एक्सेल: किसी अन्य स्प्रेडशीट का संदर्भ बनाएं

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल उपयोगकर्ता सक्रिय फ़ोल्डर में अन्य स्प्रेडशीट के संदर्भ बनाने के विकल्प की सराहना करते हैं। विशेष रूप से कई सूत्रों, डेटा और कार्यों के साथ बड़ी स्प्रैडशीट्स के साथ, सभी डेटा के साथ प्रभावी ढंग से काम करने में सक्षम होने के लिए संदर्भ बनाना उपयोगी होता है। यह थकाऊ मैनुअल डबल एंट्री या कॉपी और पेस्ट को बचाता है, जो समय लेने वाली और त्रुटि-प्रवण है।

इस लेख में, आप सीखेंगे कि कैसे आप एक्सेल स्प्रेडशीट को केवल कुछ क्लिक के साथ एक साथ लिंक कर सकते हैं और इस प्रकार कई स्प्रेडशीट में गणना कर सकते हैं।

आप किसी अन्य स्प्रेडशीट का संदर्भ कैसे बनाते हैं?

आप लक्ष्य स्प्रेडशीट में सूत्र और बाहरी संदर्भ का उपयोग करके दो एक्सेल स्प्रेडशीट के बीच लिंक बनाते हैं।

हमारे उदाहरण में, टेबल 1 दिखाता है कि जर्मनी और अन्य यूरोपीय देशों में विभिन्न स्थानों पर कंपनी के कितने कर्मचारी हैं। दूसरी तालिका में, पासौ में शाखा के कर्मचारियों की संख्या ही आउटपुट होनी चाहिए। दो तालिकाओं के बीच का लिंक यह सुनिश्चित करता है कि यदि तालिका 1 का डेटा बदलता है, तो तालिका 2 की जानकारी स्वचालित रूप से अपडेट हो जाती है।

किसी अन्य स्प्रेडशीट का संदर्भ बनाने के लिए, पहले दोनों स्प्रेडशीट को Microsoft Excel में खोलें। फिर लक्ष्य तालिका में, उस लक्ष्य सेल पर क्लिक करें जहाँ आप स्रोत फ़ाइल से डेटा प्रदर्शित करना चाहते हैं। हमारे व्यावहारिक उदाहरण में, यह लक्ष्य कक्ष B1 है।लिंक का सूत्र हमेशा एक बराबर चिह्न से शुरू होता है। पहले से चयनित सेल में "="टाइप करें।

अगले चरण में, कर्मचारी डेटा वाली तालिका पर स्विच करें और सेल C9 में संख्या 55 को हाइलाइट करें। यह पसाऊ की शाखा में कर्मचारियों की संख्या है।

शॉर्टकट समाप्त करने के लिए एंटर दबाएं। 55 कर्मचारियों की संख्या अब तालिका 2 में दिखाई देती है, क्योंकि आपने दोनों कार्यपत्रकों की कोशिकाओं को एक दूसरे के साथ प्रभावी रूप से जोड़ा है।

यदि आप कीबोर्ड का उपयोग करके मैन्युअल रूप से संदर्भ बनाना चाहते हैं, तो निम्न सिंटैक्स का उपयोग करें:

=पत्रक का नाम! सेल

शीट के नाम के लिए, उस शीट का नाम दर्ज करें जिसके सेल को आप रेफर करना चाहते हैं। हमारे उदाहरण में, शीट का नाम "शीट1" है। सेल लेबल शीट1 में सेल के संदर्भ को निर्दिष्ट करता है जिसे आप संदर्भित करना चाहते हैं।

एकाधिक एक्सेल स्प्रेडशीट्स में गणना कैसे करें?

अक्सर ऐसा होता है कि कई स्प्रेडशीट पर गणना करनी पड़ती है। हमारी नमूना कार्यपुस्तिका में ऐसी कई स्प्रैडशीट हैं जिनकी संरचना समान है। तालिका एक वर्ष में एक कंपनी के विभिन्न संयंत्रों की बिजली की लागत का वर्णन करती है, जो महीने से विभाजित होती है। कार्यपुस्तिका में वर्ष 2016 से 2021 तक के आंकड़े शामिल हैं। सारांश शीट में कुल और अधिकतम मूल्यों की गणना की जानी है।

एक्सेल के साथ छिटपुट रूप से कार्य करने वाले उपयोगकर्ता जानते हैं कि किसी कार्यपुस्तिका में एकाधिक कार्यपत्रकों में गणना कैसे की जाती है। कुछ लोगों को पता है कि कई स्प्रैडशीट्स में गणना करते समय, क्षेत्रों को स्थानांतरित किया जा सकता है जो सूत्रों को महत्वपूर्ण रूप से छोटा करते हैं और उन्हें स्पष्ट करते हैं।

