आउटलुक सेटिंग्स: डेटा कैसे खोजें और बैकअप लें

चरण-दर-चरण निर्देश

माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक में महीनों या वर्षों के दौरान सैकड़ों या हजारों ईमेल, अटैचमेंट, कैलेंडर प्रविष्टियां और डेटा जमा होते हैं। यदि आप इस डेटा और आउटलुक सेटिंग्स को एक नए पीसी पर ले जाने या बैकअप बनाने के लिए सहेजना चाहते हैं, तो ऐसा करने के कई विकल्प और तरीके हैं।

यह महत्वपूर्ण है कि माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक में आपका डेटा और आउटलुक में सेटिंग्स अलग-अलग फाइलों में सहेजी गई हैं। जबकि सभी ई-मेल, कैलेंडर प्रविष्टियां और डेटा तथाकथित पीएसटी या ओएसटी फाइलों में सहेजे जाते हैं, विंडोज रजिस्ट्री में फ़ंक्शन सेटिंग्स सहेजी जाती हैं। सेटिंग्स और डेटा दोनों का बैकअप लेने के लिए, रजिस्ट्री में फ़ाइलें और Outlook डेटा वाली कंटेनर फ़ाइलों का हमेशा बैकअप लिया जाना चाहिए।

सीधे माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक से डेटा बैकअप

ई-मेल जैसे सभी डेटा जैसे उनके अटैचमेंट, अपॉइंटमेंट, कार्य, संपर्क, नोट्स और जर्नल डेटा को सीधे आउटलुक से सहेजना संभव है, क्योंकि माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक इस जानकारी को एक केंद्रीय फाइल में एक्सटेंशन * .PST या * .OST के साथ सहेजता है। . डिफ़ॉल्ट रूप से, फ़ाइल का नाम Outlook.pst या Outlook.ost है। यदि आप Microsoft Outlook के अंतर्गत कई प्रोफ़ाइलों का उपयोग करते हैं या विभिन्न ई-मेल खातों का प्रबंधन करते हैं, तो प्रत्येक प्रोफ़ाइल या खाते के लिए एक अलग PST फ़ाइल या OST फ़ाइल बनाई जाती है। सभी संग्रहीत डेटा भी पीएसटी फाइलों में सहेजे जाते हैं।

पीएसटी फाइलें (व्यक्तिगत स्टोर फाइलें) तथाकथित कंटेनर फाइलें हैं जो माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक से विभिन्न सूचनाओं को सहेजने में सक्षम हैं। सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि पीओपी -3 खाते अपनी जानकारी को पीएसटी फाइलों में संग्रहीत करते हैं। आउटलुक 2013 तक, IMAP खातों का डेटा भी PST फाइलों में सहेजा गया था। Microsoft Outlook 2016 के अनुसार, डेटा एक OST फ़ाइल (आउटलुक ऑफ़लाइन फ़ाइल) में सहेजा जाता है। OST और PST फाइलों के अलावा, आउटलुक को भी NST फाइलों के बीच अंतर करना होता है। ये आउटलुक ग्रुप स्टोर फाइलें हैं। इसमें ग्रुप की बातचीत या लोकल ग्रुप डेटा को आर्काइव किया जाता है।

आउटलुक द्वारा उत्पन्न सभी पीएसटी फाइलें ऑपरेटिंग सिस्टम के आधार पर डिफ़ॉल्ट रूप से निम्नलिखित फ़ोल्डर में पाई जा सकती हैं:

विंडोज 10: सी: \ उपयोगकर्ता \ ऐपडाटा \ स्थानीय \ माइक्रोसॉफ्ट \ आउटलुक

विंडोज 7 / विस्टा: सी: \ उपयोगकर्ता \ ऐपडाटा \ स्थानीय \ माइक्रोसॉफ्ट \ आउटलुक

विंडोज एक्स पी: सी: \ दस्तावेज़ और सेटिंग्स \ स्थानीय सेटिंग्स \ एप्लिकेशन डेटा \ माइक्रोसॉफ्ट \ आउटलुक

