एक्सेल पेज सेट अप और प्रिंट करें: सबसे महत्वपूर्ण विकल्पों का अवलोकन

एक्सेल पेजों को सेट करने और प्रिंट करने के बारे में आपको जो कुछ जानने की जरूरत है

कुछ उपयोगकर्ताओं के लिए एक्सेल में प्रिंट करना चुनौतीपूर्ण हो सकता है। उपयुक्त कमांड का उपयोग करके फ़ाइल को प्रिंट करने के लिए बटन का उपयोग किया जा सकता है, लेकिन इससे अवांछित प्रिंटआउट हो सकते हैं। एक्सेल पेजों को पहले अनुकूलित किया जाना चाहिए ताकि वांछित सामग्री प्रिंट पेज पर दिखाई दे और कोई खाली शीट आउटपुट न हो। एक ओर, कार्यक्रम एक्सेल पेजों को संरेखित और स्केल करने और मार्जिन को समायोजित करने की संभावना प्रदान करता है। दूसरी ओर, यह उपयोगकर्ताओं को वर्कशीट में प्रिंट क्षेत्रों का चयन करने, त्रुटि संदेशों को छिपाने या प्रिंटिंग के लिए कॉम्बो बॉक्स या कई वर्कशीट को प्रिंट करने की अनुमति देता है।

कैसे-कैसे वीडियो: पेज और वर्कबुक सेट करें - लेआउट को कैसे कस्टमाइज़ करें!

एक्सेल पेज सेट करें: सबसे महत्वपूर्ण विकल्पों का अवलोकन

सभी या केवल कुछ कार्यपत्रकों को प्रिंट करने में सक्षम होने के लिए, "पेज लेआउट" टैब में लेआउट विकल्पों का उपयोग किया जा सकता है। पेज, मार्जिन, हेडर और फुटर और वर्कशीट को अलग-अलग सेट किया जा सकता है। टैब में निर्दिष्ट की जाने वाली प्रिंट सेटिंग्स को किसी कार्यपुस्तिका में अन्य कार्यपत्रकों में स्थानांतरित किया जा सकता है।

एक पृष्ठ पर सामग्री: कागज़ का आकार और स्केलिंग समायोजित करें

स्प्रेडशीट में डेटा को छोटा या बड़ा किया जा सकता है ताकि यह एक निश्चित संख्या में मुद्रित पृष्ठों पर फिट हो जाए। यदि उपयोगकर्ता केवल एक एक्सेल पेज पर सामग्री को प्रिंट करना चाहते हैं, तो पेपर प्रारूप को संरेखित किया जा सकता है और डेटा को बढ़ाया जा सकता है।

प्रिंटआउट पर डेटा की स्थिति के लिए मार्जिन को अनुकूलित करें

जब उपयोगकर्ता अपना पृष्ठ सेट करते हैं, तो एक्सेल सामग्री को अलग-अलग रखना संभव है। डेटा को बाएँ, दाएँ, ऊपर या नीचे दिखाने के लिए, पृष्ठ के मार्जिन को निर्धारित करने के लिए आयामों को समायोजित किया जा सकता है। हालाँकि, इन्हें कुछ क्लिकों के साथ केंद्रित भी किया जा सकता है।

Excel में एक या भिन्न कार्यपुस्तिकाओं से एकाधिक कार्यपत्रकों को प्रिंट करें

हैडर / फुटर टैब में आप सेट कर सकते हैं कि कौन सी वर्कशीट प्रिंट की जानी है। यहाँ विशेष विशेषता यह है कि किसी कार्यपुस्तिका की कई शीटों को क्रमागत रूप से क्रमांकित किया जा सकता है और क्रमागत पृष्ठ संख्या को प्रिंटआउट में स्थानांतरित कर दिया जाता है। यदि ऐसा है कि विभिन्न कार्यपुस्तिकाओं की तालिकाओं को क्रमागत अंकन के साथ जोड़ा जाना है, तो यह शुरुआत में उल्लिखित टैब में भी किया जा सकता है।

