यह सुनिश्चित करने के लिए स्वत: पूर्ण फ़ंक्शन का उपयोग करें कि आपके एक्सेल टेबल और सूचियों में पुनरावर्ती सामग्री को अधिक तेज़ी से दर्ज किया जा सकता है
एक्सेल में एक स्वत: पूर्ण सुविधा है (जिसे एक्सेल के पुराने संस्करणों में ऑटोएन्टर भी कहा जाता है)। पाठ दर्ज करते समय, प्रोग्राम यह जांचता है कि प्रविष्टि पहले से ही वर्तमान तालिका में समाहित है या नहीं। यदि हां, तो कार्यक्रम बताता है कि पहले अक्षर के बाद प्रविष्टि कैसे पूरी की जा सकती है।
यदि आप इस सुझाव को स्वीकार करना चाहते हैं, तो बस अपना इनपुट ENTER कुंजी से समाप्त करें। अन्यथा, सुझाए गए टेक्स्ट को किसी अन्य टेक्स्ट के साथ अधिलेखित कर दें।
कुछ मामलों में ऐसा हो सकता है कि जैसे ही आप टाइप करते हैं एक्सेल सेल में एक प्रविष्टि को स्वचालित रूप से पूरा नहीं करता है।
इसके कई कारण हो सकते हैं। AutoEnter फ़ंक्शन अक्षम किया जा सकता है। फ़ंक्शन को सक्रिय किया जाना चाहिए ताकि एक्सेल सेल प्रविष्टियों को पूरा कर सके। ऐसा करने के लिए, TOOLS - OPTIONS कमांड को कॉल करें यदि आप Excel का उपयोग Veriosn 2003 तक और इसमें शामिल कर रहे हैं। दिखाई देने वाले संवाद बॉक्स में, संपादित करें टैब को सक्रिय करें
इस डायलॉग बॉक्स में, सेल वैल्यू के लिए ऑटो-कंप्लीट चेक बॉक्स को सक्रिय करें
OK बटन से इस चयन की पुष्टि करें।
स्वत: पूर्ण सुविधा चालू होने पर भी, संतोषजनक परिणाम प्राप्त करने के लिए कुछ युक्तियों को ध्यान में रखना चाहिए। कृपया निम्नलिखित बिंदुओं पर ध्यान दें:
- एक्सेल केवल तभी प्रविष्टियाँ पूर्ण करता है जब सम्मिलन बिंदु सक्रिय सेल के अंत में होता है। सुनिश्चित करें कि आपने सक्रिय सेल में बुकमार्क को अंतिम अक्षर के पीछे रखा है।
- एक्सेल केवल उस कॉलम में संभावित प्रविष्टियों की खोज करता है जिसमें सक्रिय सेल होता है। यदि आपकी प्रविष्टियाँ एक पंक्ति में दोहराई जाती हैं और एक कॉलम के भीतर नहीं, तो स्वतः पूर्ण प्रविष्टियों में नहीं जुड़ता है।
- एक प्रविष्टि केवल तभी पूर्ण होती है जब यह स्पष्ट हो कि आप कौन सी प्रविष्टि दर्ज करना चाहते हैं। आपके द्वारा दर्ज किए गए अक्षर मौजूदा प्रविष्टि से मेल नहीं खा सकते हैं, या वे कई प्रविष्टियों में समान हो सकते हैं। उदाहरण के लिए, यदि आप किसी ऐसे कॉलम में "Mü" टाइप करते हैं जिसमें इन अक्षरों से शुरू होने वाली कोई प्रविष्टि नहीं है, तो प्रविष्टि पूर्ण नहीं होगी। यदि आप एक कॉलम में "Mü" स्ट्रिंग दर्ज करते हैं जिसमें संभावित प्रविष्टियाँ "Müller" और "Müller-Lüdenscheid" उपलब्ध हैं, तो Excel तब तक प्रविष्टि को पूरा नहीं करेगा जब तक कि आपके पास एक अद्वितीय अक्षर न हो, इस मामले में "r" के बाद एक हाइफ़न "जोड़ा। अगला अद्वितीय अक्षर दर्ज करने के बजाय, आप वैकल्पिक रूप से कॉलम में पहले से दर्ज की गई प्रविष्टियों की सूची से वांछित प्रविष्टि का चयन कर सकते हैं। ऐसा करने के लिए, ALT ARROW DOWN कुंजी संयोजन दबाएं और प्रदर्शित सूची से एक प्रविष्टि का चयन करें। वैकल्पिक रूप से, सेल पर दाएँ माउस बटन से क्लिक करें और संदर्भ मेनू में ड्रॉपडाउन चयन सूची फ़ंक्शन का चयन करें।
- एक्सेल केवल उन प्रविष्टियों को पूरा करता है जिनमें टेक्स्ट या टेक्स्ट और संख्याओं का संयोजन होता है। संख्याओं, तिथियों या समय के साथ-साथ फॉर्म वाली प्रविष्टियां पूरी नहीं होती हैं।
- सक्रिय सेल की स्थिति की जाँच करें: यह डेटा क्षेत्र के भीतर होना चाहिए। डेटा क्षेत्र वह सेल क्षेत्र है जिसमें सभी डेटा होता है और यह खाली सेल या टेबल किनारों द्वारा भी सीमित होता है। एक्सेल डेटा क्षेत्र के भीतर और डेटा क्षेत्र के नीचे खाली लाइन में प्रविष्टियों को पूरा करता है। यह मानते हुए कि डेटा रेंज सेल रेंज A1: C20: एक्सेल में फैली हुई है, तब सभी प्रविष्टियों को पूरा करती है जो A21 से C21 के भीतर एक सेल में दर्ज की जाती हैं, भले ही ऊपर का सेल खाली हो। कक्ष A22 से C22 में दर्ज की गई प्रविष्टियां पूर्ण नहीं होंगी।
- एक कॉलम में संभावित प्रविष्टियों की संख्या जितनी अधिक होगी, एक्सेल को एक प्रविष्टि को पूरा करने में उतना ही अधिक समय लग सकता है।
