यदि आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि आपके द्वारा ईमेल के माध्यम से संपर्क करने वाले प्रत्येक व्यक्ति के पास आपका वर्तमान संपर्क विवरण है, तो आप डिजिटल व्यवसाय कार्ड के रूप में अपना डेटा स्वचालित रूप से प्रत्येक ईमेल से संलग्न कर सकते हैं और इसके साथ भेज सकते हैं।
ताकि आपका व्यवसाय कार्ड स्वचालित रूप से प्रत्येक ईमेल के साथ भेजा जाए, इसे सीधे हस्ताक्षर के साथ संलग्न करना सबसे अच्छा है। परिणामस्वरूप, आउटलुक बिजनेस कार्ड को मानक vCard फॉर्मेट में एक्सटेंशन .VCF के साथ अटैचमेंट के रूप में ई-मेल में जोड़ता है। इस प्रकार, व्यवसाय कार्ड को अन्य ई-मेल प्रोग्रामों के साथ भी पढ़ा जा सकता है।
संयोग से, आपको पहले अपने संपर्क डेटा को वीसीएफ फ़ाइल के रूप में सहेजना नहीं है: यदि आप चाहें तो आउटलुक सीधे पता पुस्तिका से डेटा पुनर्प्राप्त कर सकता है।
यह आउटलुक में 2003 के संस्करण तक कैसे काम करता है
2003 तक आउटलुक में, अपना व्यवसाय कार्ड हस्ताक्षर में इस प्रकार जोड़ें:
- कमांड को कॉल करें उपकरण → विकल्प पर।
- टैब पर क्लिक करें ईमेल प्रारूप पर हस्ताक्षर.
- यदि आपने पहले से ऐसा नहीं किया है, तो एक नया हस्ताक्षर परिभाषित करें। अन्यथा, अपना हस्ताक्षर चुनें और क्लिक करें सम्पादन के लिए.
- अंतर्गत vCard विकल्प पर क्लिक करें संपर्क से नया वीकार्ड.
- अपने संपर्क का चयन करें और क्लिक करें ठीक है.
- यदि आपने अन्य हस्ताक्षर परिभाषित किए हैं, तो संबंधित vCard को वर्णित अनुसार संलग्न करें।
- डायलॉग्स बंद करें।
यह आउटलुक 2007/2010 में कैसे काम करता है
पिछले संस्करणों के विपरीत, आउटलुक 2007 और 2010 न केवल ई-मेल के अनुलग्नक के रूप में व्यवसाय कार्ड जोड़ते हैं, बल्कि हस्ताक्षर में व्यवसाय कार्ड का ग्राफिक प्रतिनिधित्व भी शामिल करते हैं। व्यवसाय कार्ड को साथ भेजने के लिए निम्नानुसार आगे बढ़ें:
- आउटलुक 2007 में आप कमांड का आह्वान करते हैं उपकरण → विकल्प → ईमेल प्रारूप पर। आउटलुक 2010 में कमांड का चयन करें फ़ाइल → विकल्प → ईमेल.
- हस्ताक्षर बटन पर क्लिक करें।
- वांछित हस्ताक्षर का चयन करें और कर्सर को उस स्थान पर रखें जहां व्यवसाय कार्ड का ग्राफिक प्रतिनिधित्व दिखाई देना चाहिए, आमतौर पर हस्ताक्षर के अंत में।
- सिग्नेचर फील्ड के ऊपर टूलबार में बटन पर क्लिक करें विजिटिंग कार्ड.
- पता पुस्तिका से अपनी संपर्क प्रविष्टि का चयन करें और पर क्लिक करें ठीक है.
- यदि आप चित्र में दिखाए गए अनुसार किसी अन्य हस्ताक्षर का उपयोग करते हैं, तो इसके साथ एक व्यवसाय कार्ड संलग्न करें जैसा कि वर्णित है।
- डायलॉग्स बंद करें।
यदि आप संदेश टेक्स्ट में बिजनेस कार्ड का ग्राफिक प्रतिनिधित्व नहीं दिखाना चाहते हैं, तो आपको इसे ई-मेल से मैन्युअल रूप से हटाना होगा - वीसीएफ फाइल को अटैचमेंट के रूप में रखा जाता है। यदि आप चरण 5 के बाद हस्ताक्षर को परिभाषित करते समय ग्राफ़िक को हटाते हैं, तो कोई VCF फ़ाइल संलग्न नहीं की जाएगी।
