आप अपने आउटलुक से संपर्क डेटा का नियमित रूप से बैकअप लेना चाहते हैं या आप उन्हें कार्यालय में आउटलुक से अपने निजी आउटलुक में स्थानांतरित करना चाहते हैं या किसी सहयोगी को उपलब्ध कराना चाहते हैं: ऐसा करने का सबसे आसान तरीका पता पुस्तिका निर्यात करना है
यदि आप एक बैकअप बनाना चाहते हैं या निर्यात किए गए डेटा को किसी अन्य आउटलुक में स्थानांतरित करना चाहते हैं, तो डेटा को पीएसटी फ़ाइल में सहेजना उचित है। फिर आप किसी अन्य आउटलुक के साथ पीएसटी फाइल में आसानी से पढ़ सकते हैं।
यदि आप किसी ऐसे सहकर्मी को डेटा देना चाहते हैं जिसके पास आउटलुक नहीं है, तो वे पीएसटी फ़ाइल के साथ कुछ नहीं कर सकते। फिर आपको पतों को एक्सेल प्रारूप में या सीएसवी प्रारूप में निर्यात करना चाहिए (आउटलुक में इसे "अल्पविराम से अलग किए गए मान" कहा जाता है)।
निर्यात पता पुस्तिका पूरी तरह से
ऐसा करने के लिए, निम्नानुसार आगे बढ़ें:
- आउटलुक में संस्करण 2007 तक आप कमांड को कॉल करते हैं फ़ाइल → आयात / निर्यात पर। आउटलुक 2010 में, आप कॉल करते हैं फ़ाइल → ओपन → आयात पर।
- चुनना फ़ाइल में निर्यात करें और क्लिक करें आगे.
- चुनना व्यक्तिगत फ़ोल्डर फ़ाइल (.pst) (या आउटलुक 2010 . में) आउटलुक डेटा फ़ाइल (.pst)) और क्लिक करें आगे.
- चुनना संपर्क और विकल्प को टॉगल करें सबफोल्डर्स शामिल करें ए। फिर पर क्लिक करें आगे.
- अधिक चुनें खोज उस फ़ोल्डर का चयन करें जिसमें पीएसटी फ़ाइल सहेजी जानी है और एक वर्णनात्मक फ़ाइल नाम दर्ज करें, जैसे संपर्क-बैकअप.pst.
- विकल्प रखें निर्यात की गई वस्तुओं के साथ डुप्लिकेट बदलें पर और क्लिक करें पूर्ण.
- यदि डेटा अत्यधिक संवेदनशील नहीं है, तो चुनें कोई एन्क्रिप्शन नहीं और क्लिक करें ठीक है. आउटलुक 2010 में, बस पासवर्ड फ़ील्ड को खाली छोड़ दें और क्लिक करें ठीक है. यदि आपको बैकअप की सुरक्षा करने की आवश्यकता है, तो चुनें मजबूत एन्क्रिप्शन और पासवर्ड दो बार दर्ज करें। विकल्प इस पासवर्ड को पासवर्ड लिस्ट में सेव करें इसे निष्क्रिय छोड़ दें, निश्चित रूप से, अन्यथा कोई भी व्यक्ति जो आपके पीसी तक पहुंच प्राप्त कर सकता है, पासवर्ड दर्ज किए बिना फ़ाइल खोल सकता है। के साथ संवाद बंद करें ठीक है.
वर्णित प्रक्रिया में, फ़ोल्डर में सुझाए गए संपर्क निहित प्रविष्टियाँ सहेजी नहीं गईं। ये चरण 4 में चयन सूची के बहुत अंत में हैं। CTRL कुंजी दबाए रखते हुए संपर्कों के साथ उनका चयन करना संभव नहीं है। यदि आप उन्हें सहेजना चाहते हैं, तो आपको नीचे दिए गए चरण 1 से 7 को दोहराना होगा।
बैकअप फिर से आयात करें
यदि आप उसी या किसी अन्य पीसी पर पते (पुनः) पढ़ना चाहते हैं, तो निम्नानुसार आगे बढ़ें:
- आउटलुक में संस्करण 2007 तक आप कमांड को कॉल करते हैं फ़ाइल → आयात / निर्यात पर। आउटलुक 2010 में, चुनें फ़ाइल → ओपन → आयात.
- चुनना अन्य कार्यक्रमों या फाइलों से आयात करें और क्लिक करें आगे.
- चुनना व्यक्तिगत फ़ोल्डर फ़ाइल (.pst) और क्लिक करें आगे.
- बैक अप पीएसटी फ़ाइल का चयन करें।
- यदि आपने बैकअप के बाद से अपने आउटलुक में कुछ संपर्कों को बदल दिया है, तो आयात संवाद में चयन करें डुप्लिकेट आयात न करें अन्यथा संपर्कों में परिवर्तन पुराने डेटा द्वारा अधिलेखित कर दिए जाएंगे। यदि आप स्वयं निर्णय लेना चाहते हैं कि डुप्लिकेट के मामले में पता पुस्तिका में कौन सा संस्करण रखना है, तो चुनें डुप्लीकेट बनाने की अनुमति दें समाप्त। फिर आपको आयात के बाद पता पुस्तिका को देखना होगा और अनावश्यक डुप्लिकेट को हटाना होगा।
- पर क्लिक करें आगे.
- विकल्प टॉगल करें सबफोल्डर्स शामिल करें और विकल्प चुनें उसी फ़ोल्डर में आइटम आयात करें: व्यक्तिगत फ़ोल्डर (यदि आपके पास आउटलुक 2010 में कई व्यक्तिगत फ़ोल्डर हैं, तो आप जो चाहते हैं उसे ले लें)।
- पर क्लिक करें पूर्ण.
