आउटलुक को वैयक्तिकृत करें - युक्तियाँ और सेटिंग्स

आप अपने आउटलुक को वैयक्तिकृत करने के लिए इन युक्तियों का उपयोग कर सकते हैं

एक सॉफ्टवेयर उपयोगकर्ता के रूप में, व्यक्तिगत सेटिंग्स बनाना और प्रोग्राम को लगातार वैयक्तिकृत करना आवश्यक है। यह माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक के साथ-साथ अन्य अनुप्रयोगों पर भी लागू होता है जो नियमित रूप से पेशेवर या निजी सेटिंग में उपयोग किए जाते हैं।

आउटलुक में विशिष्ट सेटिंग्स हर समय यह देखने में सक्षम होने के लिए महत्वपूर्ण हैं कि ई-मेल किसने लिखा और किस डिवाइस से भेजा गया था। इसके अलावा, प्रत्येक आउटलुक उपयोगकर्ता कार्यक्रम को प्रभावी ढंग से और कार्यात्मक रूप से उपयोग करने में सक्षम होना चाहता है।

Microsoft आउटलुक के डेस्कटॉप संस्करण का मूल वैयक्तिकरण स्थापना के साथ शुरू होता है। आउटलुक का उपयोग करने के लिए एक Microsoft खाते की आवश्यकता होती है। Microsoft Outlook को प्रारंभिक स्थापना के दौरान Microsoft खाते से कनेक्ट होना चाहिए। सेटिंग्स को "फाइल" टैब पर नेविगेट करके और फिर "ऑफिस अकाउंट" मेनू आइटम पर क्लिक करके किसी भी समय देखा और बदला जा सकता है।

टेबलेट या स्मार्टफ़ोन के लिए Microsoft Outlook का मोबाइल संस्करण मुफ़्त है और इसे किसी Office खाते के संबंध में वैयक्तिकृत करने की आवश्यकता नहीं है।

आउटलुक को निजीकृत करें - व्यावहारिक विकल्प जो समय बचाते हैं

Office खाते के अतिरिक्त, जो डेस्कटॉप संस्करण में उपलब्ध नहीं है, Microsoft Outlook को वैयक्तिकृत करने के लिए अन्य विकल्प भी हैं। आद्याक्षर, आपके नाम और अन्य सेटिंग्स के संबंध में सॉफ़्टवेयर को वैयक्तिकृत करने के लिए आपके लिए निम्नलिखित विकल्प और कार्य उपलब्ध हैं। पढ़ने के क्षेत्र या डेस्कटॉप पर लिंक के मूल दृश्य के अलावा, अनगिनत अन्य कार्य और विकल्प उपलब्ध हैं।

उदाहरण के लिए, आप अपने इनबॉक्स और कैलेंडर दोनों को एक साथ प्रदर्शित करना चुन सकते हैं। यदि आप आउटलुक के साथ दिन में कई घंटे काम करते हैं और एक बड़े, उच्च-रिज़ॉल्यूशन मॉनिटर का उपयोग करते हैं, तो यह दो आउटलुक विंडो को एक दूसरे के बगल में खुला रखने के लिए समझ में आता है। इस तरह, पाठ को अन्य कार्यों से बेहतर ढंग से दर्शाया और अलग किया जाता है। उदाहरण के लिए, आप अगले फ़ील्ड में कैलेंडर या पता पुस्तिका और इनबॉक्स खोल सकते हैं। दृश्य का यह वैयक्तिकरण आपको एक बेहतर अवलोकन देता है और आपको अधिक प्रभावी ढंग से काम करने की अनुमति देता है।

अनुलग्नकों के लिए मानक फ़ोल्डर के साथ स्थिति समान है। विंडोज 10 डाउनलोड फ़ोल्डर को आमतौर पर डिफ़ॉल्ट फ़ोल्डर के रूप में सुझाया जाता है।

टूलबार और लिंक को वैयक्तिकृत करें - यह इस तरह काम करता है

आउटलुक में मानक के रूप में महत्वपूर्ण कार्यों के लिए बटन के साथ दो टूलबार हैं:

• मानक टूलबार।
• विस्तारित टूलबार।

मानक टूलबार की संरचना संबंधित आउटलुक मॉड्यूल पर निर्भर करती है। अन्य सभी कार्यालय कार्यक्रमों की तरह, इसे टूलबार में मेनू कमांड के लिए अतिरिक्त बटन जोड़कर वैयक्तिकृत किया जा सकता है। मूल रूप से, आप आउटलुक में प्रत्येक टूलबार को कस्टमाइज़ कर सकते हैं और इसे अपनी आवश्यकताओं के अनुरूप बना सकते हैं। यह अधिक प्रभावी ढंग से और अधिक लक्षित तरीके से काम करने में सक्षम होने के लिए उपयोगी है।

स्थिति शॉर्टकट के साथ समान है जिसे आप एक विशिष्ट आउटलुक मॉड्यूल को शुरू करने के लिए विंडोज डेस्कटॉप या स्टार्ट मेनू में एम्बेड कर सकते हैं। आउटलुक में कई प्रोफाइल के साथ काम करने वाले उपयोगकर्ता यह तय करने के लिए कमांड प्रॉम्प्ट में कमांड का उपयोग कर सकते हैं कि आउटलुक को किस प्रोफाइल से शुरू किया जाना चाहिए। यदि आप अपने आउटलुक को समान स्टार्ट पैरामीटर के साथ अधिक बार कॉल करना चाहते हैं, तो यह सलाह दी जाती है कि डेस्कटॉप पर संबंधित शॉर्टकट सेट करें।

फ़ाइल टैब: स्वचालित उत्तरों को वैयक्तिकृत करें और शांति से छुट्टी पर जाएं

सुचारू संचार के लिए आउटलुक में कार्यालय से बाहर सहायक महत्वपूर्ण है। यदि आप एक निर्धारित अवधि के भीतर कोई संदेश भेज या प्राप्त नहीं कर सकते हैं, तो "स्वचालित उत्तर" फ़ंक्शन लक्षित और प्रभावी है। यदि आप एक ई-मेल प्राप्त करते हैं, तो प्रेषक को स्वचालित रूप से सूचित किया जाएगा कि आप कितने समय तक उपलब्ध नहीं रहेंगे और आपकी जगह कौन लेगा। व्यक्तिगत "स्वचालित उत्तर" फ़ंक्शन गारंटी देता है कि ग्राहकों, इच्छुक पार्टियों या सहकर्मियों को अनुपस्थिति के बारे में सूचित किया जाता है, उदाहरण के लिए छुट्टी के कारण, हर समय।

आउटलुक में फोंट को निजीकृत करना मुश्किल नहीं है

आउटलुक में सबसे लोकप्रिय निजीकरण विकल्पों में से एक डिफ़ॉल्ट फोंट को अनुकूलित करना है। उनके संदेशों की उपस्थिति को लेकर हर किसी की अलग-अलग इच्छाएं होती हैं। इस कारण से, फोंट या अन्य शैलीगत उपकरणों को निजीकृत करना समझ में आता है। परिवर्तनों को लागू करना मुश्किल नहीं है। यदि आप टेम्पलेट के बिना काम कर रहे हैं, तो "टेक्स्ट" मेनू में "संदेश" टैब में फ़ॉन्ट को आसानी से समायोजित किया जा सकता है।

यदि प्रारूप टेम्प्लेट का उपयोग किया जाता है, तो टेम्प्लेट को एक बार बदलना होगा। इसके अलावा, उपयोग किए गए आउटलुक संस्करण के आधार पर, टेम्प्लेट में फ़ॉन्ट बदलने के लिए विभिन्न मेनू विकल्प हैं।

युक्ति:

सेटिंग के आधार पर, आपको ई-मेल या तो सादे पाठ में या html प्रारूप में प्राप्त होंगे। यदि आप किसी ईमेल का विवरण देखने के लिए जल्दी से HTML प्रारूप में स्विच करना चाहते हैं, तो आप इसे कीबोर्ड शॉर्टकट से कर सकते हैं ऑल्ट + शिफ्ट + एच.

