डिजिटल एड्रेस बुक में कमोबेश लगातार संपर्क डेटा का संग्रह होता है। कभी-कभी अभिवादन या कंपनी का नाम गायब होता है, अक्सर कई वर्तनी होती हैं, उदाहरण के लिए टेलीफोन नंबर।
यदि आप अपनी पता पुस्तिका को एक्सेल में निर्यात करते हैं, तो आप जल्दी से देख सकते हैं कि डेटा रिकॉर्ड में अंतराल या त्रुटियाँ कहाँ हैं। इसे एक्सेल में अधिक आसानी से ठीक किया जा सकता है: यहां फ़ील्ड को कॉपी करना आसान है, और एक खोज और प्रतिस्थापन फ़ंक्शन भी है।
संपर्क डेटा निर्यात करें
आप अपनी पता पुस्तिका को एक्सेल में इस प्रकार निर्यात कर सकते हैं:
- मॉड्यूल खोलें संपर्क.
- आउटलुक में संस्करण 2007 तक आप कमांड को कॉल करते हैं फ़ाइल → आयात / निर्यात पर। आउटलुक 2010 में, आप कॉल करते हैं फ़ाइल → ओपन → आयात पर।
- चुनना फ़ाइल में निर्यात करें और क्लिक करें आगे.
- फ़ाइल प्रकार का चयन करें माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल 97-2003 और क्लिक करें आगे.
- चुनना संपर्क और क्लिक करें आगे.
- निर्दिष्ट करें कि एक्सेल फ़ाइल कहाँ और किस नाम से सहेजी जानी चाहिए और पर क्लिक करें आगे.
- पर क्लिक करें मानचित्र क्षेत्र. जांचें कि क्या आउटलुक से फ़ील्ड एक्सेल स्प्रेडशीट में फ़ील्ड में सही ढंग से मैप किए गए हैं। असाइनमेंट आमतौर पर मेल खाते हैं। यदि नहीं, तो बस बाईं विंडो से किसी एक फ़ील्ड को दाएँ विंडो में संबंधित फ़ील्ड में खींचें। जब आप समाप्त कर लें, तो इसके साथ संवाद बंद करें ठीक है.
- पर क्लिक करें पूर्णताकि एक्सेल फाइल जेनरेट हो सके।
एक्सेल के साथ डेटा संपादित करें
एक्सेल में संपर्क जानकारी फ़ाइल खोलें। विशिष्ट विसंगतियों, असाइनमेंट त्रुटियों और विभिन्न वर्तनी को तालिका में शीघ्रता से पहचाना जा सकता है। अक्सर अभिवादन गायब होते हैं, कभी-कभी नाम के कुछ हिस्सों को गलत तरीके से असाइन किया जाता है:
यहां आप बस कॉलम को कॉपी और पेस्ट कर सकते हैं अभिवादन ड्रैग एंड ड्रॉप का उपयोग करके सही अभिवादन भरें और गलत असाइनमेंट को सही करें।
आदेश के साथ खोजें और बदलें टेलीफोन और फैक्स नंबरों की अलग-अलग स्पेलिंग ठीक करें। ऐसा करने के लिए, खोज को सीमित करने के लिए कमांड को कॉल करने से पहले संबंधित कॉलम को चिह्नित करें। इस तरह आप टेलीफोन नंबर के सामने देश कोड (जर्मनी के लिए +49) भी डाल सकते हैं और क्षेत्र कोड से पहला शून्य हटा सकते हैं।
फ़ोन नंबर और पोस्टकोड को आकस्मिक सेल फ़ॉर्मेटिंग द्वारा परिवर्तित होने से रोकने के लिए (उदा. दिनांक स्वरूप निर्दिष्ट करके), इन फ़ील्ड्स को Outlook से निर्यात करते समय एक एस्ट्रोफ़े से पहले किया गया था। एक्सेल इन नंबरों की व्याख्या टेक्स्ट के रूप में करता है न कि संख्यात्मक मानों के रूप में। एक्सेल में खोज करते समय, आपको पूर्ववर्ती एपॉस्ट्रॉफी दर्ज नहीं करनी चाहिए, अन्यथा एक्सेल को खोज शब्द नहीं मिलेंगे।
एक बार संपादन करने के बाद, एक्सेल फ़ाइल को प्रारूप में सहेजें एक्सेल 97-2003 कार्यपुस्तिका और इसे बंद करो।
संपर्क फिर से आयात करें
आप परिवर्तित एक्सेल फ़ाइल को वापस एक्सेल में इस प्रकार निर्यात कर सकते हैं:
- Outlook में संस्करण 2007 तक कमांड को कॉल करें फ़ाइल → आयात / निर्यात या आउटलुक 2010 . में फ़ाइल → ओपन → आयात पर।
- चुनना अन्य कार्यक्रमों या फाइलों से आयात करें और अगला क्लिक करें।
- फ़ाइल प्रकार का चयन करें माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल 97-2003 और क्लिक करें आगे.
- एक्सेल फ़ाइल का चयन करें। अंतर्गत विकल्प चुनें आयातित तत्वों के कारण डुप्लिकेट बंद की जगह। फिर पर क्लिक करें आगे.
- लक्ष्य फ़ोल्डर के रूप में चुनें संपर्क और फिर क्लिक करें आगे.
- पर क्लिक करें पूर्णताकि डेटा आयात किया जा सके।