- PowerPoint का आपका संस्करण जितना नया होगा, फ़ाइलें साझा करना उतना ही सुविधाजनक होगा
- नए पीपीटी संस्करणों में ऑडियो और वीडियो के साथ अपनी पावरपॉइंट प्रस्तुति कैसे निर्यात करें
- क्लाउड में पावरपॉइंट प्रेजेंटेशन: सरल और व्यावहारिक
- 2007 तक PowerPoint संस्करणों में प्रस्तुतियाँ कैसे भेजें
- PowerPoint प्रस्तुतियों को वीडियो के रूप में पास करें: यहां बताया गया है कि यह कैसे काम करता है
- निष्कर्ष: इस प्रकार आप अपने PowerPoint प्रस्तुतियों को सभी मल्टीमीडिया तत्वों के साथ पास करते हैं
वीडियो और ऑडियो के साथ प्रस्तुतियों को पारित करना
भले ही आपको ग्राहक नियुक्ति के लिए एक प्रस्तुति की आवश्यकता हो या बाद में अपने ऑनलाइन प्रशिक्षण के प्रतिभागियों के लिए प्रस्तुति उपलब्ध कराना चाहते हैं: यदि आप एक पावरपॉइंट प्रेजेंटेशन पास करते हैं, तो आपको यह सुनिश्चित करना चाहिए कि आप प्रस्तुति को सही तरीके से निर्यात करते हैं ताकि सभी ऑडियो भी उपलब्ध है - और वीडियो फ़ाइलें साझा की जाती हैं। आखिरकार, यदि आपकी प्रस्तुति में महत्वपूर्ण तत्वों की कमी है तो यह कष्टप्रद होगा।
ताकि आपको इस बारे में सोचना भी न पड़े कि क्या सभी तत्व वास्तव में स्थानांतरण में शामिल हैं या क्या आपकी प्रस्तुति किसी तृतीय-पक्ष कंप्यूटर पर चलाई जा सकती है, जिस पर Microsoft PowerPoint बिल्कुल भी स्थापित नहीं हो सकता है - उदाहरण के लिए मैक पर - आप तैयारी कर सकते हैं। आप PowerPoint या Microsoft 365 के पुराने संस्करण के साथ काम कर रहे हैं या नहीं, इसके आधार पर अलग-अलग विकल्प हैं।
PowerPoint का आपका संस्करण जितना नया होगा, फ़ाइलें साझा करना उतना ही सुविधाजनक होगा
पावरपॉइंट के पुराने संस्करणों के साथ, मल्टीमीडिया तत्वों को भी एक प्रस्तुति में सहेजा जाना चाहिए और आगे भी जाना चाहिए। ऐसा करने के लिए, वीडियो या ऑडियो तत्वों के साथ प्रस्तुति और फ़ोल्डर के बीच एक लिंक बनाया जाना चाहिए। हालाँकि, तत्वों को केवल कुछ क्लिक के साथ प्रस्तुति में एम्बेड किया जा सकता है, ताकि उन्हें अलग से भेजने की आवश्यकता न हो।
नए PowerPoint प्रस्तुतियों के साथ यह आसान है। उदाहरण के लिए, यदि आप Microsoft 365 के माध्यम से PowerPoint का उपयोग करते हैं, तो आप अपनी प्रस्तुतियों को क्लाउड में संग्रहीत कर सकते हैं। वहां आप इसे किसी भी समय फिर से कॉल कर सकते हैं और इसे दूसरों के साथ साझा कर सकते हैं - प्रदान किए गए सभी मल्टीमीडिया तत्वों सहित। Microsoft 365 सब्सक्रिप्शन के अलावा, इसके लिए केवल इंटरनेट एक्सेस की आवश्यकता होती है।
नए पीपीटी संस्करणों में ऑडियो और वीडियो के साथ अपनी पावरपॉइंट प्रस्तुति कैसे निर्यात करें
2016 के संस्करण में PowerPoint प्रस्तुति को निर्यात करने के लिए, मेनू आइटम पर जाएँ फ़ाइल। नीचे आपको बार में वह बिंदु मिलेगा जो बाईं ओर खुलता है निर्यात. फिर आपको विभिन्न संस्करणों का सुझाव दिया जाएगा जिसमें आप अपनी प्रस्तुति को परिवर्तित कर सकते हैं।
पीडीएफ / एक्सपीएस दस्तावेज़ बनाएं:
इस विकल्प से आप या तो अलग-अलग स्लाइड या पूरी फाइल को पीडीएफ में बदल सकते हैं और इसे सेव कर सकते हैं। विकल्पों में आपके पास दस्तावेज़ पीडीएफ / ए-संगत को सहेजने की संभावना है। इस तरह इसे कोई भी पीडीएफ व्यूअर खोल सकता है। दस्तावेज़ बनाने के लिए:
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पीडीएफ / एक्सपीएस दस्तावेज़ बनाएं बटन पर क्लिक करें।
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अपनी प्रस्तुति के लिए एक फ़ाइल नाम दर्ज करें।
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सुनिश्चित करें कि आपने पीडीएफ प्रारूप का चयन किया है।
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प्रकाशित करने के बाद फ़ाइल खोलें चेक बॉक्स को चुनें या साफ़ करें, जो भी आपकी पसंद हो।
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यदि आपका दस्तावेज़ उच्च रिज़ॉल्यूशन में आवश्यक है, तो मानक (ऑनलाइन प्रकाशन और मुद्रण) चुनें।
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यदि प्रिंट गुणवत्ता से छोटा फ़ाइल आकार अधिक महत्वपूर्ण है, तो न्यूनतम आकार (ऑनलाइन प्रकाशन) का चयन करें।
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विवरण निर्दिष्ट करने के लिए विकल्प पर क्लिक करें जैसे कि मुद्रित किए जाने वाले पृष्ठ, मार्कअप की छपाई, या आउटपुट विकल्प।
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फिर ओके पर क्लिक करें और फिर पब्लिश पर क्लिक करें।
सीडी के लिए पैकेज स्लाइड शो:
न केवल सीडी के लिए बल्कि यूएसबी स्टिक के लिए भी प्रस्तुतियों को तदनुसार पैक किया जा सकता है। एक या अधिक प्रस्तुतीकरण और अन्य वांछित फ़ाइलें एक सीडी पर संयुक्त और जला दी जाती हैं। यदि फ़ाइलें किसी फ़ोल्डर में सहेजी जाती हैं, तो उन्हें वहां से USB स्टिक में कॉपी किया जा सकता है।
हैंडआउट बनाएं:
एक अन्य निर्यात कार्य हैंडआउट बनाना है, जिसमें आपके नोट्स के साथ स्लाइड शामिल हैं। यदि आप इस विकल्प को चुनते हैं, तो एक साइड पैनल खुलेगा जिसमें आप नोट्स और स्लाइड्स का लेआउट सेट कर सकते हैं। पावरपॉइंट तब आपकी पसंद की एक वर्ड फाइल बनाता है जिसमें आप काम करना जारी रख सकते हैं।
फ़ाइल प्रकार बदलें:
इस विकल्प के तहत आपके पास कई विकल्प हैं। उदाहरण के लिए, आप अपनी प्रस्तुति के स्वरूप को पुराने PowerPoint 97-2003 स्वरूप में बदल सकते हैं। यदि आपकी प्रस्तुति OpenOffice के लिए उपयुक्त होनी चाहिए, तो आप OpenDocument स्वरूप का चयन भी कर सकते हैं। फ़ाइल प्रकार बदलें बटन का उपयोग करके JPEG.webp या PNG छवियों में रूपांतरण भी संभव है। यदि आप किसी भिन्न फ़ाइल प्रकार के रूप में सहेजें का चयन करते हैं और फिर इस रूप में सहेजें पर क्लिक करते हैं, तो आप अलग-अलग स्लाइड को GIF.webp, BMP.webp, WMF, EMF या TIFF जैसे अन्य स्वरूपों में भी परिवर्तित कर सकते हैं।
वीडियो बनाएं:
वीडियो नियमित रूप से MP4 प्रारूप में सहेजे जाते हैं। वैकल्पिक रूप से, WMV प्रारूप को भी चुना जा सकता है। निर्यात में सभी मल्टीमीडिया तत्व, एनिमेशन और टाइमलाइन शामिल हैं। जब छवि गुणवत्ता की बात आती है, तो आप इनमें से चुन सकते हैं:
- मानक = 640x480 पिक्सेल
- एचडी = 960x720 पिक्सल
- फुल एचडी = 1400x1080 पिक्सल
- अल्ट्रा एचडी = 2880x2160 पिक्सल