महत्वपूर्ण: यह महत्वपूर्ण है कि आप अपनी गणना में शामिल सभी स्प्रैडशीट को समान पैटर्न के अनुसार समान रूप से संरचित करें। केवल इस मामले में सूत्र सही परिणाम प्रदान करेंगे। विशेष रूप से बहुत सारे डेटा के साथ व्यापक स्प्रैडशीट्स के साथ, यदि स्प्रैडशीट्स में से किसी एक में डेटा क्षेत्र को एक पंक्ति या स्तंभ द्वारा स्थानांतरित किया जाता है, तो यह आवश्यक नहीं है कि परिणाम में ध्यान देने योग्य हो। वहीं, नतीजा गलत है।

निम्नलिखित उदाहरण में, पिछले कुछ वर्षों की बिजली की लागत को जोड़ा जाना है। उदाहरण व्यक्तिगत शीट की संरचना को दर्शाता है:

सारणियों की एक समान संरचना के अलावा, कार्यपुस्तिका में शीटों की व्यवस्था महत्वपूर्ण है। सुनिश्चित करें कि आपके लिए आवश्यक कार्यपत्रक कार्यपुस्तिका में एक दूसरे के बगल में हैं।

निम्नलिखित चित्र उदाहरण कार्यपुस्तिका में कार्यपत्रकों की व्यवस्था को दर्शाता है:

तैयारी पूरी हो जाने के बाद, आप सूत्र टाइप करना शुरू कर सकते हैं।

Excel में एकाधिक कार्यपत्रकों के योग की गणना कैसे करें?

हमारी उदाहरण तालिका में, सभी वार्षिक योगों का समग्र परिणाम सारांश शीट में निर्धारित किया जाना है। अलग-अलग वर्षों का योग सेल H16 में संगत तालिकाओं में है।

योग योग के लिए आवश्यक सूत्र में निम्नलिखित संरचना है:

=SUM('फर्स्टशीट: लास्टशीट'! रेंज)

" फर्स्टशीट के साथ आप उस पहली शीट का नाम पास करते हैं जिसे गणना में शामिल किया जाना है। अंतिम पत्रक तर्क गणना के लिए अंतिम पत्रक के नाम को परिभाषित करता है। इन दो चादरों के बीच पड़ी सभी चादरों पर भी विचार किया जाता है।क्षेत्र उस क्षेत्र को परिभाषित करता है जिसे आप योग करना चाहते हैं।"

कार्यपत्रकों 2016 से 2021 के सेल H16 में मानों के योग की गणना करने के लिए निम्न सूत्र का उपयोग करें:

=SUM('2016:2021'!H16)

निम्नलिखित आंकड़ा नमूना तालिका में इस सूत्र का उपयोग दिखाता है:

इस सरल सूत्र को अपनाने से, अन्य कक्षों को भी क्वेरी करना संभव है। उदाहरण के लिए, यदि आप जानना चाहते हैं कि 2016 से 2021 तक अप्रैल में फ्रैंकफर्ट संयंत्र में कितनी बिजली की खपत हुई थी, तो सूत्र में सेल H16 के संदर्भ को सेल F7 से बदलें।

कई स्प्रैडशीट में गणना करते समय, आप स्प्रैडशीट में अलग-अलग सेल तक सीमित नहीं होते हैं। आप किसी भी समय किसी समारोह में पूरी रेंज पास कर सकते हैं।

एक्सेल में एकाधिक वर्कशीट्स के अधिकतम मूल्य की गणना कैसे करें?

हमारे उदाहरण तालिका में, जिसमें वर्ष 2016 से 2021 तक विभिन्न संयंत्रों की बिजली लागत की तुलना की गई है, सभी वर्षों के सभी व्यक्तिगत मूल्यों का पूर्ण अधिकतम मूल्य निर्धारित किया जाना है। अलग-अलग मान तालिका 2016 से 2021 तक कक्ष B4:G15 में हैं।

संबंधित वर्षों की पांच स्प्रैडशीट्स पर सभी व्यक्तिगत मूल्यों का अधिकतम मूल्य निर्धारित करने के लिए निम्नलिखित सूत्र का उपयोग करें:

=मैक्स('2016:2021'!B4:G15)

निम्नलिखित आंकड़ा नमूना तालिका में इस सूत्र का उपयोग दिखाता है:

आप विभिन्न स्प्रैडशीट्स में माध्य की गणना कैसे करते हैं?

