लेखांकन सॉफ्टवेयर ये 7 लाभ प्रदान करता है

लेखांकन सॉफ्टवेयर आपको ये लाभ प्रदान करता है

आय और व्यय रिकॉर्ड करें, लाभ की गणना करें और कर कार्यालय के लिए वार्षिक वित्तीय विवरण तैयार करें - यह सब बहीखाता पद्धति का हिस्सा है। बहीखाता पद्धति या बहीखाता पद्धति, परिभाषा के अनुसार, किसी कंपनी या उद्यमी के अपने सभी व्यावसायिक लेनदेन को रिकॉर्ड करने का कर्तव्य है। यह न केवल कर अधिकारियों के हित में किया जाता है, बल्कि कंपनी के अपने हित में भी किया जाता है ताकि चीजों का ट्रैक न खोएं।

लेखांकन सॉफ्टवेयर के साथ इस प्रक्रिया को काफी सरल बनाया जा सकता है। आखिरकार, आधुनिक वित्तीय सॉफ्टवेयर को इस तरह से संरचित किया गया है कि लेखांकन के विभिन्न क्षेत्रों जैसे वित्तीय लेखांकन, ग्राहक और आपूर्तिकर्ता प्रबंधन, डनिंग और चालान को सिंक्रनाइज़ किया जा सकता है। यह लेखांकन वर्कफ़्लो को स्वचालित करता है और व्यवसाय में सभी महत्वपूर्ण आंकड़ों और आर्थिक परिवर्तनों पर नज़र रखना आसान बनाता है।

लेकिन अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर केवल कंपनियों के लिए ही उपयोगी नहीं है। एकमात्र व्यापारी, फ्रीलांसर या छोटे स्टार्ट-अप के रूप में, आप एक ऐसे टूल से भी लाभान्वित हो सकते हैं जो आपको चालान लिखने, आने वाले भुगतानों और खर्चों को ट्रैक करने और कर कटौती की गणना करने में मदद करता है।

लेखांकन सॉफ्टवेयर ये 7 लाभ प्रदान करता है

कानूनी समयबद्धता

चूंकि लेखांकन की बात आती है तो कई न्यायालयों को ध्यान में रखना पड़ता है, इसलिए चीजों पर नज़र रखना इतना आसान नहीं है। अच्छा लेखा सॉफ्टवेयर आपके लिए ऐसा करता है, क्योंकि यह प्रदाता द्वारा लगातार अद्यतन किया जाता है और नवीनतम कानूनी स्थिति के साथ अद्यतन किया जाता है।

GoBD के अनुसार डेटा संग्रहण

"इलेक्ट्रॉनिक रूप में पुस्तकों, अभिलेखों और दस्तावेजों के उचित प्रबंधन और भंडारण के साथ-साथ डेटा एक्सेस के लिए सिद्धांत" (GoBD) के अनुसार, इलेक्ट्रॉनिक रूप से संग्रहीत स्रोत दस्तावेज़, जैसे चालान या डिलीवरी नोट, अपरिवर्तनीय होने चाहिए। केवल उन्हें वर्ड या एक्सेल में बनाना और फिर उन्हें कंप्यूटर पर स्टोर करना पर्याप्त नहीं है। सैद्धांतिक रूप से, इन दस्तावेजों को बाद के समय में बिना किसी को देखे फिर से बदला जा सकता है। अच्छा लेखा सॉफ्टवेयर आपको GoBD के अनुसार दस्तावेजों को सहेजने में सक्षम बनाता है और इस प्रकार आपकी कानूनी सुरक्षा को बढ़ाता है।

