इस प्रकार आप एक आवर्ती अपॉइंटमेंट को परिभाषित करते हैं और आउटलुक को इसे कैलेंडर में जितनी बार आवश्यक हो, दर्ज करने के लिए कहते हैं।
कुछ नियुक्तियाँ बार-बार होती हैं: साप्ताहिक टीम की बैठक, महीने के हर पहले बुधवार को विभाग प्रमुख सम्मेलन, तिमाही में एक बार बिक्री कर रिटर्न जमा करना, कुछ ही नाम रखने के लिए। आप ऐसे पुनरावर्ती अपॉइंटमेंट को अपॉइंटमेंट की एक श्रृंखला के रूप में परिभाषित करके Outlook कैलेंडर में प्रविष्टि को सरल बना सकते हैं - उदाहरण के लिए, Outlook फिर स्वचालित रूप से प्रत्येक शुक्रवार को कैलेंडर में टीम मीटिंग के लिए एक प्रविष्टि जोड़ता है।
आप एक आवर्ती अपॉइंटमेंट निम्नानुसार सेट कर सकते हैं:
1. कैलेंडर में उपयुक्त विषय, प्रारंभ और अवधि के साथ, संभवतः एक अनुस्मारक के साथ अपॉइंटमेंट बनाएं।
2. फिर अपॉइंटमेंट डायलॉग में "सीरीज टाइप" पर क्लिक करें।
3. "श्रृंखला पैटर्न" के तहत, उस अंतराल का चयन करें जिस पर निम्नलिखित नियुक्तियों को दर्ज किया जाना चाहिए (इस पर और अधिक नीचे)।
4. "श्रृंखला अवधि" के अंतर्गत, वह तिथि दर्ज करें जिस पर पहली मुलाकात शुरू होनी चाहिए। फिर आप यह निर्धारित कर सकते हैं कि आवर्ती नियुक्ति निश्चित संख्या में नियुक्तियों के बाद समाप्त होनी चाहिए या किसी निश्चित तिथि पर। विशेष रूप से पुनरावृत्ति की उच्च आवृत्ति के साथ नियुक्तियों के लिए, संख्या (सबसे पहले) को सीमित करने की सलाह दी जाती है ताकि आउटलुक कैलेंडर को अनावश्यक रूप से न बढ़ाया जा सके।
5. "रिकरिंग अपॉइंटमेंट" डायलॉग को बंद करें और अपॉइंटमेंट डायलॉग को सेव और बंद करें (जैसे ही आपने इसमें सभी प्रविष्टियां की हैं)।
श्रृंखला पैटर्न:
आउटलुक निम्नलिखित दोहराव अंतराल प्रदान करता है:
-
दैनिक: यहां आप निर्दिष्ट कर सकते हैं कि क्या अपॉइंटमेंट हर दिन, हर दूसरे, हर तीसरे, आदि दिन होना चाहिए। इसके अलावा, नियुक्तियों को केवल कार्य दिवसों तक सीमित करना संभव है।
-
साप्ताहिक: यहां आप यह निर्धारित कर सकते हैं कि सप्ताह के किस दिन नियुक्ति होनी चाहिए। आप यह भी निर्दिष्ट करते हैं कि नियुक्ति को हर हफ्ते, हर दूसरे हफ्ते या उच्च अंतराल पर दोहराया जाना चाहिए या नहीं।
-
मासिक: यहां भी, आपके पास यह निर्धारित करने का विकल्प है कि नियुक्ति हर महीने, हर दूसरे महीने या उच्च अंतराल पर होती है या नहीं। आप यह भी निर्दिष्ट करते हैं कि क्या नियुक्ति एक निश्चित तिथि (उदाहरण के लिए प्रत्येक महीने की 14 तारीख को) या सप्ताह के किसी विशिष्ट दिन (उदाहरण के लिए महीने के पहले सोमवार को) पर दोहराई जानी चाहिए।
-
वार्षिक: वार्षिक पुनरावृत्ति के लिए, आप यह भी निर्दिष्ट करते हैं कि यह एक निश्चित तिथि है या किसी विशिष्ट महीने में एक विशिष्ट दिन है। उदाहरण के लिए, "हर 10 अक्टूबर", वर्षगाँठ या जन्मदिन के लिए आदर्श है।
नियुक्तियों की एक श्रृंखला बनाने का एक वैकल्पिक तरीका इस प्रकार है: कैलेंडर में उस समय पर राइट-क्लिक करें जिस पर नियुक्तियों की श्रृंखला शुरू होनी चाहिए और "नियुक्तियों की नई श्रृंखला" कमांड का आह्वान करें। ऊपर चरण 3 में वर्णित संवाद बॉक्स तुरंत दिखाई देगा; जैसे ही आपने भर दिया है, आपको अभी भी विषय और प्रविष्टि के लिए अवधि को परिभाषित करना होगा।
कृपया ध्यान दें: यदि आप किसी श्रृंखला से किसी अपॉइंटमेंट को बाद में संपादित करना चाहते हैं, तो आउटलुक पूछता है कि क्या परिवर्तन सभी या केवल इस एक अपॉइंटमेंट को प्रभावित करता है। यह शृंखला से किसी अपॉइंटमेंट को हटाने पर भी लागू होता है।