उपयोगी टिप्स और सहायता के साथ
क्या आप भावना जानते हैं? आपने पेशेवर रूप से तैयारी की है, आपकी नियुक्तियों और कार्यों को कड़ाई से व्यवस्थित किया गया है और सर्वोत्तम प्रारंभिक कार्य के बावजूद आप एक महत्वपूर्ण नियुक्ति को भूल गए हैं। एक निर्विवाद और संरचित योजना प्रणाली के बावजूद, ऐसा हो सकता है कि महत्वपूर्ण चीजों की अनदेखी की जाती है। जब नियुक्तियों, समय सीमा या किसी कार्य को पूरा करने को भुला दिया जाता है तो यह कष्टप्रद होता है। आउटलुक में आपकी मदद करने के लिए कई विशेषताएं हैं:
- महत्वपूर्ण चीजों को प्राथमिकता दें और
- नियुक्तियों के लिए समय पर या
- उनकी तैयारी के बारे में सोचें।
आउटलुक में रिमाइंडर का प्रयोग करें
आउटलुक उपयोगकर्ताओं के लिए महत्वपूर्ण कार्यों या नियुक्तियों को याद रखना आसान बनाता है। आउटलुक में एकीकृत रिमाइंडर फ़ंक्शन के साथ, अब आपको अपॉइंटमेंट या किसी कार्य को पोस्ट-इट या कैलेंडर में हस्तलिखित पर लिखने की आवश्यकता नहीं है। आउटलुक स्वचालित रूप से आपको वह सब कुछ याद दिलाएगा जो महत्वपूर्ण है। इस उद्देश्य के लिए, सॉफ्टवेयर अपॉइंटमेंट या कार्य के बारे में जानकारी के साथ एक विंडो प्रदर्शित करता है और एक ध्वनिक संकेत भी उत्सर्जित करता है। यह कंप्यूटर और सिंक्रोनाइज़्ड स्मार्टफोन या टैबलेट दोनों पर काम करता है।
नई नियुक्तियों में अनुस्मारक सेट करें
नई नियुक्तियों के लिए अनुस्मारक सेट करने के लिए, निम्नानुसार आगे बढ़ें:
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आउटलुक में एक नया अपॉइंटमेंट बनाएं।
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"अनुस्मारक" चयन फ़ील्ड में, वांछित लीड समय चुनें। आप कुछ मिनटों, घंटों, दिनों या हफ्तों के बीच चयन कर सकते हैं।
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कार्यों और अनुवर्ती कार्रवाई के लिए, "अनुस्मारक" बॉक्स को चेक करें और वह दिनांक और समय चुनें जिसे आप अधिसूचना दिखाना चाहते हैं।
आउटलुक में रिमाइंडर के साथ आपको दूसरों के साथ अपॉइंटमेंट और कार्यों या अपॉइंटमेंट की विश्वसनीय रूप से याद दिलाया जाता है। आउटलुक प्रत्येक अपॉइंटमेंट या कार्य के लिए स्वचालित रूप से रिमाइंडर चालू करने का विकल्प भी प्रदान करता है। ऐसा करने के लिए, कमांड का उपयोग करें: "फ़ाइल"> "विकल्प"> "कैलेंडर या कार्य।" नियत तारीख पर कार्यों के लिए अनुस्मारक एक निश्चित समय पर दिखाई देता है।
चूंकि प्रत्येक अपॉइंटमेंट या प्रत्येक कार्य समान महत्व का नहीं है, उपयोगकर्ताओं को इस पर विचार करना चाहिए कि क्या इस मामले में एक मानक सेटिंग समझ में आती है।
युक्ति:
पहली बार इंस्टॉल करते समय, आउटलुक डिफ़ॉल्ट रूप से प्रत्येक अपॉइंटमेंट से 30 मिनट पहले रिमाइंडर विंडो प्रदर्शित करता है। अगर आप इसे बदलना चाहते हैं और अलग-अलग रिमाइंडर सेट करना चाहते हैं, तो आपको मानक रिमाइंडर को बंद करना होगा। यह ऊपर वर्णित कैलेंडर सेटिंग्स पर स्विच करके और मानक अनुस्मारक के लिए चेकबॉक्स को निष्क्रिय करके काम करता है।
पुन: प्रस्तुत करने के लिए अनुवर्ती फ़ंक्शन का उपयोग करें
आउटलुक में टास्क फंक्शन का उपयोग करना आसान और प्रभावी है। यदि आप प्रत्येक लंबित फोन कॉल के लिए या साधारण ई-मेल उत्तरों के लिए कोई कार्य या अनुस्मारक नहीं बनाना चाहते हैं, तो आप विकल्प के रूप में आउटलुक में व्यावहारिक अनुस्मारक कार्यों का भी उपयोग कर सकते हैं।
Microsoft आउटलुक में फॉलो-अप का उपयोग करने के लिए, निम्नानुसार आगे बढ़ें:
कार्य योजनाकार में एक कार्य दर्ज करें और इसे संपर्क डेटा या उस ई-मेल से लिंक करें जिसका आप उत्तर देना चाहते हैं। ऐसा करने के लिए, संपर्क या ई-मेल का चयन करें और कमांड का आह्वान करें: "स्टार्ट"> "फॉलो अप"। "कस्टम" पर क्लिक करें और अगले चरण में नियत तारीख का चयन करें। आप चाहें तो विकल्प के तौर पर रिमाइंडर भी सेट कर सकते हैं।
"फॉलो-अप के लिए" मेनू में आपको चुनने के लिए पूर्वनिर्धारित नियत तिथियां भी मिलेंगी। उदाहरण के लिए, यदि आप "अगले सप्ताह" प्रविष्टि का चयन करते हैं, तो आपको अगले सप्ताह के लिए अनुस्मारक जानकारी प्राप्त होगी। इसके अलावा, आपको घंटी के प्रतीक पर क्लिक करना होगा और रिमाइंडर जोड़ना होगा ताकि स्वचालित अनुस्मारक सक्रिय हो जाए।
