कोई भी जिसने कभी भी कई लोगों के साथ अपॉइंटमेंट को समन्वित करने का प्रयास किया है, वह जानता है कि कितने ई-मेल और कॉल की लागत हो सकती है, खासकर यदि सभी के पास एक्सचेंज के माध्यम से साझा कैलेंडर तक पहुंच नहीं है। बाहर निकलने का तरीका जानने के लिए इस पोस्ट को पढ़ें
यदि आपके पास एक्सचेंज के माध्यम से सभी प्रतिभागियों की डायरी तक पहुंच है, तो यह मुश्किल नहीं है (कार्यभार के आधार पर) एक नियुक्ति खोजने के लिए जो सभी के पास समय हो। हालांकि, यह मुश्किल हो जाता है जब आपको "फ्लाइंग ब्लाइंड" के लिए एक संयुक्त नियुक्ति मिलनी होती है। फिर यह सबसे पहले है: नियुक्ति के सुझाव दें, प्रतिक्रिया एकत्र करें, संभवतः टेलीफोन द्वारा स्पष्ट करें कि क्या कोई प्रतिभागी किसी अन्य जगह की योजना बनाई गई नियुक्ति को स्थगित नहीं कर सकता है, और फिर संयुक्त नियुक्ति निर्धारित करें। आउटलुक संस्करण के आधार पर, आपके पास सुझाई गई तिथियां जमा करने के लिए कई विकल्प हैं:
आप प्रतिभागियों को ई-मेल द्वारा संभावित तिथियों का चयन भेजते हैं - लेकिन यह तभी समझ में आता है जब सभी प्रतिभागी आउटलुक का उपयोग करते हैं।
आप प्रतिभागियों को iCalendar फ़ाइलों के रूप में संभावित नियुक्तियों का चयन भेजते हैं, जिन्हें आउटलुक और अन्य कैलेंडर कार्यक्रमों के साथ खोला जा सकता है। यह पुराने आउटलुक संस्करणों के साथ भी संभव है।
आप अपने कैलेंडर से प्रासंगिक अवधि के साथ अन्य प्रतिभागियों को एक अंश भेजते हैं। वे या तो देख सकते हैं कि आपके कैलेंडर में अभी भी कहां अपॉइंटमेंट हैं या आप कौन से अपॉइंटमेंट प्रस्तावित कर रहे हैं। चूंकि डेटा सीधे ई-मेल टेक्स्ट में लिखा जाता है और आईकैलेंडर फ़ाइल के रूप में संलग्न किया जाता है, यह सबसे "उपयोगकर्ता के अनुकूल" संस्करण है, जो पेपर कैलेंडर रखने वाले उपयोगकर्ता भी खुश हैं। हालांकि, यह विकल्प केवल आउटलुक 2007 से ही उपलब्ध है।
एक विकल्प के रूप में, वेब-आधारित अपॉइंटमेंट-मेकिंग टूल "डूडल" उपलब्ध है - यह उन लोगों के लिए भी उपयुक्त है जो इलेक्ट्रॉनिक कैलेंडर को अस्वीकार करते हैं।
स्विट्ज़रलैंड में एक सर्वेक्षण के अनुसार, सभी इंटरनेट उपयोगकर्ताओं में से लगभग आधे के पास एक पेपर कैलेंडर है - विशेष रूप से महिलाएं पेपर कैलेंडर पसंद करती हैं। बेशक, आउटलुक या आईकैलेंडर फाइलों से कैलेंडर का अर्क ऐसे "एनालॉग" कैलेंडर में आयात नहीं किया जा सकता है। www.doodle.com जैसी वेब सेवा यहां मदद कर सकती है। इसमें आप संभावित तिथियों के साथ एक तालिका बनाते हैं और सभी पतेदारों को तालिका का लिंक भेजते हैं। वे लिंक खोलते हैं और उन सभी तिथियों पर टिक करते हैं जिनके लिए उनके पास समय है। जैसे ही आमंत्रित व्यक्तियों में से एक ने तारीखों में प्रवेश किया है, आपको आमंत्रित पार्टी के रूप में एक अधिसूचना प्राप्त होगी। यह आपको सभी के जवाब देने के बाद सर्वेक्षण पूरा करने की अनुमति देगा।
आउटलुक, एक्सचेंज और अन्य कैलेंडर टूल के लिए अब डूडल प्लग-इन भी हैं। आप Doodle में अपनी प्रविष्टियों को इलेक्ट्रॉनिक कैलेंडर के साथ सिंक्रनाइज़ करने के लिए इसका उपयोग कर सकते हैं। एक अतिरिक्त ब्राउज़र प्लग-इन आउटलुक एड्रेस बुक तक पहुंच की अनुमति देता है, जिससे प्रतिभागियों को निमंत्रण भेजना आसान हो जाता है।
