व्यावसायिक रूप से आउटलुक हस्ताक्षर बनाएं

आउटलुक हस्ताक्षर के लिए बस कुछ ही क्लिक के साथ

आउटलुक में एक हस्ताक्षर को टेक्स्ट के एक टुकड़े के रूप में संदर्भित किया जा सकता है जिसे मैन्युअल रूप से जोड़ा जाता है या ईमेल संदेश में डिफ़ॉल्ट के रूप में जोड़ा जाता है। कार्य ईमेल संदेशों में हस्ताक्षर शामिल करना आम बात है। एक व्यावसायिक ईमेल हस्ताक्षर एक संदेश के लेखक का नाम देता है और सबसे महत्वपूर्ण संपर्क जानकारी प्रदान करता है। इसे इलेक्ट्रॉनिक बिजनेस कार्ड कहा जा सकता है।

व्यापार ईमेल में कानून द्वारा हस्ताक्षर आवश्यक हैं। प्रेषक और सामान्य संपर्क विवरण के अलावा, कंपनी के नाम और कानूनी प्रपत्र पर अनिवार्य जानकारी भी लेटरहेड के बराबर दी जानी चाहिए।

एक निजी वातावरण में कानून द्वारा हस्ताक्षर की आवश्यकता नहीं है। समझने योग्य कारणों के लिए, निजी ई-मेल में भी हस्ताक्षर शामिल करना समझ में आता है:

• यह निस्संदेह आपको संदेश भेजने वाले के रूप में पहचानता है
• हस्ताक्षर आपके ईमेल को पेशेवर बनाते हैं
• संपर्क डेटा पर हस्ताक्षर और निर्दिष्ट करके, संदेश आमतौर पर स्पैम फ़िल्टर द्वारा फ़िल्टर नहीं किया जाता है

संक्षेप में, यह समझ में आता है और प्रत्येक ई-मेल संदेश में एक हस्ताक्षर जोड़ने के लिए प्रामाणिक प्रतीत होता है। माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक विभिन्न हस्ताक्षरों को बनाने, अनुकूलित करने और उन्हें अलग-अलग करने के लिए कई विकल्प प्रदान करता है।

आउटलुक में सिग्नेचर बनाएं: माउस के कुछ ही क्लिक से सिग्नेचर कैसे बनाएं

आप निम्न प्रतिमान के अनुसार Outlook में एक हस्ताक्षर बनाएँ:

1. एक नया ईमेल संदेश खोलें और सम्मिलित करें मेनू में हस्ताक्षर टैब पर जाएं।

   

2. एक विंडो खुलती है जिसमें आप या तो अपने मौजूदा हस्ताक्षर संपादित कर सकते हैं या अलग-अलग स्वरूपण के साथ एक नया हस्ताक्षर बना सकते हैं। निजी हस्ताक्षर की सामग्री के रूप में निम्नलिखित विशेष रूप से उपयुक्त हैं:

   • तुम्हारा नाम।
   • तुम्हारा पता।
   • संपर्क जानकारी जैसे फोन, फैक्स और ईमेल।
   • वैकल्पिक: आपकी निजी वेबसाइट का पता।

   इसके अलावा, एक विकल्प के रूप में, आप एचटीएमएल में व्यक्तिगत और विशिष्ट रूप से हस्ताक्षर डिजाइन करने के लिए अपने हस्ताक्षर में छवियों या एनिमेटेड जीआईएफ फाइलों को लोगो के रूप में भी शामिल कर सकते हैं।

   

3. जिस टेक्स्ट फ़ील्ड में आप अपना हस्ताक्षर डिज़ाइन करते हैं, वह अनुकूलन विकल्पों की एक विस्तृत श्रृंखला प्रदान करता है। अन्य बातों के अलावा, आप चरण दर चरण कर सकते हैं:

   • फ़ॉन्ट, फ़ॉन्ट रंग और फ़ॉन्ट आकार का चयन करें।
   • पाठ संरेखण निर्धारित करें: वाम न्यायसंगत, दायें न्यायसंगत या केन्द्रित।
   • फ़ोटो और लिंक शामिल करें।
   • बिजनेस कार्ड फील्ड में vcf फॉर्मेट में बिजनेस कार्ड डालें।
   • उस ईमेल खाते का चयन करें जिसके साथ हस्ताक्षर वितरित किए जाने चाहिए।
   • तय करें कि क्या हस्ताक्षर का उपयोग ई-मेल उत्तरों और अग्रेषण के लिए भी किया जाना चाहिए।

एक बार जब आप सभी प्रविष्टियाँ कर लेते हैं, तो OK के साथ अपना हस्ताक्षर बनाना समाप्त कर दें। हस्ताक्षर अब उपयोग किए गए ई-मेल खाते के लिए मानक हस्ताक्षर के रूप में वितरित किए जाते हैं। एकल ईमेल खाते या एकाधिक खातों के लिए एकाधिक हस्ताक्षर डिज़ाइन करने का विकल्प भी है। जबकि एक हस्ताक्षर एक मानक हस्ताक्षर के रूप में दिया जाता है, यदि आवश्यक हो तो आप वैकल्पिक हस्ताक्षर मैन्युअल रूप से सम्मिलित कर सकते हैं।

हस्ताक्षर कैसे बदलें

यदि आप एक हस्ताक्षर बदलना चाहते हैं, तो आउटलुक में दो उपयोगकर्ता के अनुकूल विकल्प हैं:

1. आउटलुक के ऊपरी क्षेत्र में खोज बार में खोज शब्द "हस्ताक्षर" दर्ज करें और "क्रियाएं / हस्ताक्षर" पर क्लिक करके अपना हस्ताक्षर खोलें।

   

2. उसी तरह जैसे नया सिग्नेचर बनाते हैं, एक नया मैसेज ओपन करें और फिर मेन्यू बार में सिग्नेचर टैब पर नेविगेट करें।

   "ओके" के साथ माउस बटन पर क्लिक करके हस्ताक्षर में परिवर्तन सहेजे जाने चाहिए। विशिष्ट सेटिंग्स के आधार पर परिवर्तित हस्ताक्षर स्वचालित रूप से आपके ई-मेल से संलग्न हो जाते हैं।

जहाँ आप हस्ताक्षर के लिए उपयुक्त टेम्पलेट पा सकते हैं

इंटरनेट पर हस्ताक्षर बनाने के लिए उपयोगी लिंक और सुझाव हैं। Microsoft, Microsoft Outlook के निर्माता के रूप में, आपको ऐसे हस्ताक्षर के लिए टेम्पलेट भी प्रदान करता है जो पेशेवर दिखते हैं और व्यवसाय या निजी उद्देश्यों के लिए उपयुक्त हैं। सिग्नेचर क्रिएशन डायलॉग के नीचे लिंक पर क्लिक करके माइक्रोसॉफ्ट के सिग्नेचर टेम्प्लेट पर नेविगेट करें: "हस्ताक्षर टेम्पलेट प्राप्त करें"क्लिक करें। एक विकल्प के रूप में, आपको इंटरनेट पर हस्ताक्षर के लिए और सुझाव और टेम्पलेट भी मिलेंगे।

यह आपको एक Microsoft सहायता पृष्ठ पर ले जाता है, जो उपयोगकर्ता के अनुकूल तरीके से वर्णन करता है कि Microsoft Word में टेम्पलेट का उपयोग करके हस्ताक्षर कैसे बनाया जाए और इसे Outlook में कैसे सहेजा जाए।

अपने हस्ताक्षर डिजाइन करने के लिए महत्वपूर्ण टिप्स

निजी वातावरण में एक हस्ताक्षर व्यक्तिगत रूप से डिजाइन किया जा सकता है। जिस चीज की अनुमति है वह ई-मेल संदेश के प्राप्तकर्ता पर अच्छा प्रभाव डालता है और अच्छा प्रभाव डालता है।

व्यापार ई-मेल और हस्ताक्षर हमेशा डीआईएन मानक 5008 के अनुसार स्वरूपित किए जाने चाहिए। चूंकि ई-मेल और हस्ताक्षर पत्राचार की सुविधा के लिए हैं, इसलिए विधायिका ने उन्हें 01/01/2007 को व्यावसायिक पत्रों और फैक्स के साथ समान स्तर पर रखा। इस कारण से, हस्ताक्षर डिजाइन करते समय विधायिका के नियमों का पालन किया जाना चाहिए। व्यापार हस्ताक्षर में आम तौर पर तीन भाग होने चाहिए:

1. नाम और संभवतः एक सामान्य अभिवादन।
2. कंपनी संपर्क विवरण।
3. कानूनी जानकारी।

व्यावसायिक उद्देश्यों के लिए उपयोग किए जाने वाले हस्ताक्षर के मामले में, आपको यह भी सुनिश्चित करना होगा कि टेलीफोन और फैक्स नंबर डीआईएन नियमों के अनुसार शामिल किए गए हैं। इसके अलावा, यह आवश्यक है कि प्रेषक अपना पूरा प्रथम और अंतिम नाम लिखें और संक्षिप्ताक्षरों से बचें।

