क्या आप काम किए गए घंटों के आधार पर ऑर्डर या प्रोजेक्ट का निपटान करते हैं? या क्या आप सिर्फ यह जानना चाहते हैं कि आपने किसी विशिष्ट परियोजना या ग्राहक पर कितना समय बिताया है?
फिर वहां गणना जारी रखने के लिए डेटा को अपने आउटलुक जर्नल या कैलेंडर से एक्सेल में स्थानांतरित करें।
चाहे आप कैलेंडर से बिलिंग के लिए डेटा लें या जर्नल इस पर निर्भर करता है कि आप कैसे काम करते हैं: यदि आप अपने कैलेंडर में किसी विशिष्ट ग्राहक के लिए काम करने के समय को उचित अपॉइंटमेंट करके ब्लॉक करते हैं, तो आप इस डेटा को कैलेंडर एक्सेल से कॉपी कर सकते हैं। यदि, इसके बजाय, आप ग्राहक के लिए कब और कितने समय तक काम करते हैं, इसका मिनट-दर-मिनट रिकॉर्ड रखना चाहते हैं, तो पत्रिका अधिक उपयुक्त है। हालांकि, आपको कार्य सत्र की शुरुआत और अंत में जर्नल के अपने टाइमर को फिर से चालू और बंद करना होगा।
जर्नल में बिताया गया समय दिखाएं
आउटलुक में जर्नल का उपयोग यह रिकॉर्ड करने के लिए किया जा सकता है कि आपने किसी प्रोजेक्ट या ग्राहक के लिए कितने समय तक काम किया है। मानक सेटिंग में, जर्नल संपर्क संवाद में किसी विशिष्ट ग्राहक के लिए रिकॉर्ड की गई गतिविधियों को दिखाता है, लेकिन संबंधित अवधि को नहीं। आप इसे इस प्रकार बदल सकते हैं:
- संपर्क फ़ोल्डर में, वह संपर्क खोलें जिसके लिए आप कार्यों को लॉग करना चाहते हैं।
- आउटलुक 2003 तक और इसमें टैब खोलें गतिविधियां. दूसरी ओर, Outlook 2007/2010 में, आप कॉल करते हैं संपर्क → देखें → गतिविधियां पर।
- अगर यहां कोई कॉलम नहीं है अवधि देखा जा सकता है, राइट-क्लिक करें संदर्भ या फ़ोल्डर में और कमांड को कॉल करें वर्तमान दृश्य समायोजित करें पर।
- पर क्लिक करें खेत.
- अंतर्गत उपलब्ध फ़ील्ड चुनें चुनें सभी जर्नल फ़ील्ड. तो नीचे क्लिक करें उपलब्ध फ़ील्ड पर अवधि और ऊपर में जोड़े.
- डायलॉग्स बंद करें।
ग्राहकों पर बिताया गया रिकॉर्ड समय
आप एक क्लाइंट के लिए कितने समय तक काम करते हैं, इसे आउटलुक द्वारा निम्नानुसार रिकॉर्ड किया जा सकता है:
- अपना संपर्क फ़ोल्डर खोलें और उस संपर्क पर राइट-क्लिक करें जिसके लिए आप काम किए गए घंटों को रिकॉर्ड करना चाहते हैं।
- संदर्भ मेनू में कमांड को कॉल करें संपर्क के लिए नई जर्नल प्रविष्टि (आउटलुक 2003 तक) या बनाएँ → संपर्क के लिए नई जर्नल प्रविष्टि (आउटलुक २००७) या बनाएँ → नई जर्नल प्रविष्टि (आउटलुक 2010)।
- एक संक्षिप्त विषय दर्ज करें (आउटलुक ग्राहक का नाम सुझाता है) और एक प्रविष्टि प्रकार का चयन करें।
- पर क्लिक करें समय शुरू करें क्रमश। समय शुरू करें (आउटलुक 2007/2010 में) टाइमर शुरू करने के लिए।
- अब वह करें जो आप अपने ग्राहक को बाद में चालान करेंगे।
- जैसे ही आप कर लें, आउटलुक से जर्नल प्रविष्टि को वापस अग्रभूमि में लाएं और क्लिक करें समय बंद करो (क्रमश। टाइमर बंद करो आउटलुक 2010 में)।
- जर्नल प्रविष्टि को सहेजें और बंद करें।
- ताकि आपको प्रत्येक कार्य के लिए मैन्युअल रूप से लॉगिंग शुरू न करनी पड़े, आप आउटलुक को कुछ गतिविधियों को रिकॉर्ड करने के लिए भी निर्देश दे सकते हैं जो आप किसी विशिष्ट संपर्क के लिए करते हैं। ऐसा करने के लिए, कमांड को कॉल करें उपकरण → विकल्प पर और क्लिक करें जर्नल विकल्प. संपर्क और तत्वों के साथ-साथ एप्लिकेशन प्रोग्राम का चयन करें। डायलॉग्स बंद करें।
