वीडियो कॉन्फ्रेंस कार्यान्वयन, उपकरण और कानूनी आधार

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कोरोना महामारी और संबंधित गृह कार्यालय के नवीनतम समय में, वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग कई कर्मचारियों के लिए रोजमर्रा के काम का एक अभिन्न अंग बन गया है। यही कारण है कि हम इस पर करीब से नज़र डालते हैं कि किन तकनीकी आवश्यकताओं की आवश्यकता है, कौन से उपकरण उपयुक्त हैं और कौन सी कानूनी शर्तें वीडियो कॉन्फ्रेंस पर लागू होती हैं।

एक वीडियो सम्मेलन क्या है?

एक वीडियो कॉन्फ्रेंस दो या दो से अधिक लोगों के बीच एक बैठक है जो वस्तुतः इंटरनेट पर होती है। वीडियो कॉन्फ्रेंस में भाग लेने वाले वेबकैम और माइक्रोफ़ोन के माध्यम से संवाद करते हैं।

वीडियो कॉन्फ्रेंस आयोजित करने के लिए, एक वीडियो सर्वर की आवश्यकता होती है, जिसे सभी प्रतिभागी एक्सेस कर सकते हैं। वीडियो मीटिंग के दौरान, इसमें शामिल सभी लोग आमतौर पर एक-दूसरे को देखते हैं।

एक मॉडरेटर अक्सर वीडियो कॉन्फ़्रेंस में प्रतिभागियों के आमंत्रण और कॉन्फ़्रेंस के मॉडरेशन को स्वयं लेता है। उदाहरण के लिए, यह व्यक्ति अन्य प्रतिभागियों को बोलने के लिए अपने मॉनिटर या माइक्रोफ़ोन को रिलीज़ करने की अनुमति दे सकता है।

वीडियो कॉन्फ़्रेंस सॉफ़्टवेयर के आधार पर, लोग अपने पीसी या स्मार्टफ़ोन के साथ ईवेंट में भाग ले सकते हैं।

बाजार में मुफ्त और सशुल्क वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग टूल दोनों उपलब्ध हैं।

ऑनलाइन मीटिंग के लिए 12 प्रदाता

1. मिकोगो

मिकोगो ऑनलाइन सम्मेलनों और आभासी प्रस्तुतियों का एक जर्मन प्रदाता है। मिकोगो की खास बात यह है कि वीडियो कॉन्फ्रेंस में केवल स्क्रीन शेयर की जाती है, लेकिन प्रतिभागी एक-दूसरे से सीधे वीडियो के जरिए नहीं, बल्कि केवल ऑडियो के जरिए संवाद करते हैं।

मिकोगो बैठक के मेजबान को एक खाता स्थापित करने की आवश्यकता है। फिर अन्य उपयोगकर्ताओं को स्क्रीन साझा करने या नियंत्रित करने के लिए ईमेल द्वारा आमंत्रित किया जा सकता है। स्मार्टफोन या डेस्कटॉप के साथ ब्राउज़र के माध्यम से एचटीएमएल व्यूअर के माध्यम से भागीदारी संभव है।

मिकोगो के माध्यम से कनेक्शन 256 बिट्स के साथ एन्क्रिप्ट किए गए हैं।

अधिक जानकारी: www.mikogo.de

2. गो टूमीटिंग

GoToMeeting को हाई डेफिनिशन वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग के लिए डिज़ाइन किया गया है। चुने गए पैकेज के आधार पर, वीडियो मीटिंग में अधिकतम 250 लोग भाग ले सकते हैं, और अधिकतम 25 को वीडियो के माध्यम से जोड़ा जा सकता है।

मीटिंग सेट करना आसान है और इसे अनायास लागू किया जा सकता है। मॉडरेटर उपयोगकर्ताओं के लिए अलग-अलग कार्यों को सक्रिय कर सकते हैं, जैसे कि माइक्रोफ़ोन या स्क्रीन साझा करना।

