यह आसान है, कदम दर कदम
मेल मर्ज दस्तावेज़ अक्सर मेल मर्ज का आधार होते हैं जिन्हें आप आउटलुक के माध्यम से ग्राहकों को भेजना चाहते हैं, उदाहरण के लिए। ऐसे दस्तावेज़ों में अलग-अलग हाइपरलिंक का उपयोग करने का प्रयास विफल हो जाता है क्योंकि लिंक पूरी तरह से सामान्य पाठ के रूप में आउटपुट होते हैं, हालांकि वे डेटा स्रोत में हाइपरलिंक के रूप में सही ढंग से स्वरूपित होते हैं। ई-मेल का प्राप्तकर्ता हाइपरलिंक पर क्लिक नहीं कर सकता और ब्राउज़र में संबद्ध पृष्ठ प्रदर्शित नहीं कर सकता। डेटा स्रोत से मेल मर्ज फ़ील्ड लेते समय Word किसी भी स्वरूपण को अनदेखा करता है और डेटा फ़ील्ड से केवल शुद्ध टेक्स्ट लेता है।
इस समस्या को हल करने का एक तरीका यह सुनिश्चित करना है कि इसे Word में हाइपरलिंक के रूप में स्वरूपित किया जाए। ऐसा करने के लिए, आप एक विशेष फ़ील्ड फ़ंक्शन का उपयोग करते हैं जो निम्नानुसार सेट किया गया है:
- पहले हमेशा की तरह मेल मर्ज दस्तावेज़ बनाएं।
- यह सुनिश्चित करने के लिए कि »मेल मर्ज« टूलबार प्रदर्शित हो, व्यू-टूलबार-सीरियल प्रिंट मेनू का उपयोग करें। Word 2010 और 2007 में आपको »मेलिंग« टैब पर संबंधित नियंत्रण मिलेंगे।
- जहां आप हाइपरलिंक दिखाना चाहते हैं वहां कर्सर रखें और INSERT FIELD मेनू (वर्ड 2003, 2002 / XP, 2000) का चयन करें या "टेक्स्ट" समूह में "इन्सर्ट" टैब पर क्लिक करें «ऑन फास्ट बिल्डिंग ब्लॉक फील्ड (वर्ड 2010 और 2007)।
- निम्नलिखित संवाद में, FIELD NAMES सूची में »हाइपरलिंक« प्रविष्टि का चयन करें और ठीक क्लिक करें। "त्रुटि" पर ध्यान न दें! अमान्य हाइपरलिंक संदर्भ। «।
- अब त्रुटि संदेश को बिंदु तक और उसके साथ चिह्नित करें और शैली असाइन करें »हाइपरलिंक« (नीला, रेखांकित पाठ)।
- फ़ील्ड पर राइट-क्लिक करें और संपादित करें हाइपरलिंक चुनें।
- टेक्स्ट के रूप में दिखाएं फ़ील्ड में, हाइपरलिंक के बजाय प्रदर्शित होने वाला टेक्स्ट दर्ज करें, उदाहरण के लिए »अधिक …« या »अधिक जानकारी के लिए यहां क्लिक करें …«।
- ADDRESS फ़ील्ड में, कोई भी पता जैसे "http://www.address.de" दर्ज करें और OK पर क्लिक करें। इस पते को बाद में डेटा स्रोत फ़ील्ड की वास्तविक सामग्री से बदल दिया जाएगा।
- फ़ील्ड कोड के प्रदर्शन को चालू करने के लिए Alt + F9 दबाएं। अब आप अपने Word दस्तावेज़ में निम्न फ़ील्ड फ़ंक्शन देखेंगे:
{हाइपरलिंक "http://www.Addresse.de"} - उद्धरण चिह्नों के बीच पाठ का चयन करें (यहां "http://www.Addresse.de") और हाइपरलिंक वाले डेटा स्रोत से मेल मर्ज फ़ील्ड डालें, उदाहरण के लिए "लिंक" या "यूआरएल" फ़ील्ड। फ़ील्ड फ़ंक्शन अब इस तरह दिखता है:
{हाइपरलिंक {मर्गेफ़ील्ड "लिंक"} \ * MERGEFORMAT} - फ़ील्ड कोड के प्रदर्शन को फिर से बंद करने के लिए Alt + F9 दबाएं, कर्सर को फ़ील्ड कोड में कहीं भी रखें और F9 दबाएं।
Word अब वर्तमान रिकॉर्ड की जानकारी के अनुसार फ़ील्ड कोड को अपडेट करता है। यदि आप हाइपरलिंक पर माउस पॉइंटर घुमाते हैं, तो Word टूलटिप के रूप में वर्तमान डेटा रिकॉर्ड के संबंधित हाइपरलिंक पते को प्रदर्शित करता है और संदेश »लिंक का अनुसरण करने के लिए Ctrl-क्लिक करें«।
अब आप आउटलुक में मेल मर्ज का आउटपुट शुरू कर सकते हैं और आपको आउटबॉक्स में ई-मेल्स में सही ढंग से स्वरूपित, "क्लिक करने योग्य" हाइपरलिंक्स मिलेंगे।
