आपके पास भेजे गए मेल की प्रतियां संबंधित प्राप्तकर्ता फ़ोल्डर में स्वचालित रूप से क्रमबद्ध हो सकती हैं।
आउटलुक आपके द्वारा भेजे गए मेल की प्रतियां "भेजे गए आइटम" फ़ोल्डर में संग्रहीत करता है। यह अधिक व्यावहारिक होगा, हालांकि, यदि ये संबंधित प्राप्तकर्ता के लिए स्वचालित रूप से फ़ोल्डर में सॉर्ट किए गए थे (बशर्ते आप फ़ोल्डर्स की सहायता से अपने मेल प्रबंधित करते हैं)।
आप इसे उन मेल प्राप्तकर्ताओं के लिए एक संगत नियम परिभाषित करके प्राप्त कर सकते हैं जिनके लिए आपने अपने स्वयं के फ़ोल्डर्स सेट किए हैं।
1. कमांड "टूल्स, रूल्स एंड नोटिफिकेशन्स" (2003 से आउटलुक) या "टूल्स, रूल्स विजार्ड" (पहले आउटलुक वर्जन) को कॉल करें।
2. "ईमेल नियम" टैब पर, "नया नियम" (या 2003 से पहले आउटलुक में "नया") पर क्लिक करें और "टेम्पलेट के बिना नियम बनाएं" चुनें।
3. भेजने के बाद संदेशों की जाँच करें का चयन करें, और अगला क्लिक करें।
4. ऊपरी विंडो में, "एक व्यक्ति / वितरण सूची को भेजा गया" विकल्प सक्रिय करें और निचली विंडो में नीले रंग के रेखांकित शब्द "व्यक्ति / वितरण सूची" पर क्लिक करें। प्राप्तकर्ता का चयन करें, ठीक क्लिक करें, फिर अगला क्लिक करें।
5. अब ऊपरी विंडो में "इसकी एक प्रति फ़ोल्डर में ले जाएँ" सक्रिय करें और निचली विंडो में नीले रंग के रेखांकित "लक्ष्य फ़ोल्डर" पर क्लिक करें। अपने इच्छित फ़ोल्डर का चयन करें और "कोई और नियम लागू न करें" भी सक्रिय करें। समाप्त क्लिक करें"।
6. अब अन्य अभिभाषकों के लिए उपयुक्त नियमों को परिभाषित करें।
7. "ओके" के साथ संवाद बंद करें।
आउटलुक "भेजे गए आइटम" फ़ोल्डर में सभी भेजे गए मेल की प्रतियां स्वचालित रूप से बनाना जारी रखता है। यदि आप भविष्य में ऐसा होने से रोकना चाहते हैं, तो "टूल्स, विकल्प, ई-मेल विकल्प" कमांड को कॉल करें और "भेजे गए आइटम" फ़ोल्डर में संदेशों की प्रतियां सहेजें विकल्प को निष्क्रिय करें।