पंक्ति रिक्ति, फ़ॉन्ट आकार और विषय

प्रत्येक हस्ताक्षर के लिए, पाठ के मुख्य भाग में उपयोग किए जाने वाले फ़ॉन्ट का उपयोग करना समझ में आता है। कई मामलों में, कंपनियां लेटरहेड और सभी प्रकार के पत्राचार के लिए कंपनी के फ़ॉन्ट का उपयोग करती हैं। कैलिब्री, एरियल या टाइम्स न्यू रोमन जैसे मानक फोंट निजी व्यक्तियों के लिए उपयुक्त हैं। ये फोंट सुनिश्चित करते हैं कि हस्ताक्षर प्राप्तकर्ता के लिए सुपाठ्य अक्षरों में दिखाई दे।

यदि आप मानक के रूप में एक अलंकृत कर्सिव फ़ॉन्ट या चंचल फ़ॉन्ट का उपयोग करते हैं, तो इससे जलन हो सकती है। 10 और 12 अंकों के बीच के अक्षर को फ़ॉन्ट आकार के रूप में चुना जाना चाहिए। लाइन स्पेसिंग को मानक मानों के अनुरूप होना चाहिए और ईमेल की तरह ही, आमतौर पर एक ही लाइन होती है। ईमेल संदेश में विषय को कभी नहीं भूलना चाहिए।

हस्ताक्षर में लोगो और चित्र कैसे जोड़ें

आप ग्राफ़िक प्रतीक का उपयोग करके अपने हस्ताक्षर में एक लोगो या व्यक्तिगत चित्र, उदाहरण के लिए एक व्यावसायिक फ़ोटो जोड़ सकते हैं। डालने से पहले, सुनिश्चित करें कि चित्र बहुत बड़ा नहीं है और यह आपके हस्ताक्षर की समग्र तस्वीर में अच्छी तरह फिट बैठता है। पुराने आउटलुक संस्करणों में, लोगो और चित्रों को सम्मिलित करने की प्रक्रिया भिन्न होती है - विशेष रूप से आउटलुक 2000 और आउटलुक 2003 में, संभावनाएं वर्तमान आउटलुक संस्करणों से भिन्न होती हैं।

सूचना और विज्ञापन माध्यम के रूप में अपने हस्ताक्षर का उपयोग करना भी संभव है। आपकी वेबसाइट का लिंक, एक विशेष ऑफ़र या आपके या आपकी कंपनी के बारे में अधिक जानकारी प्राप्तकर्ताओं को उत्सुक बनाने में उपयोगी हो सकती है।

विंडोज फोल्डर में सिग्नेचर ढूंढें

ध्यान दें: यदि आप व्यक्तिगत हस्ताक्षर सहेजना चाहते हैं, तो आपको इसके लिए संग्रहण पथ की आवश्यकता होगी। हस्ताक्षर विंडोज़ में एक छिपे हुए फ़ोल्डर में केंद्रीय रूप से संग्रहीत किए जाते हैं जिन्हें आप निम्न विंडोज कमांड के साथ एक्सेस कर सकते हैं:

[विंडोज़] और [आर] कुंजियों को एक साथ दबाएं - "रन" डायलॉग बॉक्स खुलता है।

डायलॉग बॉक्स में निम्न कमांड दर्ज करें:% APPDATA% \ Microsoft \ Signatures

आप अपने हस्ताक्षर के फ़ोल्डर में पहुंच जाते हैं और फिर उन्हें कॉपी और सहेज सकते हैं।

आउटलुक में हस्ताक्षर के व्यावसायिक उपयोग पर निष्कर्ष

आउटलुक में एक हस्ताक्षर एक संदेश भेजने वाले के रूप में खुद को पेश करने का एक पेशेवर और आजमाया हुआ और परखा हुआ माध्यम है। पहला और अंतिम नाम, व्यक्तिगत संपर्क विवरण और, व्यावसायिक वातावरण में, कानूनी जानकारी का समावेश आवश्यक और समीचीन है।

आप माउस के कुछ ही क्लिक के साथ या माइक्रोसॉफ्ट वर्ड और बाहरी टेम्पलेट्स की मदद से आउटलुक में एक नया हस्ताक्षर बना सकते हैं। हस्ताक्षर में फ़ोटो या लोगो शामिल करना उपयोगी हो सकता है। यह भी आवश्यक है कि आप व्यावसायिक हस्ताक्षरों के लिए डीआईएन 5008 के नियमों का पालन करें। एक हस्ताक्षर हमेशा प्राप्तकर्ता को सूचित करना चाहिए, प्रेषक के त्वरित अवलोकन की अनुमति देना चाहिए और ईमेल की समग्र तस्वीर से मेल खाना चाहिए।