवश्यकता नहीं है। "अपॉइंटमेंट सीरीज़" कीवर्ड का उपयोग करके, जिसे आप आउटलुक सर्च फील्ड में दर्ज कर सकते हैं, आपको एक नज़र में सभी अपॉइंटमेंट सीरीज़ की एक सूची दिखाई देगी। इस तरह आप उन्हें शांति से संपादित या हटा सकते हैं। केवल भविष्य की नियुक्तियों को हटाना और कैलेंडर में वास्तविक श्रृंखला नियुक्ति को छोड़ना भी संभव है।

कैलेंडर में नए अपॉइंटमेंट बनाएं - आसान और उपयोगकर्ता के अनुकूल

आउटलुक में एक नया अपॉइंटमेंट बनाना आसान और स्व-व्याख्यात्मक है। ऐसा करने के लिए, कैलेंडर में "नया" विकल्प मेनू में "नई नियुक्ति" बटन पर क्लिक करें। यदि आप एक ही समय में कई कैलेंडर के साथ काम कर रहे हैं, तो यह जांचना आवश्यक है कि सही कैलेंडर में कोई नया अपॉइंटमेंट सहेजा गया है या नहीं। आप सीधे कैलेंडर से "नई मीटिंग" या अन्य तत्व, जैसे कार्य या ई-मेल संदेश भी डिज़ाइन कर सकते हैं।

"नया अपॉइंटमेंट" बटन पर क्लिक करने के बाद, एक डायलॉग बॉक्स खुलता है जिसमें आप सभी महत्वपूर्ण जानकारी और शेड्यूलिंग विवरण दर्ज कर सकते हैं।

अन्य बातों के अलावा, आपके पास अन्य आवश्यक प्रतिभागियों को सीधे आउटलुक के माध्यम से नियुक्ति के लिए आमंत्रित करने का विकल्प है।

"विकल्प" मेनू क्षेत्र में, आप यह सेट कर सकते हैं कि आपके कैलेंडर में अपॉइंटमेंट कैसे प्रदर्शित होता है। "श्रृंखला प्रकार" के तहत आप नई नियुक्ति को एक आवर्ती नियुक्ति में परिवर्तित कर सकते हैं जो हर हफ्ते या हर महीने नए सिरे से शुरू होनी चाहिए, उदाहरण के लिए। पता पुस्तिका के समान, आपके पास आउटलुक कैलेंडर में अपॉइंटमेंट को रंग में या किसी विशिष्ट नाम से वर्गीकृत करने और इसे "निजी" के रूप में चिह्नित करने का विकल्प होता है। इसके अलावा, महत्वपूर्ण नियुक्तियों को उच्च स्तर के महत्व के साथ प्रदर्शित किया जा सकता है ताकि उन्हें कभी न भुलाया जा सके।

अपॉइंटमेंट या मीटिंग के लिए, हमेशा प्रदान करें:

• एक शीर्षक,

• अपॉइंटमेंट की शुरुआत और समाप्ति को परिभाषित करें या यदि मीटिंग में कार्य दिवस लगता है तो "पूरा दिन" चुनें और

• अपॉइंटमेंट का स्थान दर्ज करें। स्काइप या ज़ूम के माध्यम से ऑनलाइन अपॉइंटमेंट के लिए, आपको मीटिंग के लिए एक्सेस डेटा दर्ज करने के लिए खुली जगह में पर्याप्त जगह मिल जाएगी। यदि ज़ूम या अन्य वीडियो टेलीफोनी सेवा और आउटलुक जुड़े हुए हैं, तो ज़ूम मीटिंग के लिए एक आउटलुक अपॉइंटमेंट स्वचालित रूप से बनाया जाता है।

• यदि आप कई प्रतिभागियों के लिए अपॉइंटमेंट बनाते हैं, तो आपके पास अनुरोध पर प्रतिक्रिया का अनुरोध करने या प्रतिक्रिया को बाहर करने का विकल्प होता है। यदि आप भागीदारी की पुष्टि का अनुरोध करते हैं, तो आपके पास हमेशा एक सिंहावलोकन होगा कि किस अनुरोधित प्रतिभागियों ने स्वीकार या रद्द कर दिया है। सामान्य तौर पर, आउटलुक में किसी क्वेरी के लिए निम्नलिखित प्रतिक्रिया विकल्प होते हैं:

  • अनुरोध स्वीकार करें,
  • आरक्षण के साथ अनुरोध स्वीकार करें,
  • निवेदन अस्विकार।