कंटेनर फाइलें आमतौर पर छिपी होती हैं ताकि उन्हें विंडोज एक्सप्लोरर में सामान्य खोज के साथ प्रदर्शित न किया जा सके। एक्सप्लोरर में कंटेनर फ़ाइलों को दृश्यमान बनाने के लिए, कमांड को कॉल करें "उपकरण → फ़ोल्डर विकल्प → देखें"और विकल्प स्विच करें"छिपी हुई फ़ाइलें, फ़ोल्डर और ड्राइव दिखाएं" ए। Windows XP उपयोगकर्ता चुनें: "छिपी हुई फ़ाइलें और फ़ोल्डर: सभी फ़ाइलें और फ़ोल्डर दिखाएं“.

आउटलुक में स्टोरेज पाथ को लोकलाइज करें

कंटेनर फ़ाइलों के संग्रहण पथ का पता लगाने का दूसरा तरीका सीधे Outlook में पाया जा सकता है। निम्नलिखित तीन चरण आपको विशिष्ट जानकारी देंगे कि आपके कंप्यूटर पर कौन सी PST या OST फाइलें स्थानीय रूप से सहेजी गई हैं:

1. आउटलुक में "फाइल" टैब पर नेविगेट करें और "सूचना" मेनू पर स्विच करें।

   

2. अगले चरण में, "खाता सेटिंग" विकल्प मेनू पर स्विच करें।

   

3. अपने कंप्यूटर पर व्यक्तिगत OST या PST फ़ाइलों और उनके पथों को खोजने के लिए "डेटा फ़ाइल" टैब पर नेविगेट करें।

   

आउटलुक जानकारी के विभिन्न डेटा भंडारण

Microsoft आउटलुक का केंद्र पीएसटी या ओएसटी फाइलें हैं। डेटा, ई-मेल के अटैचमेंट, कैलेंडर प्रविष्टियां और बहुत कुछ उनमें सहेजा जाता है। PST और OST फाइलों के बीच सबसे बड़ा अंतर उनकी उपलब्धता है। PST फ़ाइलों में Microsoft Outlook का उपयोग करके भेजे और प्राप्त किए गए सभी डेटा होते हैं। दूसरी ओर, OST फाइलें आपके आउटलुक डेटा की स्थानीय कॉपी के रूप में देखी जा सकती हैं। इंटरनेट रिसेप्शन में रुकावट की स्थिति में फ़ाइल डुप्लिकेट की आवश्यकता होती है ताकि आप आउटलुक के साथ काम करना जारी रख सकें। वास्तविक मास्टर फ़ाइल आमतौर पर Microsoft के सर्वर पर स्थित होती है, उदाहरण के लिए Microsoft Exchange खाते के साथ। यह स्वचालित रूप से ऑनलाइन एक्सेस और अपडेट किया जाता है।

OST और PST फाइलों के अलावा, आउटलुक अकाउंट सेटिंग्स को विंडोज रजिस्ट्री में सेव किया जाता है।

एक पीएसटी फ़ाइल बनाएं और सहेजें - आउटलुक से आसानी से संभव है

1. माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक से एक व्यक्तिगत पीएसटी फ़ाइल को बचाने के लिए, "फाइल" टैब पर नेविगेट करें और "ओपन एंड एक्सपोर्ट" मेनू क्षेत्र पर स्विच करें।

   

2. अगले चरण में, "आयात / निर्यात" बटन पर क्लिक करें और निम्न चयन विंडो में "फ़ाइल में निर्यात करें" प्रविष्टि का चयन करें।

   

3. अगला चरण आपको Outlook डेटा फ़ाइल या अल्पविराम से अलग की गई फ़ाइल बनाने का विकल्प देता है। आउटलुक डेटा फाइल (पीएसटी) का चयन करें।

   

4. अंतिम चरण में आप चुन सकते हैं कि आप पीएसटी फ़ाइल में कौन सा डेटा और जानकारी सहेजना चाहते हैं। आप अलग-अलग फ़ोल्डरों का चयन करके डेटा का दायरा निर्धारित करते हैं।

