आउटलुक के एडवांस्ड सर्च की मदद से आप यह तय कर सकते हैं कि कौन से सर्च रिजल्ट प्रदर्शित हो रहे हैं। ऐसा करने के लिए, निम्नानुसार आगे बढ़ें:
आउटलुक में संस्करण 2003 तक आप "टूल्स, सर्च, एडवांस्ड सर्च" कमांड को आउटलुक 2007 में कमांड "टूल्स, इंस्टेंट सर्च, एडवांस्ड सर्च" कहते हैं।
आउटलुक 2010 में, उन्नत खोज फ़ंक्शन (अनावश्यक रूप से) अच्छी तरह छिपा हुआ है। इसे कॉल करने का सबसे तेज़ तरीका अभी भी कुंजी संयोजन CTRL + SHIFT + F को दबाना है, जो पहले के संस्करणों में पहले से ही इस्तेमाल किया गया था।
मेनू रिबन के माध्यम से प्रक्रिया बहुत अधिक बोझिल है:
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खोज फ़ील्ड में क्लिक करें ("सभी खोजें … तत्व")।
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"खोज उपकरण" टैब अब मेनू रिबन में भी देखा जा सकता है। "खोज उपकरण" बटन पर "विकल्प" समूह में और फिर "उन्नत खोज" कमांड पर यहां क्लिक करें।
टैब के ऊपर दो क्षेत्रों में, चुनें कि कौन से आउटलुक तत्वों को खोजा जाना चाहिए (उदाहरण के लिए संदेश) और किस फ़ोल्डर में (आप "खोज" पर क्लिक करने के बाद इसे निर्धारित कर सकते हैं)।
"संदेश" टैब पर, विषय और/या संदेश पाठ में खोजे जाने वाले शब्द निर्दिष्ट करें। आप यहां प्रेषक, प्राप्तकर्ता और समय अवधि के आधार पर भी फ़िल्टर कर सकते हैं। व्यक्तिगत क्षेत्रों के निम्नलिखित अर्थ हैं:
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"खोजें" ("समाचार" टैब पर): खोज शब्द या अल्पविराम द्वारा अलग किए गए कई शब्द दर्ज करें; यदि आप कई शब्द दर्ज करते हैं, तो आउटलुक उन सभी संदेशों को प्रदर्शित करेगा जिनमें इनमें से एक शब्द शामिल है (यह या ऑपरेटर के साथ खोज है)।
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"इन": ई-मेल की खोज करते समय, यहां आप यह निर्धारित करते हैं कि क्या केवल विषय फ़ील्ड, विषय और संदेश टेक्स्ट या अन्य ई-मेल तत्वों को खोजा जाना चाहिए।
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"प्रेषक": यह आपको किसी विशिष्ट प्रेषक से ई-मेल की खोज को सीमित करने की अनुमति देता है; ऐसा करने के लिए, प्रासंगिक संपर्क का चयन करें।
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"भेजा गया": इसके विपरीत, आप खोज को किसी विशिष्ट प्राप्तकर्ता तक सीमित भी कर सकते हैं।
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"जिसमें मैं": यहां आप निर्दिष्ट कर सकते हैं कि क्या आप केवल उन ई-मेलों में खोजना चाहते हैं जिनके लिए आप "टू" फ़ील्ड में एकमात्र प्राप्तकर्ता हैं या जिन्हें आपने दूसरों के साथ प्राप्त किया है (आपका नाम "टू" में है) ) - या "सीसी" फ़ील्ड में)
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"समय": यहां आप निर्दिष्ट कर सकते हैं कि आप केवल उन ई-मेलों की खोज करना चाहते हैं जो आपको एक निश्चित अवधि के भीतर या एक निश्चित समय से पहले प्राप्त या भेजे गए हैं।
"अतिरिक्त विकल्प" टैब पर, आप अन्य बातों के अलावा, फ़ाइल अटैचमेंट के साथ या बिना ईमेल के लिए या ईमेल के आकार के लिए भी फ़िल्टर करें:
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"श्रेणियाँ": आप इसका उपयोग केवल विशेष रूप से उन ईमेल को खोजने के लिए कर सकते हैं जिन्हें आपने कुछ श्रेणियां निर्दिष्ट की हैं।
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"केवल ऐसे तत्व": यहां आप निर्धारित करते हैं कि पढ़े गए या केवल अपठित ई-मेल को ध्यान में रखा जाना चाहिए या नहीं।
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"केवल तत्वों के साथ": यहां आप उन ई-मेलों के लिए फ़िल्टर करते हैं जिनमें अनुलग्नक हैं या कोई नहीं।
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"महत्व के साथ": इसका मतलब है कि आप केवल वही ई-मेल दिखा सकते हैं, जिन्हें आपने एक निश्चित स्तर की अत्यावश्यकता सौंपी है।
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"केवल ऐसे तत्व": यहां आप उन ई-मेलों को फ़िल्टर करते हैं जिन्हें आपने एक निश्चित रंग से चिह्नित किया है या "हो गया" के रूप में चिह्नित किया है।
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"केस सेंसिटिव": यहां आप निर्दिष्ट करते हैं कि खोज शब्द को आपके द्वारा दर्ज किए गए ऊपरी और निचले मामले में खोजा जाना चाहिए या नहीं।
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"Size": इससे आप यह निर्धारित करते हैं कि ईमेल के आकार को ध्यान में रखा जाना चाहिए या नहीं। इस तरह आप विशेष रूप से व्यापक ई-मेल खोज सकते हैं।
"उन्नत" टैब पर, आप अपनी इच्छानुसार खोज मानदंड परिभाषित कर सकते हैं। ऐसा करने के लिए, "फ़ील्ड" पर क्लिक करें, उन फ़ील्ड्स का चयन करें जिनमें शर्त को संदर्भित किया जाना चाहिए और मानदंड दर्ज करें।
जैसे ही आपने सभी मानदंड दर्ज किए हैं, "खोज शुरू करें" पर क्लिक करें।
आउटलुक 2007 में विस्तारित त्वरित खोज
आउटलुक 2007 में नवाचारों में से एक यह है कि पिछले खोज संवाद को विभाजित किया गया है: आम तौर पर, केवल एक खोज फ़ील्ड दिखाया जाता है जिसमें आप खोज शब्द (या अल्पविराम से अलग किए गए कई शब्द) टाइप करते हैं। आप यह भी दिखा सकते हैं कि कई विकल्पों का उपयोग करके खोज को नियंत्रित करने के लिए क्वेरी जनरेटर के रूप में क्या जाना जाता है। क्वेरी जेनरेटर प्रदर्शित करने के लिए, खोज फ़ील्ड के दाईं ओर डबल एरो पर क्लिक करें या "टूल्स, इंस्टेंट सर्च, एक्सपैंड क्वेरी जेनरेटर" कमांड को कॉल करें।
उदाहरण के लिए, नारंगी डायलॉग बॉक्स में, आप इनबॉक्स में संदेश टेक्स्ट में ईमेल प्राप्तकर्ता, प्रेषक, विषय या शब्द (या वाक्यांश) की खोज कर सकते हैं। ऐसा करने के लिए, संबंधित क्षेत्र में वांछित खोज टेक्स्ट दर्ज करें - आउटलुक उन तत्वों (जैसे इनबॉक्स में) को फ़िल्टर करेगा जिनमें शब्द शामिल है। जब आप उनमें से किसी एक को खोलते हैं, तो खोज शब्द रंग में हाइलाइट हो जाता है।
यदि आप अन्य मानदंड खोजना चाहते हैं, तो संवाद के निचले भाग में "मापदंड जोड़ें" पर क्लिक करें और अन्य क्षेत्रों में से एक का चयन करें - उदाहरण "श्रेणियां" में।
जैसे ही आप इस आउटलुक मॉड्यूल में सभी तत्वों को फिर से देखना चाहते हैं, उदाहरण के लिए सभी ई-मेल, डबल एरो के बाईं ओर "X" पर क्लिक करें जिसके साथ आपने त्वरित खोज खोली थी।