• आउटलुक को हमेशा अपॉइंटमेंट की याद दिलाने दें। ऐसा करने के लिए, विकल्प मेनू में "अनुस्मारक" बटन का उपयोग करें। डिफ़ॉल्ट रूप से, आउटलुक अपॉइंटमेंट से 15 मिनट पहले मान को रिमाइंडर के रूप में सेट करता है। अनुस्मारक, जिसे "इलेक्ट्रॉनिक नोड" के रूप में संदर्भित किया जा सकता है, गारंटी देता है कि आप एक नियुक्ति को कभी नहीं भूलेंगे। यदि आपने आउटलुक को स्मार्टफोन या घड़ियों जैसे अंतिम उपकरणों से जोड़ा है, तो आपको एक ही समय में कई उपकरणों पर स्वचालित रूप से याद दिलाया जाएगा।

अंतिम चरण में, "सहेजें और बंद करें" बटन का उपयोग करके नया अपॉइंटमेंट सहेजें। यदि आप किसी अपॉइंटमेंट को किसी अन्य दिन में ले जाना चाहते हैं, तो आप माउस को क्लिक करके और स्थानांतरित करके आसानी से ऐसा कर सकते हैं। यह सरलता और उपयोगकर्ता-मित्रता गारंटी देती है कि आप अपने आउटलुक कैलेंडर को हर समय पेशेवर रूप से रख सकते हैं और इसे कुछ ही क्लिक के साथ अनुकूलित कर सकते हैं।

व्यावहारिक युक्ति: जन्मदिन या विशेष वर्षगाँठ को संपर्कों से आउटलुक में स्वचालित रूप से स्थानांतरित किया जा सकता है। कैलेंडर में मैन्युअल प्रविष्टि की तुलना में इसके दो फायदे हैं:

1. आपने सीधे संपर्क के साथ जन्मदिन सहेजा
2. आप जन्मदिन सूचियां बना और प्रिंट कर सकते हैं।

आउटलुक भी आपके द्वारा मैन्युअल रूप से प्रविष्टि जोड़ने की आवश्यकता के बिना जन्मदिन को स्वचालित रूप से कैलेंडर में स्थानांतरित कर देता है।

आउटलुक में अपना कैलेंडर साझा करें

पेशेवर माहौल में और परिवार में निजी तौर पर सबसे ऊपर, यह आपके अपने आउटलुक कैलेंडर को साझा करने के लिए उपयोगी हो सकता है। इस तरह, नियुक्तियों को अस्थायी रूप से या आम तौर पर दूसरों के साथ साझा किया जा सकता है।

आप अपने आउटलुक कैलेंडर को कुछ ही क्लिक में आसानी से साझा कर सकते हैं:

1. बटन पर क्लिक करें: "कैलेंडर साझा करें।

   

2. "जोड़ें" का चयन करें और पता पुस्तिका से एक संपर्क चुनें जिसके साथ आप अपना कैलेंडर साझा करना चाहते हैं। "ओके" के साथ चयन को बंद करें।

3. "प्राधिकरण" के अंतर्गत आप अपने संपर्क के लिए प्राधिकरण स्तर सेट कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, यदि आप "सभी विवरण प्रदर्शित कर सकते हैं" विकल्प चुनते हैं, तो आपका संपर्क आपके कैलेंडर को विस्तार से देखने के लिए अधिकृत है।जब आप "संपादित कर सकते हैं" का चयन करते हैं तो आपका संपर्क कैलेंडर में अपॉइंटमेंट बदलने में सक्षम होता है। उदाहरण के लिए, एक सचिव को कैलेंडर तक पूरी पहुंच दी जाएगी ताकि इसे पेशेवर और प्रभावी ढंग से रखा जा सके। अपने परिवर्तनों को सहेजने के लिए अंत में "ओके" चुनें।

4. तब आपके संपर्क को एक आमंत्रण लिंक प्राप्त होगा। वह दिए गए प्राधिकरण के आधार पर कैलेंडर को देख या बदल सकता है।

आपका कैलेंडर केवल वही लोग देख सकते हैं जिन्हें आपने प्राधिकरण दिया है। कारोबारी माहौल में और माइक्रोसॉफ्ट एक्सचेंज के साथ काम करते समय, यह महत्वपूर्ण हो सकता है कि पूरे संगठन की सार्वजनिक कैलेंडर तक पहुंच हो। अन्य सभी मामलों में, कैलेंडर का स्वामी व्यक्तिगत रूप से निर्दिष्ट करता है कि अन्य लोगों के पास अपॉइंटमेंट और ईवेंट तक कैसे पहुंच है।

