एक्सेल के सभी संस्करणों (लगभग) के लिए फ़ाइलों को पठनीय कैसे बनाया जाए
एक्सेल 2007 के साथ, माइक्रोसॉफ्ट ने एक्सेल फाइलों के लिए एक मौलिक रूप से नया डेटा प्रारूप पेश किया। एक्सेल फाइलें एक्सएमएल फाइलों के रूप में सहेजी जाती हैं। एक फ़ाइल जिसे आप "प्लानिंग" नाम के तहत अपनी हार्ड डिस्क पर सहेजते हैं, डिफ़ॉल्ट रूप से एक्सेल द्वारा 2003 के संस्करण तक "प्लानिंग.एक्सएलएस" के रूप में सहेजी जाती है। 2007 और 2010 संस्करणों के साथ, फ़ाइल "Planning.xlsx" के रूप में सहेजी जाती है। एक्सएलएसएक्स प्रारूप के अतिरिक्त, एक्सेल में मैक्रोज़, ऐड-इन्स इत्यादि के लिए अन्य फ़ाइल प्रारूप शामिल हैं।
नए डेटा स्वरूप का अर्थ है कि पुराने Excel संस्करण केवल वही कार्यपुस्तिकाएँ खोल सकते हैं जिन्हें Excel 2007 या Excel 2010 के साथ सहेजा गया है यदि संबंधित रूपांतरण प्रोग्राम ("कन्वर्टर") स्थापित है। यद्यपि यह कनवर्टर इंटरनेट पर मुफ्त में उपलब्ध है, फिर भी समस्याएँ अक्सर उत्पन्न होती हैं क्योंकि कनवर्टर स्थापित नहीं है या कनवर्ट करते समय कार्यपुस्तिका की सामग्री खो जाती है।
समस्या का समाधान कार्यपुस्तिकाओं को पुराने फ़ाइल स्वरूप में सीधे Excel 2007 में सहेजना है। यह इस तरह काम करता है:
- अपनी पसंद की कार्यपुस्तिका खोलें।
- कार्यालय बटन पर क्लिक करें और "इस रूप में सहेजें" फ़ंक्शन का चयन करें।
- "Save as type" सूची में, "Microsoft Excel 5.0 / 95 कार्यपुस्तिका (* .xls)" सेटिंग सक्रिय करें।
- चुनें कि फ़ाइल को कहाँ सहेजना है।
- सेव बटन पर क्लिक करें।
एक्सेल अब फाइल को एक्सएलएस फाइल फॉर्मेट में सेव करता है। फिर आप Excel 95, Excel 97, Excel 2000, Excel XP और Excel 2003 के साथ कार्यपुस्तिका खोल सकते हैं। यदि कार्यपुस्तिका में फ़ंक्शन या सेटिंग्स हैं जो केवल Excel 2007 के बाद से उपलब्ध हैं, तो इन तत्वों को सहेजी गई फ़ाइल में स्थानांतरित नहीं किया जाता है। यदि ऐसा है, तो एक्सेल आपको एक संदेश विंडो के साथ इस तथ्य के बारे में सूचित करेगा:
