क्या आप यह सुनिश्चित करना चाहेंगे कि आपका पाठ प्राप्तकर्ता द्वारा अधिक आसानी से पढ़ा जा सके? फिर आपको कॉलम सेट के उपयोग पर विचार करना चाहिए। यह अकारण नहीं है कि पाठ (दैनिक) समाचार पत्रों, अधिकांश ब्रोशर और कई प्रॉस्पेक्टस में कॉलम में रखा जाता है।
आपको इन 4 बिंदुओं पर ध्यान देना होगा!
चाहे आप अपने दस्तावेज़ में कॉलम सेट का उपयोग करें या, बेहतर अभी भी, सिंगल-कॉलम लेआउट का उपयोग करें, कई सीमा स्थितियों पर निर्भर करता है। सामान्य तौर पर, आप अपने टेक्स्ट को नुकसान पहुंचाए बिना किसी भी समय मल्टी-कॉलम और सिंगल-कॉलम लेआउट के बीच स्विच कर सकते हैं। यदि संदेह है, तो एक छोटा परीक्षण सार्थक है। अपना निर्णय लेते समय आपको निम्नलिखित बातों पर विचार करना चाहिए:
पहला बिंदु: क्या पृष्ठ स्तंभों के लिए पर्याप्त चौड़ा है? कॉलम का उपयोग करना तभी समझ में आता है जब आपका पृष्ठ पर्याप्त चौड़ा हो। मान लीजिए कि आप दस या बारह बिंदुओं के फ़ॉन्ट आकार का उपयोग करते हुए A5 प्रारूप में एक दस्तावेज़ डिज़ाइन कर रहे हैं, और आपके दाएँ और बाएँ हाशिये प्रत्येक तीन सेंटीमीटर चौड़े हैं। यहाँ पहली नज़र में यह स्पष्ट हो जाता है कि शेष स्थान दो स्तंभों की अनुमति नहीं देता है। उदाहरण के लिए, क्या सीमा केवल एक सेंटीमीटर चौड़ी है और आप नौ-बिंदु वाले फ़ॉन्ट के साथ काम करते हैं? फिर आप आसानी से टेक्स्ट को दो कॉलम में रख सकते हैं।
यदि आवश्यक हो, तो बस अलग-अलग कॉलम नंबरों का परीक्षण करें। आप एक नज़र में देखेंगे कि आपके टेक्स्ट के लिए कौन से कॉलम इष्टतम हैं! और सीमावर्ती मामलों में आप उदा। B. फॉण्ट साइज को एक या आधा अंक कम/बढ़ाना। यह सुनिश्चित करेगा कि आपके पास प्रति पंक्ति वर्णों की सही संख्या है।
दूसरा बिंदु: एक पेज कितने कॉलम ले सकता है? आप अपने पाठ को एक, दो, तीन या अधिक स्तंभों में वितरित करते हैं या नहीं यह पृष्ठ की चौड़ाई और फ़ॉन्ट आकार पर निर्भर करता है। एक गाइड के रूप में निम्नलिखित दिशानिर्देशों का उपयोग करें: कॉलम आमतौर पर 45 से 60 वर्णों के होते हैं, इसलिए एक कॉलम लाइन में औसतन सात से दस शब्दों के लिए जगह होती है। इस कॉलम की चौड़ाई का यह फायदा है कि पाठक एक या दो नज़र में पूरी लाइन को समझ सकता है। यदि कॉलम अधिक व्यापक हो जाते हैं, तो एक जोखिम होता है, जैसा कि सिंगल-कॉलम टेक्स्ट के साथ होता है, कि पढ़ते समय आंख लाइन से बाहर निकल जाएगी - पाठक के पास अब कोई मार्गदर्शन नहीं है। यदि स्तंभ संकरे हो जाते हैं, तो पंक्तियों में शब्दों को उचित रूप से संतुलित नहीं किया जा सकता है। अक्षरों या शब्दों के बीच कष्टप्रद अंतराल हैं। या प्रत्येक वाक्य के अंत में हाइफ़नेशन प्रहार करता है - लेकिन तीन से अधिक हाइफ़न एक दूसरे का अनुसरण नहीं करना चाहिए।
तीसरा बिंदु: क्या आपके दस्तावेज़ में कई टेबल, इमेज आदि हैं? आपका टेक्स्ट कॉलम सेट के लिए उपयुक्त है या नहीं यह चित्रों, तालिकाओं, सूचियों, रेखाचित्रों, सूत्रों आदि की संख्या पर भी निर्भर करता है। उदाहरण के लिए, यदि आप चरण-दर-चरण मार्गदर्शिका के प्रत्येक चरण में एक विस्तृत चित्र जोड़ना चाहते हैं, तो कॉलम सेट अनुपयुक्त है। क्या आपको किसी दस्तावेज़ में कई बड़ी छवियों की आवश्यकता है जो आधा पृष्ठ और अधिक लेती हैं? फिर भी, कॉलम टाइपसेटिंग अनुपयुक्त है क्योंकि छवियां टेक्स्ट को "समान रूप से बहने" से रोकती हैं। वही उन तालिकाओं पर लागू होता है जो पृष्ठ की पूरी चौड़ाई लेती हैं। हालाँकि तालिकाओं को डिज़ाइन तत्व के रूप में कई स्तंभों में आसानी से रखा जा सकता है, उदाहरण के लिए, इसका अर्थ है बढ़े हुए प्रयास। यह अन्य सभी ग्राफिक तत्वों पर भी लागू होता है।
चौथा बिंदु: हमेशा कॉलम में औचित्य का प्रयोग करें! ताकि पाठ कॉलम में सुपाठ्य रहे, इसे अक्सर औचित्य में स्वरूपित किया जाता है। शब्द रिक्ति को बदल देता है ताकि न केवल पाठ का बायां किनारा, बल्कि दायां किनारा भी "चिकना" हो जाए। स्पंदन - अर्थात, दायां हाशिया संतुलित नहीं है - आमतौर पर स्तंभों में पढ़ना कठिन होता है।
अब गलत पेजों को प्रिंट नहीं करना है
हाल ही में हमें "वर्ड टिप्स एंड ट्रिक्स फ्रॉम ए टू जेड" के संपादकीय कार्यालय में ईमेल द्वारा एक पाठक से निम्नलिखित प्रश्न प्राप्त हुए: मैं इसे अपने आप को समझा नहीं सकता: मैं सिर्फ अपनी नई लिखित रिपोर्ट के तीसरे पृष्ठ को प्रिंट करना चाहता हूं और इसे प्रिंट किया है - डायलॉग बॉक्स उसी के अनुसार बनाया गया है, लेकिन जब मैं प्रिंट करना शुरू करता हूं, तो मुझे वांछित पेज के अलावा अन्य प्रिंटआउट मिलते हैं। ऐसा प्रतीत होता है कि दस्तावेज़ के विभिन्न पृष्ठ यादृच्छिक रूप से मुद्रित किए जा रहे हैं। ऐसा क्यों है और मैं इसे कैसे बंद कर सकता हूं?
