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सूचियाँ समय के साथ अप्रचलित हो जाती हैं। यह तथ्य Microsoft Excel में विस्तृत सूचियों के साथ-साथ Microsoft Outlook में संपर्क समूह या वितरण सूची पर लागू होता है। जबकि नए पते जोड़ने होते हैं, पुराने संपर्कों को समायोजित या हटा दिया जाता है। हर समय पेशेवर और अप-टू-डेट संपर्क समूह रखने के लिए यह चल रही प्रक्रिया महत्वपूर्ण है।
वितरण सूची संपादित करने के लिए, निम्न कार्य करें:
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संपर्क फ़ोल्डर खोलें।
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अपनी इच्छित वितरण सूची के नाम पर डबल-क्लिक करें। आप वितरण सूचियों को एक आइकन द्वारा पहचान सकते हैं जो दो शैलीबद्ध शीर्ष दिखाता है।
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वांछित परिवर्तन करें: पता पुस्तिका से संपर्क जोड़ने या नए पते दर्ज करने के लिए, "सदस्य जोड़ें" पर क्लिक करें। Microsoft आउटलुक के संस्करण के आधार पर, बटनों के नाम और मेनू संरचना के अलग-अलग पदनाम होते हैं।
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एक बार जब आप कर लें, तो "सहेजें और बंद करें" पर क्लिक करें।
जरूरी:
यदि आप वितरण सूची में शामिल किसी एक पते को संपादित करना चाहते हैं, तो उसे संपर्क फ़ोल्डर में खोलें और संपर्क संपादित करें। ई-मेल भेजने से पहले, आउटलुक नवीनतम डेटा संस्करण का उपयोग करता है ताकि सिस्टम द्वारा परिवर्तनों को स्वचालित रूप से ध्यान में रखा जा सके। यदि कोई सहेजा गया संपर्क नहीं है, तो आउटलुक "सदस्य जोड़ें" के माध्यम से दर्ज पते का उपयोग करता है। आप इन्हें वितरण सूची में संपादित नहीं कर सकते।
