निर्यात के लिए चरण-दर-चरण निर्देश
संपर्कों और वितरण सूचियों को एक्सेल में कॉपी करें
Microsoft Office का एक महत्वपूर्ण अतिरिक्त मूल्य आउटलुक, एक्सेल, वर्ड, पॉवरपॉइंट और कंपनी में डेटा, नंबर और टेक्स्ट को लिंक करने और उन्हें सभी कार्यक्रमों में संपादित करने की क्षमता है। यह अन्य बातों के अलावा, लागू होता है, यदि आप एक्सेल में संपर्क या वितरण सूचियों की प्रतिलिपि बनाते हैं और उन्हें वहां संसाधित करना चाहते हैं। आउटलुक से एक्सेल में एड्रेस बुक निर्यात करना उपयोगी हो सकता है, उदाहरण के लिए, यदि आप संपर्क डेटा से पेशेवर सूचियां बनाना चाहते हैं और उन्हें एक्सेल में सॉर्ट या फ़िल्टर करना चाहते हैं।
यदि आप अपनी पता पुस्तिका के कुछ हिस्सों को सहकर्मियों या दोस्तों को देना चाहते हैं, तो उन्हें एक्सेल में पहले से संपादित करना भी महत्वपूर्ण है। इस मामले में, आपके पास निजी जानकारी की जाँच करने और संवेदनशील वस्तुओं को हटाने का विकल्प होता है। पता पुस्तिका निर्यात करने के लिए, तथाकथित ड्रैग एंड ड्रॉप विधि का उपयोग करें, जिसमें आप अपने माउस से डेटा को एक प्रोग्राम से दूसरे प्रोग्राम में खींचते हैं और वहां संसाधित करते हैं।
पता पुस्तिका निर्यात करना - चरण दर चरण समझाया गया:
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Excel में एक रिक्त कार्यपुस्तिका प्रारंभ करें।
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आउटलुक में अपने संपर्कों पर नेविगेट करें।
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एक्सेल में निर्यात करने के लिए, उन सभी संपर्कों का चयन करें जिन्हें आगे संसाधित किया जाना है।
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स्क्रीन पर आउटलुक और एक्सेल विंडो को साथ-साथ व्यवस्थित करें। आप "कम करें" बटन का उपयोग करके दोनों कार्यक्रमों के आकार को समायोजित करके ऐसा कर सकते हैं।
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चयनित संपर्कों को एक्सेल कार्यपुस्तिका में खींचें और छोड़ें।
युक्ति: यदि आउटलुक विंडो के बगल में एक्सेल विंडो नहीं देखी जा सकती है, तो एक्सेल बटन का उपयोग करके संपर्कों को स्टार्ट बार तक नीचे खींचें। एक्सेल विंडो के अग्रभूमि में खुलने के लिए कुछ क्षण प्रतीक्षा करें।
इन 5 बिंदुओं के आवेदन के साथ आप आउटलुक से एक्सेल में संपर्कों को सफलतापूर्वक स्थानांतरित कर सकते हैं। फिर आप एक्सेल में डेटा संपादित कर सकते हैं, उदाहरण के लिए, वर्तनी त्रुटियों को हटाएं, पुनर्व्यवस्थित करें, क्रमबद्ध करें और हल करें।
ट्रिक के साथ वितरण सूचियों को एक्सेल में कॉपी करें
यदि आप लोगों के परिभाषित समूह को लगातार संदेश भेजते हैं, तो आउटलुक में वितरण सूचियों के साथ काम करना समझ में आता है। आप उप-मद के अंतर्गत पता पुस्तिका में Outlook में एक नई वितरण सूची बना सकते हैं: "नया संपर्क समूह.“
एक्सेल में निर्यात वितरण सूची
आउटलुक वहां आगे की प्रक्रिया के लिए एक्सेल को वितरण सूची निर्यात करने का सीधा तरीका प्रदान नहीं करता है। एक आजमाई हुई और परखी हुई तरकीब के उपयोग से, आप वितरण सूचियों को एक्सेल में कॉपी कर सकते हैं और निर्यात विकल्प की कमी के बावजूद उन्हें आगे संपादित कर सकते हैं:
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माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक में एड्रेस बुक खोलें।
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वितरण सूची को अपनी पता पुस्तिका से इनबॉक्स में दाएँ माउस बटन दबाकर खींचें और माउस बटन को छोड़ दें।
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एक संदर्भ मेनू तब खुलता है। "पाठ के साथ एक संदेश के रूप में यहां कॉपी करें" कमांड का चयन करें।
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आउटलुक एक नया ई-मेल बनाता है जिसमें वितरण सूची से सभी प्रासंगिक, व्यक्तिगत डेटा होता है। मानों का चयन करें और उन्हें क्लिपबोर्ड के माध्यम से सीधे अपनी एक्सेल सूची में कॉपी करें।
इस पद्धति का उपयोग करके, आप स्वयं को व्यक्तिगत डेटा को एक्सेल में कॉपी करने की परेशानी से बचाते हैं।