   

PST फाइल को स्टोरेज लोकेशन जैसे मास स्टोरेज, डीवीडी, या आपकी हार्ड ड्राइव पर कैश किया जा सकता है। यदि आपकी मूल PST फ़ाइल क्षतिग्रस्त हो गई है, उदाहरण के लिए प्रोग्राम क्रैश से, और अब इसे खोला नहीं जा सकता है, तो आप इसे बैकअप की गई PST फ़ाइल से बदल सकते हैं। यदि आप किसी नए कंप्यूटर पर Microsoft Outlook में PST फ़ाइल पढ़ना चाहते हैं, तो यह मेनू आइटम "अन्य प्रोग्रामों या फ़ाइलों से आयात करें" के अंतर्गत आयात और निर्यात सहायक में भी किया जाता है।

DVD से PST फ़ाइल लोड करते समय एक त्रुटि संदेश प्रकट हो सकता है। आउटलुक रिपोर्ट करता है कि पीएसटी फाइल राइट-प्रोटेक्टेड है और डेटा नहीं पढ़ती है। ऐसे मामले में, आपको लेखन सुरक्षा को हटाना होगा। ऐसा करने के लिए, फ़ाइल को विंडोज एक्सप्लोरर में हार्ड डिस्क पर कॉपी करने के बाद राइट-क्लिक करें, मेनू आइटम "गुण" का चयन करें और "रीड-ओनली" विशेषता को निष्क्रिय करें।

आउटलुक अकाउंट सेटिंग्स का बैकअप लें - यह इस तरह काम करता है

पीएसटी फ़ाइल बनाने और उसका बैकअप लेने के बाद, आपको आउटलुक की खाता सेटिंग्स का भी बैकअप लेना चाहिए। खाता और प्रोफ़ाइल सेटिंग्स विंडोज रजिस्ट्री में पाई जा सकती हैं। Microsoft Outlook के वर्तमान संस्करण के लिए वे निम्न कुंजी में सहेजे गए हैं:

HKEY_CURRENT_USER \ Software \ Microsoft \ Office \ 16.0 \ Outlook \ Profiles
\ आउटलुक \ 9375CFF0413111d3B88A00104B2A6676।

आउटलुक 2010 उपयोगकर्ता निम्नलिखित पथ के तहत सेटिंग्स पा सकते हैं:

HKEY_CURRENT_USER \ सॉफ़्टवेयर \ Microsoft \ Windows NT \ CurrentVersion \ Windows मैसेजिंग सबसिस्टम \ प्रोफाइल \ आउटलुक \ 9375CFF0413111d3B88A00104B2A6676

पथ में आपके द्वारा उपयोग की जा रही प्रत्येक प्रोफ़ाइल के लिए एक अलग फ़ोल्डर है। ई-मेल खातों की सेटिंग्स इनमें से प्रत्येक प्रोफ़ाइल फ़ोल्डर में 9375CFF0413111d3B88A - 00104B2A6676 फ़ोल्डर में सहेजी गई हैं।

रजिस्टर फाइल को तीन चरणों में सेव करें

प्रासंगिक फ़ाइल को सहेजने के लिए, निम्नानुसार आगे बढ़ें:

1. सभी कार्यालय अनुप्रयोगों और विशेष रूप से माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक को बंद करें।

2. माइक्रोसॉफ्ट विंडोज में, "स्टार्ट" पर राइट-क्लिक करें और मेनू आइटम "रन" चुनें। एक नई विंडो खुलती है जिसमें आप निम्न कमांड दर्ज करते हैं: रेजीडिट।

   

3. रजिस्ट्री संपादक में उपयुक्त प्रविष्टि की तलाश करें। दाएँ माउस बटन के एक क्लिक से, आप फ़ाइल की प्रतिलिपि बना सकते हैं और उसे अस्थायी रूप से किसी सुरक्षित स्थान पर संग्रहीत कर सकते हैं।

   

यदि आप Windows या Outlook को पुन: स्थापित करने के बाद इस तरह से सहेजे गए प्रोफ़ाइल डेटा को फिर से आयात करना चाहते हैं, तो Windows Explorer में REG फ़ाइल पर एक डबल-क्लिक पर्याप्त है।

