आउटलुक में ई-मेल लिखें: प्रक्रिया और सेटिंग्स

इन चरणों के साथ आप कुछ ही समय में आउटलुक ई-मेल लिख सकते हैं

ई-मेल लिखना ज्यादातर लोगों की रोजमर्रा की जिंदगी का हिस्सा है। व्यक्तिगत या व्यावसायिक ईमेल का मसौदा तैयार करना सामान्य हो गया है क्योंकि ईमेल संचार के लाभ स्पष्ट हैं। इन सबसे ऊपर, जिस गति से कोई संदेश प्राप्तकर्ता तक पहुंचता है, उसे हरा पाना कठिन होता है। व्हाट्सएप या टेलीग्राम जैसी प्रसिद्ध मैसेंजर सेवाओं के अलावा, ई-मेल अभी भी संचार के सबसे महत्वपूर्ण और सबसे स्वीकृत अंतरराष्ट्रीय साधनों में से एक है।

यह इस तथ्य के कारण भी है कि ईमेल लिखने में बहुत कम प्रयास शामिल है। वर्तमान में लगभग सभी का अपना ईमेल पता है। सबसे प्रसिद्ध ई-मेल संचार कार्यक्रम माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक है। विंडोज कंप्यूटर के लिए इसके भुगतान किए गए संस्करण और टैबलेट और स्मार्टफोन पर इसके मुफ्त संस्करण दोनों में, इसका उपयोग हर दिन लाखों उपयोगकर्ताओं द्वारा किया जाता है। ई-मेल के पारंपरिक लेखन के अलावा, आउटलुक में संदेशों को एक टेम्पलेट से भी बनाया जा सकता है। ई-मेल को अधिक प्रभावी ढंग से डिजाइन करने के लिए टेक्स्ट मॉड्यूल को सहेजना और उन्हें ई-मेल में सम्मिलित करना भी संभव है।

वीडियो ट्यूटोरियल: आउटलुक में ईमेल कैसे लिखें और भेजें

आउटलुक में ईमेल लिखें - यह इस तरह काम करता है

यदि आप माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक में एक ई-मेल लिखना चाहते हैं, तो पहले चरण में "प्रारंभ" टैब पर नेविगेट करें। "प्रारंभ" टैब के ऊपरी मेनू क्षेत्र में आपको "नया" बटन मिलेगा नया ”बटन।

"नया ई-मेल" फ़ील्ड पर क्लिक करने के बाद, एक नई विंडो खुल जाएगी। संदेश विंडो में आप एक नया मेल लिख और भेज सकते हैं।

यदि आप किसी भिन्न लेटरहेड पर संदेश लिखना चाहते हैं, तो "नया ई-मेल" के बजाय "नए आइटम" बटन का चयन करें।

"ई-मेल संदेश के साथ> अन्य स्टेशनरी" विकल्प में, आप मेल के लिए पृष्ठभूमि के रूप में दूसरी स्टेशनरी खोल और सहेज सकते हैं।

चयन क्षेत्र "प्रेषक," "प्रति," "प्रतिलिपि," और "गुप्त प्रति" और विषय एक नया संदेश लिखने के लिए आवश्यक हैं। निम्नलिखित अर्थ अलग-अलग क्षेत्रों और संक्षिप्ताक्षरों के पीछे छिपा है:

खेत	अर्थ
से	"प्रेषक" फ़ील्ड में, वह ईमेल खाता दर्ज करें जिससे आपका संदेश भेजा जाना चाहिए। यदि आप आउटलुक में कई खातों का प्रबंधन करते हैं, तो आप चुन सकते हैं कि ई-मेल किस खाते से भेजा जाना चाहिए।
पर	प्राप्तकर्ता का ईमेल पता "प्रति" फ़ील्ड में दर्ज किया जाना चाहिए। ई-मेल पतों का चयन करते समय नामों का क्रम वर्णानुक्रम में "प्रति" फ़ील्ड में दिखाया जा सकता है। युक्ति: माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक तथाकथित ऑटो-पूर्ण सूची में सभी दर्ज किए गए ई-मेल पते रिकॉर्ड करता है। संग्रहीत जानकारी से, जब आप उन्हें दर्ज करते हैं तो सॉफ़्टवेयर उपयुक्त पते सुझाता है। नि:शुल्क उपकरण स्वतः पूर्ण सूची को संपादित करने में सहायता कर सकते हैं।
प्रतिलिपि	संक्षिप्त नाम "Cc" का शाब्दिक अर्थ है "कार्बन कॉपी" और जर्मन में कॉपी के लिए खड़ा है। यदि प्राप्तकर्ता को Cc में कोई संदेश प्राप्त होता है, तो यह स्पष्ट हो जाता है कि वह मुख्य प्राप्तकर्ता नहीं है।
गुप्त प्रतिलिपि	"Bcc" फ़ील्ड का शाब्दिक अर्थ है "ब्लाइंड कार्बन कॉपी।" अंग्रेजी शब्द का अनुवाद "हिडन या इनविजिबल कार्बन कॉपी" के रूप में किया जा सकता है। यदि गुप्त प्रतिलिपि फ़ील्ड में एक ई-मेल पता दर्ज किया गया है, तो संदेश के अन्य प्राप्तकर्ता यह नहीं देख सकते कि ई-मेल किसको भेजा गया था। यदि आप पूर्व-निरीक्षण में जानना चाहते हैं कि किन पतों को आपसे गुप्त प्रतिलिपि में एक ई-मेल प्राप्त हुआ है, तो ई-मेल गुणों में "विवरण" चयन फ़ील्ड पर नेविगेट करें।
संदर्भ	मेल का विषय संदेश का विषय या "लाल धागा" दिखाता है। "विषय" फ़ील्ड को एक बोधगम्य शीर्षक से भरना एक अच्छा रूप है। यदि किसी संदेश में कोई विषय दर्ज नहीं किया गया है, तो इसके परिणामस्वरूप मेल की पहचान की जा सकती है और प्राप्तकर्ता के स्पैम फ़िल्टर द्वारा जंक मेल के रूप में सॉर्ट किया जा सकता है। एक बोधगम्य पहचानकर्ता या विषय में एक संक्षिप्त नाम के साथ, आप प्राप्तकर्ता को संदेश के महत्व को दिखा सकते हैं। संकेताक्षर इंगित करते हैं कि यह विशेष रूप से एक सूचना मेल, एक पूछताछ या एक आदेश है।

उल्लिखित फ़ील्ड के अलावा, जो संदेश भेजने के लिए आवश्यक हैं, प्रत्येक ई-मेल को विशिष्ट सामग्री की आवश्यकता होती है।

इसे संदेश के टेक्स्ट फ़ील्ड में व्यक्तिगत रूप से दर्ज किया जा सकता है। टेक्स्ट फ़ील्ड में एक क्लिक के साथ, स्क्रीन पर पहली पंक्ति में कर्सर दिखाई देता है। नतीजतन, ई-मेल को विशेष रूप से टेक्स्ट या अन्य स्टाइल तत्वों के साथ बनाया जा सकता है। संदेश टैब पर आपके लिए निम्न स्वरूपण विकल्प उपलब्ध हैं:

क्लिपबोर्ड से चित्र और टेक्स्ट कॉपी करें

आप क्लिपबोर्ड से तत्वों, पाठ या छवियों की प्रतिलिपि बना सकते हैं और साथ ही पाठ के प्रारूप की प्रतिलिपि बनाना चुन सकते हैं, उदाहरण के लिए फ़ॉन्ट, अपने ई-मेल में। चित्र और ग्राफिक्स को टेक्स्ट में डाला जा सकता है या अटैचमेंट के रूप में ई-मेल से जोड़ा जा सकता है। यदि चित्र बहुत बड़ा है और कई मेगाबाइट का फ़ाइल आकार है, तो आप Outlook में फ़ाइल का आकार कम कर सकते हैं। यह "फाइल" टैब पर "सूचना" टैब में छवि संलग्नक को सम्मिलित करने और संपादित करने के लिए छवि को चिह्नित करके काम करता है। चयन फ़ील्ड "संदेश भेजते समय बड़ी छवियों के आकार को समायोजित करें" पर एक क्लिक के साथ, फ़ाइल स्वचालित रूप से कम हो जाती है।

ईमेल में प्राप्तकर्ताओं के लिए अनुस्मारक एम्बेड करें और सही ढंग से उद्धरण दें

"संदेश" टैब में "प्राप्तकर्ताओं के लिए ध्वज" कमांड एक पर्याप्त उपकरण है जिसका उपयोग आप प्राप्तकर्ताओं को आपको जवाब देने के लिए स्वचालित रूप से याद दिलाने के लिए कर सकते हैं। यह प्रक्रिया आपको एक या अधिक अनुस्मारक ईमेल सहेजती है।

