Microsoft आउटलुक का उपयोग करना: युक्तियाँ और सेटिंग्स

इन गाइडों के साथ आप एक आउटलुक समर्थक बन जाएंगे

आउटलुक को ऑफिस पैकेज के हिस्से के रूप में या एकल संस्करण के रूप में खरीदना, ई-मेल द्वारा पेशेवर रूप से संवाद करने, कार्य बनाने या नियुक्तियों को प्रबंधित करने के लिए पहला कदम है। आउटलुक को सही तरीके से और सहज रूप से कैसे उपयोग करना है, यह जानना प्रारंभिक स्थापना की तुलना में अधिक महत्वपूर्ण है।

आउटलुक की संभावनाएं विविध हैं और उपयोगकर्ताओं को पेशेवर रूप से संवाद करने की अनुमति देती हैं। माइक्रोसॉफ्ट पावरपॉइंट, एक्सेल या वर्ड के एकीकरण से माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस के उपयोगकर्ताओं के लिए काफी अतिरिक्त मूल्य प्राप्त होता है। इसके अलावा, ऐसे महत्वपूर्ण कार्य हैं जो उपयोगकर्ताओं को Microsoft आउटलुक के साथ त्वरित, कुशलतापूर्वक और उच्च स्तर की क्षमता के साथ संवाद करने में सक्षम बनाते हैं। आउटलुक को पेशेवर रूप से उपयोग करने में सक्षम होने के लिए, लिखित निर्देशों और डिजीटल मैनुअल के साथ खुद को परिचित करना समझ में आता है जो आउटलुक और अंदरूनी कार्यों की मूल बातें समझाते हैं।

आउटलुक में वीडियो ट्यूटोरियल: आउटलुक का अधिकतम लाभ कैसे उठाएं

संदेश, अपॉइंटमेंट और आइटम ढूंढें और सॉर्ट करें

माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक मूल रूप से उपयोगकर्ताओं के लिए सॉफ्टवेयर का उपयोग करना आसान बनाता है। स्व-व्याख्यात्मक मेनू संरचना के अलावा, उपयोगकर्ताओं को कार्यक्रम में एकीकृत निर्देश और एक स्पष्ट सहायता फ़ंक्शन मिलेगा जिसे एक अलग मेनू आइटम के माध्यम से चुना जा सकता है। इसे मेनू रिबन में "सहायता" मेनू आइटम के माध्यम से किसी भी समय कॉल किया जा सकता है।

इन उपयोगकर्ता के अनुकूल संरचनाओं के बावजूद, कुछ फ़ंक्शन छिपे हुए हैं, नए उपयोगकर्ताओं के लिए अज्ञात हैं या पहली नज़र में पहचानने योग्य नहीं हैं।

सहायता पृष्ठ, प्रशिक्षण पाठ्यक्रम और ट्यूटोरियल के अतिरिक्त एक आवश्यक सहायता आउटलुक में एकीकृत खोज फ़ंक्शन है, जिसे आप हमेशा मेनू बार के ऊपर एक निश्चित फ़ील्ड के रूप में पा सकते हैं:

आउटलुक में खोजना सुविधाजनक है और उपयोगकर्ताओं को अलग-अलग खोज पैरामीटर सेट करने की अनुमति देता है। उदाहरण के लिए, विशिष्ट शब्दों की खोज करना, कई फ़ोल्डरों के माध्यम से खोजना, संग्रह फ़ोल्डरों के माध्यम से खोजना या एक ही समय में खोज शब्दों के लिए ई-मेल हस्ताक्षर स्कैन करना या उन्नत खोज विकल्प प्रदर्शित करना संभव है।

जबकि उन्नत खोज को आउटलुक के वर्तमान संस्करण में शीर्ष मेनू क्षेत्र में प्रमुखता से पाया जा सकता है, यह पिछले संस्करणों में छिपा हुआ था, उदाहरण के लिए। यदि आप कुंजी संयोजन CTRL + SHIFT + F नहीं जानते थे, तो उन्नत खोज को नियंत्रित करना कठिन था। आप आउटलुक 2010 और बाद के सभी संस्करणों में अपनी व्यक्तिगत आवश्यकताओं के लिए त्वरित खोज को आसानी से अनुकूलित कर सकते हैं।

