आउटलुक से एक्सेल में जर्नल का निर्यात कैसे करें ताकि इसका मूल्यांकन किया जा सके।
आउटलुक जर्नल का उपयोग यह रिकॉर्ड करने के लिए किया जा सकता है कि आपने किसी विशिष्ट कार्य या क्लाइंट पर कितना समय बिताया है। हालांकि, जर्नल का कोई अंकगणितीय कार्य नहीं है, इसलिए आपको कैलकुलेटर का उपयोग यह जोड़ने के लिए करना होगा कि किसी विशिष्ट ग्राहक के लिए सभी कार्यों में कितना समय लगा है।
इसके बजाय, आप निश्चित रूप से मूल्यांकन के लिए एक्सेल का भी उपयोग कर सकते हैं, जो कई उप-कार्यों वाली परियोजनाओं के लिए विशेष रूप से सहायक है। ऐसा करने के लिए, जर्नल डेटा को नीचे बताए अनुसार एक्सेल में निर्यात करें।
1. सबसे पहले जर्नल को सूची के रूप में प्रदर्शित करें। ऐसा करने के लिए, जर्नल खोलें और कमांड को कॉल करें "देखें, इसके अनुसार व्यवस्थित करें, वर्तमान दृश्य" (आउटलुक 2003 से) या "देखें, वर्तमान दृश्य" (पूर्व आउटलुक संस्करणों में) और "प्रविष्टि सूची" का चयन करें।
2. अब सुनिश्चित करें कि एक्सेल में मूल्यांकन के लिए आवश्यक सभी जानकारी जर्नल में देखी जा सकती है। यदि आपको प्रत्येक कार्य को शुरू करने और समाप्त करने के लिए दिनांक और समय की आवश्यकता है, तो विषय या फ़ोल्डर में राइट क्लिक करें और वर्तमान दृश्य को अनुकूलित करें कमांड का उपयोग करें। फिर "फ़ील्ड" पर क्लिक करें।
3. "इसमें से उपलब्ध फ़ील्ड चुनें" के अंतर्गत "सभी जर्नल फ़ील्ड" चुनें। फिर "उपलब्ध फ़ील्ड" के अंतर्गत "शुरुआत" या "अंत" पर और फिर "जोड़ें" पर क्लिक करें। सभी आवश्यक फ़ील्ड डालें और उनका क्रम निर्धारित करने के लिए "ऊपर ले जाएँ" और "नीचे जाएँ" बटन का उपयोग करें। फिर दो संवाद बंद करें।
4. अब दिनांक फ़ील्ड को प्रारूपित करें ताकि एक्सेल भी उनका मूल्यांकन कर सके: ऐसा करने के लिए, "प्रारंभ" कॉलम हेडर पर दाएं माउस बटन के साथ क्लिक करें और "फॉर्मेट कॉलम" कमांड का आह्वान करें।
5. बाईं ओर "प्रारंभ" का चयन करें और फिर दो अंकों के दिन और महीने के साथ प्रारूप, चार अंकों वाले वर्ष और 24-घंटे के प्रारूप में साधारण समय (चित्र देखें)। आप "समाप्त" के लिए समान प्रारूप चुनते हैं। कृपया ध्यान दें: एक्सेल प्रारूपों के साथ कुछ भी नहीं कर सकता है जिसमें सप्ताह के दिनों के नाम होते हैं।
6. अब माउस का उपयोग करके जर्नल में उन प्रविष्टियों को चिह्नित करें जिन्हें आप एक्सेल में संपादित करना चाहते हैं और उन्हें CTRL + C से कॉपी करें।
7. एक्सेल खोलें और डेटा को CTRL + V के साथ वांछित एक्सेल टेबल में पेस्ट करें।
8. आपको अभी भी "अवधि" फ़ील्ड में जानकारी को संख्यात्मक मानों में परिवर्तित करना होगा जो एक्सेल संभाल सकता है (एक्सेल "30 मिनट" जैसी जानकारी के साथ गणना नहीं कर सकता)।
