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एक्सेल में नियमित रूप से आवर्ती कार्य चरणों को पूरा करने में बहुत समय लगता है। भविष्य में इन प्रक्रियाओं को और अधिक कुशल बनाने के लिए आपको मैक्रोज़ का उपयोग करना चाहिए। ये आपके लिए परिभाषित कार्यों को स्वचालित रूप से करने के लिए एक्सेल द्वारा प्रदान किए जाते हैं। आवश्यक निर्देश या तो एक बार मैक्रो को प्रस्तुत किए जाते हैं और प्रक्रिया में दर्ज किए जाते हैं या एक्सेल-आंतरिक स्क्रिप्टिंग भाषा वीबीए (एप्लिकेशन के लिए विजुअल बेसिक) का उपयोग करके सीधे प्रोग्राम किए जाते हैं।
एक्सेल में मैक्रोज़ के फायदे
मैक्रोज़ की मदद से, आप सेकंड में डेटा कैप्चर कर सकते हैं (उदाहरण के लिए मौजूदा वर्कबुक, डेटाबेस या इंटरनेट से), उन्हें प्रोसेस करें (जैसे फॉर्मेट वैल्यू, सॉर्ट डेटा, वर्कबुक को एडाप्ट करें) और फिर उन्हें आउटपुट करें (जैसे टेबल, ग्राफिक्स के रूप में) या पीडीएफ)। आप मैक्रोज़ भी चला सकते हैं और एक्सेल सेटिंग्स में कई बदलाव करने के लिए उनका उपयोग कर सकते हैं।
मैक्रो द्वारा कार्य चरणों को रिकॉर्ड किया गया है
प्रत्येक मैक्रो को लंबे कोड पर आधारित नहीं होना चाहिए जिसका उद्देश्य जटिल प्रक्रियाओं को स्वचालित करना है। इसके बजाय कुछ मैक्रोज़ को एक साधारण एप्लिकेशन के लिए डिज़ाइन किया गया है और उन्हें लिखित रूप में प्रोग्राम करने की भी आवश्यकता नहीं है। अतिरिक्त टैब "डेवलपर" में आपको मैक्रोज़ रिकॉर्ड करने के लिए बटन मिलेगा। जैसे ही यह फ़ंक्शन सक्रिय होता है, एक्सेल आपके काम के चरणों को रिकॉर्ड करेगा और अनुरोध पर उन्हें स्वतंत्र रूप से दोहराएगा।
वीबीए में कार्यक्रम कार्य कदम
एक बार जब आपके एप्लिकेशन अधिक परिष्कृत हो जाते हैं, तो आप वीबीए का उपयोग कर सकते हैं ताकि एक्सेल को हर बार आपके काम का प्रदर्शन न करना पड़े। आपको स्वयं प्रोग्राम किए जाने के लिए कोड लिखने की भी आवश्यकता नहीं है, लेकिन व्यावहारिक उदाहरणों के एक बड़े चयन पर वापस आ सकते हैं और आवश्यकतानुसार अपने स्वयं के अनुप्रयोगों में उनका उपयोग कर सकते हैं।
इन अनिवार्य कोडों को शामिल करने के लिए, आपको एक खाली VBA मॉड्यूल की आवश्यकता है। ऐसा करने के लिए, कुंजी संयोजन Alt + F11 का उपयोग करके VBA फ़ोल्डर खोलें और अपने माउस को पृष्ठ के शीर्ष बाईं ओर दिखाई देने वाले फ़ोल्डर पथ में रखें। वहां आप दाएं माउस बटन के साथ एक नया मॉड्यूल सम्मिलित कर सकते हैं। इसके पाठ क्षेत्र में अब आप उन सभी मैक्रो की प्रतिलिपि बना सकते हैं जिन्हें आप अपने स्वयं के अनुप्रयोगों में कक्षों में स्थानांतरित करना चाहते हैं।
प्रत्येक मैक्रो को "सब" कमांड से शुरू किया जाता है और फिर "एंड सब" के साथ फिर से बंद कर दिया जाता है। मैक्रो को बाद में पूरा करने वाला सटीक कार्य बीच में पाठ की पंक्तियों में परिभाषित किया गया है।
प्रदर्शन क्षेत्र के लिए मैक्रो
इससे पहले कि आप अपनी तालिकाओं के व्यावहारिक अनुप्रयोगों पर आगे बढ़ें, आप अपनी खुली एक्सेल विंडो की कार्यक्षमता और स्केलिंग को संपादित करने के लिए पहले मैक्रोज़ का उपयोग कर सकते हैं। उपयोग किए गए मैक्रोज़ के लिए धन्यवाद, यह परिवर्तन एकबारगी नहीं होना चाहिए, लेकिन यदि आवश्यक हो तो बहुत जल्दी फिर से समायोजित किया जा सकता है। इस तरह आप कर सकते हैं:
- वर्कशीट के स्क्रॉलिंग क्षेत्र को प्रतिबंधित करें,
- एक्सेल को फुल स्क्रीन मोड में स्विच करें,
