यदि आप अपने ई-मेल को दो या दो से अधिक पीसी पर अप टू डेट रखना चाहते हैं तो जरूरी नहीं कि आपको सिंक्रोनाइज़ेशन सॉफ़्टवेयर की आवश्यकता हो। आपको बस खाता सेटिंग्स से सावधान रहना होगा और नियम विज़ार्ड के साथ एक या दो नियम स्थापित करने होंगे।
जैसा कि आप जानते हैं, आप मेल सर्वर पर अपने मेलबॉक्स तक पहुंचने के लिए कई पीसी का उपयोग कर सकते हैं, उदाहरण के लिए GMX या Web.de पर, और अपने ई-मेल की जांच करने के लिए। कंप्यूटर पर विभिन्न ई-मेल प्रोग्राम का उपयोग करना भी संभव है - कार्यालय में आउटलुक के अलावा, उदाहरण के लिए, निजी पीसी पर विंडोज मेल या यहां तक कि मैक पर ई-मेल प्रोग्राम। महत्वपूर्ण बात यह है कि कौन सा ई- मेल - प्रोटोकॉल जिसे आप अपना ईमेल जांचने के लिए उपयोग करते हैं: POP3 या IMAP।
GMX, Web.de, Google आदि के साथ मुफ़्त ई-मेल खातों के साथ आप POP3 प्रोटोकॉल पर सेट हैं, सशुल्क ई-मेल सेवा प्रदाताओं के साथ आपके पास अक्सर POP3 और IMAP के बीच विकल्प होता है। POP3 उस समय का है जब सर्वर पर संग्रहण स्थान सीमित था और इसलिए मूल्यवान था। यही कारण है कि आउटलुक जैसे ई-मेल प्रोग्राम इस तरह से प्रीसेट होते हैं कि जैसे ही आप उन्हें पीओपी3 के माध्यम से पुनर्प्राप्त करते हैं और उन्हें पीसी पर सहेजते हैं, वे सर्वर से ई-मेल हटा देते हैं।
इस तरह, आप प्रत्येक ई-मेल को केवल एक बार पुनः प्राप्त कर सकते हैं। हालाँकि, इससे बचा जा सकता है यदि आप अपने ई-मेल खातों के लिए सेटिंग्स बदलते हैं और अपने प्रत्येक पीसी पर आउटलुक को निर्देश देते हैं कि मेल सर्वर से ई-मेल को पुनर्प्राप्त करने के बाद उन्हें न हटाएं।
इसे कैसे करें, आप अगले भाग में पढ़ सकते हैं। IMAP प्रोटोकॉल का यह लाभ है कि ई-मेल किसी भी स्थिति में मेल सर्वर पर बने रहते हैं - चाहे आप उन्हें कितनी भी बार एक्सेस करें और अपने आउटलुक में खाता सेटिंग्स की परवाह किए बिना। केवल जब आप आउटलुक के साथ मेल सर्वर से ई-मेल्स को स्पष्ट रूप से हटाते हैं तो वे वहां मौजूद नहीं रह जाते हैं।
POP3 से ईमेल हटाने से रोकें
यदि आप (आपको) POP3 को ट्रांसमिशन प्रोटोकॉल के रूप में उपयोग करना है, लेकिन दो या अधिक पीसी के साथ ई-मेल की जांच करना चाहते हैं, तो निम्नानुसार आगे बढ़ें:
- अपने पीसी पर (उदाहरण के लिए कार्यालय में) आदेश EXTRAS >> ईमेल खाते या अतिरिक्त >> Outlook में खाता सेटिंग्स को कॉल करें।
- आउटलुक 2003 या इससे पहले के संस्करण में, निर्दिष्ट करें कि आप मौजूदा ई-मेल खातों को देखना या संपादित करना चाहते हैं और अगला पर क्लिक करें। Outlook 2007 में, चरण 3 पर जाएँ।
