ताकि आप अपने आउटलुक के माध्यम से कार्यों को सौंपने के बाद हमेशा वर्तमान स्थिति जान सकें, आप निर्दिष्ट कर सकते हैं कि आप स्थानांतरित किए गए कार्यों पर एक स्थिति रिपोर्ट प्राप्त करना चाहते हैं। यह उपयोगी भी हो सकता है, खासकर व्यापक कार्यों के लिए
कार्य प्रत्यायोजित करना
किसी कार्य को सौंपने के लिए, आदेश को Outlook 2013 या बाद के संस्करण में कॉल करें प्रारंभ - नए आइटम - कार्य अनुरोध पर, आउटलुक 2010 में प्रारंभ - नए तत्व - आगे के तत्व - कार्य अनुरोध, आउटलुक 2003/2007 . में नया - नया कार्य अनुरोध. फिर उस कर्मचारी का डेटा और ईमेल पता दर्ज करें जिसे आप कार्य स्थानांतरित करना चाहते हैं और कार्य जमा करना चाहते हैं। लेकिन क्या होगा यदि आपने अपने कार्य योजनाकार में एक बार कार्य में प्रवेश किया है और केवल बाद में महसूस किया है कि आपके पास इसके लिए पर्याप्त समय नहीं है और आप इसे सौंपने से बेहतर हैं? फिर निम्नानुसार आगे बढ़ें:
- टास्क प्लानर में टास्क पर राइट-क्लिक करें और कॉल करें कार्य सौंपें पर।
- फिर उस व्यक्ति का ईमेल पता दर्ज करें जिसे आप कार्य को स्थानांतरित करना चाहते हैं, एक छोटा संदेश लिखें और नियत तारीख को समायोजित करें ताकि आपके पास परिणाम की समीक्षा करने के लिए अभी भी समय हो।
- सुनिश्चित करें कि आपके पास दो विकल्प हैं इस कार्य की अद्यतन प्रति को मेरी कार्य सूची में सहेजें तथा कार्य पूर्ण होते ही मुझे स्थिति रिपोर्ट भेजें चालू हैं। अन्यथा कार्य आपके कार्य योजनाकार में प्रकट नहीं होगा; इसके अलावा, कार्य पूरा होने पर आपको स्वचालित रूप से सूचित नहीं किया जाएगा।
- कार्य अनुरोध सबमिट करें।
इस तरह आप सुनिश्चित करते हैं कि आपको प्रगति के बारे में स्वचालित रूप से सूचित किया जाता है
ताकि प्रत्यायोजित कार्य हमेशा आपके कार्य योजनाकार में दिखाई दें और कार्य पूरा होने पर आपको सूचित किया जाए, चरण 3 में उल्लिखित दो विकल्प आपके आउटलुक में सक्रिय होने चाहिए। फिर आपको हमेशा यह याद रखने की ज़रूरत नहीं है कि प्रत्यायोजन करते समय पिछले अनुभाग से चरण 3 के विकल्पों को सक्षम करना है। विकल्प डिफ़ॉल्ट रूप से चालू होते हैं, लेकिन सुरक्षित पक्ष पर होने के लिए उन्हें जांचना बेहतर होता है:
- आउटलुक 2010 या बाद में, कमांड को कॉल करें फ़ाइल - विकल्प - कार्य पर, आउटलुक 2003/2007 में उपकरण - विकल्प - कार्य विकल्प.
- आउटलुक 2010 और बाद में, निम्नलिखित विकल्पों को सक्षम करें: मेरे द्वारा अन्य लोगों को सौंपे गए कार्यों की प्रतियों के साथ मेरी टू-डू सूची अपडेट करें तथा जब मैंने एक नियत कार्य पूरा कर लिया हो तो एक स्थिति रिपोर्ट भेजें ए।.
- Outlook 2003/2007 में दो विकल्पों को चालू करें असाइन किए गए कार्यों को कार्य सूची में अपडेट रखें तथा असाइन किए गए कार्य पूर्ण होने पर स्थिति रिपोर्ट भेजें ए।
- डायलॉग्स बंद करें।
इस तरह आप पूर्णता की स्थिति और जिम्मेदारी प्रदर्शित कर सकते हैं
गतिविधि सूची में (देखें सरल सूची) कॉलम गायब है % पूरा किया हुआकि दृष्टि में विवरण की सूची दिखाई पड़ना। यदि आप अक्सर व्यापक कार्यों को सौंपते हैं और आपके कर्मचारी नियमित रूप से आउटलुक में दस्तावेज करते हैं कि उन्होंने कितने प्रतिशत कार्य पहले ही पूरा कर लिया है, तो मेरा सुझाव है कि आप इसका उपयोग करें % पूरा किया हुआ नज़र में भी सरल सूची अन्दर डालना। यह आपको प्रगति पर अद्यतित रखेगा। ऐसा करने के लिए, निम्नानुसार आगे बढ़ें:
- कार्य अनुसूचक में दृश्य का चयन करें सरल सूची: कमांड व्यू - दृश्य बदलें - सरल सूची.
- कॉलम शीर्षकों में से किसी एक पर राइट-क्लिक करें, उदाहरण के लिए on संदर्भ या पुराने संस्करणों में कार्य विषयऔर आदेश का आह्वान करें क्षेत्र चयन पर।
- बटन खींचें % पूरा किया हुआ बी। कॉलम शीर्षकों के साथ पंक्ति में दबाए गए बाएं माउस बटन के साथ संवाद से। मेरा सुझाव: इसे स्तंभ शीर्षक के दाईं ओर की स्थिति में खींचें पर कारण. एक लाल तीर दिखाता है कि कहाँ % पूरा किया हुआ एक नए कॉलम हेडिंग के रूप में डाला जाता है सी।. जैसे ही बटन वांछित स्थिति में हो, माउस बटन को छोड़ दें।
- यदि दृश्य में कोई स्तंभ नहीं है जवाबदार प्रदर्शित होता है, इसे अभी बताए अनुसार डालें। जवाबदार संवाद में सूची के बहुत अंत में पाया जा सकता है क्षेत्र चयन.
- फिर डायलॉग बंद करें क्षेत्र चयन.