गलतियों से बचना

चूंकि लेखांकन कार्यक्रमों में बहुत सी चीजें स्वचालित रूप से होती हैं, इसलिए त्रुटियों से बचा जा सकता है। सॉफ्टवेयर जटिल गणना करता है, जो न केवल सुविधाजनक है, बल्कि सुरक्षा भी बढ़ाता है कि आप हमेशा सही संख्याओं के साथ काम कर रहे हैं। Gnumeric जैसे बाहरी प्रोग्राम भी हैं जिनका उपयोग सटीक गणना करने के लिए किया जा सकता है। हालांकि, एक उपकरण में सब कुछ संभालना अधिक व्यावहारिक है।

ऑनलाइन बैंकिंग से कनेक्शन

आधुनिक लेखा कार्यक्रमों को ऑनलाइन बैंकिंग से जोड़ा जा सकता है। इस तरह, खाते पर आने वाले और बाहर जाने वाले भुगतानों को हमेशा ध्यान में रखा जा सकता है और, उदाहरण के लिए, देर से भुगतान की स्थिति में अनुस्मारक एक क्लिक के साथ भेजे जा सकते हैं।

रसीदों और चालानों का डिजिटलीकरण

रसीदों या चालानों को खोया नहीं जा सकता क्योंकि उन्हें डिजिटल रूप से संग्रहीत किया जाता है। इसके अलावा, लेखांकन सॉफ्टवेयर के लिए धन्यवाद, मैनुअल सॉर्टिंग अब आवश्यक नहीं है।

कर सलाहकार बचाते हैं

एक लेखा सॉफ्टवेयर के साथ, कर सलाहकार को कुछ परिस्थितियों में बचाया जा सकता है। यह मासिक खर्च को कम करता है और विशेष रूप से छोटे व्यवसाय के मालिकों के लिए उपयोगी है।

अंतरिक्ष की बचत

कंपनियों में बहीखाता पद्धति सैकड़ों फोल्डर और अलमारियों को भर सकती है। एकाउंटिंग सॉफ्टवेयर से इस स्थान को कम किया जा सकता है, क्योंकि कई प्रक्रियाएं केवल पीसी पर चलती हैं।

वित्तीय सॉफ्टवेयर इस तरह काम करता है

अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर के काम करने का तरीका जटिल है। व्यापक सॉफ्टवेयर में शामिल हैं:

• स्वचालित बहीखाता पद्धति उदाहरण के लिए, दस्तावेजों और लेनदेन के साथ-साथ कराधान और मुनाफे के निर्धारण के खाते के असाइनमेंट के आधार पर। पोस्टिंग, आय-अधिशेष चालान (ईÜआर), लाभ और हानि खाते (पी एंड एल), अग्रिम बिक्री कर रिटर्न और वार्षिक वित्तीय विवरण का निर्माण भी कार्यों का हिस्सा हैं।
• भुगतान और प्राप्तियों का प्रबंधन उदाहरण के लिए, भुगतान के लिए रसीदों को स्वचालित रूप से क्रमबद्ध करके, एक रसीद संग्रह, एक क्लिक के साथ बिलों का भुगतान या अपने स्वयं के ईमेल इनबॉक्स या क्लाउड के साथ अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर को सिंक्रनाइज़ करना।
• संगठनात्मक संभावनाएं हमारे अपने ग्राहकों के लिए।
• बैंकों से कनेक्शन और स्थानांतरण विकल्प उदाहरण के लिए क्रेडिट कार्ड या पेपाल द्वारा एक क्लिक से बिलों का भुगतान करने के लिए।
• आदेश अवलोकनहमेशा यह जानने के लिए कि आपकी अपनी कंपनी कहां है।
• चालान कार्यक्रम ऑफ़र, क्रेडिट और इनवॉइस बनाने और उन्हें सीधे रूपांतरित करने के लिए एप्लिकेशन के भीतर से शिपिंग के साथ।
• एल्स्टर से कनेक्शन, कर कार्यालय का कर सॉफ्टवेयर।
• नियमित अपडेटयह सुनिश्चित करता है कि सॉफ्टवेयर अप-टू-डेट है और नए कानून को ध्यान में रखा गया है।

अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर क्लाउड सॉल्यूशन और क्लासिक सॉफ्टवेयर दोनों के रूप में उपलब्ध है जो सीडी-रोम के माध्यम से कंप्यूटर पर चलाया जाता है। क्लाउड समाधान अधिक व्यावहारिक हैं क्योंकि सॉफ़्टवेयर खरीदने या प्रोग्राम इंस्टॉल करने की कोई आवश्यकता नहीं है। लेखांकन कार्यक्रम को ब्राउज़र के माध्यम से नियंत्रित किया जा सकता है और कहीं से भी पहुँचा जा सकता है, यही कारण है कि आपको अपने सभी वित्त को नियंत्रण में रखने के लिए केवल एक पीसी की आवश्यकता होती है।

शीर्ष 3 लेखा सॉफ्टवेयर

1. लेक्सऑफ़िस - वेब-आधारित लेखांकन

Lexoffice, Lexware का ऑनलाइन अकाउंटिंग है, जो एक वित्तीय सॉफ्टवेयर है जिसे वर्षों से स्थापित किया गया है। लेक्सऑफ़िस के साथ, उपयोगकर्ताओं के पास बिना किसी सॉफ़्टवेयर को स्थापित किए अपना लेखा-जोखा करने का विकल्प होता है। चाहे वह एक आय अधिशेष चालान (ईÜआर) हो, चालान लिखना, ऑनलाइन बैंकिंग से लिंक करना या अपने ग्राहक संपर्कों को व्यवस्थित करना - लेक्सऑफ़िस उपयोग करने के लिए सहज है और कार्यों की श्रेणी आपको वह सब कुछ प्रदान करती है जो आपको चाहिए।

Lexoffice छोटे व्यवसायों के लिए एक इलेक्ट्रॉनिक कैश बुक प्रदान करता है और Lexoffice का उपयोग छोटी और मध्यम आकार की कंपनियों के लिए भी किया जा सकता है। ELSTER के साथ एक लिंक भी एकीकृत है, जैसा कि DATEV इंटरफ़ेस है। यदि आपके पास कर सलाहकार है, तो आप उसे अपने Lexoffice खाते में चयनित पहुंच प्रदान कर सकते हैं। Lexoffice आपको एक मोबाइल ऐप भी प्रदान करता है जिसके साथ आप हमेशा अपने वित्त पर नज़र रख सकते हैं। लेक्सऑफ़िस तीन अलग-अलग, प्रभार्य संस्करणों में उपलब्ध है, जिनमें से सभी को मासिक आधार पर रद्द किया जा सकता है:

बिलिंग और वित्त: 7.90 यूरो प्रति माह (प्लस वैट) के लिए दस्तावेज़ प्रबंधन, लेखन ऑफ़र और चालान, साथ ही ऑनलाइन बैंकिंग और एकाउंटेंट तक पहुंच के साथ बुनियादी कार्य हैं।

लेखांकन और रिपोर्ट: EUR 16.90 प्रति माह (प्लस वैट) के लिए आप EÜR, P&L और अग्रिम VAT रिटर्न भी बना सकते हैं। आप इस प्रकार का उपयोग मूल्यह्रास और सारांश रिपोर्ट बनाने के लिए भी कर सकते हैं।

लेखांकन और मजदूरी: कई कर्मचारियों वाली कंपनियों के लिए, EUR 26.80 (प्लस वैट) के व्यापक संस्करण की सिफारिश की जाती है, जिसके साथ, ऊपर वर्णित कार्यों के अलावा, आप वेतन और वेतन विवरण भी बना सकते हैं, कर्मचारियों को भुगतान कर सकते हैं और कर्मियों की लागत पोस्ट कर सकते हैं।

