इन निर्देशों के साथ आसानी से प्रपत्र पत्र बनाएं
पाठ दस्तावेज़ द्वारा दी गई आवश्यकताओं या आपकी व्यक्तिगत इच्छाओं को पूरा करने से पहले कुछ कदम उठाए जाने चाहिए। इसमें समय लग सकता है। लेकिन काम इसके लायक है अगर तैयार फ़ाइल अंत में आकर्षक लगती है और सामग्री के मामले में भी आश्वस्त करती है। विशेष रूप से यदि आप दस्तावेज़ को विभिन्न प्राप्तकर्ताओं को भेजना चाहते हैं या विभिन्न अवसरों पर इसकी आवश्यकता है, तो आप Microsoft Word "फॉर्म लेटर्स" फ़ंक्शन से लाभान्वित होते हैं। लेकिन ये मेल मर्ज कैसे बनाए जा सकते हैं?
वर्ड में फॉर्म लेटर बनाएं: ऑफिस प्रोग्राम में प्रैक्टिकल असिस्टेंट
मान लीजिए कि आपने अपने विचारों के अनुसार पूरी तरह से एक पाठ तैयार किया है - प्रारूप और भाषा सेटिंग्स के साथ-साथ ग्राफिक्स, हेडर, फुटर और हाइपरलिंक संबंधित विनिर्देशों के अनुरूप हैं। आपने महत्वपूर्ण उद्धरणों को भी शामिल किया है और सामग्री की तालिका और स्रोतों की सूची पहले ही तैयार कर ली है और उन्हें पाठ में जोड़ दिया है। फ़ाइल तैयार है और लोगों की लंबी सूची में भेजी जानी चाहिए।
यदि आप प्रत्येक प्राप्तकर्ता के साथ पाठ को फिर से समायोजित करना चाहते हैं, तो महत्वपूर्ण सेटिंग्स जैसे पृष्ठ संख्या या तिथि स्वचालित रूप से स्थानांतरित या बदल सकती है। सौभाग्य से, माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में इस समय फॉर्म लेटर बनाने की व्यावहारिक विशेषताएं भी हैं।
इस तरह की सुविधा को एक ऐसे फ़ंक्शन के रूप में समझा जाना चाहिए जो कार्यालय कार्यक्रम में एकीकृत है और पाठ को संपादित करने के लिए उपयोगकर्ता के लिए उपलब्ध है। उदाहरण के लिए, प्रपत्र पत्र सुविधा के अलावा, आप मैक्रोज़ का भी उपयोग कर सकते हैं। एक निश्चित कुंजी संयोजन के साथ आप नियमित रूप से उपयोग किए जाने वाले आदेशों को तेजी से निष्पादित कर सकते हैं। "ढूंढें और बदलें" फ़ंक्शन भी एक लोकप्रिय विशेषता है: आप इस सुविधा का उपयोग एक ही चरण में सामान्य त्रुटियों को ठीक करने के लिए कर सकते हैं।
मेल मर्ज के लिए चरण दर चरण: निर्देश और सुझाव
Microsoft Word कई तरह से आपके लिए टेक्स्ट दस्तावेज़ों के साथ काम करना आसान बनाता है। इसमें सीरियल लेटर का फंक्शन भी शामिल है। इस एप्लिकेशन का उपयोग करने में सक्षम होने के लिए, पहले ऑफिस प्रोग्राम के मेनू रिबन में "प्रोग्राम्स" टैब पर क्लिक करें। आप विभिन्न विकल्पों के बीच चयन कर सकते हैं: पत्रों के अलावा, अन्य प्रकार के दस्तावेज़, उदाहरण के लिए ई-मेल संदेश या लेबल, श्रृंखला में भी तैयार किए जा सकते हैं। यहां तक कि एक पता पुस्तिका का उपयोग मेल मर्ज दस्तावेज़ के रूप में भी किया जा सकता है। यदि आप प्रपत्र पत्र बनाना चाहते हैं तो कैसे आगे बढ़ें:
मेल मर्ज दस्तावेज़ में "मेलिंग" टैब खोलें।
"मेल मर्ज प्रारंभ करें" पर जाएं और उदाहरण के लिए, "पत्र" चुनें।
Word द्वारा स्वचालित प्रीसेटिंग करने के बाद, "प्राप्तकर्ता का चयन करें" फ़ील्ड पर क्लिक करें।
एक नई सूची बनाएं या मौजूदा सूची या आउटलुक संपर्कों का उपयोग करें - वर्ड स्वचालित रूप से प्रत्येक प्राप्तकर्ता के लिए व्यक्तिगत लेटरहेड आदि उत्पन्न करता है।
पूर्वावलोकन में सब कुछ जांचें और सामूहिक रूप से पत्रों का प्रिंट आउट लें।
प्रपत्र पत्र बनाने और प्रिंट करने का यह एक बहुत ही समय बचाने वाला तरीका है। संपर्कों को सहेजकर, आप अगले अक्षर के साथ एक व्यक्तिगत उपयोगकर्ता इंटरफ़ेस की अपेक्षा कर सकते हैं। कुछ ही समय में सहकर्मियों, ग्राहकों, मित्रों और परिवार को संदेश फैलाएं।
टिप: मेल मर्ज विजार्ड तक पहुंचें। यह छह चरणों में मेल मर्ज दस्तावेज़ के निर्माण में आपका मार्गदर्शन करता है। सीरियल ईमेल भेजते समय यह स्वचालित रूप से संभावित समस्याओं को दरकिनार कर देता है। आप कुछ सेटिंग्स को परिभाषित करके सिस्टम से संबंधित त्रुटि संदेशों से भी बच सकते हैं।
विवरण एक नज़र में: इस तरह आप चीजों पर नज़र रखते हैं
त्रुटियों को ठीक करने के लिए, दस्तावेज़ की विस्तार से जांच करना महत्वपूर्ण है। चूंकि आप एक फाइल तैयार कर रहे हैं जिसे पत्र के रूप में कई अलग-अलग प्राप्तकर्ताओं को भेजा जाना है, न केवल सामग्री, अभिवादन और अभिवादन लाइन सही होनी चाहिए। स्वचालित रूप से टेक्स्ट तत्व बनाते समय, विज़ार्ड आपके डेटा स्रोत का उपयोग करता है, जिसमें प्राप्तकर्ता का डेटा होता है। इसलिए, नाम और पते सही ढंग से दर्ज किए जाने चाहिए ताकि अंत में कोई पता ब्लॉक गलत न हो।
त्रुटियों वाले दस्तावेज़ के अंत से बचने के लिए, डेटा स्रोत के प्रारूप पर विचार करना भी उपयोगी है। उदाहरण के लिए, यदि यह एक एक्सेल फ़ाइल है, तो आपको मेल मर्ज फ़ील्ड में संख्याओं को प्रारूपित करना चाहिए। यहां आपका ध्यान आवश्यक है। इसका मतलब है कि प्रपत्र पत्रों में मुद्रा की जानकारी के साथ कोई समस्या नहीं है। जब आप संबंधित पेज सेट कर रहे होते हैं तो विज़ार्ड का चरण-दर-चरण समर्थन आपका समर्थन करता है।
सरल प्रक्रिया: व्यक्तिगत विचारों को सहेजें और उन्हें किसी भी समय कॉल करें
प्रत्येक कंपनी में और व्यक्तिगत इच्छा के अनुसार, अभिवादन, प्राप्तकर्ता का डेटा, ग्रीटिंग लाइन, लेकिन साथ ही एड्रेस ब्लॉक को दस्तावेज़ में विभिन्न स्थानों पर रखा जा सकता है। यदि आप हमेशा एक ही संरचना का उपयोग करते हैं, उदाहरण के लिए, आप प्रपत्र पत्र में अभिवादन पंक्ति की स्थिति को मजबूती से लंगर डाल सकते हैं।