एक्सेल पेज सेट करें: प्रिंट क्षेत्र चुनें

प्रिंट क्षेत्र को पेज सेटअप> शीट डायलॉग बॉक्स का उपयोग करके निर्दिष्ट किया जा सकता है। एक्सेल उपयोगकर्ताओं के पास केवल कुछ सामग्री को प्रिंट करने का विकल्प होता है। इस प्रयोजन के लिए, सेल को या तो प्रिंटआउट के लिए चिह्नित किया जा सकता है या एक प्रिंट क्षेत्र को परिभाषित किया जा सकता है ताकि केवल एक चयनित अनुभाग मुद्रित किया जा सके। एक्सेल उपयोगकर्ताओं के लिए एक अन्य विकल्प संवाद बॉक्स का उपयोग करके क्षेत्र और प्रिंट शीर्षक को परिभाषित करना है। हालाँकि, ऐसा हो सकता है कि लेआउट विकल्प धूसर हो गए हों और उनका उपयोग नहीं किया जा सकता हो। समस्या को कुछ ही क्लिक में जल्दी से हल किया जा सकता है।

वर्ड की तरह, एक्सेल भी पेज ब्रेक का उपयोग करके मुद्रित पृष्ठों को मैन्युअल रूप से परिभाषित करने का विकल्प प्रदान करता है। ब्रेक पूर्वावलोकन के साथ आपके स्वयं के चयन की जांच की जा सकती है। लाभ यह है कि संबंधित डेटा अलग-अलग पृष्ठों पर वितरित नहीं होता है और इस प्रकार कागज की बचत होती है। यदि मैन्युअल रूप से सेट किए गए ब्रेक की अब आवश्यकता नहीं है, तो उन्हें सभी एक्सेल संस्करणों में फिर से हटाया जा सकता है।

टिप:

यदि आप किसी क्षेत्र को परिभाषित किए बिना पूरी तालिका का प्रिंट आउट लेना चाहते हैं, तो आपको यह सुनिश्चित करना चाहिए कि कक्ष केवल नेत्रहीन खाली नहीं हैं। यह खाली पन्नों को प्रिंट करने से बचाएगा।

एक्सेल में पेज प्रिंट करना: प्रिंटआउट पर क्या दिखाना चाहिए?

पेज सेटअप विंडो में, उपयोगकर्ताओं को स्प्रैडशीट से क्या प्रिंट किया जाना चाहिए और किस क्रम में विभिन्न विकल्प मिलेंगे। उदाहरण के लिए, आप यह सेट कर सकते हैं कि मुद्रित पृष्ठों पर ग्रिड लाइनें दिखाई दें या नहीं। टिप्पणियों और नोट्स को प्रिंट करने के विकल्प के अलावा, आप यह भी निर्दिष्ट कर सकते हैं कि कॉलम और पंक्ति शीर्षक मुद्रित किए जाने चाहिए या नहीं। जब आप इस विकल्प को चुनते हैं, तो प्रिंटआउट पर कॉलम अक्षर और लाइन नंबर दिखाई देंगे। इसके अलावा, एक्सेल उपयोगकर्ता त्रुटि मानों के प्रदर्शन को अनुकूलित कर सकते हैं ताकि वे मुद्रित न हों।

दुर्भाग्य से इस्तेमाल किए गए कॉम्बो बॉक्स की प्रिंटिंग सेट करने का कोई विकल्प नहीं है। यह ड्रॉप-डाउन सूची एक नियंत्रण है जो उपयोगकर्ताओं को सूची से कोई मान चुनने की अनुमति देता है। एक्सेल टेबल को प्रिंट करते समय, सूची में सभी मान अक्सर दिखाई देते हैं, हालांकि केवल एक तत्व को प्रिंट करना होता है। ऐसा होने से रोकने के लिए, आपको तीरों को छिपाना होगा।

एक्सेल में चार्ट प्रिंट करें

एक्सेल टेबल में अक्सर न केवल मान और संख्याएं होती हैं, बल्कि ग्राफिक तत्व जैसे आरेख भी होते हैं। शेष तालिका सामग्री के बिना आरेखों को व्यक्तिगत रूप से मुद्रित किया जा सकता है। उपयोगकर्ता यह तय कर सकते हैं कि ग्राफिक रंग में आउटपुट होना चाहिए या काले और सफेद रंग में।