आउटलुक 2007 और 2010 के उपयोगकर्ताओं के लिए महत्वपूर्ण टिप

खोज फ़ंक्शन चालू होने के बावजूद क्या आपको महत्वपूर्ण ईमेल नहीं मिल रहे हैं? इस मामले में आउटलुक के इंडेक्सिंग को फिर से शुरू करना जरूरी है। यह आउटलुक संस्करण 2007 और 2010 के लिए विशेष रूप से सच है, क्योंकि दोनों प्रोग्राम खोजों के लिए विंडोज सर्च इंडेक्स का उपयोग करते हैं। यदि यह खोज अनुक्रमणिका क्षतिग्रस्त है, तो खोज अब ठीक से काम नहीं करेगी। पुन: अनुक्रमण के बाद, आपका सिस्टम हमेशा की तरह सभी ईमेल संदेशों को ढूंढेगा।

आउटलुक में सर्च फोल्डर से सीधे आइटम डिलीट करने के बारे में भी यूजर्स को बेहद सावधान रहना चाहिए। चूंकि खोज फ़ोल्डर विशेष रूप से आभासी फ़ोल्डर होते हैं जो भौतिक फ़ोल्डरों से जुड़े होते हैं, खोज फ़ोल्डर में प्रत्येक विलोपन "वास्तविक" विलोपन को ट्रिगर करता है। इस तरह, आप जानबूझकर आउटलुक से तत्वों को हटा रहे हैं।

आउटलुक के सॉर्टिंग फंक्शन का उपयोग करना - टिप्स और ट्रिक्स

प्रत्येक आउटलुक उपयोगकर्ता इसे जानता है: यदि आप आउटलुक में आने वाले संदेशों को पढ़ना और क्रमबद्ध करना जारी रखना भूल जाते हैं, तो आप जल्दी से चीजों का ट्रैक खो देते हैं। इस चुनौती का सामना करने के लिए, सबसे ऊपर आउटलुक में सॉर्टिंग विकल्पों को जानना और उनका उपयोग करना चाहिए। उदाहरण के लिए, आप आने वाले न्यूज़लेटर्स को ठीक से सॉर्ट और व्यवस्थित करने के लिए इनबॉक्स में मैक्रोज़ और नियमों को परिभाषित कर सकते हैं।

आम तौर पर "भेजे गए आइटम" फ़ोल्डर में भेजे गए संदेशों को एक विशेष ग्राहक फ़ोल्डर में संग्रहीत करने का कार्य रोमांचक और विशेष रूप से पेशेवर वातावरण में उपयोगी होता है। स्वचालित सॉर्टिंग फ़ंक्शन समय बचाता है और एक फ़ोल्डर में ग्राहक को भेजे गए सभी संदेशों को स्पष्ट रूप से दिखाता है। पता पुस्तिका में आपके पास अंतिम नाम या अन्य मानदंडों के आधार पर छाँटने का विकल्प भी है जो आपके लिए महत्वपूर्ण हैं।

जो कोई भी माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक के साथ कई ई-मेल खातों का प्रबंधन करता है, वह आउटलुक में प्राप्त ई-मेल को उस खाते के अनुसार सॉर्ट करने में सक्षम होने की सराहना करता है जिसमें ई-मेल भेजा गया था। यह उपयोगी कार्य आउटलुक 2003 के साथ पेश किया गया था और आने वाले संदेशों को अधिक स्पष्ट रूप से प्रस्तुत करने में मदद करता है। प्रेषक के सभी संदेशों को प्रदर्शित करना भी संभव है।

संबंधित ई-मेल्स को डिस्कशन ट्री में क्रमबद्ध करके प्रदर्शित करने का कार्य अत्यंत व्यावहारिक है। इस प्रकार की व्यवस्था आपको सभी संदेशों और उनकी सामग्री का अवलोकन देती है, विशेष रूप से बड़ी संख्या में ईमेल के साथ लंबी परियोजनाओं के लिए।

संक्षेप में, आउटलुक में सॉर्टिंग फ़ंक्शन सॉफ़्टवेयर के कई लाभों को पूरा करता है। छँटाई और व्यापक और तार्किक रूप से संरचित खोज कार्यों द्वारा, आप उपयोगकर्ता के रूप में एक सिंहावलोकन रखते हैं। आपके मेल, कार्य, आइटम और अपॉइंटमेंट के साथ-साथ आपका इनबॉक्स हर समय सॉर्ट किया जाता है।

आउटलुक का उपयोग कैसे करें - पेशेवर रूप से ई-मेल भेजें

अधिकांश आउटलुक उपयोगकर्ताओं के लिए ई-मेल भेजना और प्राप्त करना दैनिक दिनचर्या का हिस्सा है। यह भी दिलचस्प है कि आप आउटलुक में विचारों को लचीले ढंग से समायोजित कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, केवल अपठित संदेशों को प्रदर्शित करना संभव है ताकि किसी भी समय किसी भी नए ईमेल को याद न किया जा सके। यह एक या अधिक ईमेल खातों के साथ काम करता है। इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि आप अपने आउटलुक में कई अलग-अलग खाता प्रकारों और विभिन्न मेलबॉक्स, जैसे IMAP और एक्सचेंज का उपयोग करते हैं।

उसी चरण में, आपके पास अनुवर्ती के लिए अपने संदेशों को अलग-अलग रंगों में चिह्नित करने का विकल्प भी है। अलग-अलग रंग के झंडों वाले चिह्नों को किसी भी समय "किया" चेकमार्क से चिह्नित किया जा सकता है। इस तरह, आप एक नज़र में देख सकते हैं कि फॉलो-अप के लिए किन संदेशों को अभी भी संसाधित करने की आवश्यकता है।

पढ़े और न पढ़े ईमेल को सक्षमता से प्रबंधित करें

विशिष्ट सेटिंग्स करना भी व्यावहारिक है और, उदाहरण के लिए, केवल पिछले 7 दिनों के संदेश या मुख्य रूप से अटैचमेंट वाले ईमेल प्रदर्शित करें। यदि आप यह भी जानना चाहते हैं कि किसी फ़ोल्डर में कितने संदेश हैं, तो आप इसे आउटलुक सेटिंग्स में कुछ समायोजन के साथ प्रदर्शित कर सकते हैं।

महत्वपूर्ण, भेजे गए ई-मेल संदेशों की प्रतियां किसी भी फ़ोल्डर में रखी जा सकती हैं। एक बार जब आप अपने नए ई-मेल पढ़ लेते हैं, तो आप कई संदेशों या संपूर्ण फ़ोल्डरों को चिह्नित कर सकते हैं और उन्हें पूरी तरह से पढ़ा या अपठित के रूप में प्रदर्शित कर सकते हैं। आप व्यक्तिगत रूप से पढ़े गए ईमेल को उनकी मूल स्थिति में आसानी से पुनर्स्थापित कर सकते हैं और उन्हें अपठित के रूप में हाइलाइट कर सकते हैं। यदि आप बिना पढ़े संदेशों को हटाना चाहते हैं, उदाहरण के लिए स्पैम फ़ोल्डर में, तो यह उपयोगकर्ता के अनुकूल कुंजी संयोजनों के साथ काम करता है।

सिंक्रनाइज़ेशन समस्याएं और अपर्याप्त इंटरनेट कनेक्शन

यदि Outlook के पुराने संस्करणों में सिंक्रनाइज़ेशन समस्याएँ हैं, तो अलग-अलग संदेशों को विरोध फ़ोल्डर में कैश किया जा सकता है। इस फ़ोल्डर को नियमित अंतराल पर देखना समझ में आता है। क्या आपके पास अपर्याप्त वाईफाई रिसेप्शन या आपके सेलुलर कनेक्शन के साथ समस्याएं हैं और केवल आउटलुक में ई-मेल को अपर्याप्त रूप से पुनर्प्राप्त कर सकते हैं। इस मामले में, आप वैकल्पिक रूप से अपने संदेशों को ऑफ़लाइन पढ़ और लिख सकते हैं। एक बार जब आप अपने सभी ईमेल संसाधित कर लें, तो ऑनलाइन जाएं और अपने संदेश भेजें। यह सेटिंग यूरोप के बाहर व्यापार यात्राओं के लिए भी दिलचस्प हो सकती है यदि इंटरनेट तक पहुंच लागत-गहन है।

व्यावहारिक युक्ति:

यदि आप पढ़ने के लिए अपने ई-मेल को ज़ूम इन करना चाहते हैं, तो आप इसे कीबोर्ड शॉर्टकट से कर सकते हैं। वैकल्पिक रूप से, आपको मुख्य आउटलुक विंडो के नीचे दाईं ओर एक स्लाइडर मिलेगा जिसका उपयोग आप माउस के साथ ज़ूम फैक्टर को समायोजित करने के लिए कर सकते हैं।

सामान्य आउटलुक कार्य और आवश्यक अनुकूलन विकल्प

ई-मेल, अपॉइंटमेंट या कार्यों को आसानी से खोजने के लिए आउटलुक में एक आवश्यक कार्य उपरोक्त भाग में उल्लिखित एकीकृत खोज फ़ंक्शन है। आउटलुक के वर्तमान संस्करण में आप पूर्ण-पाठ खोजों के लिए मेनू बार के ऊपर आसानी से खोज फ़ील्ड का उपयोग कर सकते हैं। कीबोर्ड शॉर्टकट और खोज सीमाएं खोज को और भी सुविधाजनक बनाती हैं। पसंदीदा फ़ोल्डरों का निर्माण भी व्यावहारिक रूप से प्रासंगिक और प्रभावी है। पसंदीदा फ़ोल्डर गारंटी देते हैं कि नियमित रूप से उपयोग किए जाने वाले फ़ोल्डर किसी भी समय मिल सकते हैं। सामान्य फ़ोल्डर संरचना के ऊपर के क्षेत्र में माउस के साथ पसंदीदा फ़ोल्डरों को एक चरण में खींचें। नतीजतन, आप आमतौर पर अपने पसंदीदा फ़ोल्डर्स को दृश्य के शीर्ष क्षेत्र में देखेंगे।

पसंदीदा फ़ोल्डर्स और ई-मेल की एक पेशेवर व्यवस्था के अलावा, लगातार प्राप्त संदेशों को संग्रहीत करना समझ में आता है। सॉफ़्टवेयर में एकीकृत ऑटो संग्रह फ़ंक्शन स्वचालित रूप से नियमित अंतराल पर आपके डेटा का बैकअप लेता है। यह आउटलुक से संदेशों को बाहरी संग्रह फ़ाइल में ले जाता है।

इस तरह, आप, उपयोगकर्ता, यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि किसी भी समय वायरस या उपयोगकर्ता त्रुटियों के कारण महत्वपूर्ण संदेश खो नहीं सकते हैं। बिना किसी समस्या के अलग-अलग फ़ोल्डर या मॉड्यूल के लिए ऑटो संग्रह को रोका और बंद किया जा सकता है। यदि आप विशेष रूप से संग्रह फ़ाइलों में खोजना चाहते हैं, तो आपको इन संग्रह फ़ाइलों को Outlook में खोलना होगा। आप सबसे पहले File पर क्लिक करके ऐसा कर सकते हैं। फिर ओपन और एंट्री आउटलुक डेटा फाइल्स को चुनें। अगले चरण में आप उन्नत खोज का उपयोग कर सकते हैं।

एक चरण में सभी विंडो बंद करें

क्या तुम जानते हो? आपने विंडोज़ और आउटलुक में अलग-अलग विंडो खोली हैं और उन्हें एक के बाद एक बंद करना होगा। आउटलुक में "सभी विंडो बंद करें" कमांड का उपयोग करके यह आसान है। नवीनतम आउटलुक 365 में आपको मेनू में सरलीकरण मिलेगा: "देखें> विंडो> सभी तत्वों को बंद करें।"

कार्यों, नोट्स और कैलेंडर को अनुकूलित करें

खासकर ऐसे समय में जब कई नियुक्तियों और कार्यों को एक ही समय में पूरा करना होता है, हर समय एक सिंहावलोकन रखना महत्वपूर्ण है। आउटलुक कैलेंडर और कार्य सूचियों में विभिन्न सेटिंग्स के माध्यम से इसकी गारंटी देता है। उदाहरण के लिए, आप नियत तारीख के अनुसार स्पष्ट रूप से व्यवस्थित सभी महत्वपूर्ण कार्यों को प्रदर्शित कर सकते हैं।

एक पेशेवर वातावरण में, अल्प सूचना पर बैठक अनुरोधों का उत्तर प्राप्त करना आवश्यक है। आउटलुक मीटिंग अनुरोधों को स्पष्ट रूप से प्रस्तुत करता है और उपयोगकर्ताओं को अतिरिक्त अतिरिक्त मूल्य प्रदान करता है: आउटलुक 2010 से आप स्पष्ट रूप से देख सकते हैं कि किन आमंत्रित लोगों ने स्वीकार किया है और जिन्होंने अभी तक नियुक्ति की पुष्टि नहीं की है। यह फ़ंक्शन डिफॉल्ट करने वाले सहकर्मियों या व्यावसायिक भागीदारों पर अनुवर्ती कार्रवाई करना और संयुक्त नियुक्तियों को लागू करना आसान बनाता है।

आउटलुक में नोट फ़ंक्शन भी उपयोगी और व्यावहारिक है। पेपर पोस्ट के बजाय-यह कि:

• एक कार्यालय और डेस्क को अव्यवस्थित करें,
• डेटा सुरक्षा नियमों की अवहेलना करें और
• जिसकी सामग्री को अनदेखा किया जा सकता है,

आउटलुक का उपयोग करते समय आपके पास नोट फ़ंक्शन का उपयोग करने का विकल्प होता है। नोटों को स्क्रीन पर उसी तरह प्रदर्शित किया जाता है जैसे कागज के बाद प्रदर्शित किया जाता है और यदि आवश्यक हो और बेहतर विभेदन के लिए विभिन्न रंगों में प्रदर्शित किया जा सकता है।

नोट फ़ंक्शन उपयोगकर्ताओं को महत्वपूर्ण कीवर्ड या कार्यों को कैलेंडर या आउटलुक में कार्य सूची से दूर सहेजने में मदद कर सकता है।

"हटाए गए आइटम" फ़ोल्डर को खाली करें

यदि आपको बहुत सारे संदेश और स्पैम ई-मेल प्राप्त होते हैं, तो आउटलुक में एकीकृत "हटाए गए आइटम" फ़ोल्डर जल्दी से भर जाता है। बिना किसी प्रयास के फ़ोल्डर को हटाना संभव है। "खाली फ़ोल्डर" कमांड के साथ हटाने की प्रक्रिया शुरू करने के लिए दाहिने माउस बटन के साथ एक क्लिक पर्याप्त है। यह महत्वपूर्ण है कि फ़ोल्डर में केवल वे ऑब्जेक्ट हों जिन्हें हटाया जाना है। इस कारण से, अंतिम विलोपन प्रक्रिया से पहले फ़ोल्डर के माध्यम से जाना और गलत तरीके से हटाए गए ईमेल की जांच करना समझ में आता है।

जब आप सॉफ़्टवेयर से बाहर निकलते हैं तो आप सभी हटाए गए ईमेल को स्वचालित रूप से हटाने के लिए आउटलुक को भी सेट कर सकते हैं।

मैक्रोज़ डिज़ाइन करें और उन्हें आउटलुक में प्रदर्शित करें

Microsoft आउटलुक में और अन्य सॉफ्टवेयर अनुप्रयोगों में भी हमेशा समान कार्य क्रम होते हैं। इस मामले में, आउटलुक अधिक प्रभावी ढंग से काम करने में सक्षम होने के लिए मैक्रोज़ स्थापित करने का विकल्प प्रदान करता है। मैक्रोज़ कमांड का एक सेट है जो स्वचालित रूप से निष्पादित होता है। मैक्रोज़ के अतिरिक्त, आप उन्हें रिबन में सम्मिलित करने के लिए आउटलुक का भी उपयोग कर सकते हैं। इस तरह आपके पास एक क्लिक के साथ आपके व्यक्तिगत मैक्रो उपलब्ध हैं। आप अपने मैक्रोज़ पर डिजिटल रूप से हस्ताक्षर भी कर सकते हैं।