इसके अलावा, आप क्रमागत अक्षरों को क्रमांकित कर सकते हैं और इस प्रकार अधिक स्पष्टता प्रदान कर सकते हैं। आवश्यकताओं और व्यक्तिगत इच्छाओं को एक टेम्पलेट में सहेजा जा सकता है। विकल्प वर्ड में कई कार्यों में से एक है जिसका उपयोग लेखन प्रक्रियाओं को सरल और तेज करने के लिए किया जा सकता है।
अपने व्यक्तिगत डेटा स्रोतों से मेल मर्ज फ़ील्ड का चयन करने और कुछ ही चरणों में उन्हें अपने टेक्स्ट में एकीकृत करने के विकल्प के साथ, आप अनुवाद सम्मिलित करने या फ़ाइल को PDF के रूप में सहेजने के लिए Microsoft Word का भी उपयोग कर सकते हैं।
समायोजन और सुधार - यह इतना आसान है
किसी Word दस्तावेज़ को PDF के रूप में सहेजने से पहले, दोबारा जाँच लें कि आप कोई परिवर्तन करना चाहते हैं। यह आपको मेल मर्ज फ़ील्ड को हाइलाइट करके विशेष रूप से खोजने में मदद करेगा। Office प्रोग्राम के विभिन्न फ़ील्ड फ़ंक्शंस का उपयोग विभिन्न डेटा स्रोतों से तत्वों को सम्मिलित करने के लिए किया जा सकता है: एक्सेल से टेबल, अन्य डेटा से टेक्स्ट फ़ील्ड और ग्राफिक्स को आसानी से आपके मेल मर्ज में एकीकृत किया जा सकता है।
पूर्वावलोकन में, आप देख सकते हैं कि नए मॉड्यूल प्रारंभ दस्तावेज़ में कैसे फ़िट होंगे। यदि आवश्यक हो, तो संबंधित पते या नामों को संशोधित किया जा सकता है।
जानकर अच्छा लगा: जबकि आप एक सामान्य दस्तावेज़ से एक प्रपत्र पत्र दस्तावेज़ बना सकते हैं, इस प्रक्रिया को पीछे की ओर भी लागू किया जा सकता है। दूसरी तरफ, मेल मर्ज दस्तावेज़ को भी सामान्य दस्तावेज़ में बदला जा सकता है।
सीरियल पत्र: बहुत सारे मेल आइटम के लिए सबसे तेज़ तरीका
प्रपत्र पत्र विभिन्न प्राप्तकर्ताओं के लिए जल्दी और कुशलता से मेल आइटम उत्पन्न करने की संभावना प्रदान करते हैं। प्रोग्राम-विशिष्ट सेटिंग्स के लिए धन्यवाद, आप एक समान लेआउट से लाभान्वित होते हैं - चाहे आप पत्र लिख रहे हों, लेबल बना रहे हों या कोई अन्य मेल मर्ज कर रहे हों।
सामान्य प्रश्न
आपको फॉर्म लेटर की आवश्यकता क्यों है?
यदि दस्तावेज़ अलग-अलग प्राप्तकर्ताओं को भेजे जाने हैं और समान टेक्स्ट तत्वों का उपयोग किया जाता है, तो सीरियल लेटर फ़ंक्शन का उपयोग सार्थक है। यहां आप अलग-अलग ब्लॉक सीधे टेक्स्ट में डाल सकते हैं और डेटा स्रोत तक पहुंच सकते हैं जिसमें प्राप्तकर्ताओं के पते और नाम शामिल हैं। व्यक्तिगत संदेश बनाते समय यह आपका समय बचाता है।
मैं कैसे जांच सकता हूं कि भरा हुआ फॉर्म पत्र फिट बैठता है या नहीं?
पूर्वावलोकन फ़ंक्शन के साथ, एक धारावाहिक पत्र की सामग्री और प्रारूप को उनके अंतिम संस्करण में स्पष्ट रूप से प्रदर्शित और चेक किया जा सकता है।
