यह अधिक से अधिक बार होता है: यदि आप Word 2003/2002 में प्रपत्र पत्र में डेटा स्रोत के रूप में Excel कार्यपुस्तिका का उपयोग करते हैं, तो दिनांक स्वरूप के साथ समस्याएँ उत्पन्न हो सकती हैं। यहां बताया गया है कि इस कठिनाई को कैसे दूर किया जाए।
उदाहरण के लिए, यदि किसी तिथि को एक्सेल तालिका में दिनांक वाले कॉलम से प्रपत्र पत्र में स्थानांतरित किया जाना है, तो तिथि हमेशा "MM / DD / YYYY" प्रारूप में Word में दिखाई देती है, भले ही आपने इसे कैसे स्वरूपित किया हो। यह परेशान करने वाला है!
समस्या हमेशा Word 2003/2002 में होती है जब Word Excel तालिकाओं तक पहुँचने के दौरान डेटा स्रोत के लिए आयात फ़िल्टर को स्वयं निर्धारित करता है। फिर एक फ़िल्टर का उपयोग किया जाता है जो दिनांक को सही ढंग से प्रारूपित नहीं करता है और इसके बजाय दिनांक को मानक दिनांक प्रारूप में स्थानांतरित करता है।
इस प्रारूप त्रुटि से बचें और Word सेट करें ताकि आप स्वयं आयात फ़िल्टर को परिभाषित कर सकें। फिर वर्ड वर्जन और इंस्टॉल किए गए फिल्टर के आधार पर आयात फिल्टर के रूप में "कनवर्टर के माध्यम से माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल वर्कशीट्स" या "एमएस एक्सेल वर्कशीट्स डीडीई के माध्यम से" विकल्प का चयन करें। यह वैसे काम करता है:
- अतिरिक्त - विकल्प मेनू पर कॉल करें और सामान्य टैब पर स्विच करें। चेक बॉक्स को सक्रिय करें "खोलते समय रूपांतरण की पुष्टि करें"। ओके के साथ डायलॉग बॉक्स से बाहर निकलें। आपको यह स्टेप केवल एक बार करना है; Word इस सेटिंग को स्थायी रूप से याद रखता है।
- कृपया ध्यान दें: EXTRAS - विकल्प मेनू, सामान्य टैब में बदलाव के बिना, Word आमतौर पर किसी फ़ाइल को लोड करते समय आयात फ़िल्टर को स्वयं सेट करता है जो Word प्रारूप में नहीं है। यह न केवल प्रपत्र पत्रों के लिए डेटा स्रोत पर लागू होता है, बल्कि उन सामान्य दस्तावेज़ों पर भी लागू होता है जिन्हें आप किसी तृतीय-पक्ष वर्ड प्रोसेसर से लेना चाहते हैं या जिसमें शुद्ध टेक्स्ट फ़ाइल शामिल है। केवल यदि आप "खोलते समय रूपांतरण की पुष्टि करें" चेक बॉक्स को सक्रिय करते हैं, तो आपसे हमेशा वांछित प्रारूप के लिए कहा जाएगा और आप स्वयं निर्णय ले सकते हैं।
- अब मेनू EXTRAS - लेटर और मेलिंग - सीरियल लेटर क्रिएशन (Word 2003) या EXTRAS - लेटर और मेलिंग - सीरियल प्रिंट विजार्ड (वर्ड 2002) पर कॉल करके अपना फॉर्म लेटर बनाएं।
- विज़ार्ड के पहले चरण में, वांछित दस्तावेज़ प्रकार का चयन करें, उदाहरण के लिए: "पत्र"।
- विज़ार्ड के दूसरे चरण में, "वर्तमान दस्तावेज़ का उपयोग करें" विकल्प बटन का उपयोग यह निर्दिष्ट करने के लिए करें कि वर्तमान दस्तावेज़ को प्रपत्र पत्र के रूप में उपयोग किया जाना चाहिए।
- तीसरे चरण में, "मौजूदा सूची का उपयोग करें" विकल्प चुनें और "ब्राउज़ करें" पर क्लिक करें। फिर उस फोल्डर पर स्विच करें जहां आपकी एक्सेल फाइल स्थित है। एक्सेल फ़ाइल का चयन करें और "ओपन" पर क्लिक करें।
- चूंकि आपने पहले चरण में निर्दिष्ट किया था कि आप "विदेशी" फाइलें खोलते समय फ़ाइल प्रारूप को स्वयं निर्धारित करना चाहते हैं, अब एक संवाद बॉक्स दिखाई देता है जिसमें आप डेटा स्रोत के प्रकार को निर्दिष्ट कर सकते हैं। Word संस्करण और स्थापित आयात फ़िल्टर के आधार पर, "Microsoft Excel कार्यपत्रक कनवर्टर (* .XLS; *. XLW)" या "DDE (* .XLS) के माध्यम से MS Excel कार्यपत्रक" विकल्प का चयन करें। OK के साथ अपने चयन की पुष्टि करें"।
- एक अन्य संवाद विंडो अब प्रकट होती है: यदि आपने आयात फ़िल्टर के रूप में "Microsoft Excel कार्यपत्रक कनवर्टर (* .xls; *. Xlw)" के रूप में चुना है, तो प्रदर्शित संवाद विंडो का शीर्षक "कार्यपत्रक खोलें" है। आयात फ़िल्टर "DDE (* .xls) के माध्यम से MS Excel कार्यपत्रक" के साथ, हालाँकि, "Microsoft Excel" संवाद बॉक्स प्रकट होता है। चाहे आपको कोई भी विंडो दिखाई दे, आप वांछित कार्यपत्रक का चयन कर सकते हैं जिसमें आपका पता डेटा हो। फिर "ओके" के साथ डायलॉग बॉक्स की पुष्टि करें।
- मेल मर्ज प्राप्तकर्ता संवाद बॉक्स अब प्रकट होता है जिसमें आप अपना पता चुन सकते हैं। यहां आप संबंधित चेक बॉक्स को निष्क्रिय करके पता फ़िल्टर सेट कर सकते हैं और/या पता सूची से अलग-अलग पते निकाल सकते हैं।
- जब आपने ओके के साथ मेल मर्ज प्राप्तकर्ता संवाद बॉक्स की पुष्टि की है, तो आप मेल मर्ज फ़ील्ड को मेल मर्ज विज़ार्ड के चौथे चरण में अपने दस्तावेज़ में सम्मिलित कर सकते हैं।
आपके द्वारा स्वयं चुने गए आयात फ़िल्टर के कारण दिनांक फ़ील्ड अब सही ढंग से अपनाई गई हैं और ठीक उसी प्रारूप में दिखाई देती हैं जिसे आपने Excel में परिभाषित किया था।
आप इन लेखों में प्रपत्र पत्रों पर और भी अधिक जानकारी और उपयोगी टिप्स पा सकते हैं।