संपादकीय टीम का जवाब:
समस्या तब उत्पन्न होती है जब आपके दस्तावेज़ में कई खंड होते हैं (उदाहरण के लिए, प्रत्येक अध्याय के लिए एक खंड) और आप निर्दिष्ट करते हैं कि पृष्ठ क्रमांकन प्रत्येक अनुभाग में "1" से शुरू होना चाहिए। इस मामले में आपके दस्तावेज़ में कई तीसरे पृष्ठ हैं, यही वजह है कि Word न केवल पहले खंड के तीसरे पृष्ठ को प्रिंट करता है, बल्कि निम्नलिखित अनुभागों के सभी तीसरे पृष्ठ भी प्रिंट करता है। इस समस्या को हल करने के लिए, प्रिंट करते समय न केवल पृष्ठ संख्या बल्कि अनुभाग संख्या भी प्रदान करें। और इस तरह आप इसे करते हैं:
- कर्सर को उस पृष्ठ पर रखें जिसे आप प्रिंट करना चाहते हैं।
- अब वर्ड स्टेटस बार के बाईं ओर स्थिति की जानकारी देखें कि आप किस पेज और सेक्शन में हैं। कृपया ध्यान दें कि Word 2007 में डेटा डिस्प्ले को पहले यहां सक्रिय करना पड़ सकता है। ऐसा करने के लिए, स्टेटस बार पर राइट-क्लिक करें और संदर्भ मेनू से अपनी इच्छित जानकारी का चयन करें।
- यहाँ प्रकट होता है उदा। उदाहरण के लिए, "पेज 3" और "सेक्शन: 1" या "1 से", आपको तीसरे सेक्शन के तीसरे पेज को प्रिंट करना होगा।
- अब प्रिंट डायलॉग बॉक्स को कॉल करें। Word 2007: ऐसा करने के लिए, ऊपर बाईं ओर स्थित Office बटन पर, फिर PRINT कमांड पर और अब दाईं ओर PRINT प्रविष्टि पर क्लिक करें। Word 2003, 2002 / XP और 2000: FILE मेनू, PRINT कमांड को कॉल करें।
- सभी संस्करण: पृष्ठ क्षेत्र के अंतर्गत, पृष्ठ रेडियो बटन पर क्लिक करें।
- अब PAGES के पीछे टेक्स्ट फ़ील्ड में साधारण पृष्ठ संख्या के बजाय »p3s1« टेक्स्ट दर्ज करें। »पी« का अर्थ »पृष्ठ«, »एस« के लिए »अनुभाग« है। हमारे उदाहरण में, पहले खंड का तीसरा पृष्ठ आवश्यकतानुसार प्रिंट किया गया है।
- यदि आप अब OK पर क्लिक करके प्रिंट डायलॉग विंडो शुरू करते हैं, तो चयनित सेक्शन का वांछित पेज प्रिंट हो जाएगा।
अतिरिक्त पृष्ठ और अनुभाग जानकारी को निश्चित रूप से संपूर्ण पृष्ठ क्षेत्र बनाने के लिए जोड़ा जा सकता है। क्या आप चाहेंगे उदाहरण के लिए, खंड 1, खंड 2 और खंड 3 के पहले पृष्ठ को मुद्रित करने के लिए, यह इस प्रकार है: "p1s1; p1s2; p1s3"। यदि आप दूसरे खंड के पृष्ठ 1 से 12 मुद्रित करना चाहते हैं, तो दर्ज करें: »p1s2-p12s2«। यदि आप केवल एक पृष्ठ मुद्रित करना चाहते हैं और कर्सर पहले से ही वर्तमान पृष्ठ पर है, तो आप वर्तमान पृष्ठ को सक्रिय करें का भी उपयोग कर सकते हैं विकल्प। यह आपको पृष्ठ और अनुभाग को निर्दिष्ट करने से बचाता है।