- पूर्ण स्क्रीन मोड को इच्छानुसार चालू और बंद करें,
- कमांड पर एक्सेल विंडो को छोटा करें,
- तुरंत जूम डायलॉग बॉक्स लाएं।
जाँच और खोज के लिए मैक्रोज़
कई अन्य मैक्रोज़ के साथ, आप जल्दी और आसानी से सुधार और जाँच करने में सक्षम हैं। यह आपको अलग-अलग शब्दों या यहां तक कि पूरे टेक्स्ट को उनकी सही वर्तनी के लिए जांचने में सक्षम बनाता है। इसके अलावा, आप मौजूदा ऑटो-सुधार की सूची में भी जोड़ सकते हैं। बार-बार होने वाली त्रुटियों को न केवल पहचाना जाता है, बल्कि तुरंत ठीक भी किया जाता है।
आप अपनी एक्सेल फ़ाइल के बारे में जानकारी का अनुरोध करने के लिए ऐसे मैक्रोज़ का भी उपयोग कर सकते हैं। इसलिए माउस के एक क्लिक से किसी कार्यपुस्तिका के संग्रहण पथ और संग्रहण तिथि दोनों को देखना संभव है।
एक्सेल मैक्रो: खोलें और बंद करें
आमतौर पर उपयोग किए जाने वाले कई बटन टैब के बीच में खो जाते हैं, इसलिए उन्हें हर बार ढूंढने में लंबा समय लग सकता है। यहां तक कि अगर इसे निष्पादित करने के लिए उपयुक्त कुंजी संयोजन है, तो यह इस समय गायब हो सकता है। मैक्रोज़ की शुरूआत के लिए धन्यवाद, आप उन बटनों को लिंक कर सकते हैं जिनका उपयोग आप अपनी कार्यपुस्तिका में अपनी आवश्यकताओं के अनुसार नियमित रूप से करते हैं। उदाहरण के लिए, आप कर सकते हैं:
- सहेजने के लिए डायलॉग विंडो को कॉल करें,
- अन्य उपयोगकर्ताओं के लिए एक संदेश विंडो छोड़ें,
- आरेख विज़ार्ड को कॉल करें,
- ऐड-इन्स प्रबंधक खोलें,
- प्रिंट डायलॉग बॉक्स को कॉल करें और पेज नंबर सेट करें,
- स्वचालित रूप से इनपुट विंडो बनाएं।
हालाँकि, कुछ बटन जैसे संदर्भ मेनू पहले से ही एक्सेल सत्र की शुरुआत में सक्रिय होते हैं। यदि आवश्यक हो तो आप इसे निष्क्रिय करने के लिए मैक्रो का उपयोग कर सकते हैं। आप किसी भी समय संपूर्ण एक्सेल एप्लिकेशन को बंद करने के लिए मैक्रोज़ का उपयोग कर सकते हैं।
मैक्रोज़ का उपयोग करके चेतावनियों सहित सेटिंग संपादित करें
अंत में, मैक्रोज़ भी चलन में आ सकते हैं यदि आप एक्सेल सेटिंग्स को उनकी डिफ़ॉल्ट सेटिंग्स से बदलना चाहते हैं।
हालांकि, उसी समय, आप अपने द्वारा प्रदर्शित त्रुटि संदेशों की सेटिंग बदलने के लिए मैक्रोज़ का भी उपयोग कर सकते हैं। यदि आपको कुछ चेतावनी संदेशों की आवश्यकता नहीं है, तो आप उन्हें इस तरह से निष्क्रिय कर सकते हैं। दूसरी ओर, यदि आप चाहते हैं कि आपके त्रुटि संदेश और भी स्पष्ट हों, तो आप मैक्रो का उपयोग करके ध्वनिक बीप के साथ उन्हें रेखांकित कर सकते हैं।
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
क्या कोई एक्सेल मैक्रो अन्य ऑफिस एप्लिकेशन के साथ इंटरैक्ट कर सकता है?
एक्सेल और वर्ड जैसे प्रोग्राम एक दूसरे के साथ इंटरैक्ट करने में सक्षम हैं। एक्सेल परिणाम को वर्ड टेम्प्लेट में स्थानांतरित करने के लिए मैक्रो का उपयोग किया जा सकता है और इस तरह से बनाई गई फ़ाइल को स्वचालित रूप से प्रिंट या भेज सकता है।
क्या वीबीए मॉड्यूल का नाम बदला जा सकता है?
बनाए गए मॉड्यूल का नाम किसी भी समय बदला जा सकता है, लेकिन यह संदर्भ मेनू के माध्यम से संभव नहीं है, जिसे आप सामान्य रूप से दाएं माउस बटन से खोलते हैं। इसके बजाय, कुंजी संयोजन Alt + F11 का उपयोग करके बदलने के लिए मॉड्यूल खोलें और संबंधित नाम विंडो में एक नया नाम दर्ज करें। यह आपकी वर्तमान डिस्प्ले विंडो के नीचे बाईं ओर स्थित है।