जरूरी: यदि आप Microsoft आउटलुक के पुराने संस्करण के साथ काम कर रहे हैं और एक्सचेंज सर्वर के साथ नहीं, तो कैलेंडर को बाहरी लोगों के साथ साझा करना मुश्किल हो सकता है। इस मामले में, Google या Apple के iCloud के माध्यम से कैलेंडर बनाना उपयोगी हो सकता है। आउटलुक 2003 से कैलेंडर को वेबसाइट के रूप में सहेजना भी संभव है। अगले चरण में, कैलेंडर को साझा करने के लिए इंट्रानेट या इंटरनेट पर एक HTML पृष्ठ के रूप में ऑनलाइन रखा जाना चाहिए।

माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक में एक नया कैलेंडर बनाएं

आप जितनी बार चाहें Microsoft आउटलुक में नए कैलेंडर बना सकते हैं और उन्हें साथ-साथ प्रबंधित कर सकते हैं। इस तरह, पेशेवर, व्यवसाय और अन्य नियुक्तियों को समझदारी से अलग करना संभव है। आप "कैलेंडर खोलें / नया खाली कैलेंडर बनाएं" पर क्लिक करके आउटलुक में एक नया कैलेंडर बना सकते हैं।

कैलेंडर को सहेजने के लिए, आपको अगले चरण में एक अद्वितीय नाम निर्दिष्ट करना होगा। आपका नया कैलेंडर निचले बाएँ कोने में Microsoft Outlook कैलेंडर मेनू में अन्य सभी कैलेंडर के साथ प्रदर्शित किया जाएगा।

कैलेंडर आयात करें - सफलता के लिए बस कुछ ही कदम

आप "कैलेंडर खोलें" बटन का उपयोग करके एक सार्वजनिक या साझा कैलेंडर भी आयात कर सकते हैं। आप एक पता पुस्तिका, एक कमरे की सूची या इंटरनेट से कैलेंडर आयात कर सकते हैं और उसमें निहित डेटा को देख या संसाधित कर सकते हैं। यदि आप किसी अन्य व्यक्ति द्वारा साझा किया गया कैलेंडर खोलना चाहते हैं, तो यह इस मेनू क्षेत्र में भी संभव है। साझा कैलेंडर का उपयोग करने के लिए, आपको कैलेंडर का नाम चाहिए। इसे जारी होने पर भंडारण पथ के साथ ईमेल द्वारा आपको भेजा जाएगा। यदि किसी अन्य उपयोगकर्ता का साझा कैलेंडर अब बंद नहीं किया जा सकता है, तो आप आगे सेटिंग विकल्पों का उपयोग कर सकते हैं।

कुछ उपयोगकर्ता एक समस्या का वर्णन करते हैं जो कैलेंडर डेटा आयात करते समय उत्पन्न होती है। ए (2) आपके अपने कैलेंडर के आगे प्रदर्शित होता है। इसका मतलब यह नहीं है कि यह एक और कैलेंडर है। बल्कि, यह 2 अपठित कैलेंडर प्रविष्टियों के उपयोगकर्ता को सूचित करता है।

युक्ति: यदि आप कई कैलेंडर के कैलेंडर दृश्यों को सुपरइम्पोज़ करना चाहते हैं, तो आउटलुक में नीचे बाईं ओर डिस्प्ले मेनू में सभी कैलेंडर को टिक के साथ चिह्नित करें। आउटलुक तब आपको एक संपूर्ण दृश्य दिखाता है जिसमें कैलेंडर प्रविष्टियों को विभिन्न रंगों में हाइलाइट किया जाता है। यदि आप स्पष्टता के कारणों के लिए समय-सीमा बदलना चाहते हैं, तो यह आउटलुक सेटिंग्स में कुछ ही क्लिक के साथ भी संभव है। अपॉइंटमेंट के लिए टाइम ग्रिड में एक बार का परिवर्तन भी एक क्लिक से किया जा सकता है।

दो अलग-अलग कैलेंडर एक साथ रखें

बहुत सारे अलग-अलग कैलेंडर रखना व्यवहार में बहुत आशाजनक नहीं है। यहां तक कि अगर आप कैलेंडर को दृश्य में लागू करते हैं, तो अतिरेक और गलत प्रविष्टियां उत्पन्न होती हैं। यदि आप कई कैलेंडर और उनके अपॉइंटमेंट को एक कैलेंडर में संयोजित करना चाहते हैं, तो आप अपॉइंटमेंट को एक कैलेंडर से दूसरे कैलेंडर में कॉपी करके ऐसा कर सकते हैं।