संदेशों को वैसे ही प्रारूपित करें जैसे आप Microsoft Word में करते हैं

जैसे ही कोई नया ई-मेल संदेश लिखा जाता है, आउटलुक 365 उपयोगकर्ता "फॉर्मेट टेक्स्ट" मेनू आइटम में दिखाई देने वाले फ़ॉर्मेटिंग विकल्पों का उपयोग करना पसंद करते हैं। उपयोगकर्ता यह तय कर सकते हैं कि वे संदेश को HTML या टेक्स्ट संदेश के रूप में भेजना चाहते हैं और मेल किस फ़ॉन्ट या फ़ॉन्ट आकार में बनाया जाना चाहिए।

आउटलुक 2007 और 2010 जैसे पुराने आउटलुक संस्करणों में, सॉफ्टवेयर का अपना मेल एडिटर था। यह माइक्रोसॉफ्ट वर्ड के समान ही संरचित किया गया था। संपादक के साथ, उपयोगकर्ता Word का उपयोग किए बिना विभिन्न डिज़ाइन कार्यों तक पहुँच सकते हैं। बाद की सेटिंग्स के साथ एक टिप्पणी समारोह भी जोड़ा जा सकता है।

आसानी से टेम्पलेट खोजें

आउटलुक के आगे विकास के क्रम में, वर्ड और एक्सेल से ई-मेल या टेम्प्लेट के लिए टेम्प्लेट का भंडारण स्थान बदल गया है। ज्यादातर मामलों में आप निम्न खोज पथ के तहत अपने व्यक्तिगत टेम्पलेट पा सकते हैं:

सी: \ उपयोगकर्ता \ ऐपडाटा \ रोमिंग \ माइक्रोसॉफ्ट \ टेम्पलेट्स।

एक अन्य स्रोत जिसमें आउटलुक सेटिंग्स संग्रहीत हैं रजिस्ट्री है। रजिस्ट्री कैसे खोजें और कौन सा डेटा सहेजा गया है, इस बारे में अधिक जानकारी निम्न लिंक के तहत पाई जा सकती है।

स्रोत टेक्स्ट दिखाएं

अनुभवी प्रोग्रामर के लिए एक दिलचस्प कार्य संदेशों के स्रोत पाठ का प्रदर्शन है। आउटलुक के पुराने संस्करणों में, स्रोत टेक्स्ट को प्रदर्शित करने के लिए संदेश पर राइट-क्लिक करना पर्याप्त था। फ़ंक्शन आउटलुक 365 के वर्तमान संस्करण में छिपा हुआ है - लेकिन इसे कुछ ही क्लिक के साथ पाया जा सकता है:

1. उस संदेश पर डबल-क्लिक करें जिसका स्रोत आप देखना चाहते हैं।

2. खोज फ़ील्ड के शीर्ष पर, "स्रोत टेक्स्ट" टाइप करें।

3. विकल्प "आगे की कार्रवाई करें।"

4. लिंक पर क्लिक करें और अगली विंडो में चुनें: "अन्य क्रियाएँ"> "स्रोत कोड।"

5. आप संदेश का स्रोत पाठ देख सकते हैं और यदि आवश्यक हो तो इसे कॉपी या बदल सकते हैं।

सारांश और निष्कर्ष

Microsoft आउटलुक का उपयोग करना मुश्किल नहीं है। सॉफ्टवेयर एप्लिकेशन को इस तरह से स्थापित और आगे विकसित किया गया था कि इसे आसानी से सभी दैनिक संचार अनुप्रयोगों के लिए उपयोग किया जा सकता है। अधिकांश कार्यों को सहज रूप से नियंत्रित किया जा सकता है और उपयोगकर्ता के अनुकूल मेनू में व्यवस्थित किया जाता है। आउटलुक भी प्रभावित करता है:

• एक परिष्कृत खोज कार्य भी
• कार्यालय परिवार में अन्य कार्यक्रमों जैसे एक्सेल या पावरपॉइंट के साथ कार्यों को बंडल करने की संभावना।

संपर्क, नोट्स, व्यक्तिगत सेटिंग्स, अपॉइंटमेंट और कई अन्य कार्य आउटलुक की कार्यक्षमता को पूरा करते हैं। जब उपयोगकर्ता नए कार्यों को आजमाते हैं, निर्देशों और मैनुअल से परामर्श करते हैं और आउटलुक का बेहतर और अधिक प्रभावी ढंग से लगातार उपयोग करने में सक्षम होने के लिए युक्तियों का उपयोग करते हैं, तो वे तेजी से कार्य करते हैं।