आउटलुक मीटिंग अनुरोध
व्यावसायिक वातावरण में, आउटलुक के माध्यम से मीटिंग अनुरोध भेजना आम बात है। कोरोना महामारी के दौरान और वीडियो कांफ्रेंसिंग में संबंधित वृद्धि के दौरान, मीटिंग अनुरोधों में काफी वृद्धि हुई है। ग्राहकों, सहकर्मियों या व्यक्तिगत वातावरण में प्रत्येक मीटिंग अनुरोध का उत्तर दिया जाना चाहिए। दैनिक कार्य के अलावा, इसमें बहुत समय लग सकता है और त्रुटियां हो सकती हैं। यदि आप बार-बार मीटिंग अनुरोध प्राप्त करते हैं, तो उत्तर को स्वचालित करना प्रभावी होता है।
आप इस प्रक्रिया का उपयोग स्वचालित रूप से अनुरोधों को अस्वीकार करने के लिए कर सकते हैं यदि वे आपके कैलेंडर में अन्य नियुक्तियों के साथ ओवरलैप करते हैं। इसके विपरीत, आप स्वचालित रूप से पूछताछ स्वीकार कर सकते हैं, बशर्ते संबंधित तिथि अभी भी निःशुल्क हो। यदि अधिक महत्वपूर्ण नियुक्तियाँ सहमत बैठक से टकराती हैं, तो आप किसी भी समय स्वचालित रूप से सहमत नियुक्ति को स्थगित या रद्द कर सकते हैं।
जब बात स्वत: स्वीकृति और मीटिंग अनुरोधों को अस्वीकार करने की बात आती है तो पुराने संस्करणों के उपयोगकर्ताओं की तुलना में बिना एक्सचेंज मेलबॉक्स के आउटलुक 2010 उपयोगकर्ताओं के पास कम विकल्प होते हैं। यदि आप एक्सचेंज का उपयोग नहीं करते हैं, तो आप केवल यह निर्दिष्ट कर सकते हैं कि सभी पूछताछों का उत्तर स्वचालित रूप से दिया जाएगा (यदि कोई ओवरलैप है तो अस्वीकृति, अन्यथा आम तौर पर स्वीकृति)। Microsoft Exchange के साथ, आपके पास अधिक विकल्प हैं।
आउटलुक 2010 से शुरू होने वाले स्वचालित मीटिंग अनुरोधों का उत्तर दें
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ईमेल विकल्पों पर नेविगेट करें। यह फ़ाइल> विकल्प> ईमेल पर जाकर काम करता है। "इतिहास" अनुभाग में, "स्वचालित रूप से मीटिंग अनुरोधों और मीटिंग अनुरोधों और चुनावों के जवाबों को संसाधित करें" विकल्प को सक्रिय करें।
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यदि आप Microsoft Exchange का उपयोग नहीं कर रहे हैं, तो विकल्प संवाद बंद करें। यदि आप Microsoft Exchange का उपयोग कर रहे हैं, तो अगले चरण में "कैलेंडर" टैब खोलें।
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माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक 2010 में "रिसोर्स प्लानिंग" या आउटलुक 2013/2016 और आउटलुक 365 में "स्वचालित स्वीकृति / अस्वीकृति" पर नेविगेट करें।
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"मौजूदा अपॉइंटमेंट या मीटिंग के साथ ओवरलैप होने वाले मीटिंग अनुरोधों को स्वचालित रूप से अस्वीकार करें" विकल्प को सक्षम करें। यदि आपको निःशुल्क तिथियों पर मीटिंग में प्रवेश करने की अनुमति है, तो "मीटिंग अनुरोधों को स्वचालित रूप से स्वीकार करें और रद्द की गई मीटिंग्स को हटा दें" विकल्प को सक्रिय करें।
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डायलॉग्स बंद करें। अब से, आउटलुक द्वारा मीटिंग अनुरोध स्वचालित रूप से स्वीकार या अस्वीकार कर दिए जाएंगे।
जानकारी: आउटलुक 2003 और आउटलुक 2007 उपयोगकर्ता निम्न फ़ाइल पथ के माध्यम से मीटिंग अनुरोधों की स्वत: स्वीकृति या अस्वीकृति के लिए सेटिंग्स तक पहुंच सकते हैं: अतिरिक्त> विकल्प> कैलेंडर विकल्प> संसाधन योजना।
विकल्प एक्सचेंज कनेक्शन के साथ या उसके बिना उपलब्ध हैं।