अधिकतम मानों के अतिरिक्त, एक से अधिक स्प्रैडशीट्स के माध्य मान की गणना भी एक सूत्र से की जा सकती है। ऐसा करने के लिए, निम्न सिंटैक्स का उपयोग करें।

=औसत ('शुरू पत्रक: अंत पत्रक'! सेल श्रेणी)

सूत्र के साथ आप कुल तीन तर्क पारित करते हैं:

• स्टार्ट शीट के साथ आप पहली शीट का नाम पास करते हैं जिसे गणना में शामिल किया जाना है।
• अंतिम शीट का नाम गणना के लिए अंतिम शीट के नाम को परिभाषित करने के लिए उपयोग किया जाता है। इन दो शीटों के बीच पड़ी सभी शीटों को गणना में शामिल किया जाता है।
• सेलरेंज का उपयोग गणना के लिए सेल रेंज को परिभाषित करने के लिए किया जाता है।

हमारी नमूना तालिका के लिए, सूत्र और परिणाम इस तरह दिखता है:

=औसत('2016:2021'!B4:G15)

अन्य दस्तावेजों के मूल्यों को कैसे जोड़ा जा सकता है?

यदि आप अक्सर एक्सेल के साथ काम करते हैं, तो आपको कभी-कभी सेल संदर्भों को एक स्प्रेडशीट से लिंक करने की आवश्यकता होती है जो एक ही दस्तावेज़ में नहीं होते हैं।यह ऊपर वर्णित सेल संदर्भ में दस्तावेज़ का नाम जोड़कर बिना किसी समस्या के काम करता है। यह वर्ग कोष्ठक (" [" या "]" ) के साथ चिह्नित है।

उदाहरण:=[दस्तावेज़1]उत्पत्ति!G9

इस संस्करण का उपयोग करें यदि "दस्तावेज़1" नाम वाला अन्य फ़ोल्डर खुला है। दूसरी ओर, यदि दस्तावेज़ खुला नहीं है, तो उस पथ का उपयोग करें जहाँ इसे सहेजा गया है।

उदाहरण:=C:\Files\FolderName\[Document1]Origin!G9

सेल रेफरेंस को माउस से कैसे लिंक करें?

अन्य दस्तावेज़ों के लिए सेल संदर्भों को मैन्युअल रूप से दर्ज करने की आवश्यकता नहीं है, क्योंकि आप माउस के कुछ ही क्लिक के साथ आसानी से सेल को लिंक कर सकते हैं। (छवि डालें)

सेल संदर्भ त्रुटि को कैसे ठीक करें?

स्प्रेडशीट को लिंक करते समय और संदर्भों का उपयोग करते समय, Microsoft Excel सेल संदर्भ में त्रुटि प्रदर्शित कर सकता है। यदि यह स्थिति है, तो सूत्र में त्रुटि है या माउस के साथ क्षेत्र का चयन करते समय त्रुटि हुई है

एक संदर्भ त्रुटि तब भी होती है जब एक सेल संदर्भ किसी अन्य कार्यपत्रक में दर्ज किया गया था जिसे हटा दिया गया था या उसका नाम बदल दिया गया था। इस त्रुटि की तुलना एक विशिष्ट पते पर पत्र के वितरण से की जा सकती है। जैसे ही ज़िप कोड बदल दिया गया है, पता गलत होने के कारण अब पत्र वितरित नहीं किया जा सकता है।

संक्षेप में, एक्सेल में संदर्भों के साथ काम करना अक्सर समझ में आता है। लिंक्स के साथ काम करने का मुख्य लाभ यह है कि आप अपना काम अधिक प्रभावी ढंग से और तेज़ी से कर सकते हैं।

लिंक आपको मौजूदा डेटा को फिर से टाइप किए बिना एक्सेस करने की अनुमति देता है। यह समय बचाता है और ट्रांसमिशन त्रुटियों को रोकता है। एक्सेल में, गणना करने के लिए संदर्भों का भी उपयोग किया जा सकता है। किसी कार्यपुस्तिका के भीतर अन्य कक्षों या किसी अन्य कार्यपुस्तिका में कक्षों के संदर्भों को गढ़ा जा सकता है। वे डेटा को व्यवस्थित करने और गणना करने के लिए उपयोगी होते हैं।जानकारी को फ़िल्टर और सॉर्ट करने के लिए लिंक का भी उपयोग किया जा सकता है। इस प्रकार, एक्सेल में संदर्भ एक शक्तिशाली उपकरण है जो आपको अपना काम अधिक कुशलता से करने में मदद करता है।