आप प्राप्तकर्ता को अपना पता और कानून द्वारा आवश्यक अनिवार्य जानकारी प्रदान करने के लिए प्रत्येक ई-मेल के अंत में हस्ताक्षर का उपयोग करते हैं। आप ऑफ़र, प्रचार संबंधी जानकारी या अन्य संदेशों को संप्रेषित करने के लिए हस्ताक्षर का उपयोग भी कर सकते हैं।
एक हस्ताक्षर सेट करें
आप आउटलुक में एक हस्ताक्षर निम्नानुसार सेट कर सकते हैं:
- कमांड टूल्स >> ऑप्शंस को कॉल करें।
- E-MAIL FORMAT टैब खोलें और SIGNATURES और फिर NEW पर क्लिक करें।
- नए हस्ताक्षर के लिए एक नाम दर्ज करें। बिना टेम्पलेट के सिग्नेचर बनाएँ विकल्प का विकल्प रखें (यह विकल्प अब आउटलुक 2007 में उपलब्ध नहीं है) और NEXT पर क्लिक करें।
- हस्ताक्षर के लिए टेक्स्ट दर्ज करें और प्रारूपित करें। आप चाहें तो अपनी कंपनी का लोगो भी लगा सकते हैं।
ध्यान दें कि प्राप्तकर्ता को केवल स्वरूपण दिखाई देगा यदि उसने HTML या RTF को ई-मेल प्रारूप के रूप में सेट किया है। सादे पाठ प्रारूप में ई-मेल के मामले में, निश्चित रूप से, बोल्ड टाइप या इसी तरह के नहीं देखे जा सकते हैं।
यदि आपके पास संस्करण 2003 तक और उसके साथ आउटलुक है, तो निम्नानुसार आगे बढ़ें:
- फिनिश पर क्लिक करें, फिर ओके पर क्लिक करें।
- ई-मेल प्रारूप टैब पर, हस्ताक्षर के तहत, उस ई-मेल खाते का चयन करें जिसके लिए नए हस्ताक्षर का उपयोग किया जाना चाहिए। आउटलुक तब स्वचालित रूप से प्रत्येक नए ई-मेल के अंत में या इस खाते के माध्यम से आपके द्वारा भेजे जाने वाले प्रत्येक उत्तर और अग्रेषण के अंत में हस्ताक्षर सम्मिलित करता है।
- संवाद बंद करें।
यदि आपके पास आउटलुक 2007 है, तो कृपया इसके बजाय निम्न कार्य करें:
- "सहेजें" पर क्लिक करें।
- संवाद के शीर्ष दाईं ओर, ई-मेल खाता फ़ील्ड में, उस खाते का चयन करें जिसके लिए नए हस्ताक्षर का स्वचालित रूप से उपयोग किया जाना है।
- उसके नीचे आप NEW MESSAGES और ANSWERS/Forwarding के लिए सिग्नेचर के नाम का चयन करें।
- ठीक के साथ संवाद बंद करें।
चूंकि आउटलुक संदेश क्षेत्र में हस्ताक्षर की प्रतिलिपि बनाता है, आप अभी भी ई-मेल भेजने से पहले इसे बदल सकते हैं - उदाहरण के लिए, एक महत्वपूर्ण ग्राहक के लिए अपना सीधा टेलीफोन एक्सटेंशन डालें, जबकि सामान्य हस्ताक्षर में स्विचबोर्ड नंबर होता है।
अपने व्यवसाय कार्ड के साथ अपना हस्ताक्षर शामिल करें
यदि आपने आउटलुक में अपने डेटा के साथ एक डिजिटल बिजनेस कार्ड बनाया है, तो आप इसे अपने ई-मेल हस्ताक्षर से जोड़ सकते हैं। व्यवसाय कार्ड का प्राप्तकर्ता डबल क्लिक के साथ संपर्क डेटा को अपनी पता पुस्तिका में स्थानांतरित कर सकता है।
महत्वपूर्ण: संस्करण 2003 तक आउटलुक एक वीकार्ड फ़ाइल के रूप में व्यवसाय कार्ड भेजता है, जिसे आउटलुक के अलावा अन्य ई-मेल क्लाइंट द्वारा भी पढ़ा जा सकता है। दूसरी ओर, आउटलुक 2007, वीसीएफ प्रारूप का उपयोग करता है, जिसकी केवल आउटलुक 2007 और आगामी आउटलुक 2010 के साथ सही व्याख्या की जाती है।
आउटलुक में अपने बिजनेस कार्ड को सिग्नेचर में कैसे जोड़ें:
- यदि आपने पहले से ऐसा नहीं किया है, तो पता पुस्तिका में अपने संपर्क विवरण के साथ एक नई प्रविष्टि बनाएं।
- कमांड को कॉल करें टूल्स >> विकल्प >> ईमेल प्रारूप।
- हस्ताक्षर बटन पर क्लिक करें।
- यदि आप पहले से ही एक हस्ताक्षर दर्ज कर चुके हैं, तो इसे ऊपरी बाएँ क्षेत्र में चुनें। आउटलुक में 2003 तक अब आपको एडिट पर क्लिक करना है। यदि आपने अभी तक हस्ताक्षर नहीं किया है, तो नए बटन का उपयोग करके ऐसा करें।
- Outlook 2003 या इससे पहले के संस्करण में, इस हस्ताक्षर फ़ील्ड में यह व्यवसाय कार्ड जोड़ें (vCard) में vCard चुनें। Outlook 2007 में, डिफ़ॉल्ट हस्ताक्षर संपादित करें के अंतर्गत, व्यवसाय कार्ड पर क्लिक करें। पता पुस्तिका से अपनी संपर्क प्रविष्टि का चयन करें और ठीक क्लिक करें। VCF फ़ाइल तब स्वचालित रूप से बनाई जाती है और हस्ताक्षर में एक पूर्वावलोकन डाला जाता है।
- सभी संवाद बंद करें।
कानूनी आवश्यकतायें
1 जनवरी, 2007 से, यह जर्मनी में कानूनी रूप से विनियमित किया गया है कि कौन सी जानकारी वाणिज्यिक पत्राचार में शामिल की जानी चाहिए, जिसमें ई-मेल शामिल है:
- व्यवसाय प्रपत्र सहित कंपनी का पूरा नाम
- सही वर्तनी के साथ शाखा का स्थान जिसे बुलाया जा सकता है
- सक्षम स्थानीय अदालत
- वाणिज्यिक रजिस्टर संख्या
- बिक्री कर पहचान संख्या
- प्रबंध निदेशक, मालिक या निदेशक मंडल और पर्यवेक्षी बोर्ड के अध्यक्ष का नाम
कड़ाई से बोलते हुए, कर संख्या भी (कई कंपनियां दुरुपयोग से बचने के लिए अनुरोध पर ही इसे देती हैं)
आगे की जानकारी जैसे टेलीफोन और फैक्स नंबर, ई-मेल पता, वेब पता, विभाग का विवरण आदि स्वैच्छिक हैं। कानून के अनुसार, अनिवार्य जानकारी स्क्रीन पर और प्रिंटआउट पर "सुपाठ्य" होनी चाहिए। इन आवश्यकताओं को विनियमित किया जाता है:
- वाणिज्यिक कोड, एचजीबी, धारा 37ए
- जीएमबीएच अधिनियम (जीएमबीएचजी), धारा 35ए
- स्टॉक कॉर्पोरेशन एक्ट (एकेटीजी), धारा 80