- अपना ईमेल खाता चुनें और बदलें पर क्लिक करें।
- अधिक सेटिंग्स पर क्लिक करें।
- उन्नत टैब पर, सर्वर पर सभी संदेश छोड़ें विकल्प को सक्षम करें।
- ताकि मेल सर्वर पर मेलबॉक्स अतिप्रवाह न हो, विकल्प को सक्रिय करें सर्वर से हटाएँ … दिनों के बाद और एक उपयुक्त समय अवधि दर्ज करें।
- संवाद बंद करें और चरण 3 से संवाद पर लौटने के लिए अगला क्लिक करें।
- यदि आपने आउटलुक में अन्य ई-मेल खाते स्थापित किए हैं और उन्हें दूसरे पीसी से पूछना चाहते हैं, तो इन खातों के लिए चरण 3 से 7 दोहराएं।
- एक बार जब आप कर लें, तो FINISH पर क्लिक करें।
- दूसरे पीसी पर चरण 1 से 9 दोहराएं (उदाहरण के लिए घर पर)।
यदि आप घर पर अपने पीसी पर आउटलुक के बजाय विंडोज मेल या आउटलुक एक्सप्रेस का उपयोग कर रहे हैं, तो अपने निजी ई-मेल प्रोग्राम में अकाउंट सेटिंग्स को निम्नानुसार बदलें:
एक्स्ट्रास >> एकाउंट्स कमांड को कॉल करें। अपना खाता चुनें और PROPERTIES पर क्लिक करें। उन्नत टैब पर, सर्वर पर सभी संदेश छोड़ें विकल्प को सक्षम करें। दिनों की संख्या दर्ज करें जिसके बाद सर्वर से प्रतियां हटा दी जानी चाहिए।
भेजे गए ईमेल की प्रतियां
वर्णित तरीके से, आप सुनिश्चित करते हैं कि आप दोनों पीसी पर प्राप्त ई-मेल प्राप्त करते हैं। यदि आप भी दोनों पीसी पर सभी ई-मेल की प्रतियां चाहते हैं जो आपने दो पीसी में से एक पर भेजी हैं, तो इस ई-मेल की एक प्रति अपने पते पर भेजें। आप इसे एक नियम के साथ स्वचालित कर सकते हैं:
- ईमेल मॉड्यूल खोलें।
- अतिरिक्त >> नियम और अधिसूचनाएं (2003 से आउटलुक) या अतिरिक्त >> नियम सहायक (पूर्व आउटलुक संस्करण) कमांड को कॉल करें।
- ई-मेल नियम टैब पर, नया नियम (या संस्करण 2003 से पहले आउटलुक में नया) पर क्लिक करें और टेम्पलेट के बिना नियम बनाएं चुनें।
- भेजने के बाद संदेशों की जांच करें का चयन करें, और अगला क्लिक करें।
- ऊपरी विंडो में ONLY ON THIS COMPUTER विकल्प को सक्रिय करें और NEXT पर क्लिक करें।
- अब ऊपरी विंडो में स्विच ऑन करें इसे एक व्यक्ति / वितरण सूची (सीसी) में कॉपी करें।
- निचली विंडो में नीले रंग की रेखांकित एक व्यक्ति / वितरण सूची पर क्लिक करें। अपना ईमेल पता चुनें।
- अन्य नियम लागू न करें पर भी स्विच करें। समाप्त क्लिक करें।
- ठीक के साथ संवाद बंद करें। आउटलुक "भेजे गए आइटम" फ़ोल्डर में सभी भेजे गए मेल की प्रतियां स्वचालित रूप से बनाना जारी रखता है। यदि आप भविष्य में ऐसा होने से रोकना चाहते हैं, तो कमांड EXTRAS >> OPTIONS >> E-MAIL OPTIONS पर कॉल करें और "Sent Objects" फोल्डर में सेव मैसेज कॉपी विकल्प को निष्क्रिय कर दें।