आउटलुक में व्यू सेटिंग्स को वैयक्तिकृत करें - आउटलुक को अपनी इच्छानुसार सेट करें

आउटलुक में मानक दृश्य के अलावा, आपके पास स्क्रीन को विभाजित करने और मेल प्रदर्शित करने के लिए अन्य व्यावहारिक विकल्प हैं। उदाहरण के लिए, आउटलुक में पूर्वावलोकन विंडो एक अनूठा विकल्प प्रदान करती है। इनबॉक्स में चयनित ई-मेल की सामग्री यहां कॉम्पैक्ट रूप में दिखाई देती है, बिना आपको डबल-क्लिक से ई-मेल खोलने की आवश्यकता होती है।

आउटलुक में किसी भी समय कस्टम व्यू को रीसेट किया जा सकता है। यह मैन्युअल रूप से या वैकल्पिक रूप से विंडोज कमांड के साथ किया जा सकता है। उसी समय, आप पूर्वावलोकन विंडो को अलग-अलग स्थिति में रख सकते हैं और इसे संदेश सूची के दाईं ओर या नीचे प्रदर्शित कर सकते हैं, उदाहरण के लिए।

पूर्वावलोकन विंडो के माध्यम से उपयोगकर्ता के अनुकूल दृश्य के बावजूद, कुछ उपयोगकर्ताओं ने सिद्धांत के रूप में आउटलुक में पूर्वावलोकन को बंद करने का निर्णय लिया है। इसकी पृष्ठभूमि यह है कि किसी दुर्भावनापूर्ण मेल के खुलने से पहले कोई वायरस या मैलवेयर आपके सिस्टम पर अपने आप कब्जा कर लेगा। यदि आप सुरक्षित रहना चाहते हैं, तो आप पूर्वावलोकन विंडो को बंद कर सकते हैं, बाहरी छवियों और सामग्री को लोड होने से रोक सकते हैं या HTML ईमेल को केवल सादे पाठ प्रारूप में प्रदर्शित करने की अनुमति दे सकते हैं।

तैयार दृश्य विकल्पों का उपयोग करें और नेविगेशन क्षेत्र को समायोजित करें - इस तरह यह काम करता है

पहले आउटलुक संस्करणों के उपयोगकर्ताओं ने कई तैयार किए गए दृश्य विकल्पों की सराहना की जो अब आउटलुक 2010 या वर्तमान संस्करण आउटलुक 365 में उपलब्ध नहीं हैं। उदाहरण के लिए, आप केवल अपठित संदेशों को वर्तमान फ़ोल्डर में प्रदर्शित कर सकते हैं। प्रदर्शन अवधि को सीमित करने और, उदाहरण के लिए, मुख्य रूप से पिछले सात दिनों से ई-मेल प्रदर्शित करने का विकल्प भी उपयोगी था। अधिक हाल के संस्करणों में पूर्व-सेटिंग्स की कमी के बावजूद, आउटलुक 2010 और बाद के संस्करणों में प्रिय विचारों को परिभाषित और सहेजा जा सकता है।

मूल रूप से, आउटलुक नेविगेशन क्षेत्र को अपने काम करने के व्यक्तिगत तरीके से अनुकूलित करना भी उचित है। अन्य बातों के अलावा, आप नेविगेशन बार को दिखा और छिपा सकते हैं, जल्दी से दूसरे मेनू पर स्विच करने के लिए कीबोर्ड शॉर्टकट का उपयोग कर सकते हैं या एक अलग स्टार्ट फ़ोल्डर निर्दिष्ट कर सकते हैं। इनबॉक्स की तरह, आप अपने नोट्स के लिए रीडिंग एरिया भी चालू कर सकते हैं। इस मामले में, आउटलुक विंडो के निचले आधे हिस्से में वर्तमान में चयनित नोट की सामग्री को दिखाता है।