अपने आप को और दूसरों को महत्वपूर्ण तिथियों की याद दिलाएं
ऐसी तिथियां और समय सीमाएं हैं जो आगे के कार्य प्रवाह के लिए अत्यंत महत्वपूर्ण और निर्णायक हैं। यदि आप किसी संदेश के प्राप्तकर्ता को स्वचालित रूप से याद दिलाना चाहते हैं कि आप उत्तर की प्रतीक्षा कर रहे हैं, तो आप Outlook में संदेश में एक अनुवर्ती नोट जोड़ सकते हैं। आउटलुक 2007 संस्करण से शुरू करते हुए, आप व्यक्तिगत रूप से अपने लिए दूसरा फॉलो-अप भी सक्रिय कर सकते हैं। इस प्रक्रिया के साथ आप एक निजी, डिजिटल पुन: सबमिशन उत्पन्न करते हैं।
इस तरह से एक महत्वपूर्ण नियुक्ति को चिह्नित करने के लिए, निम्न कार्य करें:
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आप जिस अपॉइंटमेंट को भेजना चाहते हैं उसके संदेश टैब पर, FOLLOW UP पर क्लिक करें।
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फिर उपयोगकर्ता-परिभाषित चुनें।
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विंडो के निचले हिस्से में प्राप्तकर्ता के लिए एक लेबल सेट करें। उदाहरण के लिए, आपको गुरुवार को शाम 4:00 बजे तक संदेश का जवाब देना चाहिए।
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प्राप्तकर्ता ट्रैकिंग से एक स्तर ऊपर, आप व्यक्तिगत रूप से अपने लिए ट्रैकिंग सक्रिय करते हैं। उदाहरण के लिए, अगली सुबह अपने आप को अनुरोधित उत्तर की याद दिलाएं। इस प्रक्रिया और एक सक्रिय अनुवर्ती कार्रवाई के साथ, आपके पास गारंटी है कि प्राप्तकर्ता के साथ अनुवर्ती कार्रवाई करने के लिए पर्याप्त समय होगा यदि उन्होंने अभी तक जवाब नहीं दिया है।
आउटलुक 2010 से: इस प्रकार आपको आगामी कार्यों की याद दिलाई जा सकती है
यदि आप चाहते हैं कि आउटलुक आपको उन कार्यों की स्वचालित रूप से याद दिलाए जिनकी नियत तारीख है, तो आप निम्न सेटिंग के साथ अनुस्मारक फ़ंक्शन को स्वचालित कर सकते हैं:
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फ़ाइल> विकल्प पर नेविगेट करें।
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"कार्य" टैब खोलें।
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"एक नियत तारीख के साथ कार्यों के लिए अनुस्मारक सक्रिय करें" विकल्प को सक्रिय करें।
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"मानक अनुस्मारक समय" के तहत वांछित समय का चयन करें।
फोल्डर का प्रयोग करें या फोल्डर खोजें
महत्वपूर्ण कार्यों की दृष्टि न खोने के लिए आउटलुक में विभिन्न फ़ोल्डरों का भी उपयोग किया जा सकता है। उदाहरण के लिए, आप एक व्यक्तिगत "टू-डू" फ़ोल्डर बना सकते हैं जिसमें आप उन सभी ई-मेलों को स्थानांतरित कर सकते हैं जिनके लिए अभी भी कार्रवाई की आवश्यकता है। फॉलो-अप के विपरीत, फ़ोल्डर में निहित ईमेल के लिए कोई नियत तिथि निर्धारित नहीं है। आपको व्यक्तिगत रूप से याद रखना चाहिए कि आप फोल्डर को देखें और किसी भी लंबित ई-मेल का उत्तर दें। यदि आप प्रतिदिन नए ई-मेल लोड करते हैं और उनका उत्तर देते हैं, तो व्यक्तिगत फ़ोल्डर आपके स्वयं के कार्य की संरचना के लिए उपयोगी होते हैं। उत्तर देने के बाद, संदेश को उस फ़ोल्डर में ले जाया जा सकता है जिसमें इसे लंबे समय तक सहेजा या संग्रहीत किया जाना है।
खोज फ़ोल्डर "ट्रैकिंग के लिए", जो पुराने आउटलुक संस्करणों में पूर्वनिर्धारित था और फ़ोल्डर सूची के अंत में पाया जा सकता है, व्यावहारिक और उपयोगकर्ता के अनुकूल है। आउटलुक 365 के वर्तमान संस्करण में आपको फ़ोल्डर ट्री के अंत में "खोज फ़ोल्डर" नाम के तहत फ़ोल्डर मिलेगा।
इस फ़ोल्डर को खोलें और खोज पैरामीटर दर्ज करें, आउटलुक को वे सभी ई-मेल मिलेंगे जिन्हें आपने फॉलो-अप के लिए सेकंड में चिह्नित किया है और उन्हें प्रदर्शित करेंगे। इस तरह आपके पास टू-डू फ़ोल्डर के समान एक त्वरित अवलोकन होता है। एक बड़ा अंतर यह है कि सर्च फोल्डर फॉलो-अप के लिए चिह्नित ई-मेल्स को पूरे इनबॉक्स और उसमें मौजूद फोल्डर से इकट्ठा करता है। आपके द्वारा संबंधित ग्राहक फ़ोल्डर में संग्रहीत ई-मेल इस प्रकार भी प्रदर्शित होते हैं।
