"क्लीन अप मेलबॉक्स" डायलॉग आपको अपने मेलबॉक्स के आकार को कम करने के लिए विभिन्न विकल्प देता है
हाल के वर्षों में सभी सुधारों के बावजूद, आउटलुक में एक चीज नहीं बदली है: मेलबॉक्स बढ़ता रहता है, भले ही आप नियमित रूप से उन ई-मेल्स को हटा दें जिनकी अब आवश्यकता नहीं है। यहां तक कि व्यक्तिगत फ़ोल्डर (पीएसटी फ़ाइल) का स्वचालित संपीड़न भी वास्तव में स्थायी समाधान प्रदान नहीं करता है।
आप "क्लीन अप मेलबॉक्स" फ़ंक्शन का उपयोग करके आउटलुक फाइलों के आकार पर एक हैंडल प्राप्त कर सकते हैं, जिसे आप अतिरिक्त मेनू के माध्यम से कॉल कर सकते हैं:
इन विकल्पों से आप Outlook में अपना मेलबॉक्स साफ़ कर सकते हैं
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सबसे पहले, अलग-अलग फ़ोल्डरों की भंडारण आवश्यकताओं को सूचीबद्ध करने के लिए "मेलबॉक्स आकार दिखाएं" बटन का उपयोग करें। फिर आप देखेंगे कि कौन से फ़ोल्डर विशेष रूप से बड़ी मात्रा में स्थान लेते हैं, और आप उन्हें हटा सकते हैं।
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आप इनबॉक्स में पुराने आइटम भी खोज सकते हैं। ऐसा करने के लिए, "दिनों से पुराने तत्वों की खोज करें" फ़ील्ड में संबंधित मान दर्ज करें और "खोज" पर क्लिक करें। उस सूची में जो तब आउटपुट होती है, या तो सभी या अलग-अलग तत्वों का चयन करें और उन्हें हटा दें।
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यदि आप पुराने तत्वों को संग्रहीत करना चाहते हैं, तो "स्वतः संग्रह" पर क्लिक करें। संग्रह फ़ाइलें "सी: \ दस्तावेज़ और सेटिंग्स \ Your_NAME \ स्थानीय सेटिंग्स \ एप्लिकेशन डेटा \ माइक्रोसॉफ्ट \ आउटलुक" के तहत सहेजी जाती हैं।
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आप हटाए गए आइटम फ़ोल्डर को खाली भी रख सकते हैं (या इसके वर्तमान मेमोरी उपयोग को देखें)।
- यदि कुछ तत्वों के साथ असाइनमेंट विरोध हैं, तो इन्हें "संघर्ष" नामक फ़ोल्डर में संग्रहीत किया जाता है। आप इसका आकार "क्लीन अप मेलबॉक्स" डायलॉग में प्रदर्शित कर सकते हैं; आप यहां फ़ोल्डर खाली भी रख सकते हैं।
बहुत अधिक संग्रहण स्थान का उपयोग करने वाले ईमेल को कैसे ढूंढें और हटाएं
आउटलुक 2010 में निर्मित एक फ़ंक्शन की मदद से, आप इनबॉक्स में सभी फ़ोल्डरों से सभी विशेष रूप से बड़े ई-मेल प्रदर्शित कर सकते हैं। फिर आप आसानी से "स्पेस हॉग" को हटा सकते हैं जिसकी आपको अब आवश्यकता नहीं है (यदि यह समझ में आता है, तो पहले से हार्ड ड्राइव पर ई-मेल में फ़ाइल अटैचमेंट सहेजें)।
विशेष रूप से बड़े ईमेल को ट्रैक करने के लिए, Outlook 2010 में निम्न कार्य करें:
- कमांड "फाइल, टूल्स टू क्लीन अप" और फिर "मेलबॉक्स क्लीनअप" पर जाएं।
- "… किलोबाइट से बड़े आइटम खोजें" विकल्प को सक्रिय करें और एक मान दर्ज करें, उदाहरण के लिए 500 या 1000 किलोबाइट।
- "खोज" पर क्लिक करें।
- "उन्नत खोज" संवाद अब प्रकट होता है, जिसमें खोज मानदंड से मेल खाने वाले ई-मेल प्रदर्शित होते हैं। यहां आप ई-मेल को हटा सकते हैं या खोल सकते हैं ताकि हार्ड ड्राइव पर मौजूद फाइल अटैचमेंट को सेव किया जा सके।
- जैसे ही आपने उन ई-मेलों को हटाना समाप्त कर दिया जिनकी अब आपको आवश्यकता नहीं है, संवाद को बंद कर दें।
- फिर "हटाए गए आइटम" फ़ोल्डर को खाली करें और व्यक्तिगत फ़ोल्डर को संपीड़ित होने दें।
