यदि आपको समय-समय पर दूसरों के साथ नियुक्तियों का समन्वय करना है, तो उन्हें अपने कैलेंडर से व्यक्तिगत नियुक्तियाँ या अंश भेजें। हमारे साथ जानें कि आप कैसे आसानी से और आराम से कैलेंडर के अंश साझा कर सकते हैं और उन्हें अद्यतित रख सकते हैं
चयनित तिथियां भेजें
यदि आप अपनी नियुक्तियों को दूसरों के साथ समन्वयित करना चाहते हैं या यदि आप सहकर्मियों या कर्मचारियों को सूचित करना चाहते हैं कि आपके कैलेंडर में कौन सी नियुक्तियाँ हैं, तो आप उन्हें ई-मेल द्वारा भेज सकते हैं। ऐसा करने के लिए, Outlook में संस्करण 2007 तक और उसके साथ निम्नानुसार आगे बढ़ें:
- एक नया संदेश खोलें।
- प्रेषक और विषय भरें।
- Outlook 2003 या इससे पहले के संस्करण में, ब्रैकेट चिह्न (फ़ाइल सम्मिलित करें) के दाईं ओर छोटे तीर पर क्लिक करें और फिर ELEMENT (INSERT मेनू में कोई ELEMENT कमांड नहीं है) पर क्लिक करें। आउटलुक 2007 में, INSERT टैब पर, INCLUDE के तहत, ATTACH ITEM पर क्लिक करें।
- कैलेंडर का चयन करें।
- दाईं ओर बटन के नीचे प्लांट विकल्प चुनें।
- ELEMENTS फ़ील्ड में, उन तिथियों का चयन करें जिन्हें आप ईमेल द्वारा भेजना चाहते हैं। तीर कुंजियों और दबाए गए एच कुंजी के साथ लगातार नियुक्तियों को चिह्नित करें या एस को दबाए रखें और माउस के साथ चयनित नियुक्तियों पर क्लिक करें।
- संवाद बंद करने और संदेश विंडो पर लौटने के लिए ठीक क्लिक करें।
- समाप्त करें और संदेश भेजें। आउटलुक 2007 के साथ कैलेंडर अर्क भेजना आउटलुक 2007 में आप ऊपर बताए अनुसार भी आगे बढ़ सकते हैं, लेकिन कार्यक्रम कई और विकल्प प्रदान करता है: आप पूरे कैलेंडर अर्क को स्थानांतरित कर सकते हैं और नियंत्रित कर सकते हैं कि कौन से विवरण स्थानांतरित किए जाने हैं।
आप Outlook 2007 में कैलेंडर के अंश निम्नानुसार भेज सकते हैं:
- एक नया संदेश खोलें।
- प्रेषक और विषय भरें।
- विकल्प टैब पर, HTML प्रारूप का चयन करें - आउटलुक 2007 केवल (अभी भी) HTML ईमेल के साथ कैलेंडर उद्धरण भेज सकता है।
- टेक्स्ट फ़ील्ड में क्लिक करें।
- INSERT टैब पर, INCLUDE के तहत, कैलेंडर पर क्लिक करें।
- DATE RANGE फ़ील्ड में, ध्यान में रखी जाने वाली अवधि चुनें। यदि आप यहां निर्दिष्ट दिनांक विकल्प चुनते हैं, तो आप प्रारंभ और समाप्ति समय निर्दिष्ट कर सकते हैं।
- विवरण फ़ील्ड में, निर्दिष्ट करें कि क्या नियुक्तियों के बारे में सभी विवरण, केवल उपलब्धता और विषय या केवल स्थिति ("मुफ़्त", "बुक किया गया", "दूर" या "आरक्षण के साथ") दिखाया जाना चाहिए।
- नीचे दिए गए फ़ील्ड में आप यह निर्धारित कर सकते हैं कि आपके आउटलुक में परिभाषित कार्य घंटों के भीतर ही अपॉइंटमेंट को संप्रेषित किया जाना चाहिए या नहीं।
- इसके बाद DISPLAY पर क्लिक करें।
- अब आपके पास निजी के रूप में चिह्नित नियुक्तियों का विवरण दिखाने और नियुक्तियों के अनुलग्नक भेजने का विकल्प है।
- अंत में, निर्दिष्ट करें कि क्या नियुक्तियों को दैनिक कार्यक्रम के रूप में या केवल एक सूची के रूप में प्रदर्शित किया जाना चाहिए; सूची दृश्य स्पष्ट है।
- ठीक के साथ संवाद बंद करें।
- आउटलुक अब डेटा को संदेश टेक्स्ट में और आईसीएस फ़ाइल के रूप में सम्मिलित करता है, जिसे अन्य कैलेंडर प्रोग्राम भी पढ़ सकते हैं। समाप्त करें और संदेश भेजें।
पतों को CSV फ़ाइलों के रूप में आयात करें
आप मेरी आउटलुक एड्रेस बुक के पते किसी ऐसे सहकर्मी को देना चाहते हैं जो आउटलुक के साथ काम नहीं करता है। हम आपको दिखाएंगे कि आउटलुक से सीएसवी फ़ाइल में अपने पते कैसे निर्यात करें। आउटलुक के पास निश्चित रूप से इसे सीएसवी प्रारूप में निर्यात करने का विकल्प है। हालांकि, अनुवादकों ने इसे बहुत अच्छी तरह से समझा और प्रारूप नाम का जर्मनकरण भी किया: आपको जिस विकल्प की आवश्यकता है उसे "अल्पविराम से अलग किए गए मान" या संक्षेप में सीएसवी कहा जाता है।
- अपने आउटलुक में संपर्क फ़ोल्डर खोलें।
- FILE _ आयात / निर्यात कमांड को कॉल करें।
- फ़ाइल में निर्यात का चयन करें और अगला क्लिक करें।
- COMMA-SEPARATED VALUES (WINDOWS) का चयन करें और NEXT पर क्लिक करें (CSV का अर्थ "कॉमा-सेपरेटेड वैल्यूज़") है। यदि आपका सहकर्मी Linux या Macintosh के साथ काम करता है, तो COMMAND-SEPARATED VALUES (DOS) का उपयोग करें।
- संपर्क फ़ोल्डर का चयन करें और अगला क्लिक करें।
- एक फ़ाइल नाम दर्ज करें, एक भंडारण स्थान चुनें और अगला पर क्लिक करें।
- समाप्त क्लिक करें।