2. सेवडेस्क - एलस्टर लिंक के साथ सहज ज्ञान युक्त सॉफ्टवेयर

सेवडेस्क उपयोग करने के लिए सहज है और रसीदों को डिजिटाइज़ करने की क्षमता और ऑफ़र और इनवॉइस के सरल निर्माण के लिए धन्यवाद आपके लिए बहीखाता पद्धति को आसान बनाता है। सेवडेस्क के साथ एक ELSTER प्रमाणपत्र के लिए आवेदन करने की कोई आवश्यकता नहीं है, क्योंकि प्रोग्राम ने पहले ही ELSTER के लिंक को एकीकृत कर दिया है।

कार्यक्रम में स्वचालित ओसीआर पाठ पहचान है, जिसका अर्थ है कि दस्तावेजों को विशिष्ट कीवर्ड के लिए खोजा जा सकता है और इस प्रकार अधिक तेज़ी से पाया जा सकता है। अंतर्राष्ट्रीय खाते भी बनाए जा सकते हैं और एक ऐप के माध्यम से भी पहुंच संभव है। जबकि कुछ कार्यक्रमों में प्रति वर्ष बुकिंग की संख्या सीमित है, सेवडेस्क असीमित राशि की अनुमति देता है।

यदि आप लेखांकन कार्यक्रम के कुछ कार्यों से परिचित नहीं हैं तो टेलीफोन सहायता और सहायता वीडियो भी उपलब्ध हैं। सेवडेस्क की लागत संरचना मासिक टर्मिनेबल कॉन्ट्रैक्ट्स, 12-महीने की सदस्यता और 24-महीने की सदस्यता पर आधारित है और तीन अलग-अलग पैकेज आकार भी हैं:

चालान:	मूल कार्य के साथ, चालान जल्दी और आसानी से भेजे जा सकते हैं। मेलिंग, कर सलाहकार पहुंच, ग्राहक प्रशासन, DATEV निर्यात, भुगतान अनुस्मारक और क्रेडिट और रद्दीकरण का निर्माण एकीकृत है। मासिक आधार पर लागत 8.90 यूरो प्रति माह, वार्षिक आधार पर 7.90 यूरो प्रति माह और दो साल के अनुबंध के लिए 6.90 यूरो प्रति माह है।
लेखांकन:	बिलिंग कार्यों के अलावा, डिजिटल दस्तावेज़ प्रबंधन और बुद्धिमान दस्तावेज़ पहचान भी है। इसके अलावा, उपयोगकर्ताओं के पास EÜR और P&L के साथ-साथ अग्रिम वैट रिटर्न का विकल्प होता है। रोकड़ बही रखने और ऑनलाइन बैंकिंग के लिए इंटरफेस को भी एकीकृत किया गया है। 1-, 12- या 24 महीने के अनुबंध के आधार पर लागत को 16.90 यूरो, 15.90 यूरो और 13.90 यूरो प्रति माह में वर्गीकृत किया गया है।
ईआरपी:	ये फ़ंक्शन उन कंपनियों के लिए उपयोगी हैं जो अपने अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर के माध्यम से इन्वेंट्री प्रबंधन, आपूर्तिकर्ता और ग्राहक कीमतों और इन्वेंट्री पोस्टिंग को संभालना चाहते हैं। लेख और आपूर्तिकर्ताओं को असाइन करना भी संभव है। निजी व्यक्तियों को इस श्रेणी के कार्यों की आवश्यकता नहीं होती है। अवधि के आधार पर इन कार्यों की कीमत 45.90 यूरो, 43 यूरो या 39.50 यूरो है।