लेकिन सावधान रहें: रिज़ॉल्यूशन जितना अधिक होगा, निर्यात की गई फ़ाइल उतनी ही बड़ी होगी। उदाहरण के लिए, यदि आप अपनी प्रस्तुति ई-मेल के माध्यम से भेजना चाहते हैं, तो आपको ध्यान देना चाहिए कि कई ई-मेल प्रोग्राम केवल एक निश्चित आकार तक के अटैचमेंट भेजते हैं। बड़े अटैचमेंट भेजने के लिए WeTransfer जैसे प्रदाता के माध्यम से जाएं।
PowerPoint प्रस्तुति को वीडियो में कनवर्ट करने से आप यह पता लगाने के कार्य से मुक्त हो जाते हैं कि प्राप्तकर्ता (प्राप्तकर्ता) PowerPoint के किस संस्करण का उपयोग कर रहे हैं। क्योंकि WMV प्रारूप में एक वीडियो के रूप में उपलब्ध एक प्रस्तुति को संबंधित वीडियो प्लेयर के साथ किसी भी विंडोज कंप्यूटर पर चलाया जा सकता है। और यह जल्दी से स्थापित किया जा सकता है अगर यह पहले से नहीं है।
क्लाउड में पावरपॉइंट प्रेजेंटेशन: सरल और व्यावहारिक
नए PowerPoint संस्करण के साथ, जो कि Microsoft 365 सदस्यता का हिस्सा है, वीडियो या ऑडियो तत्वों वाली PowerPoint फ़ाइलों को साझा करना बहुत आसान है। अंत में, Microsoft बनाए गए PowerPoint को क्लाउड में सहेजता है, जिसे तब हर कोई एक्सेस कर सकता है। आपको बस इतना करना है कि प्रस्तुति को अन्य लोगों के साथ साझा करें या अपने क्लाउड पर पथ ईमेल करें।
अन्य लोग PowerPoint प्रस्तुति को देख सकते हैं, भले ही वे स्वयं Microsoft 365 ग्राहक न हों। अतिरिक्त फ़ोल्डर बनाने, लिंक करने या कॉपी करने की कोई आवश्यकता नहीं है। एक अन्य लाभ: प्रस्तुति को अन्य लोग न केवल देख सकते हैं, बल्कि संपादित भी कर सकते हैं। यह वास्तविक समय में संभव है, ताकि आप एक PowerPoint प्रस्तुति में एक ही समय में कई लोगों के साथ काम कर सकें।
यदि आपके पास PowerPoint का क्लाउड संस्करण नहीं है, तो आप या तो अपनी प्रस्तुतियों को USB स्टिक या सीडी पर साझा कर सकते हैं, या बस उन्हें ईमेल द्वारा भेज सकते हैं। यदि आप PowerPoint के पुराने संस्करणों के साथ काम करते हैं, तो हमने आपके लिए कुछ युक्तियां बनाई हैं।
2007 तक PowerPoint संस्करणों में प्रस्तुतियाँ कैसे भेजें
पुराने PowerPoint संस्करणों के साथ, स्थानांतरण थोड़ा अलग तरीके से काम करता है। 2007 तक के PowerPoint संस्करणों में, सभी मल्टीमीडिया फ़ाइलें (छोटी WAV फ़ाइलों के अपवाद के साथ) केवल प्रस्तुति से जुड़ी होती हैं। उन्हें अग्रेषित करते समय, आपको यह सुनिश्चित करना चाहिए कि सभी लिंक की गई फ़ाइलें भेजकर ये लिंक अभी भी अन्य कंप्यूटरों पर काम करते हैं।
भले ही PowerPoint 2007 अतीत की तरह लगता हो: कई निजी व्यक्ति और पुराने कंप्यूटर के उपयोगकर्ता अभी भी इन पुराने PowerPoint संस्करणों का उपयोग करते हैं, यही कारण है कि कार्यों और विकल्पों से परिचित होना समझ में आता है।
संस्करण अंतर और तैयारी
सभी पुराने संस्करणों में, आप प्रस्तुतीकरण पर काम शुरू करने से पहले एक फ़ोल्डर बनाकर अपना काम आसान बनाते हैं, जिसमें आप प्रस्तुति के अलावा सभी मल्टीमीडिया फ़ाइलों को प्रस्तुतीकरण में डालने से पहले कॉपी कर सकते हैं।
सापेक्ष पथ उन लिंक्स के लिए बनाए जाते हैं जिनमें वास्तविक पथ नाम (ड्राइव \ फ़ोल्डर \ सबफ़ोल्डर) सहेजा नहीं जाता है और जो अभी भी अन्य कंप्यूटरों पर काम करते हैं। इस तरह, आप सुनिश्चित हो सकते हैं कि आपकी प्रस्तुति के सभी मल्टीमीडिया तत्वों को वापस चलाया जा सकता है और कुछ भी नहीं खोया है।