कैलेंडर, कार्यों और नियुक्तियों के कार्यों को अपनी आवश्यकताओं के अनुसार सेट करें

आप आउटलुक में कैलेंडर को वैयक्तिकृत भी कर सकते हैं और अन्य बातों के अलावा, नियुक्तियों को चिह्नित करने के लिए रंग श्रेणियों का क्रम निर्धारित कर सकते हैं। अपॉइंटमेंट बनाने के लिए, अपॉइंटमेंट डायलॉग में "लेबल" फ़ील्ड में क्लिक करें और उपयुक्त रंग चुनें। जैसे ही आपने उनका उत्तर दिया, आप अपने इनबॉक्स से मीटिंग अनुरोधों को स्वचालित रूप से हटा सकते हैं। यह विकल्प आउटलुक में डिफ़ॉल्ट रूप से सक्रिय होता है और इसे निष्क्रिय या सक्रिय किया जा सकता है।

किसी भी स्थिति में, आपको नेविगेशन बार में फ़ाइल सिस्टम के लिंक का विस्तार करना चाहिए। उपयोगी लिंक के साथ, आप हार्ड ड्राइव या नियमित रूप से आवश्यक फ़ाइलों पर फ़ोल्डर्स को एकीकृत कर सकते हैं। इन शॉर्टकट के साथ आप आउटलुक को स्थायी रूप से वैयक्तिकृत करते हैं।

आउटलुक को स्वचालित करने के लिए नियमों को परिभाषित करें

आउटलुक आउटलुक को स्वचालित करने के लिए नियमों और मैक्रोज़ का उपयोग करने का विकल्प प्रदान करता है। आउटलुक में नियमों को अनुकूलित किया जाना चाहिए। आप "नियम और सूचनाएं" मेनू आइटम में "फ़ाइल" टैब में Outlook में सभी नियमों को परिभाषित करते हैं।

आउटलुक में डेस्कटॉप सूचनाएं सक्षम करें

यदि आप आउटलुक से आने वाले ई-मेल के बारे में सूचित होना चाहते हैं, तो आप बस डेस्कटॉप अधिसूचना को सक्रिय कर सकते हैं। यह कैसे करना है:

1. आउटलुक में संस्करण 2007 तक आप "टूल्स, रूल्स एंड नोटिफिकेशन" कमांड को कॉल करते हैं। आउटलुक 2010 में, "फाइलें, नियम और सूचनाएं प्रबंधित करें" पर जाएं।

2. नियम का चयन करें और "नियम बदलें" और फिर "नियम सेटिंग संपादित करें" पर क्लिक करें।

3. संवाद में जाने के लिए "अगला" पर क्लिक करें जिसमें आप क्रियाओं का चयन कर सकते हैं।

4. यहां आप "डेस्कटॉप अधिसूचना दिखाएं" विकल्प सक्रिय करते हैं (साथ ही "कोई और नियम लागू न करें" यदि यह विकल्प पहले से सक्रिय नहीं है)।

5. फिर "समाप्त करें" पर क्लिक करें।

नियम इस मायने में वैयक्तिकृत हैं कि उन्हें स्वचालित एप्लिकेशन के बजाय केवल आपके निर्देश पर निष्पादित किया जाता है। नियमों को मैन्युअल रूप से चलाने के लिए, "संदेश नियम" में नियम नाम के सामने चेक मार्क हटा दें।