ब्राउज़र या ऐप के माध्यम से भागीदारी के अलावा, फोन द्वारा डायल करना भी संभव है।

अधिक जानकारी: www.gotomeeting.com

3. टीम व्यूअर

TeamViewer एक उपकरण है जिसे मूल रूप से कंप्यूटर के रिमोट कंट्रोल के लिए विकसित किया गया था। TeamViewer अब "मीटिंग्स" के साथ वीडियो कॉन्फ्रेंस के लिए अपना टूल प्रदान करता है। एंड-टू-एंड एन्क्रिप्शन के लिए धन्यवाद, सॉफ्टवेयर उच्च सुरक्षा मानकों की पेशकश करता है और सहज बैठकों के साथ-साथ वॉयस कॉल को भी सक्षम बनाता है। संचार सीधे ऑडियो या चैट के माध्यम से संभव है। TeamViewer के साथ वीडियो मीटिंग में अधिकतम 300 लोग भाग ले सकते हैं।

अधिक जानकारी: www.teamviewer.com

4. गूगल हैंगआउट / गूगल मीट

Google Hangouts के साथ, Google कंपनियों को G-Suite के हिस्से के रूप में एक सशुल्क टूल प्रदान करता है। इससे वीडियो कांफ्रेंसिंग को सीधे किया जा सकता है। वैकल्पिक रूप से, Google मीट के साथ वीडियो मीटिंग करने का विकल्प भी है। तब उपयोगकर्ताओं के पास वार्तालापों को उपशीर्षक देने या उनका लाइव अनुवाद करने का विकल्प भी होता है। हालाँकि, अनुवाद कार्य अभी तक पूरी तरह से विकसित नहीं हुआ है।

गूगल मीट का इस्तेमाल करने के लिए यूजर्स को गूगल अकाउंट की जरूरत होती है। ब्राउज़र या जीमेल के माध्यम से ऐप के बिना भी भागीदारी संभव है। Google वीडियो कॉन्फ़्रेंस टूल का एक लाभ यह है कि अन्य सभी Google उत्पाद जैसे Google स्प्रेडशीट या दस्तावेज़ और कैलेंडर को वीडियो टूल के साथ आसानी से जोड़ा जा सकता है।

अधिक जानकारी: meet.google.com

5. सिस्को वीबेक्स

सिस्को से वीबेक्स व्यावसायिक उपयोग के लिए बनाया गया है। सैद्धांतिक रूप से, 40,000 लोग एक बैठक में भाग ले सकते हैं, उदाहरण के लिए बड़े सम्मेलनों या व्यापार मेलों में। एक लिंक आमंत्रण के माध्यम से संबंधित खाते के बिना भी भागीदारी संभव है। एक पंजीकृत उपयोगकर्ता के रूप में, हालांकि, अतिरिक्त कार्य हैं।

अधिक जानकारी: www.webex.com

6. ज़ूम

ज़ूम निजी और व्यावसायिक दोनों क्षेत्रों में सबसे लोकप्रिय वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग टूल में से एक है। मीटिंग्स को सिंक्रोनाइज़ किया जा सकता है और तुरंत आपके कैलेंडर के साथ बनाया जा सकता है। सभी प्रतिभागियों की सहमति से वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग को बहुत आसानी से रिकॉर्ड किया जा सकता है। एक और फायदा यह है कि स्क्रीन को कई प्रतिभागियों द्वारा साझा किया जा सकता है। उदाहरण के लिए, आप अपने स्वयं के मीटिंग रूम भी बना सकते हैं।

सम्मेलनों में भाग लेना डेस्कटॉप और स्मार्टफोन ऐप के साथ-साथ ब्राउज़र के माध्यम से भी संभव है।

अधिक जानकारी: www.zoom.us

7. माइक्रोसॉफ्ट टीम

Microsoft Teams Microsoft के Office365 सुइट का हिस्सा है। उपकरण मुख्य रूप से टीम वर्क में माहिर है। तो यह सिर्फ एक वीडियो कॉन्फ्रेंस टूल नहीं है, बल्कि एक ही समय में परियोजना प्रबंधन तत्व भी प्रदान करता है।