आउटलुक कैलेंडर को कैसे सिंक्रोनाइज़ करें

जबकि वर्षों पहले लोग विशेष रूप से एक व्यक्तिगत कंप्यूटर के साथ काम करते थे, आज सभी मौजूदा अंतिम उपकरणों का उपयोग करके ई-मेल या नई नियुक्तियों में प्रवेश करना निश्चित रूप से एक बात है। टैबलेट, स्मार्टफोन, ऐप्पल वॉच या नोटबुक जैसी डिजिटल घड़ी और सिरी और एलेक्सा जैसे डिजिटल सहायक आउटलुक कैलेंडर में नियुक्तियों को सहेजने और उन्हें एक सेकंड के अंशों में सिंक्रनाइज़ करने के लिए विभिन्न विकल्प प्रदान करते हैं।

यदि आप अपने iPhone, iPad या Android डिवाइस पर Outlook.com ई-मेल खाते या आउटलुक का उपयोग करते हैं, तो आउटलुक कैलेंडर को बिना किसी समस्या के सिंक्रनाइज़ किया जा सकता है। Outlook में Google कैलेंडर या अन्य सॉफ़्टवेयर-आधारित आयोजक का उपयोग भी समस्यारहित है, जब तक कि वे सही तरीके से माइग्रेट किए जाते हैं।

आउटलुक कैलेंडर को एंड्रॉइड के साथ सिंक करें

Android सेल फ़ोन या टैबलेट के अधिकांश उपयोगकर्ता डिफ़ॉल्ट रूप से अपने डिवाइस पर Google कैलेंडर का उपयोग करते हैं। इसे आउटलुक में एकीकृत करने के लिए, निम्नलिखित कदम उठाए जाने चाहिए:

1. अपने Google खाते पर ऑनलाइन नेविगेट करें और उस कैलेंडर को खोलें जिसे आप आउटलुक के साथ एकीकृत करना चाहते हैं।

2. Google में मेनू क्षेत्र "मेरे कैलेंडर के लिए सेटिंग्स" पर जाएं और फिर क्लिपबोर्ड पर "iCal प्रारूप में सार्वजनिक पता" प्रविष्टि में लिंक को कॉपी करें।

3. अब आउटलुक में मेन्यू खोलें: "कैलेंडर खोलें / इंटरनेट से।"

   

4. नए खुले संवाद बॉक्स में, Google कैलेंडर लिंक दर्ज करें।

   

5. डेटा स्थानांतरित होने के बाद, Google कैलेंडर और आउटलुक से अपॉइंटमेंट स्वचालित रूप से सिंक्रनाइज़ हो जाते हैं।

Apple के साथ आउटलुक कैलेंडर को सिंक्रोनाइज़ करें

आप अपने आईक्लाउड कैलेंडर को अपने पीसी पर आउटलुक के साथ मुफ्त विंडोज प्रोग्राम आईक्लाउड फॉर विंडोज डाउनलोड करके आसानी से सिंक्रोनाइज़ कर सकते हैं। सेट अप करने के बाद, आपके पास विभिन्न सेटिंग विकल्प हैं।

यदि आप चेकबॉक्स "मेल, संपर्क, कैलेंडर और कार्य" को सक्रिय करते हैं, तो iCloud कैलेंडर आउटलुक में एकीकृत हो जाएगा। अब से आप इसे आउटलुक में एक अलग कैलेंडर प्रविष्टि के रूप में पाएंगे। सभी संपर्क, कार्य और पिछली नियुक्तियों को भी स्थानांतरित कर दिया जाता है।

मोबाइल उपकरणों पर आउटलुक ऐप का उपयोग करें

एंड्रॉइड और आईओएस के साथ आप माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक के स्मार्टफोन और टैबलेट संस्करणों का भी उपयोग कर सकते हैं। दोनों ऑपरेटिंग सिस्टम के लिए मोबाइल संस्करण नि:शुल्क उपलब्ध हैं।

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डाउनलोड के बाद, आप अपने टेबलेट या स्मार्टफोन पर हमेशा की तरह आउटलुक का उपयोग कर सकते हैं। मौजूदा कैलेंडर का सिंक्रनाइज़ेशन या तो आयात विज़ार्ड के माध्यम से या सीधे सेटअप विज़ार्ड के साथ ई-मेल खाता सेट करते समय काम करता है। इसके अलावा, नए कैलेंडर किसी भी समय आउटलुक में मैन्युअल रूप से जोड़े जा सकते हैं।

