टेलीफोन या वीडियो कॉन्फ्रेंस सिस्टम द्वारा, अन्य शहरों या यहां तक कि देशों में रहने वाले लोगों के साथ भी बैठकें की जा सकती हैं। जिससे यात्रा खर्च और समय की बचत होती है। हालाँकि, कुछ तकनीकी और संचार संबंधी चुनौतियाँ भी हैं
टेलीफोन और वीडियो सम्मेलन उन बैठकों के लिए स्वाभाविक रूप से उपयुक्त हैं जिनमें प्रतिभागी एक स्थान पर एकत्रित नहीं होते हैं। आपके पास और फायदे हैं:
- आपको अल्प सूचना पर बुलाया जा सकता है।
- लोगों को बाद में या मीटिंग के भाग के लिए जोड़ा जा सकता है।
टेलीफोन और वीडियो कॉन्फ्रेंस के लिए आपको इसे ध्यान में रखना चाहिए
- तकनीक परीक्षण (नेता): नेता के रूप में, आप सिस्टम को पहले से शुरू करते हैं और परीक्षण करते हैं कि अन्य प्रतिभागियों के शामिल होने से पहले कनेक्शन चालू है या नहीं। अन्यथा आप एक ऊबड़-खाबड़ शुरुआत का जोखिम उठाते हैं क्योंकि पहले एक ध्वनि जांच आवश्यक हो सकती है या सेटिंग्स को समायोजित करना होगा।
- तकनीक परीक्षण (प्रतिभागी): सभी प्रतिभागियों को पहले से सिस्टम टेस्ट करने के लिए कहें। वीडियो सिस्टम में आमतौर पर इसके लिए एक लिंक होता है जिसे आप प्रतिभागियों को भेजते हैं। अन्यथा आप प्रतिभागियों की तकनीकी समस्याओं को हल करने में पहले कुछ मिनट बिताएंगे।
- परिचय: यदि आवश्यक हो, तो तकनीक का संक्षिप्त परिचय दें: मैं कैसे बोलूँ? मैं ऊपर/नीचे कैसे करूँ? मैं माइक्रोफ़ोन/फ़ोन को कैसे म्यूट करूँ? मेरे पास और क्या विकल्प हैं, उदा. B. फ़ाइलें अपलोड करने के लिए या अपनी स्वयं की स्क्रीन साझा करने के लिए?
- हस्तक्षेप को दूर करें: सुनिश्चित करें (और प्रतिभागियों) कि कोई पृष्ठभूमि शोर नहीं है। इसका मतलब है: खिड़कियां बंद करें, एयर कंडीशनिंग या प्रिंटर बंद करें, गूंजने वाले कमरों से बचें, अपना स्मार्टफोन बंद करें।
- बोलना रुक जाता है: प्रतिभागियों को बताएं कि आमने-सामने की बैठकों की तुलना में दूसरों को अधिक समय तक प्रतिक्रिया देने का अवसर देना समझ में आता है। यदि कोई बहुत जल्दी (बोलने में सक्षम होने के लिए) बोलना शुरू कर देता है, तो ऐसा हो सकता है कि पहले कुछ शब्द न आए (जैसे कि व्यक्ति बहुत देर से बोलें बटन दबाता है)।
- सीधा आगे बढ़ना: यदि आप किसी विशिष्ट व्यक्ति को संबोधित करना चाहते हैं, तो उन्हें नाम से संबोधित करें। इस तरह, व्यक्ति जानता है कि वे मतलबी थे और आपको प्रश्न को दोहराने की ज़रूरत नहीं है क्योंकि उस व्यक्ति को एहसास हुआ कि आप उनसे बहुत देर से बात कर रहे थे।
कॉन्फ़्रेंस कॉल कैसे मास्टर करें
- नाम नाम: प्रतिभागी एक दूसरे को नहीं देखते हैं। यदि प्रतिभागी एक दूसरे को पहले से नहीं जानते हैं, तो उन्हें पहले कुछ योगदानों में अपना नाम देना चाहिए। नहीं तो दूसरों को पता नहीं चलेगा कि कौन बोल रहा है।
- मौखिक हावभाव / चेहरे के भाव: कॉन्फ़्रेंस कॉल में अन्य पक्ष एक-दूसरे को नहीं देख सकते हैं। तो आप दूसरों के चेहरे के भाव और हावभाव भी नहीं देखते हैं। इसलिए यह महत्वपूर्ण है कि आप जो कुछ भी व्यक्त करना चाहते हैं, उसके बारे में स्पष्ट होना चाहिए।
वीडियो कॉन्फ़्रेंस की खास सुविधाओं के लिए टिप्स
- लाउडस्पीकर के बजाय हेडसेट: पीसी पर वीडियो कॉन्फ्रेंस के मामले में, प्रतिभागियों को सूचित करें कि वे अपने पीसी के लाउडस्पीकर को बंद कर दें और हेडसेट का उपयोग करें। अन्यथा जब प्रतिभागी बोलता है और उसकी आवाज को लाउडस्पीकर के माध्यम से पुन: पेश किया जाता है और माइक्रोफोन द्वारा उठाया जाता है, तो प्रतिध्वनि प्रभाव होगा।
- भाषण मॉडरेशन: कुछ प्रणालियों के साथ, एक समय में केवल एक ही व्यक्ति बोल सकता है; मॉडरेटर को उन्हें मंजिल देनी होती है (पढ़ें: उनका माइक्रोफ़ोन जारी करें)। यह अद्भुत है क्योंकि जब कई प्रतिभागी एक-दूसरे से बात कर रहे होते हैं तो यह जल्दी ही अराजक हो जाता है। इसके अलावा, कभी-कभी समय की देरी भी होती है, जो एक विचित्र स्थिति की ओर ले जाती है, क्योंकि समय-विलंबित संचार। यदि तकनीक आपको उसी समय बोलने की अनुमति देती है: देखें कि क्या प्रतिभागी पर्याप्त अनुशासित हैं। यदि आप नहीं हैं, तो मॉडरेट स्पीकिंग पर स्विच करें।