3. रेविसो - तीन मूल्य प्रकारों में लेखांकन

अकाउंटिंग प्रोग्राम Reviso के साथ आप खातों के चार्ट बनाते हैं, ELSTER इंटरफ़ेस से लाभ उठाते हैं और विभिन्न मुद्राओं में भुगतान रिकॉर्ड करते हैं। आप अपनी ऑनलाइन बैंकिंग को भी लिंक कर सकते हैं, व्यापक व्यावसायिक रिपोर्ट बना सकते हैं, टैक्स रिटर्न कर सकते हैं या अपनी बैलेंस शीट का ट्रैक रख सकते हैं। दस्तावेजों को आसानी से स्कैन किया जा सकता है और इस प्रकार डिजीटल किया जा सकता है। आप कुछ ही क्लिक के साथ चालान, रिमाइंडर, डिलीवरी नोट, ऑर्डर की पुष्टि और ऑफ़र भेज सकते हैं। आपूर्तिकर्ताओं और ग्राहकों को प्रबंधित करना आपके लिए अपनी देनदारियों पर नज़र रखना आसान बनाता है। इस तरह आप अपने घर के आराम से अपनी लागतों का प्रबंधन करते हैं।

प्रस्तुत अन्य दो विकल्पों की तुलना में रेविसो का एक नुकसान यह है कि तीन भुगतान विकल्पों में से प्रत्येक में बुकिंग की संख्या सीमित है। यहाँ मूल्य निर्धारण में एकमात्र अंतर है। फ़ंक्शन सभी प्रकारों में समान हैं, केवल बुकिंग की संख्या भिन्न होती है।

एकल:	15 यूरो प्रति माह के लिए प्रति वर्ष अधिकतम 1,000 बुकिंग।
छोटा व्यवसाय:	29 यूरो प्रति माह के लिए प्रति वर्ष अधिकतम 4,000 बुकिंग।
पेशेवर:	39 यूरो प्रति माह के लिए प्रति वर्ष अधिकतम 10,000 बुकिंग।

यदि आपको केवल एक बुनियादी कार्य की आवश्यकता है और चालान जारी करना चाहते हैं, तो सेवडेस्क या लेक्सऑफ़िस अन्य प्रदाताओं के साथ सस्ते हैं। हालाँकि, यदि आप अधिक कार्यों का लाभ उठाना चाहते हैं और प्रति वर्ष 1,000 बुकिंग लाइनों के साथ प्राप्त करना चाहते हैं, तो Reviso को समान श्रेणी के कार्यों के साथ एक सस्ता प्रस्ताव मिल सकता है।

अपने लिए सही टूल कैसे चुनें

यदि आप एक लेखा सॉफ्टवेयर चुनना चाहते हैं, तो अपनी व्यक्तिगत स्थिति पर विचार करें। इस पर निर्भर करते हुए कि क्या आप एक निजी व्यक्ति के रूप में अपना टैक्स रिटर्न थोड़े से समर्थन के साथ करना चाहते हैं या आप एक स्टार्टअप के संस्थापक हैं और अब आपको अपने वित्त पर कड़ी नजर रखनी है, आपके वित्तीय सॉफ्टवेयर पर आपकी पूरी तरह से अलग मांगें हैं।

कंपनी के आकार के अलावा, आपका उद्योग लेखांकन सॉफ़्टवेयर का उपयोग करने के निर्णय को भी प्रभावित कर सकता है। रियल एस्टेट प्रबंधकों की तुलना में क्लबों की अलग-अलग सॉफ़्टवेयर आवश्यकताएं होती हैं। विभिन्न आवश्यकताओं के लिए अलग-अलग लेखांकन कार्यक्रम हैं:

• मनी मैनेजर EX के साथ आप अपनी आय और व्यय, अपने खाते की शेष राशि और अपने निवेश और ऋण पर नजर रख सकते हैं।
• OpenPetra किसी संघ या सहायता संगठन के प्रशासन के लिए मुफ़्त सॉफ़्टवेयर है।
• बर्लुसिमो हस्तशिल्प सेवाओं, मरम्मत और विभिन्न किरायेदारों के साथ मकानों के प्रबंधन की सुविधा प्रदान करता है।
• जब आय और व्यय के प्रबंधन की बात आती है तो मोनेक्स उपकरण निजी घरों और छोटे व्यवसायों के लिए विशेष रूप से उपयुक्त है।
• वित्तीय उपकरण हिबिस्कस, जो होम बैंकिंग भी कर सकता है, साथ ही SynTAX और Jameica छोटे व्यवसायों के लिए लेखांकन सहायता के लिए उपयुक्त हैं।
• डबल बहीखाता पद्धति और ऑनलाइन बैंकिंग का अवलोकन GnuCash के साथ पूरी तरह से निःशुल्क है।

