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माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक सॉफ्टवेयर एप्लिकेशन बाजार पर सबसे प्रसिद्ध और प्रभावी संचार कार्यक्रमों में से एक है। जाने-माने कार्यों के अलावा, जैसे कि फ़ॉन्ट या रंग बदलना, स्वरूपण को अपनाना, वर्तनी जांच शुरू करना या कैलेंडर विंडो खोलना, अन्य अंदरूनी युक्तियाँ और तरकीबें हैं जो प्रत्येक उपयोगकर्ता को पता होनी चाहिए। ये युक्तियां और संकेत आउटलुक उपयोगकर्ताओं को आउटलुक को तेजी से और अधिक सटीक रूप से संचालित करने के लिए आउटलुक का अधिकतम लाभ उठाने में सक्षम बनाते हैं।
आउटलुक के लिए टिप्स और ट्रिक्स
मूल रूप से, प्रत्येक उपयोगकर्ता को इस सवाल का सामना करना पड़ता है कि क्या उन्हें माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक जैसे सशुल्क संचार कार्यक्रम का उपयोग करना चाहिए या क्या वे माइक्रोसॉफ्ट मेल या मोज़िला थंडरबर्ड जैसे मुफ्त अनुप्रयोगों से संतुष्ट हैं। यदि आपने माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक पर फैसला किया है, तो यह भी सवाल उठता है कि क्या आपको 32 या 64 बिट संस्करण में आउटलुक या ऑफिस खरीदना चाहिए।
यह सिद्धांत का प्रश्न है और यह प्रयोग किया जाने वाला कंप्यूटर कितना शक्तिशाली है। 32-बिट संस्करण के साथ, अधिकतम 4 जीबी रैम स्थापित की जा सकती है। इसके विपरीत, एक 64-बिट ऑपरेटिंग सिस्टम काफी अधिक रैम का समर्थन करता है और इस प्रकार इसका उच्च स्तर का प्रदर्शन होता है। नियम के तौर पर 8 जीबी, 16 जीबी या इससे ज्यादा रैम का इस्तेमाल किया जा सकता है।
उपयोगकर्ता निम्न लिंक पर इंटरनेट पर माइक्रोसॉफ्ट से आउटलुक के सभी कार्यक्रमों और कार्यों के लिए और अन्य सभी सॉफ्टवेयर अनुप्रयोगों के अलावा मैनुअल पा सकते हैं: docs.microsoft.com/de-de/।
आउटलुक को तेजी से शुरू करें और डेटा फ़ाइल का आकार कम करें
आउटलुक के साथ दैनिक कार्य मजेदार होता है जब प्रोग्राम तेजी से और कार्यात्मक विफलताओं के बिना काम करता है। यदि सॉफ़्टवेयर एप्लिकेशन धीरे-धीरे और धीरे-धीरे शुरू होता है, तो दोष के लिए बहुत अधिक या बहुत धीमी ऐड-इन्स हो सकती हैं। इस मामले में सिस्टम को फिर से गति देने के लिए अनावश्यक ऐड-इन्स को हटाना महत्वपूर्ण है।
बड़ी पीएसटी या ओएसटी फाइलें माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक के साथ सिस्टम और संचार को भी धीमा कर सकती हैं। इस कारण से, नियमित अंतराल पर पीएसटी फ़ाइल के आकार की जांच करना समझ में आता है। Outlook से सभी जानकारी और सेटिंग्स को एक PST या OST फ़ाइल में एक प्रविष्टि के रूप में सहेजा जाता है। फ़ाइल का आकार अन्यथा फ़ोल्डर या बड़ी मात्रा में फ़ाइलों को संग्रहीत या संग्रहीत करके कम किया जा सकता है।