आप अपने इनबॉक्स को स्वचालित रूप से क्रमित करने के लिए नियमों का भी उपयोग कर सकते हैं। इस मामले में, कुछ मानदंडों को पूरा करने वाले मेल पूर्व-निर्धारित श्रेणियों को असाइन किए जाते हैं। आउटलुक में ऑटो आर्काइविंग सबसे महत्वपूर्ण नियम-आधारित कार्यों में से एक है। सिद्धांत रूप में, इसे विशेष रूप से अनुकूलित किया जा सकता है। अतिरेक से बचने और एक सिंहावलोकन बनाए रखने के लिए यदि आवश्यक हो तो अभिलेखागार के नाम बदले जा सकते हैं। मैक्रोज़ को एक पूर्व-निर्धारित कीवर्ड वाले ईमेल को स्वचालित रूप से स्थानांतरित करने के लिए भी चलाया जा सकता है।

आउटलुक में स्पष्टता बनाए रखें - यह कितना आसान है

इसके अलावा, आप अलग-अलग आउटलुक मॉड्यूल के लिए सेटिंग्स का चयन कर सकते हैं, उदाहरण के लिए ई-मेल के लिए या इनबॉक्स के भीतर अलग-अलग फ़ोल्डरों के लिए, जो मानक सेटिंग्स से विचलित होते हैं। उदाहरण के लिए, "जर्नल" फ़ंक्शन दिलचस्प है। जर्नल फ़ंक्शन के साथ, आप Microsoft आउटलुक में ई-मेल संदेश या मीटिंग जैसे तत्वों को ट्रैक कर सकते हैं। आप अन्य Microsoft Office फ़ाइलों, जैसे Word दस्तावेज़ों का भी ट्रैक रख सकते हैं। इसके अतिरिक्त मूल्य के बावजूद, जर्नल फ़ंक्शन मेमोरी-इंटेंसिव है। यदि आप जर्नल फ़ंक्शन का उपयोग नहीं करना चाहते हैं या अब इसका उपयोग नहीं करना चाहते हैं, तो इसे बंद करने की सलाह दी जाती है। नतीजतन, पीएसटी फ़ाइल अपने आकार के मामले में प्रबंधनीय रहती है।

संक्षेप में, आउटलुक में सफलता के लिए स्पष्टता महत्वपूर्ण है। इनबॉक्स, कैलेंडर, पता पुस्तिका और अन्य कार्य केवल दैनिक कार्य का समर्थन करते हैं यदि उन्हें प्रभावी ढंग से और समझदारी से प्रस्तुत किया जाता है। इसे प्राप्त करने के लिए, आप सारणीबद्ध दृश्यों में कॉलम की चौड़ाई को मैन्युअल रूप से समायोजित करने के लिए माउस का उपयोग कर सकते हैं, उदाहरण के लिए अपॉइंटमेंट कैलेंडर में।

मेलबॉक्स और इनकमिंग और आउटगोइंग मेल को वैयक्तिकृत करें - कौन सी सेटिंग्स समझ में आती हैं

दृश्य को अनुकूलित करने के अलावा, सबसे महत्वपूर्ण चरणों में से एक आउटलुक में इनबॉक्स को वैयक्तिकृत करना और डिजाइन को अनुकूलित करना है। आउटलुक में, आपके पास इनबॉक्स में यह परिभाषित करने का विकल्प होता है कि ई-मेल कितनी बार प्राप्त किया जाना चाहिए। हर 15 मिनट में संदेशों को कॉल करने के बजाय, अधिक समय तक काम करने में सक्षम होने के लिए समय अवधि बढ़ाने के लिए यह समझ में आता है।

मूल रूप से यह कहा जा सकता है कि आउटलुक को एक कार्य उपकरण के रूप में उपयोग करना महत्वपूर्ण है और आउटलुक को आपके काम में बाधा नहीं बनने देना है। जो कोई भी एक कार्य पर एकाग्र होकर कार्य करता है, उसे कुशल कार्य को बढ़ावा देने के लिए सभी प्रकार की गड़बड़ी को समाप्त करना चाहिए या जितना संभव हो उन्हें कम से कम करना चाहिए। विघटनकारी कारकों में ई-मेल प्राप्त करते समय आने वाली ई-मेल या डेस्कटॉप सूचनाएं शामिल हो सकती हैं। प्रत्येक आउटलुक उपयोगकर्ता के लिए इनबॉक्स में समय अवधि, टोन और सूचनाओं का निजीकरण आवश्यक है।