चयनित तिथियां जमा करें
सबसे सरल संस्करण, बशर्ते कि सभी प्राप्तकर्ता आउटलुक का उपयोग करें: आप अपने कैलेंडर में सुझाई गई तिथियां दर्ज करते हैं और उन्हें उन लोगों को भेजते हैं जिन्हें आप आमंत्रित करना चाहते हैं। अपॉइंटमेंट ई-मेल से आउटलुक अपॉइंटमेंट फाइलों के रूप में संलग्न हैं और प्राप्तकर्ता द्वारा डबल-क्लिक करके कैलेंडर में स्थानांतरित किया जा सकता है। यदि प्रेषक के पास आउटलुक 2007 या 2010 है, तो वह संदेश में टेक्स्ट के रूप में अपॉइंटमेंट डेटा भी सम्मिलित कर सकता है (और/या इसे आउटलुक फ़ाइल के रूप में संलग्न कर सकता है)।
- पहले कैलेंडर में सुझाई गई तिथियां दर्ज करें।
- एक नया संदेश खोलें।
- प्रेषक और विषय भरें।
- आउटलुक में संस्करण 2003 तक ब्रैकेट आइकन के दाईं ओर छोटे तीर पर क्लिक करें (फ़ाइल डालें) और उसके बाद तत्त्व (में डालने-मेनू कोई आदेश नहीं है तत्त्व) आउटलुक 2007 और 2010 में, टैब पर क्लिक करें डालने समूह में बंद करना पर आउटलुक आइटम.
- कैलेंडर का चयन करें।
- आउटलुक में 2003 के संस्करण तक बटन के नीचे दाईं ओर केवल विकल्प है इस रूप में डालें: अटैचमेंट चयन करना। (के लिए दूसरा विकल्प क्या है केवल पाठ जो ज्यादातर धूसर हो जाता है, हम पता नहीं लगा सके।) इसका मतलब है कि अपॉइंटमेंट एक आउटलुक कैलेंडर फ़ाइल के रूप में संलग्न हैं। यदि आप आउटलुक 2007/2010 का उपयोग कर रहे हैं, तो आप विकल्प का उपयोग करके अपॉइंटमेंट डेटा (विषय, तिथि, समय) दर्ज कर सकते हैं इस रूप में चिपकाएँ: केवल पाठ संदेश निकाय में कॉपी करें।
- पर क्लिक करें ठीक हैसंवाद बंद करने और संदेश विंडो पर लौटने के लिए।
- यदि आपके पास आउटलुक 2007/2010 है, तो आप अपॉइंटमेंट को फाइलों के रूप में संलग्न कर सकते हैं और डेटा को ई-मेल में टेक्स्ट के रूप में लिखा जा सकता है। ऐसा करने के लिए, चरण 4 से 7 दोहराएं और एक बार डायल करें सादे पाठ के रूप मे पेस्ट करें और एक बार इस रूप में डालें: अटैचमेंट समाप्त।
- समाप्त करें और संदेश भेजें।
Outlook 2007/2010 के साथ कैलेंडर के अंश भेजें
आउटलुक 2007 और 2010 के साथ, न केवल व्यक्तिगत नियुक्तियों को ई-मेल द्वारा भेजा जा सकता है, बल्कि कैलेंडर के अंश भी, यानी एक चयनित अवधि से सभी नियुक्तियां। आप स्पष्ट रूप से निर्दिष्ट कर सकते हैं कि कौन से विवरण प्रेषित किए जाने हैं:
- एक नया संदेश खोलें।
- प्रेषक और विषय भरें।
- टैब पर चयन करें विकल्प NS एचटीएमएल प्रारूप - कैलेंडर के अंश केवल HTML मेल से भेजे जा सकते हैं।
- टेक्स्ट फ़ील्ड में क्लिक करें।
- रजिस्टर खोलें डालने और नीचे क्लिक करें बंद करना पर पंचांग.
- इच्छित कैलेंडर का चयन करें।
- क्षेत्र में दर्ज करें तिथि सीमा ध्यान में रखने की अवधि। यदि आपके पास यहां विकल्प है तिथि निर्दिष्ट करें आप स्वतंत्र रूप से प्रारंभ और समाप्ति समय चुन सकते हैं।
- मैदान में विस्तार इंगित करें कि क्या नियुक्तियों के बारे में सभी विवरण, केवल उपलब्धता और विषय या सिर्फ स्थिति (मुफ़्त, बुक, अनुपस्थित क्रमश। आरक्षण के साथ) दिखाना चाहिए।
- नीचे दिए गए फ़ील्ड में आप यह निर्धारित कर सकते हैं कि आपके आउटलुक में परिभाषित कार्य घंटों के भीतर ही अपॉइंटमेंट को संप्रेषित किया जाना चाहिए या नहीं।
- फिर पर क्लिक करें फीका होना.