सामग्री का उत्तर देते और संलग्न करते समय प्रत्येक ई-मेल को पूर्ण रूप से उद्धृत करने के बजाय, आप आउटलुक में सेट कर सकते हैं कि केवल अंतिम ई-मेल संलग्न है। इस प्रकार का ईमेल प्रेषण कई मामलों में अधिक कुशल होता है और चीजों को स्पष्ट रखने में मदद करता है।

पूर्व निर्धारित संक्षिप्त नाम "एफडब्ल्यू:", जो ई-मेल संचार में "फॉरवर्ड" के लिए खड़ा है, को बदला जा सकता है और मूल पाठ की पहचान की जा सकती है, उदाहरण के लिए, इंडेंटिंग या विशेष वर्णों द्वारा।

"पाठ" मेनू - व्यक्तिगत स्वरूपण के लिए कमांड सेंटर

यदि आप टेक्स्ट फ़ील्ड में व्यक्तिगत टेक्स्ट दर्ज करते हैं, तो आपको टेक्स्ट को फॉर्मेट करने के लिए "टेक्स्ट" मेनू में विभिन्न बटन मिलेंगे। टेक्स्ट को "बोल्ड", "इटैलिक" में प्रदर्शित करने और टेक्स्ट को रेखांकित करने के अलावा, आप बुलेट पॉइंट या नंबरिंग सम्मिलित कर सकते हैं। आप यह भी तय कर सकते हैं कि आपका टेक्स्ट सेंटर्ड, राइट-जस्टिफाइड, जस्टिफाइड या लेफ्ट-जस्टिफाइड होना चाहिए और किस रंग और फॉन्ट का इस्तेमाल किया जाना चाहिए। यदि आउटलुक HTML स्वरूपण के बिना सादे पाठ ई-मेल में लाइन ब्रेक को हटा देता है, तो सेटिंग्स में बदलाव से इस समस्या को हल करने में मदद मिलेगी।

"सम्मिलित करें" मेनू - संदेशों में अनुलग्नक और व्यवसाय कार्ड संलग्न करें

मेनू आइटम "सम्मिलित करें" में आप अपने ई-मेल में अनुलग्नक के रूप में एक फ़ाइल या एक तत्व जोड़ सकते हैं। आप फ़ाइल अटैचमेंट के रूप में प्राप्त ई-मेल भी भेज सकते हैं। पीडीएफ प्रारूप या महत्वपूर्ण चित्रों में व्यावसायिक दस्तावेजों को ईमेल करते समय यह आवश्यक हो सकता है।

यदि आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि प्रत्येक व्यक्ति जिसके साथ आप ई-मेल द्वारा पत्राचार करते हैं, के पास आपका वर्तमान संपर्क विवरण है, तो आप इसे डिजिटल बिजनेस कार्ड (vCard) के रूप में प्रत्येक ई-मेल से स्वचालित रूप से संलग्न कर सकते हैं और इसके साथ भेज सकते हैं। इसके अलावा, आपके पास "सम्मिलित करें" मेनू आइटम में अपने हस्ताक्षर प्रबंधित करने का विकल्प है। एक हस्ताक्षर ईमेल के अंत में पाठ का एक भाग होता है जिसमें प्रेषक के बारे में जानकारी होती है। व्यापार ईमेल में कानून द्वारा हस्ताक्षर आवश्यक हैं।

यदि आप किसी ईमेल में वर्तमान तिथि भी सम्मिलित करना चाहते हैं, तो आप इसे कीबोर्ड शॉर्टकट ALT + SHIFT + D के साथ सम्मिलित कर सकते हैं।

ईमेल की प्रासंगिकता को चिह्नित करना और सेट करना

माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक में प्रासंगिकता नोट के साथ अलग-अलग संदेशों को चिह्नित करना संभव है। उच्च महत्व वाले ईमेल प्राप्तकर्ता को अलग से दिखाए जाते हैं। इस पहचानकर्ता के बावजूद, इस बात की कोई गारंटी नहीं है कि इस तरह से चिह्नित ई-मेल को प्राप्तकर्ता द्वारा अधिक तेज़ी से संसाधित किया जाएगा। इस कारण से, यह विवाद का विषय है कि क्या "उच्च महत्व" को चिह्नित करना समझ में आता है या क्या समय-महत्वपूर्ण प्रश्न के लिए व्यक्तिगत कॉल अधिक उत्पादक है।

