PowerPoint 2002 और 2003 में आप कुछ ही समय में पेशेवर दिखने वाले संगठन चार्ट और प्रक्रियाएँ भी बना सकते हैं।
पावरपॉइंट 2007 से शुरू होकर, कम से कम संभव समय में पेशेवर दिखने वाले संगठन चार्ट और प्रक्रियाओं को बनाने के लिए स्मार्टआर्ट ग्राफिक्स फ़ंक्शन का उपयोग करना और उन्हें चरण दर चरण स्लाइड पर प्रदर्शित करना आसान है। हम आपको दिखाएंगे कि आप कार्यालय के पुराने संस्करणों में भी, मॉड्यूलर सिद्धांत का उपयोग करके संगठनात्मक चार्ट को कैसे जल्दी और प्रभावी ढंग से एक साथ रख सकते हैं।
योजनाबद्ध प्रतिनिधित्व कमांड सबसे अच्छा विकल्प क्यों नहीं है
दी, अगर आपको टूलबार में एक संगठन चार्ट बनाना है तो यह बहुत जल्दी हो जाता है आकर्षित करने के लिए कमांड अनुक्रम जैसा कि नीचे दिखाया गया है योजनाबद्ध प्रतिनिधित्व - संगठनात्मक चार्ट चुनते हैं।
लेकिन जल्दी होने के फायदे के अलावा, इसके चार नुकसान भी हैं:
- आकृतियों को चुनते समय, आप डिफ़ॉल्ट रूप से गोल आयतों तक सीमित होते हैं।
- संगठनात्मक चार्ट तत्वों की मुक्त स्थिति एक सीमित सीमा तक ही संभव है।
- कंपनी के विनिर्देशों के अनुसार स्वरूपण केवल एक बोझिल तरीके से लागू किया जा सकता है।
- एनिमेट करते समय, आपको दी गई प्रक्रियाओं से संतुष्ट रहना होगा।
AutoShapes के साथ आप बहुत अधिक लचीले होते हैं
सर्वोत्तम परिणामों के लिए, पूरी तरह से AutoShapes से एक संगठन चार्ट बनाएं।
- इसके लिए प्रपत्रों का प्रयोग करें आयत या अंडाकार टूलबार से आकर्षित करने के लिए.
- या आकार के साथ काम करें गोलाकार आयतजिसे आप टूलबार में भी पा सकते हैं आकर्षित करने के लिए कमांड अनुक्रम के बारे में स्वतः आकार - मानक आकार पाना।
- वस्तुओं को जोड़ने के लिए फ़ंक्शन का उपयोग करें कनेक्टिंग लाइन. आप इसे टूलबार में भी पा सकते हैं आकर्षित करने के लिए कमांड अनुक्रम के बारे में AutoShapes - कनेक्शन. सबसे अच्छा विकल्प एंगल्ड कनेक्शन है, भले ही आपको इस समय केवल सीधे की आवश्यकता हो। यदि आप आयतों को बाद में घुमाते हैं, तो कनेक्टिंग लाइन अनुकूल हो जाती है और स्वचालित रूप से कोण बन जाती है।
अलग-अलग AutoShapes का उपयोग करके, आप अनुकूलित कर सकते हैं कि संगठन चार्ट के तत्वों को कैसे व्यवस्थित किया जाता है, उन्हें कैसे जोड़ा जाता है, और वे कैसे एनिमेटेड होते हैं।
ग्रिड और गाइड के साथ यह आसान हो जाता है
व्यक्तिगत संगठनात्मक चार्ट तत्वों को यथासंभव जल्दी और सटीक रूप से व्यवस्थित करने के लिए, शुरुआत में विकल्प को सक्रिय करें वस्तुओं को ग्रिड में संरेखित करें.
- आप इस विकल्प को मेनू कमांड व्यू - ग्रिड और दिशानिर्देश के माध्यम से पा सकते हैं।
- तुम भी स्क्रीन पर ग्रिड प्रदर्शित कर सकते हैं। आप उसी डायलॉग बॉक्स में विकल्प पा सकते हैं।
- यदि आप ग्रिड को फिर से स्क्रीन पर अदृश्य बनाना चाहते हैं, तो बस कुंजी संयोजन का उपयोग करें शिफ्ट + F9.
- गाइड लाइन और भी अधिक लचीली हैं क्योंकि आप उन्हें स्लाइड पर स्वतंत्र रूप से स्थानांतरित कर सकते हैं। आप ऊपर दिखाए गए डायलॉग बॉक्स में गाइडेंस लाइन्स को भी एक्टिवेट कर सकते हैं (स्क्रीन पर आरेखण रेखाएँ दिखाएँ) मार्गदर्शन लाइनों को चालू करने का सबसे तेज़ तरीका ऑल्ट + F9 कभी - कभी।
एक प्रणाली के साथ काम करना
यदि आप संगठन चार्ट बनाते समय योजना के अनुसार चलते हैं तो आप बहुत समय बचा सकते हैं। यहां कुछ महत्वपूर्ण "योजना नियम" दिए गए हैं:
- इससे पहले कि आप ड्राइंग शुरू करें, सोचें कि संगठनात्मक चार्ट के लिए आपको कितनी वस्तुओं की आवश्यकता होगी।
- कॉलम और पंक्तियों की आवश्यक संख्या की गणना करना सुनिश्चित करें ताकि आप स्लाइड पर वस्तुओं को उचित रूप से वितरित कर सकें।
- फिर एक प्रोटोटाइप बनाने के लिए ड्रॉइंग टूलबार पर कमांड का उपयोग करें - उदाहरण के लिए, एक आयत।
- इस प्रोटोटाइप को आकार, भरण और रेखा रंग, छाया और फ़ॉन्ट के संदर्भ में प्रारूपित करें।
- इस प्रोटोटाइप को पहले से ही चेतन करना न भूलें। ऐसा इसलिए है क्योंकि ऑटोशेप को बाद में कॉपी करने पर एनीमेशन प्रभाव बरकरार रहता है।
- फिर प्रोटोटाइप को जितनी बार जरूरत हो कॉपी करें। ऐसा करने का सबसे आसान तरीका है आकृति को दबाए रखना Ctrl- तथा खिसक जानाबाईं माउस बटन को दबाकर कुंजी को खिसकाएं और इस प्रकार इसे डुप्लिकेट करें।