आउटलुक उपयोगकर्ता जो POP3 खातों में सर्वर टाइमआउट को बदलना चाहते हैं, उन्हें रजिस्ट्री में इस प्रकार का निजीकरण करना चाहिए, क्योंकि सिस्टम 10 मिनट तक का सर्वर टाइमआउट प्रदान करता है।

पठन रसीदों को अनुकूलित और स्वचालित करें - इससे आपका समय बचता है

यदि आने वाले संदेशों में पठन रसीदें हैं, तो इससे जागरूकता बढ़ती है। यदि आप एक ही समय में बहुत बार पठन पुष्टिकरण प्राप्त करते हैं, उदाहरण के लिए सीरियल मेल के मामले में, तो आप आउटलुक में डिस्प्ले को बंद कर सकते हैं या, वैकल्पिक रूप से, स्वचालित रूप से पठन पुष्टिकरण भेज सकते हैं। दिन के दौरान वर्कफ़्लो में कम बार-बार परेशान होने के लिए दोनों विकल्प उपयोगी हो सकते हैं। पुराने आउटलुक संस्करण 2000, 2003 और 2007 में, पठन रसीद को इतिहास विकल्पों में किसी अन्य तरीके से बंद किया जाना चाहिए।

व्यवसाय कार्डों को वैयक्तिकृत करें और अनुलग्नकों को स्वचालित रूप से सहेजें - यह क्यों महत्वपूर्ण है

आउटलुक उपयोगकर्ता ई-मेल पर अपनी विशिष्ट प्रेषक जानकारी के साथ व्यावसायिक कार्ड संलग्न करने की क्षमता की सराहना करते हैं। सही संपर्क जानकारी के साथ व्यक्तिगत रूप से वैयक्तिकृत व्यवसाय कार्ड महत्वपूर्ण हैं ताकि प्राप्तकर्ता आपके साथ पेशेवर रूप से और बिना किसी हस्तक्षेप के संवाद कर सकें। संदेश के विषय को लाल रंग में वैयक्तिकृत करने के लिए "फॉलो-अप" विकल्प का उपयोग करना भी दिलचस्प है। महत्वपूर्ण संदेश प्राप्तकर्ता द्वारा अधिक तेज़ी से पढ़े जाते हैं क्योंकि वे एक विशिष्ट रंग में प्रदर्शित होते हैं।

यदि आप अनुलग्नकों के साथ बड़ी संख्या में संदेश प्राप्त करते हैं, उदाहरण के लिए इनवॉइस दस्तावेज़ या आरेखण, दैनिक या साप्ताहिक, तो आप Outlook 2007 तक निःशुल्क ऑटोसेव टूल का उपयोग कर सकते हैं। आउटलुक 365 के वर्तमान संस्करण के लिए, आउटलुक अटैचमेंट एक्सट्रैक्टर एक वैकल्पिक बाहरी उपकरण है जिसके साथ अटैचमेंट नियमों के आधार पर स्वचालित रूप से कैश किए जाते हैं।

पसंदीदा फ़ोल्डर निकालें या छोटा करें और त्वरित पहुंच बार को अनुकूलित करें

Microsoft आउटलुक ई-मेल फ़ोल्डर के ऊपर नेविगेशन बार में एक पसंदीदा फ़ोल्डर प्रदर्शित करता है। यदि इस फ़ोल्डर का उपयोग नहीं किया जाता है, तो इसे आउटलुक 2007 के संस्करण से हटाया या छोटा किया जा सकता है। आउटलुक 2007 और बाद के सभी संस्करणों में, फ़ोल्डर को छोटा करने के दो आजमाए हुए और परखे हुए तरीके हैं। इस तरह आप जगह बचाते हैं और अपनी फ़ोल्डर संरचना में स्पष्टता सुनिश्चित करते हैं।

