प्रस्तुतियाँ शायद ही कभी बनाई जाती हैं और उसी कंप्यूटर पर वापस चलाई जाती हैं। बल्कि, प्रस्तुति ज्यादातर सहकर्मियों, वरिष्ठों या ग्राहकों को भेजी जानी चाहिए। फिर इसे अक्सर दूसरे कंप्यूटर या नोटबुक की मदद से प्रदर्शित किया जाता है।
दस्तावेज़ को अग्रेषित करने से पहले उसकी जाँच करें
अपने पावरपॉइंट प्रेजेंटेशन की इलेक्ट्रॉनिक कॉपी भेजने से पहले, आपको डेटा या व्यक्तिगत जानकारी के लिए प्रेजेंटेशन की समीक्षा करनी चाहिए जो कि प्रेजेंटेशन में या दस्तावेज़ गुणों में संग्रहीत हो सकती है। चूंकि यह जानकारी उन विवरणों को प्रकट कर सकती है जिन्हें सार्वजनिक रूप से ज्ञात नहीं किया जाना चाहिए, इसलिए इस छिपी जानकारी को हटाने की सलाह दी जाती है।
पावरपॉइंट आपको एक उपकरण प्रदान करता है जो आपके लिए कुछ काम करता है:
- टैब पर क्लिक करें शुरू पर जानकारी.
- मध्य क्षेत्र में बटन पर क्लिक करें समस्याओं की जाँच करें - दस्तावेज़ की जाँच करें.
- अब आप उन वस्तुओं की एक सूची देखेंगे जिन्हें चेक किया जा सकता है।
दस्तावेज़ समीक्षा सेटिंग समायोजित करें
- डिफ़ॉल्ट रूप से, डायलॉग बॉक्स दस्तावेज़ समीक्षा चेक किए गए बक्सों में से एक को छोड़कर सभी।
- चेक मार्क भी सामने रखें बाहरी स्लाइड सामग्री. यदि स्लाइड के बाहर कोई टेक्स्ट फ़ील्ड है, तो इसे हटा दिया जाएगा।
- अन्य बातों के अलावा, PowerPoint जाँचता है कि क्या प्रस्तुति में अभी भी टिप्पणियाँ हैं और यदि वांछित है, तो दस्तावेज़ में सहेजी गई व्यक्तिगत जानकारी को भी हटा देता है, जैसे कि उस व्यक्ति का उपयोगकर्ता नाम जिसने प्रस्तुतिकरण बनाया है।
- प्रेजेंटेशन के नोट्स क्षेत्र में किसी भी भूले हुए नोट को भी हटाया जा सकता है।
- अपने लिए प्रासंगिक सभी विकल्पों का चयन करने के बाद, पर क्लिक करें जाँच.
- अब आपको पाए गए सभी तत्व दिखाए जाएंगे और आप प्रत्येक विकल्प के लिए यह तय कर सकते हैं कि आप बटन का उपयोग करना चाहते हैं या नहीं सभी हटाएं हटाना चाहते हैं।
- जब हो जाए, पर क्लिक करें निष्कर्ष निकालना.
सावधानी जाल: एक्सेल के साथ लिंक
PowerPoint 2010 में परीक्षा बहुत कुछ कर सकती है, लेकिन यह गारंटी नहीं दे सकती कि सभी आंतरिक जानकारी हटा दी जाएगी।
हमेशा मैन्युअल रूप से जांचें कि क्या प्रस्तुति में कोई आरेख है, जिसे खोलने पर वांछित से अधिक जानकारी प्रकट होती है। यह मामला है, उदाहरण के लिए, यदि आरेख एक्सेल में बनाया गया था और फिर या तो एक लिंक के रूप में बनाया गया था माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल चार्ट ऑब्जेक्ट या पेस्ट विकल्प के साथ लक्ष्य डिज़ाइन का उपयोग करें और कार्यपुस्तिका एम्बेड करें क्रमश। मूल स्वरूपण रखें और कार्यपुस्तिका एम्बेड करें PowerPoint में डाला गया।
यदि आप ऐसे आरेख को चिह्नित करते हैं और क्लिक करते हैं डेटा संपादित करें क्लिक करें, संपूर्ण एक्सेल फ़ाइल खुलती है और अन्य एक्सेल डेटा शीट में एक अंतर्दृष्टि प्रदान करती है जिसे आप जारी नहीं करना चाहते हैं।
लिंक की गई फ़ाइलों के मामले में, यह जोखिम सामान्य रूप से केवल तभी मौजूद होता है जब दर्शक उस कंप्यूटर पर प्रस्तुति खोलता है जिस पर इसे बनाया गया था। तभी एक्सेल का लिंक वास्तव में सक्रिय होता है। जैसे ही इसे किसी विदेशी कंप्यूटर पर खोला जाता है, यह बताते हुए एक संदेश दिखाई देता है कि लिंक की गई फ़ाइल उपलब्ध नहीं है।
लेकिन सावधान रहें, जब आप किसी प्रस्तुति को सीडी पर पैकेज करते हैं, तो उसके साथ लिंक सहेजे जाते हैं। आप इस विषय पर अगले अंक में पढ़ सकते हैं।
इस प्रकार आप एक्सेल के लिंक को उजागर करते हैं और अनावश्यक डेटा हटाते हैं
आप हमेशा एक प्रस्तुति में सभी स्लाइड नहीं बनाते हैं। हालांकि, यदि आप प्रस्तुति को अंतिम रूप देने के लिए ज़िम्मेदार हैं, तो यह देखने का एक आसान तरीका है कि आपके सहयोगियों ने लिंक किए गए आरेख को शामिल किया है या नहीं।
इसे इस तरह से किया गया है:
- टैब पर क्लिक करें शुरू पर जानकारी.
- आपको नीचे दाईं ओर विकल्प मिलेगा फाइलों के लिंक संपादित करें.
- अब आप फ़ाइल में सभी लिंक देखेंगे और आप चाहें तो अलग-अलग लिंक भी हटा सकते हैं।
एम्बेडेड कार्यपुस्तिकाओं के मामले में, अनावश्यक डेटा शीट को हटा दें।