जरूरी: हर बार जब आप आयात करते हैं, तो आप रजिस्ट्री में प्रोफ़ाइल सेटिंग्स को अधिलेखित कर देते हैं। डेटा हानि और सिस्टम क्रैश को रोकने के लिए, आपको केवल रजिस्ट्री में परिवर्तन करना चाहिए यदि आपने बैकअप प्रतियां बनाई हैं और सुनिश्चित हैं कि रजिस्ट्री फ़ाइलों को आयात करना समझ में आता है और समीचीन है।

सारांश: दो अलग-अलग रास्तों से आउटलुक डेटा और सेटिंग्स का बैकअप लें

यदि आप माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक से अपने डेटा और सेटिंग्स की बैकअप प्रतिलिपि बनाना चाहते हैं, तो आपको कम से कम दो अलग-अलग फाइलों को संग्रहित करना होगा। ऐसा इसलिए है क्योंकि आपके ईमेल, कैलेंडर प्रविष्टियां और सभी आउटलुक डेटा का बैकअप आमतौर पर पीएसटी या ओएसटी फाइलों में लिया जाता है। इसके विपरीत, आपकी सेटिंग्स Windows रजिस्ट्री में संग्रहीत और सहेजी जाती हैं। आप या तो मौजूदा पीएसटी फ़ाइल को सीधे विंडोज एक्सप्लोरर से कॉपी कर सकते हैं और इसे अस्थायी रूप से एक सुरक्षित भंडारण स्थान में संग्रहीत कर सकते हैं।

वैकल्पिक रूप से, आप Outlook आयात/निर्यात सहायक का उपयोग करके सीधे बनाई गई PST फ़ाइल भी प्राप्त कर सकते हैं। आप "रन" विंडो में "regedit" कमांड दर्ज करके संबंधित रजिस्ट्री फ़ाइल पा सकते हैं।

एक बार जब आप सभी फाइलों का बैकअप ले लेते हैं, तो आप एक नए कंप्यूटर पर आउटलुक स्थापित कर सकते हैं और अपने मौजूदा डेटा और सेटिंग्स के साथ जारी रख सकते हैं। हर समय डेटा हानि, वायरस या हैकर के हमलों से सुरक्षित रहने के लिए फ़ाइलों का निरंतर डेटा बैकअप भी समीचीन है।

सामान्य प्रश्न

Microsoft Windows में रजिस्ट्री में क्या सहेजा जाता है?

रजिस्ट्री या रजिस्ट्री डेटाबेस को केंद्रीय कॉन्फ़िगरेशन डेटाबेस के रूप में संदर्भित किया जा सकता है। यह माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक के साथ-साथ विंडोज के लिए सेटिंग्स के लिए विशिष्ट सेटिंग्स को स्टोर करता है। प्रोग्राम सेटिंग्स के अलावा, ऑटोस्टार्ट प्रोग्राम और सिस्टम-प्रासंगिक जानकारी भी रजिस्ट्री में संग्रहीत की जाती है।

regedit कमांड किसके लिए प्रयोग किया जाता है?

Microsoft Windows में रजिस्ट्री संपादक को खोलने के लिए Regedit या Regedit.exe आदेश का उपयोग करें। फिर आप Windows रजिस्ट्री में अलग-अलग प्रविष्टियों को देख, संपादित या कॉपी कर सकते हैं।

OST फाइलों में कौन सी सामग्री संग्रहित होती है?

अधिकांश आधुनिक ईमेल खाते ऑफ़लाइन डेटा फ़ाइलों (OST) के साथ काम करते हैं। मेलबॉक्स जानकारी की सिंक्रनाइज़ प्रतियां उनमें स्थानीय रूप से संग्रहीत की जाती हैं। मास्टर कॉपी आम तौर पर एक ऑनलाइन सर्वर पर स्थित होती है, उदाहरण के लिए Microsoft सर्वर पर Microsoft Exchange खातों के मामले में।