युक्ति: एक उद्यमी के रूप में, आप कर से व्यावसायिक व्यय के रूप में लेखांकन सॉफ़्टवेयर के लिए मासिक या एकमुश्त लागत घटा सकते हैं।

डिजिटल अकाउंटिंग के लिए 3 टिप्स

1. एक स्कैनर के साथ अपनी कागजी रसीदों को तुरंत डिजिटाइज़ करें और कागजों का ढेर पहली जगह में न आने दें। यह आपका बहुमूल्य समय बचाता है और चीजों का ट्रैक नहीं खोता है।
2. दस्तावेज़ों को अच्छे रिज़ॉल्यूशन में और पीडीएफ जैसे व्यावहारिक फ़ाइल स्वरूप में सहेजें।
3. एक दूसरा मॉनिटर जिसे सीधा रखा जाता है (उदाहरण के लिए, टैबलेट के माध्यम से संभव) लेखांकन को आसान बना सकता है, क्योंकि डिजिटल दस्तावेज़ लगभग अनन्य रूप से सीधे होते हैं।

निष्कर्ष: अच्छा अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर आपके लिए बहुत काम करता है

बहीखाता पद्धति एक कंपनी का एक अनिवार्य हिस्सा है और निजी व्यक्तियों के साथ-साथ छोटे व्यवसाय के मालिक भी इसे अनदेखा नहीं कर सकते। आर्थिक रूप से कार्य करने में सक्षम होने के लिए आने वाले भुगतानों और खर्चों पर नज़र रखना आवश्यक है। विधायिका यह भी निर्दिष्ट करती है कि बहीखाता पद्धति को कैसे विनियमित किया जाना है। लेखांकन सॉफ्टवेयर आपको चीजों का ट्रैक न खोने और हमेशा कानूनी रूप से अनुपालन करने वाले तरीके से कार्य करने में मदद करता है।

लेखा कार्यक्रमों का उपयोग करके वार्षिक वित्तीय विवरण, ईÜआर, पी एंड एल और अग्रिम वैट रिटर्न बनाना संभव है। आपका अपना व्यवसाय खाता और कर कार्यालय का ELSTER सॉफ़्टवेयर भी एक लेखा कार्यक्रम से जोड़ा जा सकता है। यदि आप एक डिजिटल क्लाउड समाधान चुनते हैं, तो आप अपनी बहीखाता पद्धति को कभी भी, कहीं भी एक्सेस कर सकते हैं। आपको कोई अतिरिक्त सॉफ़्टवेयर स्थापित करने की आवश्यकता नहीं है और आप सैद्धांतिक रूप से कर सलाहकार के बिना Lexoffice, SevDesk या Reviso जैसे कार्यक्रमों के साथ अपनी बहीखाता पद्धति कर सकते हैं।

वित्तीय सॉफ्टवेयर चुनते समय, यह जानना महत्वपूर्ण है कि आप किस उद्योग में हैं, आपकी कंपनी कितनी बड़ी है और आपकी लेखांकन आवश्यकताएं क्या हैं। कुछ युक्तियों और अच्छे सॉफ़्टवेयर के साथ, यह कार्य अब आपके लिए कष्टप्रद और अराजक नहीं है, लेकिन आप अपने वित्त को कानूनी रूप से सुरक्षित तरीके से और गलतियों के डर के बिना विनियमित कर सकते हैं।