आउटलुक और अन्य माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस सॉफ्टवेयर एप्लिकेशन में क्विक एक्सेस बार को उपयोगकर्ताओं द्वारा महत्व दिया जाता है क्योंकि यह प्रभावी कार्य का समर्थन करता है। इस क्विक एक्सेस बार को कुछ ही क्लिक में वैयक्तिकृत करना संभव है। ऐसा करने के लिए, क्विक एक्सेस बार में प्रतीक पर क्लिक करें: "लाइन / एरो डाउन।"

नतीजतन, एक चयन विंडो खुलती है जिसमें आप आगे के कार्यों को त्वरित एक्सेस बार में एकीकृत कर सकते हैं। बार में संबंधित बटन जोड़ने के लिए किसी एक कमांड के सामने टिक लगाएं। इसके विपरीत, उन आदेशों के सामने चेक मार्क हटा दें जिनके लिए बार में कोई बटन नहीं होना चाहिए।

QuickSteps - आउटलुक में कुशल सहायकों का सर्वोत्तम संभव उपयोग करें

आउटलुक 2010 के संस्करण के बाद से स्मार्टटूल के रूप में आपूर्ति किए गए क्विकस्टेप्स को पहली बार उपयोग करने से पहले अनुकूलित किया जाना चाहिए ताकि उनका प्रभावी ढंग से उपयोग किया जा सके। आप क्विकस्टेप्स को "स्टार्ट" टैब में पा सकते हैं।

तैयार किए गए त्वरित चरणों के अलावा, जैसे "टीम ई-मेल" या "हो गया", अन्य व्यक्तिगत त्वरित चरण जोड़े जा सकते हैं जो आउटलुक के साथ काम को निजीकृत और सरल बनाते हैं।

प्रिंट प्रारूपों को अपने विनिर्देशों के अनुसार अपनाने से समय और धन की बचत होती है

आउटलुक दस्तावेज़ के लिए प्रिंट प्रारूप को अनुकूलित करने के लिए विकल्पों और कार्यों की एक विस्तृत श्रृंखला प्रदान करता है। खासकर जब कई कर्मचारी एक कंप्यूटर के साथ काम करते हैं, तो इससे समस्याएं और गलत प्रिंट हो सकते हैं। गलत प्रिंटआउट को कम करने के लिए, प्रिंट प्रारूप को फिर से प्रिंट करने से पहले डिफ़ॉल्ट मानों पर रीसेट करना उपयोगी होता है। यह आउटलुक सेटिंग्स में कुछ ही क्लिक के साथ किया जा सकता है।

महत्वपूर्ण चीज़ों पर ध्यान केंद्रित करने के लिए टू-डू बार और नेविगेशन क्षेत्र को वैयक्तिकृत करें

Microsoft आउटलुक में टू-डू बार आमतौर पर एक तिथि नेविगेटर के साथ-साथ वर्तमान नियुक्तियों और कार्यों को दिखाता है।

इस मामले में, निजीकरण का अर्थ है महत्वपूर्ण चीजों को प्राथमिकता देना ताकि आवश्यक नियुक्तियों और कार्यों को कभी न भुलाया जा सके।

यदि आपकी स्क्रीन पर बहुत अधिक जगह नहीं है या आप अपने ईमेल को अग्रभूमि में लाना चाहते हैं, तो आप आउटलुक में नेविगेशन बार को छोटा कर सकते हैं। इस मामले में, विभिन्न आउटलुक मॉड्यूल का चयन करने के लिए आपके द्वारा उपयोग किए जाने वाले बटन आइकन के रूप में होते हैं।यह गारंटी देता है कि ई-मेल पढ़ने के लिए अधिक जगह है। सेटिंग्स को इच्छानुसार उलट किया जा सकता है।