सीडी के लिए स्वचालित रूप से पैकेज फ़ाइलें
सीडी फ़ंक्शन के लिए पैक PowerPoint 2003 के बाद से उपलब्ध है। यह मल्टीमीडिया फ़ाइलों को एक अलग फ़ोल्डर में संग्रहीत और लिंक किए बिना प्रस्तुतियों को साझा करने में सक्षम बनाता है। सीडी के लिए पैकिंग करते समय, फाइलें प्रस्तुति में एम्बेड की जाती हैं और स्वचालित रूप से निर्यात भी होती हैं। आजकल सीडी की तुलना में यूएसबी स्टिक पर इसे पास करना अधिक आम है - यह ई-मेल या क्लाउड लिंक के माध्यम से और भी आसान है।
हाथ से डेटा संकलित करें
- सीडी के लिए पैकेजिंग तब उपयोगी होती है जब आप चाहते हैं कि लिंक अपने आप ठीक हो जाएं। यदि सभी फाइलों को एक फोल्डर में इकट्ठा किया जाता है, तो आप इस फंक्शन के बिना फोल्डर की सामग्री को सीडी में बर्न कर सकते हैं।
- यदि आप प्रस्तुति को USB स्टिक पर देना चाहते हैं, तो आपको पहले इसे अपनी हार्ड ड्राइव पर एक साथ रखना चाहिए और फिर इसे कॉपी करना चाहिए। मोबाइल डेटा वाहकों को सीधे सहेजना त्रुटियों के लिए प्रवण है।
- ज़िप फ़ाइलें ईमेल के माध्यम से भेजी जाती हैं ताकि यह सुनिश्चित किया जा सके कि वे एक साथ रहें।
- किसी भी चीज़ को पास करने या पुन: पेश करने से पहले किसी अन्य कंप्यूटर पर सीडी या यूएसबी स्टिक का परीक्षण करें।
- आप अपनी प्रस्तुति को अपने व्यक्तिगत ड्रॉपबॉक्स या किसी अन्य क्लाउड सेवा पर भी कैश कर सकते हैं और इसे विशिष्ट लोगों के साथ साझा कर सकते हैं। तब आप केवल प्रस्तुतिकरण तक पहुंच सकते हैं, लेकिन अपनी अन्य सामग्री तक नहीं।
सही फ़ाइल स्वरूप का चयन करें और डेटा का आकार बढ़ाएँ
यदि फ़ाइलों को एम्बेड करना काम नहीं करता है, तो ऐसा इसलिए हो सकता है क्योंकि गलत फ़ाइल स्वरूप का चयन किया गया था, उदाहरण के लिए। ध्वनि को WAV फ़ाइल के रूप में सहेजा जाना चाहिए न कि wmv फ़ाइल के रूप में। WAV फ़ाइलों के लिए डेटा का आकार भी उन्नत और सहेजें के अंतर्गत PowerPoint विकल्पों में बढ़ाया जा सकता है। इस तरह, प्रेजेंटेशन में और भी बड़ी फाइलें एम्बेड की जा सकती हैं, जिन्हें अब इसके साथ नहीं भेजना पड़ता है।
2016 के बाद से नए पावरपॉइंट प्रेजेंटेशन के लिए, न केवल उपयुक्त लिंक के साथ प्रेजेंटेशन को सेव करने का विकल्प है। प्रस्तुतियों को साझा करने के लिए आपके पास कई विकल्प हैं, अर्थात्:
- पीडीएफ के रूप में: स्लाइड्स को एक पीडीएफ व्यूअर के साथ खोला जा सकता है जो लगभग हर कंप्यूटर के पास होता है
- व्यक्तिगत स्लाइड के रूप में: अलग-अलग स्लाइड्स को ग्राफिक्स के रूप में सहेजा जा सकता है। इन स्लाइडों में केवल मल्टीमीडिया तत्वों को चलाया नहीं जा सकता है।
- एक वीडियो के रूप में: PowerPoint प्रस्तुतियों को वीडियो या फिल्म के रूप में निर्यात किया जा सकता है।
PowerPoint प्रस्तुतियों को वीडियो के रूप में पास करें: यहां बताया गया है कि यह कैसे काम करता है
2010 से पुराने PowerPoint संस्करण के लिए आप अपनी प्रस्तुति से वीडियो बनाने के लिए हमारे निर्देशों का उपयोग कर सकते हैं।
स्लाइड के लिए ऑडियो फ़ाइल डालें
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उस स्लाइड पर स्विच करें जिसमें आप संगीतमय पृष्ठभूमि रखना चाहते हैं।
