इस प्रकार आप बाकी प्रतिभागियों को ईमेल के माध्यम से मीटिंग में आमंत्रित करते हैं।
यदि आप कई लोगों के साथ मीटिंग की व्यवस्था करना चाहते हैं, तो Outlook से मीटिंग अनुरोधों का उपयोग करें:
1. कैलेंडर में वांछित समय का चयन करें और "नया, मीटिंग अनुरोध" कमांड को लागू करें।
2. "टू" पर क्लिक करें और पता पुस्तिका में उन सभी प्रतिभागियों का चयन करें, जिन्हें बैठक में भाग लेना आवश्यक है। "आवश्यक" पर क्लिक करें।
3. यदि आप अन्य लोगों को सूचित करना चाहते हैं, तो उनके नाम चुनें और "वैकल्पिक" पर क्लिक करें। फिर "ओके" के साथ चयन संवाद बंद करें।
4. आउटलुक में 2003 के संस्करण तक, "शेड्यूलिंग" टैब खोलें; आउटलुक 2007 में "शेड्यूलिंग" बटन पर क्लिक करें। अन्य प्रतिभागियों के साझा कैलेंडर की जांच करें (यदि आपको उन्हें देखने की अनुमति है) कि क्या उन सभी के लिए अभी भी नि: शुल्क है - और यदि आवश्यक हो तो बैठक को स्थगित कर दें।
5. "अपॉइंटमेंट" टैब पर वापस जाएँ या आउटलुक 2007 में "अपॉइंटमेंट" बटन पर क्लिक करें।
6. विषय, स्थान और - यदि आपने पहले से ऐसा नहीं किया है - बैठक की शुरुआत और अंत दर्ज करें।
7. फिर एक छोटा संदेश दर्ज करें।
8. “सबमिट” पर क्लिक करें।