क्या आप इससे परिचित हैं: आप एक महत्वपूर्ण दस्तावेज़ लिख रहे हैं और आपके साथ कुछ ऐसा होता है जिसे आप आउटलुक में एक कार्य के रूप में रिकॉर्ड करना चाहते हैं। जैसे ही आप आउटलुक में हों, ई-मेल पर एक त्वरित नज़र डालें - और आप वर्कफ़्लो से बाहर हो गए हैं। वाई के
समय प्रबंधन में बुनियादी नियमों में से एक है: "इसे लिख लें।" आपको विचारों और कार्यों को तुरंत लिख लेना चाहिए, अन्यथा आप उन्हें भूल जाएंगे या उन्हें याद करने के लिए अपनी एकाग्रता का एक हिस्सा समर्पित करना होगा। कागज के एक टुकड़े पर या दूसरे वर्ड दस्तावेज़ में लिखना एक विकल्प है, लेकिन फिर आपको कार्यों को बाद में आउटलुक में स्थानांतरित करना होगा, जिसके लिए और प्रयास की आवश्यकता होती है।
अनुभव ने दिखाया है कि कार्य में प्रवेश करने के लिए जल्दी से आउटलुक में कूदना एक अच्छा विचार नहीं है। और फिर एक उच्च जोखिम है कि आप ई-मेल इनबॉक्स पर "त्वरित" नज़र डालेंगे। अक्सर यह "मैं यह देखने के लिए त्वरित रूप से देखूंगा कि क्या सहयोगी मेयर ने उत्तर दिया है" के साथ नहीं रहता है। कई कार्यालय कर्मचारी अधिक ई-मेल खोलते हैं, शायद उनका तुरंत उत्तर दें, एक लिंक की गई वेबसाइट खोलें, आदि। जैसा कि Microsoft को एक जांच के दौरान पता चला, इस तरह की रुकावट जल्दी से 15 से 20 मिनट तक जोड़ सकती है। और जब वे उस दस्तावेज़ पर लौटते हैं जिस पर वे पहले काम कर रहे थे, तो थ्रेड को फिर से उठाने में अक्सर 5 से 15 मिनट का समय लग जाता है। आपने जिस विचार की ट्रेन को अभी-अभी निपटाया है, वह जितना अधिक जटिल होगा, आपको उत्पादक रूप से काम करना जारी रखने में उतना ही अधिक समय लगेगा।
यह इस तरह से आसान है: आप वर्ड, एक्सेल और अन्य ऑफिस प्रोग्राम में एक बटन जोड़ सकते हैं, जिसका उपयोग आप आउटलुक विंडो पर स्विच किए बिना संबंधित प्रोग्राम से आउटलुक में जल्दी से एक कार्य बनाने के लिए कर सकते हैं। दूसरे शब्दों में: आप परिचित वातावरण में रहते हैं और विचलित होने के जोखिम को कम करते हैं।
वर्ड और एक्सेल में 2003 के संस्करण तक बटन जोड़ें माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस आउटलुक टास्क बनाएं किसी एक टूलबार में (केवल Office 2007 से PowerPoint और Publisher में)। Office 2007 में आप त्वरित पहुँच पट्टी में संबंधित बटन को एकीकृत करते हैं। Office 2010 में एक टैब पर अपना स्वयं का टैब या समूह बनाना और वहां बटन सम्मिलित करना भी संभव है। Onenote डिफ़ॉल्ट रूप से Outlook कार्यों के लिए एक बटन के साथ आता है।
2003 तक वर्ड/एक्सेल में इन्सर्ट बटन
Word और Excel के टूलबार में एक आइकन जोड़ें जिसके साथ आप संबंधित प्रोग्राम से आउटलुक में एक कार्य बना सकते हैं।
आप इसे इस प्रकार करते हैं:
- वर्ड या एक्सेल में कमांड को कॉल करें उपकरण → अनुकूलित करें पर।
- रजिस्टर खोलें आदेश.