- यहां आपके पास "निजी" के रूप में चिह्नित नियुक्तियों का विवरण दिखाने और नियुक्तियों के अनुलग्नक भेजने का विकल्प है।
- अंत में, निर्दिष्ट करें कि क्या नियुक्तियों को दैनिक कार्यक्रम के रूप में या केवल एक सूची के रूप में प्रदर्शित किया जाना चाहिए। सूची दृश्य स्पष्ट है।
- के साथ संवाद बंद करें ठीक है.
- आउटलुक अब डेटा को एक iCalendar फ़ाइल (एक्सटेंशन ".ICS") के रूप में संदेश टेक्स्ट में सम्मिलित करता है, जिसे अन्य कैलेंडर प्रोग्राम भी पढ़ सकते हैं। समाप्त करें और संदेश भेजें।
समन्वय नियुक्तियों
आप आमंत्रित लोगों की प्रतिक्रियाओं का मूल्यांकन कैसे करते हैं, यह देखने के लिए कि हर कोई किस समय मुक्त है, यह आपकी प्राथमिकताओं और आमंत्रितों की संख्या पर निर्भर करता है - और निश्चित रूप से उस रूप पर भी जिसमें प्रतिक्रियाएं वापस आती हैं:
- यदि अधिकांश उत्तरों में आउटलुक या आईकैलेंडर फाइलें हैं, तो हम उन्हें दूसरे आउटलुक कैलेंडर में दर्ज करने की सलाह देते हैं, उदा। बी "योजना" कहा जाता है और वास्तविक कैलेंडर के बगल में इस उद्देश्य के लिए खोला जाता है।
- यदि पांच से अधिक आमंत्रित और कई सुझाई गई तिथियां हैं, तो आउटलुक समाधान भ्रमित हो जाता है। फिर एक्सेल स्प्रेडशीट बनाना सबसे अच्छा है: प्रतिभागियों के नाम क्षैतिज रूप से, सुझाई गई तिथियां लंबवत (या इसके विपरीत, यदि प्रतिभागियों की तुलना में अधिक नियुक्तियां हैं)। कक्षों में, चिह्नित करें कि कौन सा व्यक्ति किस नियुक्ति में शामिल हो सकता है।
कन्फर्म अपॉइंटमेंट भेजें
जैसे ही आपने अपॉइंटमेंट तय कर लिया है, अन्य प्रतिभागियों को सूचित करें। प्रतिभागियों को एक iCalendar फ़ाइल के रूप में नियुक्ति भेजने की सलाह दी जाती है। आप ICS फ़ाइल पर डबल-क्लिक करके इसे अपने कैलेंडर में स्थानांतरित कर सकते हैं। इसके अलावा, उन लोगों के लिए ई-मेल में अपॉइंटमेंट डेटा लिखें जिनके पास इलेक्ट्रॉनिक कैलेंडर नहीं है।
आप निश्चित रूप से मीटिंग अनुरोध के रूप में नियुक्ति भेज सकते हैं। लेकिन केवल आउटूक के उपयोगकर्ता ही इसके साथ कुछ कर सकते हैं। इसके अलावा, कुछ प्राप्तकर्ता थोड़े अजीब होते हैं यदि उन्हें "स्वीकार करें", "आरक्षण के साथ", "अस्वीकार करें" और "एक और समय सुझाएं" विकल्पों के साथ एक ई-मेल प्राप्त होता है, भले ही आप पहले ही सहमत हो चुके हों।
संयोग से, यह न केवल नए आउटलुक संस्करणों में काम करता है, बल्कि पहले से ही आउटलुक 2000 में काम करता है।
आप एक iCalendar फ़ाइल इस प्रकार बना सकते हैं:
- अपॉइंटमेंट प्रविष्टि खोलें।
- कमांड को कॉल करें फ़ाइल → इस रूप में सहेजें पर।
- फ़ाइल प्रकार के रूप में चुनें iCalendar प्रारूप (* .ics).
- सुनिश्चित करें कि आपके पास विकल्प है वर्तमान अपॉइंटमेंट सहेजें चयनित है (आउटलुक 2007/2010 में)।
- एक फ़ाइल नाम दर्ज करें और स्थान चुनें।
- फ़ाइल सहेजें।
- आपके द्वारा उपस्थित लोगों को भेजे जाने वाले ईमेल में ICS फ़ाइल को अनुलग्नक के रूप में शामिल करें।