एक बड़ी कार्रवाई के बाद जिसमें फ़ाइलों की जाँच की जाती है और हटा दी जाती है, हो सकता है कि डेटा फ़ाइल उसी क्षण आकार में सिकुड़ न जाए। इसका कारण यह है कि आउटलुक सूचना मिटाने के बाद डेटा फ़ाइल को तुरंत साफ नहीं करता है। वैकल्पिक रूप से, डेटा फ़ाइल का संपीड़न मैन्युअल रूप से भी शुरू किया जा सकता है। यह प्रक्रिया आवश्यक बैकअप को अधिक तेज़ी से करने में सक्षम बनाती है। इसके अलावा, आउटलुक तेजी से शुरू होता है।
जरूरी: "भेजे गए आइटम" फ़ोल्डर को लगातार जांचें। कई मामलों में इसमें बड़ी मात्रा में डेटा और अटैचमेंट होते हैं जो बिल्कुल आवश्यक नहीं होते हैं। यदि आप संग्रहण स्थान को सहेजना चाहते हैं, तो "हटाए गए आइटम" फ़ोल्डर को आंशिक रूप से खाली करना प्रभावी हो सकता है।
आउटलुक के साथ काम करने के समय को रिकॉर्ड करना और उसका मूल्यांकन करना भी दिलचस्प और व्यावहारिक हो सकता है। यह जानना कि काम करने में कितना समय लगता है, महत्वपूर्ण हो सकता है, न कि केवल स्व-नियोजित, फ्रीलांसरों या नियोक्ताओं के लिए। निजी व्यक्तियों को भी जानकारी के मूल्यांकन से लाभ होता है, जिसे आसानी से माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल में स्थानांतरित किया जा सकता है।
ई-मेल और ई-मेल ट्रैफ़िक: बेहतर अवलोकन और दक्षता के लिए युक्तियाँ
ईमेल लिखने और भेजने और सामान्य ईमेल ट्रैफ़िक से संबंधित कई युक्तियां और तरकीबें हैं। उदाहरण के लिए, क्या आप जानते हैं कि आउटलुक के साथ आप एक ही बार में सभी विंडो बंद कर सकते हैं?
- Outlook में संस्करण 2007 तक आप कॉल करते हैं फ़ाइल → सभी तत्व क्लोज़ अप।
- आउटलुक 2010 में कमांड लें देखें → विंडो → सभी आइटम बंद करें.
संयोग से, ये न केवल संदेशों को बंद करते हैं, बल्कि अन्य सभी आउटलुक विंडो को भी कमांड करते हैं। यदि आपने अभी तक किसी एक विंडो में परिवर्तनों को सहेजा नहीं है, तो आउटलुक आपको ऐसा करने का अवसर देता है।
आउटलुक के लिए एक और महत्वपूर्ण टिप विषय को बाद में इनबॉक्स में जोड़ना है। भविष्य में ई-मेल की सामग्री को अधिक प्रभावी ढंग से और तेजी से खोजने में सक्षम होने के लिए विषय को बाद में संदेश में जोड़ना उपयोगी हो सकता है। छोटे विषय के साथ या उसके बिना भेजे जाने वाले ई-मेल के मामले में, बाद में विषय को बदलना समझ में आता है।
आउटलुक को स्पष्ट करें - यह इस तरह काम करता है
आउटलुक में स्पष्टता मूल रूप से एक महत्वपूर्ण मुद्दा है। उदाहरण के लिए, कई उपयोगकर्ता आश्चर्य करते हैं कि आप कई संदेशों का ट्रैक कैसे रख सकते हैं और महत्वपूर्ण को महत्वहीन से अलग कर सकते हैं। आउटलुक में विचारों को अनुकूलित करने का एक तरीका है। सेटिंग्स में हर बदलाव का उद्देश्य यह होना चाहिए कि इनबॉक्स प्रबंधनीय हो। ई-मेल प्रोसेसिंग दक्षता में इनबॉक्स को कालानुक्रमिक क्रम में स्वचालित रूप से सॉर्ट करना भी शामिल हो सकता है। यह प्रक्रिया, उदाहरण के लिए, छुट्टी से लंबी अनुपस्थिति के बाद, आउटलुक के लिए अगले पढ़े गए संदेश के बजाय अगला अपठित ई-मेल खोलना संभव बनाती है।