- विंडो में चुनें श्रेणियाँ विकल्प सभी आदेश समाप्त।
- फिर खिड़की में देखो आदेश प्रवेश टास्कक्रिएट (शब्द में) या माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस आउटलुक टास्क बनाएं (एक्सेल में)।
- इस प्रविष्टि को माउस से Word या Excel में किसी एक टूलबार में खींचें और उस स्थान पर छोड़ें जहां आइकन दिखाई देना चाहिए।
- संवाद बंद करें।
Office 2007 में सम्मिलित करें बटन
वर्ड, एक्सेल, पावरपॉइंट और पब्लिशर 2007 में आप केवल क्विक एक्सेस बार में ही आइकन इंस्टॉल कर सकते हैं। ऐसा करने के लिए, निम्नानुसार आगे बढ़ें:
- वर्ड (या वांछित प्रोग्राम) के त्वरित एक्सेस बार में बटन पर क्लिक करें त्वरित पहुँच बार को अनुकूलित करें और बुलाओ अधिक आदेश पर।
- अंतर्गत आदेशों का चयन करें चुनें रिबन पर कमांड नहीं (कार्यालय 2007) या आदेश रिबन में नहीं (कार्यालय 2010)।
- प्रविष्टि खोजने के लिए आदेशों की वर्णानुक्रम सूची को नीचे स्क्रॉल करें माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस आउटलुक टास्क बनाएं.
- इस प्रविष्टि का चयन करें और क्लिक करें में जोड़ेत्वरित पहुँच उपकरण पट्टी में चिह्न जोड़ने के लिए।
- प्रविष्टि को वांछित स्थिति में ले जाने के लिए तीर बटन का उपयोग करें।
- यदि आप त्वरित पहुँच उपकरण पट्टी में और कोई परिवर्तन नहीं करना चाहते हैं, तो संवाद बंद करें।
- अन्य Office प्रोग्रामों के लिए चरण 1 से 6 दोहराएँ जिनसे आप Outlook कार्य बनाना चाहते हैं।
Office 2010 में सम्मिलित करें बटन
सबसे आसान तरीका है कि बटन को ऑफिस 2007 की तरह क्विक एक्सेस बार में जोड़ा जाए। वैकल्पिक रूप से, Office के वर्तमान संस्करण में मेनू रिबन में एक बटन को एकीकृत करना भी संभव है। हालांकि, आपको पहले मौजूदा टैब में अपना खुद का टैब या समूह बनाना होगा।
कार्य बनाएँ
जैसे ही आप Word या Excel में आइकन पर क्लिक करते हैं माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस आउटलुक टास्क बनाएं आउटलुक में एक नई टास्क विंडो खुलेगी - भले ही आउटलुक वर्तमान में नहीं चल रहा हो। आउटलुक उस दस्तावेज़ का नाम निर्दिष्ट करता है जिसे वर्तमान में वर्ड या एक्सेल में विषय के रूप में संपादित किया जा रहा है; दस्तावेज़ भी कार्य से जुड़ा हुआ है। यदि कार्य का उस दस्तावेज़ से कोई लेना-देना नहीं है जिस पर आप वर्तमान में काम कर रहे हैं, तो बस कार्य विंडो से दस्तावेज़ आइकन हटाएं और एक अलग विषय दर्ज करें।
यदि वर्तमान में खोले गए दस्तावेज़ का अभी तक Word में कोई नाम नहीं है, तो एक संदेश प्रकट होता है जिसमें कहा गया है कि इससे पहले कि आप इससे कोई कार्य बना सकें, आपको पहले दस्तावेज़ को सहेजना होगा। इस संदेश की पुष्टि करें ठीक है, दस्तावेज़ को सहेजें (या पहले सहेजे गए दस्तावेज़ पर स्विच करें) और फिर आइकन पर फिर से क्लिक करें माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस आउटलुक टास्क बनाएं.
दूसरी ओर, यदि आप किसी खाली टेबल से आइकन पर क्लिक करते हैं, तो एक्सेल आपको सेव करने का संकेत नहीं देता है। यह तब भी लागू होता है जब आपने वर्तमान तालिका में परिवर्तनों को अभी तक सहेजा नहीं है। यह कोई समस्या नहीं है, क्योंकि तालिका से डेटा कार्य के साथ सहेजा नहीं जाता है, बल्कि तालिका का केवल एक लिंक होता है।