आउटलुक कैलेंडर के लिए अधिक कुशल व्यावहारिक सुझाव

रजिस्ट्री का उपयोग करके उन्नत खोज में AND लिंक सक्रिय करें

Outlook खोज फ़ंक्शन, जिसमें कैलेंडर भी शामिल है, में कई खोज शब्द पाए जाने को सक्षम करने के लिए, आपको रजिस्ट्री में परिवर्तन करने होंगे। यह आवश्यक है क्योंकि आउटलुक डिफ़ॉल्ट रूप से या लिंक के साथ खोज करता है। विंडोज रजिस्ट्री को रजिस्ट्री कहा जाता है। यह विंडोज़ और आउटलुक जैसे कार्यक्रमों के लिए जानकारी और सेटिंग्स को स्टोर करता है।

और लिंक पर अधिक: रजिस्ट्री का उपयोग करके उन्नत खोज में सक्रिय और लिंक कैसे करें

डेस्कटॉप पर कैलेंडर दिखाएं

यदि आपको जल्दी जाना है और आपको उसी समय अपने कैलेंडर की स्पष्ट प्रस्तुति की आवश्यकता है, तो आप आउटलुक के लिए "डोंट फॉरगेट" प्रोग्राम का उपयोग कर सकते हैं। सॉफ़्टवेयर एप्लिकेशन के साथ आप अपने अपॉइंटमेंट और कार्यों को आउटलुक से सीधे डेस्कटॉप पर कैलेंडर के रूप में प्रदर्शित कर सकते हैं।

एक वैकल्पिक एप्लिकेशन जो आउटलुक को खोले बिना डेस्कटॉप पर आपकी नियुक्तियों को भी प्रदर्शित करता है, कार्थागो सॉफ्टवेयर से मुफ्त डेस्कटास्क टूल है। एप्लिकेशन आउटलुक से अगले कुछ दिनों के लिए नियुक्तियों और कार्यों के बारे में पूछताछ करता है और उन्हें डेस्कटॉप पर स्पष्ट रूप से प्रदर्शित करता है। आउटलुक शुरू किए बिना, आपके पास सभी आगामी नियुक्तियों का एक अच्छा अवलोकन है।

कैलेंडर वर्ष को साल दर साल संग्रहित करें

एक कैलेंडर संग्रह पेशेवर और निजी दोनों कामों के लिए दिलचस्प है। आप किसी भी समय संग्रह में पता लगा सकते हैं जब पिछले वर्षों में नियुक्ति हुई थी। यह अधिकारियों या अन्य संस्थानों से महत्वपूर्ण पूछताछ के लिए विशेष रूप से महत्वपूर्ण है। कई उपयोगकर्ता अपने कैलेंडर को डिफ़ॉल्ट रूप से वर्ष के अंत में संग्रहीत करते हैं और इसके लिए निम्नलिखित निर्देशों का उपयोग करते हैं।

युक्ति: आउटलुक "आज" का प्रयोग करें

आउटलुक 2007 और 2010 के ई-मेल मॉड्यूल में आप नवीनतम संदेशों को प्रदर्शित करने के लिए "आउटलुक टुडे" बटन का उपयोग कर सकते हैं। आउटलुक के कैलेंडर मॉड्यूल से सिर्फ एक क्लिक के साथ टुडे स्क्रीन पर जाने के लिए, विस्तारित टूलबार दिखाएं।

युक्ति: यदि आउटलुक दो बार रिमाइंडर दिखाता है तो क्लीन रिमाइंडर्स का उपयोग करें

जिन उपयोगकर्ताओं को कई नियुक्तियों का समन्वय करना होता है, वे आउटलुक रिमाइंडर से लाभान्वित होते हैं। कुछ मामलों में, आउटलुक में रिमाइंडर डबल और ट्रिपल दिखाई देंगे, जो कष्टप्रद है और ध्यान भंग करने वाला हो सकता है। Microsoft आउटलुक उपयोगकर्ता इस त्रुटि को एक साधारण विंडोज कमांड के साथ तुरंत ठीक कर सकते हैं। प्रोग्राम-आंतरिक सूची को आमतौर पर "क्लीनरिमाइंडर्स" कमांड से हटाया जा सकता है। नतीजतन, डुप्लिकेट यादें मिट जाती हैं। वही लागू होता है यदि आउटलुक अतीत में नियुक्तियों के लिए अनुस्मारक दिखाता है।