प्रत्येक प्राप्तकर्ता के लिए संदेश प्रदर्शित करने या आम तौर पर संबंधित ई-मेल को एक साथ प्रदर्शित करने का कार्य भी आवश्यक हो सकता है। मुख्य सेटिंग विकल्प "व्यू" मेनू में पाए जा सकते हैं।
अंदरूनी सूत्र टिप:
आउटलुक में आप इनबॉक्स में अपठित संदेशों की संख्या के बजाय फ़ोल्डर में संदेशों की कुल संख्या प्रदर्शित करने के लिए दृश्य सेटिंग्स का उपयोग कर सकते हैं।
एक नया ईमेल खोलें - कहीं भी, कभी भी
एक विंडो खोलने के लिए किसी फ़ोल्डर में या इनबॉक्स में खाली जगह पर डबल-क्लिक करें जिसमें आप एक नया ई-मेल लिख सकते हैं।
हालाँकि, यह केवल ई-मेल सूची के नीचे रिक्तियों में काम करता है - अन्यथा आउटलुक वह ई-मेल खोलेगा जिस पर आपने क्लिक किया था। हालाँकि, आप ई-मेल सूची को उस कॉलम के बगल में प्लस आइकन पर क्लिक करके छिपा सकते हैं जिसे वर्तमान में आउटलुक में संस्करण 2007 तक समूहीकृत किया जा रहा है। आउटलुक 2010 में, समूहीकृत कॉलम के आगे काले त्रिकोण पर क्लिक करके सूची को छोटा करें।
क्लिपबोर्ड की सामग्री को ई-मेल के रूप में भेजें
क्या आपने आउटलुक या किसी अन्य प्रोग्राम में कुछ लिखा है और इस टेक्स्ट को ई-मेल के रूप में (या ई-मेल के हिस्से के रूप में) भेजना चाहते हैं?
- टेक्स्ट सेक्शन का चयन करें और इसे Ctrl + C के साथ क्लिपबोर्ड पर कॉपी करें।
- आउटलुक पर स्विच करें (इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि वर्तमान में कौन सा मॉड्यूल खुला है)।
- Shift + Ins दबाएं - आउटलुक एक नई ई-मेल विंडो खोलता है और उसमें क्लिपबोर्ड की सामग्री की प्रतिलिपि बनाता है।
यदि कोई ई-मेल विंडो प्रकट नहीं होती है, तो आउटलुक विंडो में किसी भी तत्व पर क्लिक करें (यह एक अपॉइंटमेंट या संपर्क भी हो सकता है) और फिर से Shift + Ins दबाएं।
कीबोर्ड शॉर्टकट का उपयोग करके आमंत्रण स्वीकार या अस्वीकार करें
क्या आपको मीटिंग का अनुरोध मिला है? यदि आप इसे स्वीकार करना चाहते हैं, तो इसे इनबॉक्स में चुनें और Alt + C ("c" के लिए "aCcept", अनुवादित: "स्वीकार करें") दबाएं। यदि आप इसे अस्वीकार करना चाहते हैं, तो इसे चुनें और Alt + D ("डिक्लाइन" के लिए "D") दबाएं।
आउटलुक में अंतिम खोज दोहराएं
निश्चित रूप से आप जानते हैं कि आप एक लंबे ईमेल में हैं संपादित करें खोजें (आउटलुक 2003 तक) या संदेश खोज या कुंजीपटल शॉर्टकट F4 के साथ वर्ण स्ट्रिंग की खोज करें। जब तक आपने खोज संवाद खोला है, तब तक आप बटन का उपयोग कर सकते हैं खोज जारी रखें अगली घटना पर जाएं।
जब आपने डायलॉग बंद कर दिया है, हालांकि, कुंजी संयोजन Shift + F4 दबाएं - आउटलुक पहले डायलॉग को खोले बिना अगली घटना पर पहुंच जाएगा।
जैसे ही आप अंतिम स्थान पर पहुंच जाते हैं, आउटलुक एक संबंधित संदेश प्रदर्शित करता है।
आउटलुक को और भी तेजी से क्रमबद्ध और खोजें
क्या आप वर्तमान फ़ोल्डर से सभी ई-मेल प्रदर्शित करना चाहते हैं जो किसी विशिष्ट प्रेषक से उत्पन्न होते हैं? Outlook में संस्करण 2007 तक निम्नानुसार आगे बढ़ें:
- खोज क्षेत्र में क्लिक करें या खोज क्षेत्र में कर्सर रखने के लिए Ctrl + E दबाएं।
- प्रेषक के नाम के पहले कुछ अक्षर दर्ज करें। आउटलुक अब उन सभी ई-मेल्स को फ़िल्टर कर देता है जिनमें प्रेषक, विषय या संदेश टेक्स्ट में दर्ज किया गया खोज टेक्स्ट होता है।
- कॉलम हेडिंग पर क्लिक करें सेताकि इस प्रेषक के ई-मेल एक साथ प्रदर्शित हों।
आउटलुक 2010 में एक तेज संस्करण है (लेकिन दुर्भाग्य से केवल इस संस्करण से):
- कॉलम हेडिंग पर क्लिक करें सेइस कॉलम के आधार पर छाँटने के लिए। इस तरह, प्रत्येक प्रेषक के सभी ईमेल एक के नीचे एक प्रदर्शित होते हैं।
- प्रेषक के नाम से शुरू होने वाले पहले कुछ अक्षर दर्ज करें। यह आपको इस प्रेषक के पहले ईमेल पर ले जाता है।
आउटलुक में एड्रेस फील्ड को स्वचालित रूप से पूरा करें
आउटलुक आमतौर पर ई-मेल पते सुझाता है जो पहले से ही उपयोग में हैं जैसे ही आप एक या दो अक्षर टाइप करते हैं परफील्ड में प्रवेश किया। आउटलुक पहले दर्ज किए गए ई-मेल पतों (स्वत: पूर्ण सूची) की सूची खोजता है। यदि ऐसा नहीं होता है, तो आप पता पुस्तिका में उपयुक्त प्रविष्टियों को खोजने के लिए Ctrl + K का उपयोग कर सकते हैं।
सिस्टम के फ़ाइल नाम सीधे प्रदर्शित करें
क्या आप अक्सर पाते हैं कि आपको ई-मेल में फ़ाइल अनुलग्नकों की एक पूरी श्रृंखला प्राप्त होती है और फ़ाइलों को अलग बताने में कठिनाई होती है क्योंकि नाम केवल अंत में भिन्न होते हैं, लेकिन आउटलुक फ़ाइल नामों को पूर्ण रूप से प्रदर्शित नहीं करता है? फिर आपको पूरा नाम देखने के लिए सबसे पहले ईमेल को ओपन करना होगा।
आउटलुक में आप बिना ई-मेल खोले भी ऐसा कर सकते हैं। आपको संदर्भ मेनू (इनबॉक्स में) में अपना स्वयं का आदेश मिलेगा, जिसका उपयोग आप एक सबमेनू खोलने के लिए कर सकते हैं जिसमें सभी सिस्टम के नाम देखे जा सकते हैं। सबमेनू से आप संबंधित प्रोग्राम के साथ तुरंत अलग-अलग सिस्टम खोल सकते हैं। संदर्भ मेनू में कमांड को कहा जाता है अटैचमेंट दिखाएं.
ईमेल को बिना खींचे और छोड़े स्थानांतरित करें
ई-मेल को आमतौर पर ड्रैग एंड ड्रॉप का उपयोग करके किसी फ़ोल्डर में बहुत आसानी से ले जाया जा सकता है। कभी-कभी, हालांकि, ड्रैग एंड ड्रॉप व्यावहारिक नहीं होता है, उदाहरण के लिए जब कुछ नोटबुक के "माउस को बदलना"। संदर्भ मेनू से एक आदेश मदद करता है:
- आउटलुक में संस्करण 2007 तक दाहिने माउस बटन के साथ ई-मेल पर क्लिक करें और कमांड को कॉल करें फ़ोल्डर में ले जाएँ पर। अब खुलने वाले संवाद में, इच्छित गंतव्य फ़ोल्डर का चयन करें और पर क्लिक करें ठीक है.
- आउटलुक 2010 में राइट माउस बटन के साथ ई-मेल पर क्लिक करें और कमांड को इनवाइट करें कदम और सबमेनू से इच्छित फ़ोल्डर का चयन करें जो अब खुलेगा। हालाँकि, सबमेनू में केवल शीर्ष-स्तरीय फ़ोल्डर दिखाई देते हैं; मेनू प्रविष्टि के माध्यम से अधिक गहराई से नेस्टेड फ़ोल्डर पाए जा सकते हैं दूसरे फोल्डर में.
ईमेल संग्रहण और इंटरनेट कनेक्शन प्रबंधित करें
यदि आप अपने आउटलुक के माध्यम से 20 एमबी से अधिक के बड़े अटैचमेंट के साथ एक ई-मेल भेजना चाहते हैं, तो सबसे अधिक संभावना है कि आपको मानक आउटलुक सेटिंग्स के साथ एक त्रुटि संदेश प्राप्त होगा। Microsoft आउटलुक उन फाइलों के आकार को सीमित करता है जिन्हें आप एक्सचेंज खातों के लिए 20 एमबी या 10 एमबी तक भेज सकते हैं। यह सीमा आपके कंप्यूटर को बड़े आकार के अनुलग्नकों को लगातार अपलोड करने से रोकती है जो अधिकांश इंटरनेट सेवा प्रदाताओं की सीमा से अधिक हैं। आप OneDrive या किसी अन्य क्लाउड प्रदाता के माध्यम से औसत से अधिक अनुलग्नक भेज सकते हैं। चित्र और ग्राफ़िक्स विशेष रूप से बहुत अधिक स्थान ले सकते हैं। इस कारण से, आउटलुक 2010 के अनुसार, आपके पास छवियों को ई-मेल द्वारा भेजने से पहले उन्हें संपीड़ित करने का विकल्प है।
यदि आपके पास पर्याप्त तेज़ या केवल एक महंगा इंटरनेट कनेक्शन नहीं है छुट्टी पर या व्यापार यात्रा पर, यह केवल पहले चरण के रूप में आउटलुक में ईमेल के शीर्षलेख डाउनलोड करने के लिए समझ में आता है। इस मामले में, आप प्रत्येक ईमेल में निम्नलिखित जानकारी देखेंगे:
- संदर्भ,
- प्रेषक,
- प्राप्तकर्ता,
- तारीख बताएं।
जब आप कोई ईमेल खोलेंगे तभी वह पूरी तरह से डाउनलोड होगा। आप आउटलुक विकल्पों में सेटिंग्स बनाते हैं।
सॉफ्टवेयर टिप:
यदि आप डुप्लिकेट ई-मेल को स्वचालित रूप से हटाना चाहते हैं, तो MoDupRemover सॉफ़्टवेयर प्रोग्राम दिलचस्प और प्रभावी हो सकता है। यह आउटलुक के शुरुआती दिनों से व्यवस्थित रूप से डुप्लिकेट संदेशों को हटा रहा है और आउटलुक और विंडोज 10 के वर्तमान संस्करण के साथ संगत है।
वीडियो ट्यूटोरियल - विशेषज्ञ टिप: आउटलुक में एक व्यक्तिगत नोट कैसे सेव करें
विशेषज्ञ टिप "स्वयं का नोट"
कुछ मामलों में ईमेल में व्यक्तिगत नोट्स जोड़ना महत्वपूर्ण हो सकता है। आउटलुक अपने उपयोगकर्ताओं के लिए "सार्वजनिक संदेश" फ़ंक्शन के साथ यह विकल्प प्रदान करता है। इस फ़ंक्शन के साथ, आप अपने इनबॉक्स में या किसी विशिष्ट फ़ोल्डर में पहले इसे भेजे बिना एक संदेश बना सकते हैं। भ्रामक शब्द "सार्वजनिक संदेश" के बावजूद, यह नोट केवल उपयोगकर्ता के लिए दृश्यमान है। इसे भेजा नहीं जा सकता क्योंकि इसमें प्राप्तकर्ता फ़ील्ड नहीं है। आउटलुक 2010 और बाद में, "प्रारंभ> नए आइटम> अतिरिक्त आइटम> इस फ़ोल्डर में सार्वजनिक संदेश पोस्ट करें" कमांड को कॉल करें। आउटलुक 365 के वर्तमान संस्करण में, फ़ंक्शन को "इस फ़ोल्डर में पोस्ट करें" कहा जाता है।