प्रति बैठक में अधिकतम 10,000 लोग भाग ले सकते हैं।

अधिक जानकारी: www.microsoft.com/de-de/microsoft-teams/group-chat-software

8. एडोब कनेक्ट मीटिंग्स

Adobe का वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग टूल मुख्य रूप से पेशेवर उपयोगकर्ताओं के लिए डिज़ाइन किया गया है। उदाहरण के लिए, मीटिंग रूम को कॉर्पोरेट डिज़ाइन में डिज़ाइन किया जा सकता है। उपकरण कई विशेष सुविधाएँ भी प्रदान करता है जैसे कि अनाम सम्मेलन भागीदारी।

अधिक जानकारी: www.adobe.com/de/products/adobeconnect.html

9. स्काइप

माइक्रोसॉफ्ट के स्काइप को मूल रूप से चैट और वीडियो कॉलिंग सेवा के रूप में लॉन्च किया गया था। यह टूल 2003 से आसपास है। लेकिन अब कई लोग वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग के लिए भी स्काइप का इस्तेमाल करते हैं। इसका मतलब है कि यहां फाइलों को आसानी से शेयर भी किया जा सकता है। एकीकृत संदेशवाहक के माध्यम से भी संचार संभव है।

अधिक जानकारी: www.skype.com

10. जित्सी मीट

जित्सी संचार के लिए मुफ्त सॉफ्टवेयर का एक पूरा संग्रह प्रदान करता है। इसमें वीडियो कॉन्फ्रेंस टूल जित्सी मीट भी शामिल है। वीडियो मीटिंग बिना ऐप या रजिस्ट्रेशन के अनायास शुरू की जा सकती हैं। व्यक्तिगत रूप से जेनरेट किए गए ऐप के माध्यम से मीटिंग में शामिल होना संभव है।

जित्सी के माध्यम से बैठक की योजना बनाई जा सकती है और सामान्य कैलेंडर का उपयोग करके आयोजित किया जा सकता है। टूल को स्लैक जैसे प्रोजेक्ट मैनेजमेंट सॉफ्टवेयर से भी जोड़ा जा सकता है।

एकमात्र नुकसान: निर्माता के अनुसार, केवल 35 प्रतिभागी ही अच्छी गुणवत्ता में संवाद कर सकते हैं।

अधिक जानकारी: मीट.जित.सी

11. जिससे

इसके साथ, बिना किसी खाते या ऐप के, सीधे ब्राउज़र में वीडियो कॉन्फ्रेंस शुरू की जा सकती हैं। स्मार्टफोन या डेस्कटॉप के माध्यम से भागीदारी आसानी से संभव है।

अधिक जानकारी: जहाँ.com

12. सोशलहब मीट

जर्मनी में विकसित सोशलहब मीट टूल, अपने जीडीपीआर-अनुपालन कार्यान्वयन के साथ सबसे ऊपर प्रभावित करता है। इसलिए यह उन कंपनियों के लिए उपयुक्त है जो डेटा सुरक्षा पर उच्च मूल्य रखती हैं। उदाहरण के लिए, जर्मनी में सभी सेवाओं को सर्वर पर होस्ट किया जाता है और अलग-अलग कमरों को पासवर्ड से सुरक्षित किया जा सकता है।

अधिक जानकारी: socialhub.io

वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग टूल के लिए महत्वपूर्ण चयन मानदंड

सबसे पहले, आपको यह विचार करना चाहिए कि वर्चुअल मीटिंग सॉफ़्टवेयर के लिए आपकी क्या आवश्यकताएं हैं। क्या आप अनुपस्थित कर्मचारियों के साथ संचार बनाए रखने के लिए उपकरण का उपयोग करना चाहेंगे? या आप ग्राहकों के साथ विस्तृत चर्चा के लिए एक संचार मंच बनाना चाहते हैं? अपनी आवश्यकताओं के लिए सही चुनाव करने के लिए, आपको पता होना चाहिए कि आपकी ज़रूरतें क्या हैं। विचार करने के लिए महत्वपूर्ण बिंदु जब कार्यों की रेंज ध्यान देना चाहिए:

• हाई डेफिनिशन या लो रेजोल्यूशन वीडियो क्वालिटी,
• संभावित प्रतिभागियों की अधिकतम संख्या,
• स्क्रीन को विभाजित करने का कार्य,
• दस्तावेजों पर सहयोगात्मक कार्य की संभावना,
• डेटा एन्क्रिप्शन और
• मूल्य और बाध्यकारी अनुबंध।

सशुल्क वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग टूल के क्या लाभ हैं?

कई कंपनियां अपने वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग टूल मुफ्त में और यहां तक कि बिना पंजीकरण के भी पेश करती हैं। हालांकि, ये उपकरण अक्सर उनकी कार्यक्षमता में सीमित होते हैं। इसके अलावा, ऐसा हो सकता है कि मुफ्त संस्करण प्रोग्राम द्वारा एकत्र किए जाने वाले डेटा के साथ "भुगतान" किए जाते हैं।

भुगतान किए गए संस्करण के मामले में, टूल की "डेटा की भूख" आमतौर पर अधिक सीमित होती है।

यदि कंपनियों को नियमित रूप से वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग टूल की आवश्यकता होती है, तो भुगतान किए गए संस्करणों पर स्विच करना सबसे अच्छा है। आपको उच्च डेटा सुरक्षा और आपके लिए आवश्यक सभी कार्यों का लाभ मिलता है।

वीडियो कॉन्फ्रेंस के लिए मुझे किन उपकरणों की आवश्यकता होगी?

वीडियो कॉन्फ़्रेंस को सफलतापूर्वक चलाने के लिए, निम्नलिखित तकनीकी आवश्यकताओं को पूरा किया जाना चाहिए:

• पर्याप्त तेज़ इंटरनेट कनेक्शन
• पर्याप्त रूप से बड़े रिज़ॉल्यूशन वाला कैमरा
• एक काम कर रहे माइक्रोफोन

वीडियो कॉन्फ्रेंस करने या उसमें भाग लेने के लिए न्यूनतम 3 मेगाबिट्स की बैंडविड्थ की आवश्यकता होती है। यह सुनिश्चित करता है कि तस्वीर को बिना झटके के देखा जा सकता है। किसी भी मामले में, वीडियो कॉन्फ्रेंस के दौरान उन सभी कार्यक्रमों को बंद करने की सलाह दी जाती है जिनके लिए बहुत अधिक बैंडविड्थ की आवश्यकता होती है। यहां तक कि अगर बैंडविड्थ कम है तो वीडियो मीटिंग के दौरान वीडियो या म्यूजिक स्ट्रीमिंग का भी इस्तेमाल नहीं करना चाहिए।

वीडियो मीटिंग में नेटिकेट

वीडियो कॉन्फ्रेंस को सुचारू रूप से चलाने के लिए, प्रतिभागियों को कुछ नियमों का पालन करना चाहिए। मॉडरेटर्स के लिए मीटिंग नियमों को पहले से सूचित करना सबसे अच्छा है। संभावित नियम हैं:

• यह पूर्व सूचना के बिना नहीं बोली जाती है। नहीं तो ऐसा भी हो सकता है कि सभी एक साथ बोलें।
• जब एक व्यक्ति प्रस्तुत करता है, तो अन्य अपना माइक्रोफ़ोन बंद कर देते हैं। इस तरह लेक्चरर सरसराहट जैसे शोर से परेशान नहीं होता है।
• अगर कैमरे वाले सभी लोग हिस्सा लेते हैं, तो सभी को अपने कैमरे भी चालू करने चाहिए. और कुछ भी असभ्य होगा।
• सभी को वीडियो मीटिंग के लिए उसी तरह तैयार होना चाहिए जैसे वे साइट पर मीटिंग के लिए करते हैं। आखिर जॉगिंग सूट में कोई भी ऑफिस में नहीं आता था।

वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग के फायदे और नुकसान

वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग की पेशकश करने वाली कई कंपनियां हैं फायदे:

• लंबी यात्रा के बिना क्रॉस-लोकेशन संचार
• यात्रा लागत बचत
• कम प्रतिक्रिया समय
• अनुकूलित संचार और तेजी से निर्णय लेने
• बेहतर संकट और परियोजना प्रबंधन

हालाँकि, वहाँ भी हैं हानि कैसे:

• उच्च तकनीकी प्रयास
• संचार केवल एड्स से ही संभव है
• स्क्रीन पर कम ध्यान अवधि
• साइट पर लाइव मीटिंग की तुलना में गैर-बाध्यकारी चरित्र

वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग के लिए कानूनी शर्तें

डेटा सुरक्षा कानून के संदर्भ में, वीडियो कॉन्फ़्रेंस सामान्य डेटा सुरक्षा विनियमन के अंतर्गत आते हैं। तदनुसार, नियोक्ता कर्मचारी डेटा एकत्र और उपयोग कर सकते हैं यदि वे "रोजगार संबंध के उद्देश्य" (धारा 26 पैराग्राफ 1 बीडीएसजी) की सेवा करते हैं या यदि नियोक्ता का इसमें "वैध हित" है (कला। 6 पैराग्राफ 1 एफ जीडीपीआर)।

नियोक्ता के हित उन कर्मचारियों के हितों के खिलाफ हैं जो सुरक्षा के योग्य हैं। ये जोखिम में होंगे, उदाहरण के लिए, यदि वीडियो कॉन्फ्रेंस टूल का उपयोग न केवल बैठकों के लिए किया जाता है, बल्कि गृह कार्यालय में काम की निगरानी के लिए भी किया जाता है।

वीडियो कॉन्फ्रेंस की थकान से बचें

सिद्धांत रूप में, वीडियो कॉन्फ्रेंस कभी भी और कहीं भी शुरू की जा सकती हैं, लेकिन व्यवहार में वीडियो मीटिंग्स के संचय से थकान हो सकती है।

इसका एक कारण उत्तेजनाओं का उच्च घनत्व है, उदाहरण के लिए बड़ी संख्या में प्रतिभागियों के साथ बैठकों में। साथ ही, कैमरे के साथ एक वीडियो मीटिंग में स्विच ऑन होने पर, आप कभी नहीं जानते कि आपको कौन देख रहा है। हर समय देखे जाने की यह भावना थकान के लक्षणों को और भी बदतर बना सकती है। अंत में, यह स्क्रीन पर निरंतर नज़र भी है जो बहुत अधिक व्याकुलता के बिना थकान को बढ़ाता है।

लंबी वीडियो कॉन्फ्रेंस में ब्रेक लेकर इसका समाधान किया जा सकता है। यह भी समझ में आता है कि प्रतिभागियों को पूरे समय अपने वीडियो के साथ सम्मेलन में भाग लेने की आवश्यकता नहीं है।

वीडियो कॉन्फ़्रेंस रिकॉर्ड करें - क्या अनुमति है?

जबकि वीडियो कॉन्फ़्रेंस रिकॉर्डिंग कई लोगों के लिए सामान्य अभ्यास प्रतीत होता है और कई टूल इस विकल्प की पेशकश करते हैं, गंभीर कानूनी चिंताएं हैं।

एसटीजीबी के मुताबिक बिना अनुमति के गैर-सार्वजनिक बातचीत या वीडियो कॉन्फ्रेंस रिकॉर्ड किए जाने पर यह एक आपराधिक अपराध हो सकता है। वर्तमान डेटा सुरक्षा कानून भी प्रतिभागियों की सहमति के बिना वीडियो मीटिंग की रिकॉर्डिंग पर रोक लगाते हैं।