डीआईएन नियमों के अनुसार कैलेंडर प्रारूपित करें

यदि Microsoft Outlook कैलेंडर में कैलेंडर सप्ताह ठीक से नहीं दिखाता है, तो यह गलत सेटिंग के कारण हो सकता है। कैलेंडर यूएस संस्करण में दिखाया गया है न कि डीआईएन 1355/आईएसओ 860 के अनुसार। आप आउटलुक में कैलेंडर विकल्पों में सेटिंग्स बदल सकते हैं।

Outlook कैलेंडर में मुख्य कार्य घंटे और पुनरावर्ती अपॉइंटमेंट सेट करें

आउटलुक रोजमर्रा के काम के लिए कई तरह के कार्य प्रदान करता है। एक व्यावहारिक कार्य मुख्य कार्य घंटों की स्थापना है। साथ ही, एक कमी यह है कि आप साप्ताहिक आधार पर केवल मुख्य कार्य घंटे निर्धारित कर सकते हैं। काम की तेजी से बढ़ती लचीली दुनिया में, यह बहुत प्रभावी नहीं है, खासकर फ्रीलांसरों और सीमांत अंशकालिक कर्मचारियों के लिए। विभिन्न कार्य घंटों में प्रवेश करने की एक संभावना श्रृंखला नियुक्तियों द्वारा प्रदान की जाती है जिसे आप व्यक्तिगत रूप से बना और संपादित कर सकते हैं। इस दृष्टिकोण के साथ, बिना किसी समस्या के आउटलुक में वास्तविक कामकाजी घंटों को प्रदर्शित करना संभव है।

निष्कर्ष: आउटलुक कैलेंडर - प्रत्येक उपयोगकर्ता के लिए पेशेवर शेड्यूलिंग

Microsoft आउटलुक का कैलेंडर फ़ंक्शन विभिन्न तरीकों से उपयोगकर्ताओं का समर्थन करता है। एक ओर, आउटलुक में कैलेंडर संरचना, स्पष्टता और उपयोगकर्ता-मित्रता में अपनी सादगी से प्रभावित करता है। दूसरी ओर, नियुक्तियों को यथोचित रूप से नियोजित किया जा सकता है और विभिन्न कैलेंडर दृश्यों में प्रदर्शित किया जा सकता है। विभिन्न सेटिंग्स और विकल्पों के साथ, आउटलुक में कैलेंडर को वैयक्तिकृत करना और इसे व्यक्तिगत परिस्थितियों में अनुकूलित करना संभव है।

शेड्यूलिंग और कैलेंडर फ़ंक्शंस में अलग-अलग और अभ्यास-प्रासंगिक कार्य हैं। का

• नियुक्तियों का रंग डिजाइन खत्म
• शेड्यूलिंग विरोधों के लिए स्वचालित प्रतिक्रिया
• तालिका अभ्यावेदन के लिए

Microsoft Outlook के साथ दैनिक जीवन को कुशल बनाने के कई तरीके हैं।

अपने कैलेंडर कार्यों और मीटिंग के लिए पेशेवर शेड्यूलिंग के साथ, Microsoft आउटलुक गारंटी देता है कि टीम वर्क किसी भी समय संभव है। संक्षेप में, माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक का कैलेंडर फ़ंक्शन निजी उपयोगकर्ताओं और सभी आकारों की कंपनियों दोनों को विशेष रूप से नियुक्तियों की योजना बनाने और कैलेंडर और नियुक्तियों तक पहुंच को वैयक्तिकृत करने के लिए विकल्पों की एक विस्तृत श्रृंखला प्रदान करता है।

जो उपयोगकर्ता Microsoft आउटलुक के मेनू और सेटिंग विकल्पों से संबंधित युक्तियों और युक्तियों को जानते हैं, वे आउटलुक का सर्वोत्तम संभव उपयोग कर सकते हैं और अपनी नियुक्तियों की बेहतर योजना बना सकते हैं। माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक के साथ कैलेंडर्स को सिंक्रोनाइज करना, अपॉइंटमेंट्स की सीरीज सेट करना और मोबाइल डिवाइसेज को इंटीग्रेट करना भी संभव है। डिजिटलीकरण के युग में, माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक गारंटी देता है कि नियुक्तियों और कार्यों को सर्वोत्तम संभव तरीके से संरचित किया जाता है ताकि आप पेशेवर रूप से काम कर सकें।