आप अपने नोट्स या संदेशों को सामान्य रूप से त्वरित भागों के साथ पेशेवर बना सकते हैं। माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में श्रृंखला मॉड्यूल के समान, आउटलुक में त्वरित मॉड्यूल में तैयार टेक्स्ट या टेक्स्ट भाग होते हैं जिन्हें "टेक्स्ट" श्रेणी में "इन्सर्ट" टैब में त्वरित मॉड्यूल के रूप में सहेजा जा सकता है। सिद्धांत रूप में, प्रत्येक ईमेल से एक या अधिक त्वरित भाग विकसित हो सकते हैं।
ईमेल प्रिंट करें और सहेजें
सभी संदेश महत्वपूर्ण नहीं होते हैं और इन्हें बनाए रखने की आवश्यकता होती है। कुछ ई-मेल पेशेवर या निजी दृष्टिकोण से भी आवश्यक हैं और उन्हें संग्रहीत और मुद्रित भी किया जाना चाहिए। भले ही आउटलुक में एक अच्छा ऑन-बोर्ड प्रिंटिंग फ़ंक्शन है, सभी विस्तृत रूप से डिज़ाइन किए गए ई-मेल सही ढंग से मुद्रित नहीं होते हैं। यह ब्राउज़र में ई-मेल देखकर बिना किसी प्रयास के काम करता है। प्रिंटआउट एचटीएमएल में स्वरूपित संदेशों के साथ भी काम करता है। ब्राउज़र में आपको विशिष्ट दृश्य सेटिंग्स भी मिलेंगी जिनके साथ आप पूर्वावलोकन कर सकते हैं और प्रिंटआउट सेट कर सकते हैं।
फ़ोल्डर खोजें
आउटलुक में आपको सिस्टम-साइड सर्च फोल्डर दोनों मिलेंगे और आप पर्सनल सर्च फोल्डर भी बना सकते हैं। खोज फ़ोल्डरों के साथ आप अपने मेल को पूर्वनिर्धारित मानदंडों के अनुसार क्रमबद्ध कर सकते हैं। मौजूदा खोज फ़ोल्डर "फ़ोल्डर्स" रिबन में पाए जा सकते हैं। आप वहां नए सर्च फोल्डर भी बना सकते हैं।
महत्वपूर्ण कीबोर्ड शॉर्टकट और त्वरित चरण:
- कुंजीपटल के माध्यम से प्रसंग मेनू खोलें: Shift कुंजी + F10 कुंजी दबाएं.
- डायलॉग विंडो खोलें: Ctrl + Shift + Y।
- संदेशों को एक फ़ोल्डर में ले जाएँ: CTRL + SHIFT + V।
- एक नोट बनाएं (प्रत्येक मॉड्यूल से): CTRL + N या CTRL + SHIFT + N।
- एक साथ कई ई-मेल का प्रिंट आउट लें: CTRL कुंजी को दबाए रखें और माउस से एक के बाद एक ई-मेल पर क्लिक करें।
- एक क्लिक से अपठित, महत्वहीन ईमेल हटाएं: CTRL + A.
- केवल एक बार आउटलुक शुरू करें: सी: \ प्रोग्राम फाइल्स \ माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस \ ऑफिसएक्सएक्स \ आउटलुक।
निष्कर्ष: दक्षता के कारणों के लिए आउटलुक टिप्स और ट्रिक्स का उपयोग करें
इन सबसे ऊपर, उपयोगकर्ता Microsoft आउटलुक की उपयोगकर्ता-मित्रता और कार्यों की श्रेणी को महत्व देते हैं, जिसमें ई-मेल लिखने और भेजने के अलावा कई अन्य उपकरण और कार्य शामिल हैं। आउटलुक के सामान्य कार्यों को जानना आवश्यक है। इसके अलावा, दक्षता के कारणों के लिए, अतिरिक्त युक्तियों और तरकीबों को आज़माना और लागू करना फायदेमंद है। उनके साथ Microsoft आउटलुक का अधिकतम लाभ उठाना संभव है, प्रत्येक कार्य को पेशेवर रूप से संसाधित करना और उन सभी संभावनाओं का उपयोग करना जो सॉफ्टवेयर एप्लिकेशन निजी या व्यावसायिक उपयोगकर्ताओं के लिए प्रदान करता है।