Microsoft ने PowerPoint 2007 और 2010 में फ़ाइल संपीड़न में सुधार किया है। फिर भी, पाठक अभी भी शिकायत करते हैं कि कुछ चित्रों के साथ प्रस्तुतियाँ भी कभी-कभी अभी भी बहुत बड़ी फ़ाइल आकार की होती हैं और इसलिए ई-मेल द्वारा भेजने के लिए अनुपयुक्त होती हैं।
जितनी अधिक छवियां, उतनी बड़ी फ़ाइल
जब आप स्लाइड में चित्र सम्मिलित करते हैं, तो PowerPoint प्रस्तुति में ग्राफ़िक्स सहेजता है। यह निश्चित रूप से फ़ाइल आकार में वृद्धि का परिणाम है। हालांकि, कई ग्राफिक प्रारूप - जेपीजी, पीएनजी, टीआईएफ, बीएमपी, ईएमएफ या डब्लूएमएफ जैसे उनके एक्सटेंशन द्वारा पहचाने जाते हैं - सफलता की अलग-अलग डिग्री के साथ संपीड़ित किया जा सकता है। लेकिन फिर भी अगर आप जानते हैं कि: मौजूदा प्रस्तुति में आप पूर्व-निरीक्षण में कैसे बता सकते हैं कि कौन सा चित्र स्लाइड पर किस ग्राफिक प्रारूप में डाला गया था और यह कितना बड़ा है?
खोज विधि 1 - ज़िप विधि
PowerPoint 2007 से शुरू करके, आप किसी प्रस्तुति की आंतरिक कार्यप्रणाली की जाँच इस प्रकार कर सकते हैं:
- विंडोज एक्सप्लोरर में प्रेजेंटेशन की एक कॉपी बनाएं। फ़ाइल एक्सटेंशन ज़िप को कॉपी में जोड़ें।
- ज़िप फ़ाइल पर एक डबल क्लिक करने पर नीचे बाईं ओर दिखाए गए स्ट्रक्चर में प्रेजेंटेशन खुल जाता है:
- पीपीटी और मीडिया पर डबल-क्लिक करने के बाद आप उस फोल्डर में पहुंच जाएंगे जिसमें प्रेजेंटेशन में निहित सभी चित्र सहेजे गए हैं।
- उन छवि फ़ाइलों को खोलें जो आकार में औसत से बड़ी हैं। अब आप देख सकते हैं कि यदि आवश्यक हो तो आपको प्रेजेंटेशन में किन तस्वीरों का आदान-प्रदान करना चाहिए।
- ज़िप संग्रह को बंद करें और फिर इसे हटा दें। दुर्भाग्य से, मीडिया फ़ोल्डर में छवि फ़ाइलों में स्लाइड संख्या नहीं है। वे बस क्रमागत रूप से गिने जाते हैं, जो उन छवियों को खोजने के लिए आवश्यक प्रयास को बढ़ाता है जो व्यापक प्रस्तुतियों के मामले में बहुत बड़ी हैं।
खोज विधि 2 - स्लाइड्स को चित्रों के रूप में सहेजें
इस पद्धति से, आप सीधे देख सकते हैं कि कौन सी स्लाइड्स सबसे अधिक स्थान ले रही हैं। इस तरह, आप कुछ ही समय में इस तरह के बड़े ग्राफ़िक्स पा सकते हैं।
- अपनी प्रस्तुति समाप्त करने के बाद, फ़ाइल या कार्यालय बटन पर क्लिक करें और इस रूप में सहेजें चुनें।
- फ़ाइल प्रकार को पीएनजी प्रारूप (पोर्टेबल नेटवर्क ग्राफिक्स) में बदलें।
- स्थान का चयन करें और सहेजें पर क्लिक करें।
- एक डायलॉग बॉक्स खुलेगा जिसमें पूछा जाएगा कि क्या आप हर स्लाइड को एक्सपोर्ट करना चाहते हैं या सिर्फ मौजूदा स्लाइड को। कोई भी पन्नी चुनें।
- अब आप अपने चुने हुए भंडारण स्थान में एक फ़ोल्डर पाएंगे जिसमें प्रत्येक स्लाइड पीएनजी ग्राफिक के रूप में उपलब्ध है।
- फ़ोल्डर खोलें, संवाद बॉक्स में सफेद पृष्ठभूमि पर राइट-क्लिक करें और संदर्भ मेनू से देखें - विवरण चुनें।
- अब आप एक नज़र में देख सकते हैं कि किस स्लाइड का फ़ाइल आकार विशेष रूप से बड़ा है। उदाहरण में यह स्लाइड 6 है।
- बड़े आकार के ग्राफिक्स को संपीड़ित करें, फिर पीएनजी फाइलों वाले फ़ोल्डर को हटा दें।
इस तरह आप "मोटी चीजों" के साथ आगे बढ़ते हैं
जैसे ही आपको पता चलता है कि कौन सी स्लाइड में वर्णित दो पेशेवर तकनीकों में से एक का उपयोग करने में समस्या है, अब आप बड़े आकार के ग्राफिक्स को संपीड़ित कर सकते हैं। इसे इस तरह से किया गया है:
- ग्राफिक का चयन करें और पिक्चर टूल्स / फॉर्मेट टैब पर स्विच करें।
- कस्टमाइज़ ग्रुप में, कंप्रेस पिक्चर्स बटन पर क्लिक करें (संस्करण 2007 में, फिर कंप्रेस पिक्चर डायलॉग बॉक्स में विकल्प पर क्लिक करें)।
- केवल इस तस्वीर के लिए आवेदन करें के बगल में स्थित बॉक्स को सक्रिय करें और ट्रिम किए गए चित्र क्षेत्रों को हटाएं।
- लक्ष्य आउटपुट के लिए विकल्पों का आपका चयन इस बात पर निर्भर करता है कि आप बाद में प्रस्तुति के साथ क्या करना चाहते हैं: यदि आप चाहते हैं कि प्रस्तुति बहुत अच्छी गुणवत्ता में मुद्रित हो, तो प्रिंट (220 डीपीआई) का चयन करें। स्क्रीन आउटपुट (150 डीपीआई) विकल्प कंप्यूटर पर प्रस्तुतीकरण के लिए आदर्श है। यदि आप प्रस्तुतीकरण को यथासंभव छोटा भेजना चाहते हैं, तो ई-मेल (96DPI) का चयन करें।