वर्तनी और विराम चिह्न - पेशेवर कॉपी राइटिंग के लिए ऑन-बोर्ड टूल

"संदेश" टैब में विकल्पों के अलावा, "सम्मिलित करें" और "प्रारूप पाठ" टैब आपके संदेश को वैयक्तिकृत करने के लिए अतिरिक्त विकल्प प्रदान करते हैं।

पाठ लिखते समय, यह भी महत्वपूर्ण है कि पाठ में वर्तनी और विराम चिह्न पेशेवर हों। अभिव्यक्ति या अल्पविराम त्रुटियां विचलित करती हैं और प्राप्तकर्ता पर नकारात्मक प्रभाव डालती हैं। इस कारण से आप "वर्तनी और व्याकरण" मेनू आइटम के तहत "चेक" टैब में टेक्स्ट को स्वचालित रूप से चेक कर सकते हैं।

यदि आप चाहते हैं कि विषय को पाठ के अलावा वर्तनी परीक्षक द्वारा सुधार में शामिल किया जाए, तो आपको इसे आउटलुक सेटिंग्स में निर्दिष्ट करना होगा।

पुराने आउटलुक संस्करणों के लिए, एकीकृत वर्तनी परीक्षक के विकल्प के रूप में ड्यूडेन सुधार एक पेशेवर सुधार कार्यक्रम के रूप में उपलब्ध था।

"समीक्षा" टैब पाठ को पढ़ने या कंप्यूटर द्वारा अनुवादित करने का विकल्प भी प्रदान करता है। थिसॉरस आपको निरर्थक शब्दों और शब्दों के लिए सार्थक समानार्थी शब्द खोजने में मदद करता है।

"भेजें" बटन का उपयोग करके प्राप्तकर्ताओं को ई-मेल भेजें

आपके द्वारा अपने संदेश के टेक्स्ट को पूरी तरह से लिखने और जाँचने के बाद, आपको इसे अंतिम चरण में भेजना होगा। यह टेक्स्ट विंडो में "भेजें" फ़ील्ड पर क्लिक करके किया जाता है। यदि आप सुनिश्चित नहीं हैं कि इस समय संदेश भेजा जाना चाहिए या नहीं, तो आप वैकल्पिक रूप से ऑटो-सेव फ़ंक्शन को सक्रिय कर सकते हैं।

ऑटो-सेव फ़ंक्शन को सक्रिय किए बिना "भेजें" फ़ील्ड पर क्लिक करने के बाद, आपका संदेश कुछ सेकंड के भीतर प्राप्तकर्ता के इनबॉक्स में होगा।

युक्ति:

ऐसा हो सकता है कि कोई ई-मेल भेजे जाने के बाद प्राप्तकर्ता तक नहीं पहुंचता है। ज्यादातर मामलों में आपको सेवा प्रदाता से एक त्रुटि संदेश प्राप्त होगा। ऐसे मामले में, माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक के सभी पिछले और वर्तमान संस्करणों में कुछ ही चरणों में ई-मेल को फिर से भेजने का विकल्प होता है। यह "संदेश" टैब में "इस संदेश को फिर से भेजें" बटन पर क्लिक करके काम करता है।

यदि आपके विदेश में होने पर ई-मेल नहीं भेजे जाते हैं, तो यह गलत खाता सेटिंग के कारण हो सकता है। इस मामले में सेटिंग्स और एसएमटीपी पोर्ट की जांच करना उपयोगी है।

सारांश

माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक के लंबे समय के उपयोगकर्ताओं के साथ-साथ अनुभवहीन उपयोगकर्ताओं के लिए, माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक के साथ एक ईमेल लिखना और इसे प्राप्तकर्ता को भेजना आसान है। "होम" टैब में, "नया ई-मेल" बटन एक नए संदेश के लिए टेक्स्ट विंडो की ओर जाता है। इसे लिंक, छवियों और एक हस्ताक्षर के साथ व्यक्तिगत रूप से स्वरूपित और पेशेवर बनाया जा सकता है। अतिरिक्त टैब और विकल्प गारंटी देते हैं कि ई-मेल को विशेष रूप से किसी भी समय बनाया और प्रसारित किया जा सकता है। इस तरह, पेशेवर और निजी दोनों वातावरण में ई-मेल द्वारा सक्षम संचार संभव है।