एक्सेल शीट को सेट करने और प्रिंट करने के अन्य साधन

आप अपने डेटा को एक्सेल के माध्यम से प्रिंट नहीं करना चाहते हैं, बल्कि इसे वर्ड मर्ज दस्तावेज़ में स्थानांतरित करना चाहते हैं? यह मेल मर्ज वाले दो प्रोग्रामों के बीच संभव है। Excel तालिका का उपयोग Word दस्तावेज़ में डेटा स्रोत के रूप में किया जाता है और डेटा स्वचालित रूप से दर्ज किया जाता है। ऐसा हो सकता है कि Word संख्या स्वरूपों का सही ढंग से उपयोग नहीं करता है या सभी सेल सामग्री प्रदर्शित नहीं करता है। हालाँकि, समस्याओं को संबंधित विकल्पों में हल किया जा सकता है।

मैक्रोज़ का उपयोग करना: उन्नत पृष्ठ सेटअप

मैक्रो कमांड या क्रियाओं का एक क्रम है जिसे एक क्लिक के साथ स्वचालित रूप से किया जा सकता है। यह उपयोगकर्ताओं को दोहराए जाने वाले कार्यों को आसान बनाने और समय बचाने में सक्षम बनाता है। इन्हें एक्सेल टेबल के साथ भी इस्तेमाल किया जा सकता है। उदाहरण के लिए, एक्सेल उपयोगकर्ताओं के पास वीबीए मैक्रो के साथ प्रिंट क्षेत्र को स्वचालित रूप से परिभाषित करने या एक क्लिक के साथ एक सक्रिय फ़ोल्डर में सभी कार्यपत्रकों को प्रिंट करने का विकल्प होता है।

निष्कर्ष: एक्सेल पेज सेट करने के लिए कई विकल्प प्रदान करता है

सेटिंग्स, वर्कशीट और उनकी सामग्री को समायोजित करके, एक्सेल अपने उपयोगकर्ताओं को आवश्यकतानुसार एक्सेल पेजों को प्रिंट करने के सरल तरीके प्रदान करता है। न केवल पेपर प्रारूप को व्यक्तिगत रूप से चुना और बढ़ाया जा सकता है, बल्कि मार्जिन को भी समायोजित किया जा सकता है। मैक्रो का उपयोग करके मैन्युअल रूप से या स्वचालित रूप से प्रिंट क्षेत्रों को परिभाषित करने की संभावना एक बड़ा लाभ है ताकि केवल विशेष डेटा अनुभाग मुद्रित किए जा सकें। यदि आप Word में डेटा स्रोत के रूप में Excel तालिका का उपयोग करना चाहते हैं और इसे अन्य प्राप्तकर्ताओं के लिए उपलब्ध कराना चाहते हैं, तो आप इसे Word मर्ज दस्तावेज़ में स्थानांतरित करने के लिए मेल मर्ज का उपयोग कर सकते हैं।

पूछे जाने वाले प्रश्न

मुझे लेआउट और प्रिंट विकल्प कहां मिल सकते हैं?

एक्सेल खोलें और "पेज लेआउट" टैब पर नेविगेट करें और फिर सेटिंग्स "पेज सेटअप" टैब में उपलब्ध हैं।

मैं दबाव क्षेत्रों का निर्धारण कैसे करूं?

प्रिंट क्षेत्रों का चयन करने का सबसे अच्छा तरीका उपयुक्त कॉलम और पंक्तियों को हाइलाइट करना है। इसे "पेज लेआउट> पेज सेटअप> प्रिंट क्षेत्र" के माध्यम से निर्दिष्ट किया जा सकता है।

मैं अपना डेटा केवल एक A4 पृष्ठ पर कैसे प्राप्त करूं?

तालिका सामग्री को बढ़ाया जा सकता है। "पेज सेटअप> शीट" टैब में, डेटा को आकार बदलकर प्रारूप में अनुकूलित किया जा सकता है।