वर्ड दस्तावेज़ और एक्सेल टेबल में अक्सर गोपनीय जानकारी होती है जैसे ऑर्डर डेटा और आंतरिक कुंजी आंकड़े जिन्हें अनधिकृत दृश्य से संरक्षित किया जाना चाहिए। बेशक, एक पासवर्ड जिसके बारे में केवल वही लोग जानते हैं जो एक अच्छा विकल्प है
Office 2007 में पठन सुरक्षा "फ़ाइल / इस रूप में सहेजें" के अंतर्गत छिपी हुई है। फिर "टूल्स/सामान्य विकल्प" पर क्लिक करें। अनधिकृत उपयोगकर्ताओं को इस दस्तावेज़ या इस तालिका तक पहुँचने से रोकने के लिए अब आप वांछित पासवर्ड दर्ज कर सकते हैं।
आपको Excel 2000 से 2003 के साथ थोड़ा अलग तरीके से आगे बढ़ना होगा: "File/Save as" पर क्लिक करें। फिर "टूल्स/सामान्य विकल्प" चुनें और अपना पासवर्ड सेट करें। हालाँकि, Word 2000 से 2003 में, आपको "फ़ाइल / इस रूप में सहेजें" और फिर "उपकरण / सुरक्षा विकल्प" के अंतर्गत पासवर्ड फ़ंक्शन मिलेगा।
नोट: पढ़ने की सुरक्षा के अलावा, वर्ड और एक्सेल अवांछित परिवर्तनों को रोकने के लिए लेखन सुरक्षा भी प्रदान करते हैं। हालाँकि, यह लेखन सुरक्षा किसी भी तरह से पठन सुरक्षा के रूप में प्रभावी नहीं है और उदाहरण के लिए, OpenOffice द्वारा इसे केवल अनदेखा किया जाता है। आप निश्चित रूप से अभी भी इस लेखन सुरक्षा का उपयोग कर सकते हैं, लेकिन यह पढ़ने की सुरक्षा की तरह 100% सुरक्षा प्रदान नहीं करता है।