यह लोकप्रिय और व्यावहारिक डेस्कटॉप सूचनाओं पर भी लागू होता है। ये अधिकतम 30 सेकंड की अवधि के लिए निर्धारित हैं। यदि आप इस अधिकतम सीमा से अधिक प्रदर्शन बढ़ाना चाहते हैं, तो आपको इस प्रकार के वैयक्तिकरण के लिए रजिस्ट्री में हस्तक्षेप करने की आवश्यकता है।

आउटलुक में व्यक्तिगत रूप से टेबल दिखाएं - इस तरह आप स्पष्टता बनाए रखते हैं

माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक है:

• इनबॉक्स में,
• कैलेंडर में,
• पता पुस्तिका में और
• अन्य कार्यों के लिए

एक टेबल की तरह संरचित। टेबल्स एक स्पष्ट प्रस्तुति की गारंटी देते हैं। सारणीबद्ध दृश्य, उदाहरण के लिए इनबॉक्स में, कॉलम की चौड़ाई के संबंध में माउस से मैन्युअल रूप से समायोजित किया जा सकता है।

एकीकृत नेविगेशन कार्यक्रमों को निजीकृत करें

Microsoft Outlook आपको "असाइन करें" बटन का उपयोग करके किसी संपर्क के लिए Microsoft के Bing मानचित्र में सड़क मानचित्र खोलने का विकल्प प्रदान करता है। यह संपर्क का पता प्रदर्शित करेगा। जैसे ही आपने आउटलुक में संपर्क के लिए एक डाक पता दर्ज किया है, वैसे ही सड़क के नक्शे के प्रदर्शन का चयन किया जा सकता है।

फ़ॉर्म बनाएं या संशोधित करें - इस तरह आप ठीक से वैयक्तिकृत करते हैं

Microsoft Outlook डेवलपर टूल में प्रपत्रों के साथ कार्य करना कोई रोज़ की घटना नहीं है।

उदाहरण के लिए, यदि आप किसी कार्य के लिए प्रपत्र बनाना चाहते हैं, तो आउटलुक आपको डेवलपर टूल में प्रपत्र को वैयक्तिकृत करने का विकल्प देता है। जब आप अपने प्रपत्र में फ़ील्ड जोड़ते हैं, तो आउटलुक स्वचालित रूप से इनपुट फ़ील्ड और लेबल को एक साथ रखता है। जैसे ही आप बाद के समय में दो तत्वों में से एक पर क्लिक करते हैं, केवल यह तत्व चुना जाता है। दोनों तत्वों को एक ही समय में स्थानांतरित करने के लिए, यदि आप दोनों तत्वों को एक-दूसरे से जोड़ते हैं तो यह समझ में आता है। यह "समूह" के साथ किया जाता है।

सारांश और निष्कर्ष: यदि आप आउटलुक को वैयक्तिकृत करते हैं, तो आप समय बचाते हैं और अधिक उत्पादक रूप से काम करते हैं

जिस तरह हर किसी का अपना घरेलू सामान चुनते समय व्यक्तिगत स्वाद होता है, उसी तरह Microsoft आउटलुक को भी प्रत्येक उपयोगकर्ता द्वारा विशेष रूप से डिज़ाइन और वैयक्तिकृत किया जाना चाहिए। सॉफ्टवेयर एप्लिकेशन के कार्यों को संबंधित उपयोगकर्ता और उसकी जरूरतों के अनुकूल बनाया जाना चाहिए। व्यक्तिगत मेनू बार, एक व्यक्तिगत रूप से अनुकूलित इनबॉक्स और अन्य सॉफ़्टवेयर सेटिंग्स यथासंभव प्रभावी और प्रभावी ढंग से काम करने में सक्षम होने के लिए महत्वपूर्ण हैं।