गोपनीय पत्र सीलबंद लिफाफों में भेजें। यह सुनिश्चित करने के लिए कि इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ भी सुरक्षित हैं, उन्हें एन्क्रिप्ट करें।
विंडोज + लिनक्स / जर्मन / ओपन सोर्स। लिब्रे ऑफिस में आप आसानी से दस्तावेजों को एन्क्रिप्ट कर सकते हैं: प्रोग्राम के सेव डायलॉग में "सेव विद पासवर्ड" बॉक्स होता है। आप उस पर टिक करें।
फिर एक अतिरिक्त विंडो दिखाई देती है जिसमें आप दो बार पासवर्ड दर्ज करते हैं। आप किस पासवर्ड का उपयोग करते हैं यह पूरी तरह आप पर निर्भर है। यदि आप ओके पर क्लिक करते हैं, तो दस्तावेज़ को सहेजने से पहले एन्क्रिप्ट किया जाएगा। इसके बाद ही इसे इस पासवर्ड से खोला जा सकता है।
यदि यह किसी दस्तावेज़ को अनधिकृत पहुंच से बचाने के बारे में है, तो यह पर्याप्त है। लेकिन लिब्रे ऑफिस और भी बहुत कुछ कर सकता है। कुछ दस्तावेजों को बाहरी लोगों से गुप्त रखना चाहिए। सभी कर्मचारियों को उन्हें पढ़ने में सक्षम होना चाहिए, लेकिन केवल कुछ ही कर्मचारियों को इन दस्तावेजों को संपादित करने की अनुमति है। ऐसे मामलों में, पासवर्ड विंडो में विकल्प पर क्लिक करें। अब आप एक अतिरिक्त पासवर्ड दर्ज कर सकते हैं। दस्तावेज़ को बाद में तभी खोला जाएगा जब पहला पासवर्ड दर्ज किया गया हो। और फिर भी इसे राइट प्रोटेक्शन के साथ ही खोला जाएगा। यदि आप दस्तावेज़ में कुछ बदलना चाहते हैं, तो आपको उस पर क्लिक करना होगा जिसे आप "दस्तावेज़ संपादित करना" चाहते हैं। दूसरे पासवर्ड का अनुरोध किया जाता है और उसके बाद ही दस्तावेज़ को बदला जा सकता है।
हालाँकि, इस दूसरे पासवर्ड की सुरक्षा को आसानी से दरकिनार किया जा सकता है। भले ही दस्तावेज़ राइट-प्रोटेक्टेड हो, आप क्लिपबोर्ड के साथ सामग्री को एक नए दस्तावेज़ में कॉपी कर सकते हैं और फिर इसे अपनी इच्छानुसार संपादित कर सकते हैं।
महत्वपूर्ण: यदि आप एन्क्रिप्टेड दस्तावेज़ों को पास करते हैं, तो पासवर्ड को दस्तावेज़ से भिन्न तरीके से भेजें।
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