सिद्धांत रूप में, कानून वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग को लाइव मीटिंग के विकल्प के रूप में देखता है। बिना वीडियो रिकॉर्डिंग वाला कोई भी व्यक्ति भी वहां भाग ले सकेगा।

रिकॉर्डिंग के साथ वीडियो मीटिंग के दस्तावेज़ीकरण को लागू करने का तर्क या तो लागू नहीं होता है, क्योंकि वीडियो कॉन्फ़्रेंस में टेक्स्ट के माध्यम से लॉगिंग भी संभव है।

वीडियो कॉन्फ्रेंस रिकॉर्ड करने के लिए, निम्नलिखित दिया जाना चाहिए:

• इसमें शामिल सभी पक्षों की स्वैच्छिक सहमति, जो रिकॉर्डिंग शुरू होने से पहले प्राप्त की जाती है।
• सहमति का लिखित रूप या सहमति का दस्तावेज।
• रिकॉर्डिंग के अर्थ और उद्देश्य के बारे में प्रतिभागियों का स्पष्टीकरण।
• सहमति के लिए निकासी के अधिकार का संदर्भ।

मूल रूप से, न तो मॉडरेटर और न ही प्रतिभागियों को अन्य वीडियो कॉन्फ्रेंस की सहमति के बिना वीडियो कॉन्फ्रेंस रिकॉर्ड करनी चाहिए। यह भी लागू नहीं होता है यदि रिकॉर्डिंग को सरल दस्तावेज़ीकरण उद्देश्यों के लिए किया जाना है।

मेरी वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग के लिए कौन सा टूल सही है?

आज यह रोजमर्रा की जिंदगी का हिस्सा है कि कंपनियों में वीडियो कॉन्फ्रेंस आयोजित की जाती हैं। संबंधित उपकरणों का बाजार बड़ा है, इसलिए आप जल्दी से चीजों का ट्रैक खो सकते हैं। निम्नलिखित प्रश्न आपको सही सॉफ्टवेयर चुनने में मदद कर सकते हैं:

• मेरे वीडियो कॉन्फ़्रेंस में औसतन कितने लोग भाग लेते हैं?
• क्या मुझे "केवल" वीडियो कॉल के लिए एक उपकरण की आवश्यकता है या क्या उपकरण में अन्य कार्य जैसे मेसेंजर, परियोजना प्रबंधन सुविधाएँ आदि शामिल हैं?
• क्या वीडियो मीटिंग के लिए अपॉइंटमेंट को सीधे कैलेंडर में एकीकृत करना संभव होना चाहिए?
• क्या आप चाहते हैं कि उपकरण के सर्वर जर्मनी में हों?
• क्या बैठक को रिकॉर्ड करने का कोई तरीका है?
• क्या मैं कई मीटिंग रूम बना सकता हूँ?
• क्या ब्राउज़र के माध्यम से बैठकों में भाग लेना संभव है?
• वीडियो मीटिंग टूल के लिए मेरे पास प्रति माह कितना पैसा है?
• क्या मैं पहले से ही G-Suite, Adobe या Microsoft जैसे टूल का उपयोग कर रहा हूँ?

व्यवहार में, पहले विभिन्न उपकरणों को आज़माना सार्थक है, उदाहरण के लिए, सशुल्क सदस्यता लेना। अधिकांश प्रदाता 14 दिनों या उससे अधिक की निःशुल्क परीक्षण अवधि के साथ काम करते हैं। इस समय के दौरान, आप विभिन्न वीडियो कॉन्फ्रेंस के साथ टूल का व्यापक परीक्षण कर सकते हैं और अपने आप को संबंधित लाभों के बारे में आश्वस्त होने दे सकते हैं।

अन्य सॉफ़्टवेयर की तरह, आप और आपकी टीम इसके साथ काम करना समाप्त कर देंगे। इसलिए, कंपनियों को अपने कर्मचारियों को निर्णय लेने की प्रक्रिया में शामिल करना चाहिए ताकि संयुक्त रूप से उस उपकरण पर आम सहमति मिल सके जिसका अंततः उपयोग किया जाएगा।