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मीडिया समूह में सम्मिलित करें टैब पर, ऑडियो पर क्लिक करें।
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फ़ाइल से ऑडियो चुनें।
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उस फ़ोल्डर में जाएं जिसमें संगीत फ़ाइल है और अपनी इच्छित संगीत फ़ाइल का चयन करें।
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सम्मिलित करें बटन पर क्लिक करके चयन पूरा करें।
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PowerPoint सम्मिलित ऑडियो फ़ाइल के लिए स्लाइड पर एक लाउडस्पीकर प्रतीक रखता है।
सुझाव: यदि आप सुनिश्चित नहीं हैं कि कौन सी ऑडियो फ़ाइल सही है, तो बस ऑडियो सम्मिलित करें संवाद बॉक्स में फ़ाइल पर राइट-क्लिक करें और संदर्भ मेनू पर चलाएँ क्लिक करें। इस तरह, आप बिना किसी संदेह के सही ऑडियो फ़ाइल का निर्णय ले सकते हैं।
ऑडियो फ़ाइल के प्लेबैक को कॉन्फ़िगर करें
स्पीकर आइकन को स्लाइड के आगे खींचें और इसे हाइलाइट किया हुआ छोड़ दें।
ऑडियो टूल्स / प्लेबैक टैब का विस्तार करें।
ऑडियो विकल्प समूह में, प्रारंभ के दाईं ओर सूची में स्वचालित क्लिक करें ताकि स्लाइड प्रदर्शित होने पर संगीत स्वचालित रूप से चल सके।
संपूर्ण प्रस्तुति के लिए संगीत का एक अंश सम्मिलित करें
यदि ऑडियो फ़ाइल पूरी प्रस्तुति के लिए पृष्ठभूमि संगीत के रूप में काम करना है, तो निम्नानुसार आगे बढ़ें:
प्रेजेंटेशन की पहली स्लाइड में जाएं।
ऊपर बताए अनुसार ऑडियो फाइल डालें।
इस बार, ऑडियो टूल्स/प्लेबैक टैब पर, स्टार्ट के दायीं ओर की सूची में सभी स्लाइड्स पर चलाएँ चुनें।
जरूरी: यदि आप प्रस्तुति को वीडियो में परिवर्तित करते हैं, तो संगीत के टुकड़े की अवधि प्रस्तुति के समान ही होनी चाहिए।
छोटी ऑडियो फ़ाइल के लिए "अनंत रूप से चलाएं" चेक बॉक्स को सक्रिय करने से मदद नहीं मिलती है, क्योंकि वीडियो में दोहराव काम नहीं करता है।
निष्कर्ष: इस प्रकार आप अपने PowerPoint प्रस्तुतियों को सभी मल्टीमीडिया तत्वों के साथ पास करते हैं
इसमें शामिल सभी वीडियो और ऑडियो तत्वों के साथ एक प्रस्तुति को पारित करने के लिए, आपके पास PowerPoint संस्करण के आधार पर अलग-अलग विकल्प हैं। जबकि पुराने पावरपॉइंट संस्करणों में आपको उपयोग किए गए मल्टीमीडिया तत्वों को भी सहेजना होगा और लिंक सेट करना होगा, नए संस्करणों में आप पूरी फ़ाइल को आसानी से निर्यात कर सकते हैं। प्रस्तुति में निहित सभी तत्वों को साथ लिया जाता है।
प्रस्तुतियों को निर्यात करते समय, आपके पास विभिन्न विकल्प होते हैं और उन्हें पीडीएफ, वीडियो या व्यक्तिगत ग्राफिक्स के रूप में निर्यात कर सकते हैं। PowerPoint संस्करण 2003 के बाद से सीडी या यूएसबी स्टिक में स्थानांतरित करना समस्या मुक्त रहा है।
क्लाउड-आधारित Microsoft 365 के साथ प्रस्तुति को स्थानांतरित करना व्यावहारिक और सरल है। वहां, PowerPoint प्रस्तुतियों को ऑनलाइन सहेजा जा सकता है और अन्य उपयोगकर्ता उन्हें एक लिंक के माध्यम से एक्सेस कर सकते हैं। एक प्रस्तुति को एक साथ संपादित करना भी संभव है। क्लाउड-आधारित संस्करण में मूल्यवान वीडियो और ध्वनि तत्व खो नहीं जाते हैं।
